11 نکته کاربردی در مورد مدیریت زمان برای کارشناسان فروش پرمشغله

مدیریت صحیح زمان یکی از مهم ترین مهارت‌هایی است که یک کارشناس فروش باید داشته باشد. استفاده خردمندانه از زمان نرخ موفقیت شما را افزایش خواهد داد.

“وقت طلاست”. همه ما این ضرب المثل را شنیده ایم. اما به عنوان یک کارشناس فروش، زمان شما واقعاً ارزش طلا را دارد و باید بدونید چطور زمان را مدیریت کنید. این را در نظر داشته باشید که برای ساعاتی که تلاش می‌کنید حقوق دریافت نمی‌کنید، بلکه بر اساس نتایجی که کسب می‌کنید به شما حقوق داده می‌شود: هرچه بیشتر فروش داشته باشید، پول بیشتری دریافت می‌کنید.

احساس می‌کنید که زمان کافