مدیریت زمان چیست؟ مزایا + تکنیک های مدیریت زمان

آیا تا حالا احساس کردین که زمان کافی برای انجام کارها تو روز ندارین؟

همه ما 24 ساعت یکسان داریم، پس چرا به نظر میرسه بعضیا از زمان خود بیشتر از بقیه استفاده میکنن؟

پاسخ: مدیریت زمان خوب.

ما در این مقاله براتون شرح میدیم که مدیریت زمان چیه، چرا مهمه، چه تکنیک هایی داره و نکات کلیدی مدیریت زمان چیه. پس با ما همراه باشین تا یاد بگیرین چجوری باید زمانتون رو مدیریت کنین و بهترین بهره رو ازش ببرین.

 

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل زمان صرف شده برای فعالیت های خاص هستش. این نوع مدیریت توانایی استفاده موثر از زمانیه که در یک روز در اختیار دارین. یکی از زیرشاخه های حیاتی اون، Time Management سازمانی هستش.

این شاخه شامل سازماندهی زمان و فعالیت های خودتون به شکلیه که کمک می کنه اتلاف زمان رو شناسایی و اون ارزیابی کنین و در نهایت کاهش بدین. خیلی از افراد برای سازماندهی بهتر زمان خودشون به اپلیکیشن های مختلف مدیریت زمان آزاد مراجعه می کنن.

به طور کلی، مدیریت زمان برای موفقیت شما در کار خیلی مهمه، اما علاوه بر اون به شما کمک می کنه تا زمان مناسبی رو پیدا کنین تا به خانواده، دوستان، سرگرمی ها و همچنین تعهدات و علایق شخصی خودتون اختصاص بدین.

مهم ترین مفهوم مدیریت زمان اولویت ها هستن. مدیریت زمان روی موارد زیر متمرکز هستش:

 

 

• تعیین اولویت ها
• به حداکثر رسوندن زمانی که صرف اولویت ها می کنین
• کاهش زمانی که صرف کارهای بدون اولویت می کنین

با این حال، علیرغم اینکه راجع به اصطلاح مدیریت زمان صحبت می کنیم اما زمان به خودی خود قابل مدیریت شدن نیست، چون یک جزء ثابت هستش. شما نمیتونین 2 ساعت به زمان روزانه خودتون اضافه کنین؛ اما میتونین فعالیت های اولویت داری رو که در طول 2 ساعت گفته شده به پایان برسونین به حداکثر برسونین.

بنابراین، برای تمرین موفقیت آمیز مدیریت زمان، باید مجموعه مناسبی از مهارت ها رو داشته باشین و اونها رو پرورش بدین. نمونه هایی از مهارت های مدیریت زمان عبارتند از:

• اختصاص کار موثر
• تعیین و تحقق اهداف
• اتخاذ تصمیمات کارآمد
• قرارها و وظایف خودتون رو به تنهایی یا به صورت تیمی مدیریت کنین
• مدیریت پروژه های خود
• ایجاد برنامه های جامع روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
• تجزیه و تحلیل و حل مشکلات
• برنامه ریزی و هماهنگی رویدادها
• کار تیمی کارآمد در مجموع

 

چرا مدیریت زمان مهمه

ارزشی که مدیریت زمان به ارمغان میاره رو میشه در این سوال خلاصه کرد که واقعا چقدر برای زمان خودتون ارزش قائل هستین؟ زمان شما محدوده و باید با ارزش ترین منبعی باشه که میتونین مدیریت کنین. همه چیزهای دیگه فقط نتیجه تعیین اولویت ها و تصمیم گیری برای زمان لازم برای اختصاص به یک کار خاص هستش. وقتی که مدیریت زمان به درستی انجام بشه:

• سطح استرس شما پایین میاد
• روند تصمیم گیری شما بهبود پیدا می کنه
• وقت آزاد بیشتری پیدا می کنین
• در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام میدین
• در اولویت وظایف بهتر میشین
• عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می کنه
• تایم لاین رو از دست نمیدین
• سازماندهی بیشتری دارین
• تعادل کار و زندگی بهتری دارین
• چالش های اصلی مدیریت زمان

اول از همه، قبل از اینکه به استراتژی ها، ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان با هدف افزایش کارایی و بهره وری خودتون بپردازین، اجازه بدین به چالش های اصلی مدیریت زمان دقیق تر نگاه کنیم. این احتمال وجود داره که بتونین حداقل یکی از این مشکلات و اشتباهات رو در مدیریت زمان شناسایی کنین و این شروع عالی برای اینه که یک استراتژی مدیریت موفق تر رو پیاده سازی کنین.

بدترین اشتباهات Time Management خودتون رو مشخص و از اونها شروع کنین. در اینجا ما فقط چند مورد از مشکلاتی رو که معمولا در یک محیط کاری به وجود میان نام بردیم.

• عدم اولویت بندی
• دیر بیدار شدن
• بی توجهی به برنامه ها
• فقط کارهای در دسترس رو انجام بدین
• زمان تعهد کمتر و بیشتر از حد
• چند وظیفگی
• کمال گرایی
• وقفه نداشتن
• هدف گذاری نکردن
• برنامه ریزی نداشتن
• تمرکز روی موارد اشتباه
• مدیریت بد حواس پرتی ها
• کارهای فوری بیش از حد
• محول نکردن هیچ کاری
• عدم دانش مدیریت زمان
• عدم استفاده از فناوری (یا استفاده بیش از حد از فناوری)

 

 

علائمی که نشون میدن مهارت های مدیریت زمان ضعیفی دارین

چند علامت مختلف وجود داره که نشون میده مهارت های مدیریت زمان شما احتمالا ضعیفه. در ادامه با چند مورد از این نشونه ها آشنا می شیم.

 

 

• همیشه دیر می رسین

شما همیشه در جلسات دیر حاضر می شین و دائما ضرب الاجل پروژه ها رو زیر پا می گذارین.

دلیل؟ شما وظایف زیادی رو بر عهده می گیرین، زیاد قول میدین و در نهایت خیلی ساده نمی تونین همه اونها رو انجام بدین.

 

• در کار خود کند هستین

دو ساعت طول می کشه تا کاری رو که اکثر افرا دیگه در کمتر از یک ساعت تموم می کنن رو به پایان برسونین.

دلیل؟ کار شما سازماندهی نداره که بهتون کمک کنه وظیفه ای که به عهده گرفتین رو بهتر ساختار بدین و در زمان سریع تری به پایان برسونین.

 

• وقت زیادی رو تلف می کنین

شما سه ساعت رو صرف انجام یک کار ساده می کنین؛ کاری که واقعا یک ساعته انجام میشه.

دلیل؟ شما برنامه دقیقی ندارین که بگه چه زمانی باید کار رو شروع و چه زمانی باید کار رو متوقف کنین. شما به صورت تصادفی روی وظایف کار می کنین و هیچ سیستم سازمانی مشخصی برای کار ندارین.

 

• اغلب کمبود انرژی رو تجربه می کنین

شما همیشه احساس خستگی می کنین، مثل وضعیتی که وقتی برای خوردن، خوابیدن یا استراحت نداشتین.

دلیل؟ شما دائما انجام وظایف خودتون رو به تعویق میندازین و از کارهای خودتون عقب میفتین؛ بنابراین، ساعات بیشتری رو صرف می کنین تا به کارهای عقب مونده خودتون برسین.

 

• شما اغلب بلاتکلیف هستین

شما دائما در مورد اولویت های خودتون گیج میشین و زمان بیشتری رو صرف می کنین اما در نهایت نمیتونین تصمیم بگیرین که در مرحله بعدی چه کاری رو باید انجام بدین.

دلیل؟ شما فاقد برنامه مشخصی هستین که اولویت های روزانه و ارتباط اونها با اهدافتون رو نشون بده.

 

• بیش از حد کار می کنین

شما همیشه درخواست های دیگران رو قبول می کنین و این کار تا جایی ادامه پیدا می کنه که دیگه برای انجام وظایف خودتون وقتی باقی نمی مونه.

دلیل؟ شما نمی دونین اولویت های شما چیه، چطور اونها رو تعریف کنین و چطور مطمئن بشین که اول اونها رو باید انجام بدین.

 

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

 

 

بهترین مهارت های مدیریت زمان که بهتره داشته باشین

برای غلبه بر مهارت های مدیریت زمان ضعیف و سایر مشکلاتی که در کار دارین، باید مهارت های Time management مناسب رو به دست بیارین. در این بخش ما به 10 مورد از بهترین و ضروری ترین مهارت ها اشاره کردیم که با کمک اونها میتونین از وقت خودتون بهترین بهره رو ببرین. سعی کنین این مهارت ها رو به دست بیارین و اونها در خودتون پرورش بدین.

 

توانایی تعریف اهداف SMART

ایجاد اهداف SMART به معنای تعیین اهدافی هستش که خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشن. یک برنامه ردیابی هدف میتونه به شما کمک کنه در مسیر اهداف SMART خودتون بمونین.

مشکلات مدیریت زمان که اهداف SMART حل می کنه:

• اتلاف وقت زیاد

اهداف SMART چطور این مشکلات رو حل می کنه:

• اهداف خاص: شما ماهیت، مکان، زمان، دلیل، چگونگی و افرادی که قراره اون چیزی که میخواین رو با کمک اونها به دست بیارین رو مشخص کردین و همچنین با محدودیت های هدف خودتون کاملا آشنا هستین.
• اهداف قابل اندازه گیری: میشه فهمید که آیا به هدف مشخص شده رسیدین یا نه و این اتفاق چه زمانی رخ داده.
• اهداف قابل دستیابی: رسیدن به هدف مشخص شده امکان پذیر هستش.
• اهداف مرتبط: شما تصمیم می گیرین که میخواین در زندگی به چه چیزی برسین و اهداف خودتون رو بر اساس اون تعیین می کنین.
• محدود به زمان: هدف شما دارای یک ضرب الاجل هستش که باید به اون متعهد باشین.

توانایی برنامه ریزی و سازماندهی روزانه

برنامه ریزی برای اولویت ها و سازماندهی هر روز به شما کمک می کنه تا در وقت خودتون صرفه جویی کنین و کارهایی رو که لازمه رو به پایان برسونین.

مشکلات مدیریت زمان که برنامه ریزی روزانه حل می کنه:

• مدام دیر کردن

چطور برای حل این مشکلات، روز خودتون رو سازماندهی کنین:

• مهم ترین و فوری ترین وظایف خودتون رو در اون روز مشخص کنین
• هر چیز دیگه ای رو یا محول کنین یا حذف کنین
• اولویت های خودتون رو مشخص کنین و از کارهایی که باید انجام بدین یک لیست داشته باشین
• اولویت های خودتون رو در تقویم یادداشت کنین و برنامه خودتون رو دنبال کنین

 

توانایی مدیریت استرس

سطوح بالای استرس توانایی شما برای عملکرد خوب در محل کار رو مختل می کنه؛ به همین دلیل خیلی مهمه که سطح استرس خودتون رو مدیریت کنین.

مشکلات مدیریت زمان که مدیریت استرس حل می کنه:

• تجربه کمبود انرژی

چطور از مدیریت استرس برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• مدیتیشن کنین یا یک روش آرامش بخش مشابه رو امتحان کنین
• مطمئن بشین که به اندازه کافی بخوابین و وعده های غذایی خودتون رو حذف نکنین؛ اگر گرسنه یا خسته باشین بیشتر مضطرب میشین
• از دخانیات و الکل دوری کنین
• به کار اضافی «نه» بگین

 

توانایی محول کردن وظایف

اگر وظایفی رو که لازم نیست حتما خودتون انجام بدین محول کنین، در وقت خودتون برای کارهایی با اولویت و فوریت بیشتر صرفه جویی کردین

مشکلات مدیریت زمان که محول کردن وظایف حل می کنه:

• تجربه کمبود انرژی
• اتلاف وقت زیاد

چطور از محول کردن وظایف برای حل این مشکلات استفاده کنیم:

• اگر در کنار گذاشتن وظایف با مشکل مواجه هستین از کارهای کوچک شروع کنین؛ اول کارهای کوچک تر رو محول کنین و بعد به سمت محول کردن وظایف بزرگ تر برین
• وظایفی رو که فوری هستن اما اهمیت کمتری دارن محول کنین
• انتظارات کار رو تعریف کنین و دستورالعمل های کار رو در اون قرار بدین
• به همکاران خودتون اعتماد کنین تا کار رو به درستی انجام بدین؛ اما مطمئن بشین که اونها در نهایت کار رو انجام داده باشن

 

توانایی جلوگیری از حواس پرتی

حواس پرتی، مثل تلفن، شبکه های اجتماعی و همکاران پر حرف شما، وقتی رو که باید صرف انجام کار کنین از بین می برن. بنابراین، بعدا باید تلاش بیشتری رو برای جبران وقت از دست رفته انجام بدین.

مشکلات Time Management که جلوگیری از حواس پرتی حل می کنه:

• کند بودن در کار

چطور از جلوگیری از حواس پرتی برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• موقع انجام کار، گوشی خودتون رو در یک اتاق دیگه قرار بدین
• حداکثر زمانی رو که میتونین در شبکه های اجتماعی سپری کنین رو محدود کنین و به اون پایبند باشین
• برای جلوگیری از مزاحمت صداهای محیط، از هدفون استفاده کنین و از همکاران خودتون بخواین وقتی روی کار تمرکز می کنین، برای شما مزاحمت ایجاد نکنن

برای مطالعه بیشتر می‌توانید مقاله “CRM چیست” را مطالعه نمایید.

 

توانایی تک وظیفگی

تک وظیفگی یا سینگل تسکینگ در واقع چندوظیفگی جدید هستش؛ شما نمیتونین همزمان روی چند کار به درستی تمرکز کنین. بنابراین، بهتره در یک دوره زمانی ثابت، فقط روی یک کار تمرکز داشته باشین

مشکلات مدیریت زمان که تک وظیفگی حل می کنه:

• اتلاف وقت زیاد

چطور از تک وظیفگی برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• برای کار خودتون یک بلوک زمانی تعیین کنین
• از شر همه حواس پرتی ها خلاص بشین، درخواست های جدید رو قبول نکنین و سعی کنین اجازه ندین کسی مزاحمتون بشه
• برای کار خودتون یک تایمر تنظیم کنین و به زمان از پیش تعیین شده متعهد باشین
• اگر کار بزرگ تری هستش، اون به چند تکه تجزیه کنین و برای هر کدوم زمان بگذارین و در این میان به استراحت هم توجه داشته باشین

 

توانایی نه گفتن

اگر هر درخواستی رو که برای شما ارسال میشه بپذیرین، فقط روی اولویت های دیگران کار می کنین نه اولویت های خودتون

مشکلات مدیریت زمان که نه گفتن حل می کنه:

• قبول کردن کار بیش از حد

چطور از نه گفتن برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• ممنون، اما من باید به کارم برسم
• بگذار در موردش فکر کنم و به شما پاسخ بدم
• در حال حاضر وقت ندارم، اما میتونم شخص دیگه ای رو توصیه کنم
• کاش وقت داشتم، اما در حال حاضر مشغول کار دیگه ای هستم
• از شما متشکرم که از من درخواست کردین، اما من برای اون روز کارهای دیگه ای دارم که باید رسیدگی کنم

 

توانایی تلاش برای کار با ارزش بالا

اگر 20 درصد از تلاش خودتون رو برای انجام وظایف درست به کار ببرین، 80 درصد از نتایج مورد انتظار خودتون رو به دست میارین.

به عبارت دیگه، به جای کار روی هشت کار آسون که فقط دو مشکل شما رو حل می کنه، روی دو کار دشوارتر کار کنین که هشت مشکل شما رو حل می کنه.

مشکلات مدیریت زمان که تمرکز روی کار با ارزش بالا حل می کنه:

• بلاتکلیف بودن
• اتلاف وقت زیاد

چطور روی کار با ارزش تمرکز کنیم

• تمرکز روی کار با ارزش در محتوا: ویژگی های 20 درصد از پست های وبلاگ رو که 80 درصد از ترافیک شما رو ایجاد می کنن، تجزیه و تحلیل کنین و اونها رو در پست های وبلاگ بعدی خودتون تکرار کنین
• تمرکز بر کار با ارزش در توسعه نرم افزار: 20 درصد از ویژگی هایی رو که 80 درصد از کاربران برنامه رو جذب می کنن شناسایی و روی تکمیل اونها تمرکز کنین.
• تمرکز روی کار با ارزش در مدیریت پروژه: 20 درصد از وظایف حیاتی رو که 80 درصد از شکست های شما رو به همراه میارن شناسایی کنین و وقت بیشتری رو برای انجام اونها اختصاص بدین.

 

توانایی اجتناب از اهمال کاری

انجام کارهای حاشیه ای که در مسیر رسیدن به اهدافتون قرار ندارن شاید سرگرم کننده و جالب باشن اما مناسب ساعات کاری نیستن. با این کار فقط زمان خودتون رو از دست میدین و مجبورین فردا دو برابر بیشتر کار کنین.

مشکلات مدیریت زمان که اجتناب از اهمال کاری حل می کنه:

• کند بودن در کار

چطور از اجتناب از اهمال کاری برای حل مشکلات مدیریت زمان جلوگیری کنیم:

• ضرب الاجل ها، انتظارات و اهداف رو مشخص کنین؛ وقتی بدونین به کجا میرین، ادامه دادن مسیر آسون تر میشه
• کارهای پیچیده و دشوار رو به وظایف فرعی کوچک تر تقسیم کنین تا کار کلی کمتر دلهره آور و دست نیافتنی به نظر برسه
• مهلت هایی رو برای کار تجزیه شده تعریف کنین تا فوری تر به نظر برسه
• وظایف فرعی خودتون رو با جزئیات بیشتری برنامه ریزی کنین و زمان خاصی رو به اونها اختصاص بدین
• برای جلوگیری از ترس از شکست، موانع احتمالی رو تجسیم کنین
• بپذیرین که کار شما نباید بی نقص باشه

 

توانایی شناسایی وظایف اولویت دار

وقتی میدونین مهم ترین و فوری ترین وظایف شما چیه، میدونین که اول باید چه کاری رو انجام بدین.

مشکلات مدیریت زمان که اولویت بندی وظایف حل می کنه:

• انجام کار زیاد
• بلاتکلیف بودن

نحوه اولویت بندی وظایف برای حل مشکلات مدیریت زمان

• وقتی سر کار میرین، سخت ترین، پرتقاضاترین و زمان برترین کار رو اول انجام بدین؛ این روش «خوردن قورباغه» نامیده میشه. این روش به شما کمک می کنه به اولویت های خودتون برسین و زمان باقی مونده برای اون روز رو برای فعالیت های دلپذیرتر کنار بگذارین
• ماتریس آیزنهاور رو پیاده سازی کنین تا بتونین تصمیم بگیرین که در وهله اول و دوم چه کاری رو انجام بدین و چه چیزی رو محول یا حذف کنین

 

 

تکنیک های مدیریت زمان

همون طور که گفته شد، تکنیک یک روش کارآمد برای به کار بردن یک مهارت در عمل و شرایط واقعیه که در موارد خاص، بهترین نتایج رو به همراه داره. بیش از 50 تکنیک مدیریت زمان برای انواع مختلف شخصیت، مسائل مربوط به بهره وری و نیازهای کسب و کار وجود داره. در این بخش میتونین با پرکاربردترین تکنیک های مدیریت زمان آشنا بشین.

 

1) استفاده از لیست کارها

لیست کارهایی که باید انجام بدین چیزی نیست جز لیست کارهایی که باید در یک بازه زمانی مشخص انجام بدین. این یک ابزار بهره وری خیلی ساده، کارآمد و فوق العاده محبوب هستش. راه های مختلفی برای کنترل لیست کارها وجود داره؛ میتونین از یک قلم و کاغذ، نرم افزار دسکتاپ یا یک دفترچه یادداشت دیجیتال استفاده کنین.

چند لیست کار مختلف (و چند فهرست فرعی) وجود داره که باید مطابق اونها عمل کنین تا هر روز کاملا منظم بمونین، و در عین حال نسبت به چیزی که میخواین در زندگی تجاری یا شخصی خودتون به دست بیارین و به جایی که قراره برسین یک دیدگاه کلی داشته باشین. برخی از نمونه های این فهرست ها عبارتند از فهرست چشم انداز، فهرست شاید روزی، فهرست هفتگی، فهرست روزانه 3T و غیره.

 

2) تابلوی کانبان، تجسم لیست کارهای انجام شده

کانبان یک کلمه ژاپنی به معنای بیلبورد یا تابلو هستش. ایده اصلی تابلوی کانبان در اختیار داشتن یک جدول بصریه که به شما کمک می کنه پیشرفت اهداف خودتون رو پیگیری کنین. تابلوی کانبان اساسا یک لیست بصری از کارهاست.

شما میتونین از یک تخته سفید بزرگ برای تجسم کارها یا نرم افزاری که از تجسم کانبان پشتیبانی می کنه استفاده کنین. طبق تجربه، یک تخته فیزیکی خیلی موثرتر هستش.

استفاده از تابلوی کانبان خیلی ساده هستش؛ شاما باید چندین ستون روی تخته سفید بکشین و مرحله هر کار خاص رو در اون تجسم کنین. ستون های روی تخته معمولا عبارتند از:

• انجام دادن
• در حال پیشرفت
• انجام شده

 

 

بعدش به کاغذهای یادداشت چسبنده نیاز دارین. هر یادداشت چسبنده یک کار رو نشون میده که باید تکمیل بشه و میتونین از رنگ های مختلف این کاغذها برای انواع مختلف کارها استفاده کنین. بعد از اینکه تابلوی بزرگ و یادداشت های چسبنده رو آماده کردین، بسته به فازی که هر کار در اون قرار داره، کاغذهای یادداشت رو در یکی از ستون ها قرار میدین.

اگر تمام مراحل رو به درستی دنبال کرده باشین، حالا نمایش تصویری خوبی از وظایف و اینکه هر کدوم در چه مرحله ای هستن رو در اختیار دارین. بر اساس پیشرفتی که در هر کار انجام گرفته، بعدا میتونین یادداشت های چسبنده رو در این ستون ها جابجا کنین.

 

3) تایم باکسینگ

تکنیک Timeboxing به این معنیه که شما تقویم خودتون رو باز می کنین و یک بلوک زمانی رو که در آینده قراره برای یک کار خاص صرف بشه رو وارد می کنین. به جای اینکه تا زمان تکمیل شدن یک وظیفه روی اون کار کنین، فعالانه تصمیم می گیرین که در چه زمانی و چقدر وقت (و حتی کجا) رو به اون وظیفه اختصاص بدین.

این تکنیک مثل برنامه ریزی یک جلسه در تقویم هستش؛ روز و ساعت های شروع و پایان جلسه رو انتخاب می کنین، خروجی دلخواه رو مشخص و اون بازه زمانی رو در تقویم خودتون رزرو می کنین. وقتی که یک باکس (خانه) از تقویم رو رزرو کردین باید با اون مثل یک جلسه برنامه ریزی شده برخورد کنین.

این یعنی وقتی روی یک وظیفه تایم باکس شده کار می کنین دیگه از برنامه ریزی مجدد سریع و حواس پرتی خبری نیست. برای کارهای بزرگتر میتونین چندین باکس زمانی رو از قبل رزرو کنین. با چنین رویکردی میتونین روی برنامه زمانی و اولویت های خودتون کنترل کاملی داشته باشین.

 

4) تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو (Pomodoro) یا گوجه فرنگی یک روش خیلی محبوب مدیریت زمان هستش که توسط فرانچسکو سیریلو، توسعه دهنده نرم افزار و نویسنده ایتالیایی در اواخر دهه 1980 ابداع شد. ایده اصلی پومودورو خیلی ساده هستش و احتمالا این تکنیک به همین دلیل محبوبیت زیادی پیدا کرده.

شما باید کارهای روزانه خودتون رو تقسیم بندی کنین و در فواصل زمانی کوتاه به اتمام برسونین. شما 25 دقیقه ی کامل رو کار می کنین که به اون یک پومودورو میگن و بعدش 3 تا 5 دقیقه استراحت می کنین. بعد از 4 پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت می کنین تا دوباره شارژ بشین.

برای پیروی از تکنیک پومودورو باید از یک تایمر ساده استفاده کنین؛ این تایمر میتونه یک نرم افزار، آلارم گوشی یا تایمر اختصاصی پومودورو باشه. با پیروی از این تکنیک میتونین تمرکز و زمان ریکاوری کافی برای به حداکثر رسوندن بهره وری خودتون رو به دست بیارین.

 

5) ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور یکی از محبوب ترین چارچوب ها برای اولویت بندی وظایف هستش. ایده اصلی این ابزار افزایش بهره وری توسط دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده مطرح شد و بعدا توسط استفن کاوی در کتاب خودش به نام «هفت عادت افراد بسیار موثر» به صورت یک ماتریس ارائه شد و به محبوبیت رسید.

درک و استفاده از ماتریس آیزنهاور خیلی ساده هستش و بر اساس دو بعد فوریت و اهمیت کار می کنه. شما ماتریسی با چهار ربع مختلف می سازین که این ربع ها عبارتند از:

• اول انجام بدین: فوری + مهم
• زمان بندی کنین: غیر فوری + مهم
• محول کنین: فوری + غیر مهم
• حذف کنین: غیر مهم + غیر فوری

طبیعتا همیشه باید به کارهای ضروری و مهم بپردازین. کارهای مهم اما غیر فوری مثل ورزش، یادگیری، تولید و ارتباط با افرادی که باید در تقویم خودتون برنامه ریزی کنین و مطمئن بشین که اونها رو به طور منظم انجام میدین. تمام کارهای دیگه رو یا باید به دیگران محول یا خیلی ساده اونها رو حذف کنین.

 

6) کار عمیق

کار عمیق اصطلاحیه که توسط کال نیوپورت ابداع شده و بیان می کنه که تمام فعالیت های فکری باید در حالت تمرکز و به دور از حواس پرتی انجام بشن تا توانایی های شناختی شما رو به چالش بکشونن.

تنها وقتی که کار عمیق انجام میدین میتونین ارزش جدیدی رو ایجاد کنین، مهارت های خودتون رو بهبود بدین و کارهایی که تکرار کردن اونها توسط دیگران سخته رو انجام بدین. خیلی از مردم وضعیت روانی که شما رو قادر به انجام کار عمیق می کنه رو با عنوان جریان (The Flow) می شناسن.

نقطه مقابل کار عمیق، «نیمه کار» یا «کار کم عمق» هستش. این نوع کار کم ارزش معمولا به همراه چندوظیفگی، کار بر روی تعداد زیادی پروژه و ایجاد حواس پرتی در محیط (ایمیل، تلفن، چت و سایر وقفه ها) هستش.

بهترین راه برای غلبه بر نیمه کاری اینه که برای مدت زمان قابل توجهی روی یک چیز تمرکز کنین و هر چیز دیگه ای از جمله حواس پرتی ها رو حذف کنین.

 

مزایای مدیریت زمان

توانایی مدیریت موثر زمان خیلی مهمه. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی میشه. در اینجا بعضی از مزایای مدیریت موثر زمان رو به شما معرفی می کنیم:

 

 

1) کاهش استرس

ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری، اضطراب رو کاهش میده. همون طور که موارد موجود در لیست کارهای خودتون رو بررسی می کنین، می بینین که پیشرفت ملموسی داشتین. این به شما کمک می کنه در مورد انجام کارها احساس استرس و نگرانی نداشته باشین.

 

2) زمان بیشتر

مدیریت خوب زمان باعث میشه تا بتونین در زندگی وقت بیشتری رو برای کارهای شخصی خودتون در اختیار داشته باشین. مهارت های مدیریت خوب زمان، جزء ویژگی های کلیدیه که کارفرمایان به دنبال اون هستن. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی خیلی مطلوب و ضروری هستش.

 

3) توانایی تحقق اهداف

افرادی که مدیریت زمان رو به خوبی انجام میدن، بهتر میتونن به اهداف و مقاصد خودشون دست پیدا کنن و این کار رو در مدت زمان کوتاه تری انجام بدن.

 

4) افزایش بهره وری

وقتی زمان خود را به طور موثر مدیریت می کنید، می توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید که منجر به افزایش بهره وری و احساس موفقیت می شود.

 

5) بهبود تعادل بین کار و زندگی

مدیریت زمان به شما امکان می دهد زمان کافی را به کار، خانواده، سرگرمی ها و آرامش اختصاص دهید و در نتیجه تعادل بین کار و زندگی سالم تری ایجاد کنید.

 

“زمان چیز اصلی نیست، تنها چیز است.” – مایلز دیویس

 

بهترین نکات برای مدیریت موثر زمان

تا اینجا با اهمیت و دلایل مدیریت زمان آشنا شدین و برای مدیریت موثر زمان در این بخش میتونین بهترین نکاتی که بهتره موقع مدیریت زمان اونها رو در نظر داشته باشین رو ببینین.

 

1) اهداف رو به درستی تعیین کنین

اهدافی رو تعیین کنین که قابل دستیابی و اندازه گیری باشه. موقع تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنین. به عبارت دیگه، مطمئن بشین اهدافی که مشخص می کنین خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان هستن.

 

2) عاقلانه اولویت بندی کنین

اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت. مثلا به وظایف روزانه خودتون نگاه و تعیین کنین که هر کدوم در چه جایگاهی قرار می گیرن:

• مهم و فوری: این کارها رو فورا انجام بدین
• مهم اما غیر فوری: تصمیم بگیرین که چه زمانی این وظایف رو انجام بدین
• فوری اما غیر مهم: در صورت امکان این وظایف رو محول کنین
• غیر فوری و غیر مهم: این موارد رو کنار بگذارین تا بعدا انجام بدین

 

3) یک محدود زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنین

تعیین محدودیت های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می کنه تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشین. کمی تلاش بیشتر برای تصمیم گیری در مورد زمان مورد نیاز برای هر کار هم میتونه به شما کمک کنه تا مشکلات احتمالی رو قبل از بروز اونها تشخیص بدین. به این ترتیب میتونین برای مقابله با اونها برنامه ریزی کنین.

 

4) بین کارها استراحت کنین

وقتی که تعداد زیادی کار رو بدون استراحت انجام میدین، حفظ تمرکز و انگیزه سخت تر میشه. بین کارها کمی استراحت کنین تا ذهنتون آروم بشه و سرحال بشین. چرت کوتاه، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن رو در نظر داشته باشین.

 

5) خودتون رو سازماندهی کنین

برای مدیریت طولانی مدت زمان، از تقویم بیشتر استفاده کنین. ضرب الاجل های پروژه ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستن رو بنویسین. به این فکر کنین که چه روزهایی ممکنه برای اختصاص دادن به بعضی از کارها بهتر باشه. مثلا ممکنه لازم باشه در روزی که می دونین مدیر مالی شرکت در دسترس هستش، جلسه ای رو برای بحث در مورد جریان نقدی برنامه ریزی کنین.

 

6) وظایف/فعالیت های غیر ضروری رو حذف کنین

حذف فعالیت ها یا وظایف اضافی مهم هستش. تعیین کنین چه چیزی مهمه و چه چیزی ارزش وقت گذاشتن رو داره. حذف کارها/فعالیت های غیر ضروری، بخش قابل توجهی از وقتتون رو آزاد می کنه تا بتونین به موارد واقعا مهم تر رسیدگی کنین.

 

7) از قبل برنامه ریزی کنین

مطمئن بشین که هر روز رو با یک ایده روشن از چیزی که باید انجام بدین شروع کنین. این عادت رو در خودتون ایجاد کنین که بعد از پایان کارهای هر روز، لیست کارهایی که باید فردا انجام بدین رو آماده کنین. اینطوری میتونین صبح روز بعدتون رو هم عالی شروع کنین.

 

8) مینیمالیسم

برای اینکه سازماندهی کاملی داشته باشین، باید طرفدار مینیمالیسم باشین. سعی کنین تا حد امکان چیزهای کمتری در زندگی داشته باشین. درست مثل مردم، افکار، کلمات و وظایف، چیزهای مادی هم در زندگی شما فضا، انرژی و زمان رو اشغال می کنن.

هر چیزی رو که در سه ماه گذشته استفاده نکردین دور بریزین یا به کسی اهدا کنین. تنها چیزی که نیاز دارین، مغز، شادی، مقداری پول در حساب بانکی و چیزهایی در فضای ابری خودتونه. تمام ضایعات رو از زندگی خودتون حذف کنین.

 

9) بیوریتم خودتون رو بشناسین

هر کدوم از ما بیوریتم شخصی متفاوتی داریم. بنابراین، شما ساعاتی دارین که کارایی بیشتری دارین و در بعضی ساعات هم انرژی کمتری رو احساس می کنین. سحرخیز بودن فواید زیادی به همراه داره، اما هنوز هم بعضی از افراد به ویژه در زمینه های خلاقانه، با غروب خورشید در بهترین حالت خودشون قرار می گیرن.

ببینین بیشتر اهل صبح هستین یا عصر. بیوریتم شخصی خودتون رو شناسایی کنین بعد برای چرت زدن و پیاده روزی برنامه ریزی کنین تا در ساعاتی که کم انرژی هستین احساس بهتری پیدا کنین. اینطوری میتونین برای ساعاتی که احساس می کنین بیشتری بازدهی و انرژی رو دارین، برنامه ریزی بهتری انجام بدین.

 

بهترین ابزارها و برنامه های مدیریت زمان

هدف ابزارهای مدیریت زمان اینه که به شما کمک کنند زمان خودتون رو بهتر اداره کنین. با استفاده از این ابزارها، می تونین بهره وری بیشتری داشته باشین، در مورد زمان خودتون تصمیمات بهتری بگیرین و زمانی رو که صرف اموری مثل گزارش دهی و صورتحساب می کنین، کاهش بدین.

پنج نوع مختلف از ابزارهای مدیریت زمان وجود داره که باید به صورت ترکیبی از اونها استفاده کنین. برای کسب نتایج بهتر میتونین تکنیک های مختلف مدیریت زمان مثل لیست کارها، ماتریس آیزنهاور، تایمر پومودورو و غیره رو هم اعمال کنین.

در اینجا لیستی از پنج ابزار اصلی مدیریت زمان رو می تونین ببینین:

• تقویم
• مدیر وظیفه یا مدیر پروژه
• ردیاب زمان
• برنامه یادداشت برداری (با الگوها)
• ردیابی عادت، ابزارهای پیشگیری از حواس پرتی و موارد دیگه

بزرگ ترین مزیت ابزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان اینه که در مرتب کردن چیزها از مغز شما عملکرد بهتری دارن. امروزه اکثر ما از نوعی اپلیکیشن برای به کارگیری ابزارهایی که در بالا به اونها اشاره شد استفاده می کنیم.

بعضی از برنامه ها عمدتا برای افراد و فریلنسرها طراحی شدن و بعضی دیگه برای مدیریت تیم های کوچک، متوسط یا بزرگ استفاده میشن. به طور کلی هزاران برنامه مختلف وجود داره که می تونین از اونها استفاده کنین.

 

حالا چطور برنامه مناسب رو انتخاب کنیم؟

نکته مثبت اینه که تولید ابزارهای مدیریت زمان افزایش پیدا کرده است. اما انتخاب های بیشتر همیشه بهتر نیستن و ممکنه در سیل اپلیکیشن ها و ابزارهای مختلف گم بشین. قبل از اینکه به دنبال اپلیکیشن مدیریت زمان جدید خودتون باشین بهتره مقداری وقت بگذارین و به این سوالات پاسخ بدین:

 

1) هدف اولیه ای که میخوام با این برنامه به اون برسم چیه؟

در نهایت ابزاری که واقعا استفاده می کنین، بهترین ابزار برای شما به حساب میاد. اگر دقیقا ندونین قراره به چه چیزی برسین، در انتخاب دچار مشکل میشین. مشکل اینه که یا به ابزاری گران قیمت با امکانات خیلی زیاد که در نهایت از اونها استفاده نمی کنین، رضایت میدین یا ابزاری کاملا ساده و ابتدایی که با نیازهای شما مطابقبت نداره و بعد از مدتی استفاده رها میشه رو انتخاب می کنین.

مثلا اگر میخواین زمان خودتون رو ردیابی کنین، ابزار مدیریت پروژه که دارای ویژگی ردیابی زمان داخلی هستش رو انتخاب نکنین و در عوض یک ردیابی زمان ساده با یادگیری آسون که سریع تر نتیجه بگیرین رو انتخاب کنین.

 

2) تیم من چقدر بزرگه؟

بعضی از ابزارها در مقیاس گیری خوب هستن و بعضی دیگه نه. سعی کنین بفهمین یک ابزار خاص چطور با تیم هایی با ابعاد مشابه تیم شما کار می کنه. اگر تیم شما بزرگ تره، این ابزار کمی محدودیت ایجاد می کنه و اگر یک فریلنسر هستین، نباید به سراغ ابزارهای مخصوص شرکت های بزرگ و سازمان ها برین.

سخت ترین کار موقع انتخاب ابزار مناسب رو تیم هایی با ابعاد متوسط تجربه می کنن. وقتی شک دارین، همیشه به تیم خودتون مراجعه کنین. شاید اونها قبلا تجربه استفاده از یک ابزار رو داشته باشن یا در حال حاضر از یک ردیاب زمان شخصی استفاده می کنن.

 

3) چقدر میتونم هزینه کنم؟

متاسفانه بودجه احتمالا یکی از بزرگ ترین موانع برای تیم های کوچک تر و فریلسنرها هستش؛ اما خیلی از برنامه های عالی هم هستن که نسخه رایگان رو ارائه میدن و برای استفاده در این شرایط ایده آل به حساب میان. اگر یک برنامه Time management واقعا پیچیده میخواین، احتمالا باید بودجه خوبی رو در نظر بگیرین. البته باز هم تاکید می کنیم که با ارزش ترین ابزار همونیه که استفاده می کنین.

معیارهای دیگه ای که باید در نظر بگیرین:

• آیا روی دستگاه من کار می کنه؟
• آیا با بقیه نرم افزارهای من ادغام میشه؟
• آیا ارزشش بیشتر از قیمتشه؟

اگر میخواین در زمان های پرتلاطم امروزی به حداکثر بهره وری دست پیدا کنین، باید فناوری رو به درستی مدیریت کنین و ابزارها و برنامه های مناسب رو برای خودتون و تیمتون انتخاب کنین. بنابراین، برنامه های مختلف رو بررسی کنین و ببینین چه چیزی برای شما مناسب تر هستش.

 

کاربرد مدیریت زمان در تولید نرم افزار

در دانا پرداز مدیریت موثر زمان، نقشی محوری در تولید نرم افزارهای مدیریتی ایفا میکنه. پیچیدگی های ایجاد CRM، ITSM، نرم افزار پشتیبانی مشتری، چت  زنده سایت، نرم افزار مانیتورینگ شبکه و نرم افزار مدیریت اکتیو دایرکتوری، نیاز به برنامه ریزی دقیق، هماهنگی و تخصیص منابع داره. بکارگیری تکنیک های مدیریت زمان تضمین می کنه که پروژه ها به طور کارآمد و مطابق با بالاترین استانداردهای کیفیت ارائه میشن.

 

سخن پایانی

اینکه مدیریت موثر زمان میتونه در کوتاه مدت و بلند مدت تفاوت های زیادی رو ایجاد کنه، شاید خیلی بدیهی به نظر برسه. اما با این حال، تعداد قابل توجهی از افراد از تکنیک ها و مهارت های لازم برای مدیریت زمان بی اطلاع هستن و باعث میشه تا در انجام وظایف روزمره خودشون از اونها استفاده نکنن.

در این مطلب به چند مورد از مهم ترین مزایای مدیریت زمان، بهترین تکنیک ها و مهارت هایی که برای مدیریت موثر زمان نیاز دارین اشاره کردیم. همچنین برای اینکه در استفاده از اونها نتایج بهتری رو کسب کنین، نکات مهم و اساسی رو جمع آوری کردیم تا با کمک اونها برنامه ریزی های بهتری رو انجام بدین.

 

 

سوالات متداول

 

1. مدیریت زمان چیست؟
   مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل زمان صرف شده برای فعالیت های خاص هستش. این نوع مدیریت توانایی استفاده موثر از زمانیه که در یک روز در اختیار دارین. یکی از زیرشاخه های حیاتی اون، Time Management سازمانی هستش.
2. چرا مدیریت زمان مهمه؟
   سطح استرس شما پایین میاد – روند تصمیم گیری شما بهبود پیدا می کنه – وقت آزاد بیشتری پیدا می کنین – در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام میدین – در اولویت وظایف بهتر میشین – عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می کنه و …. .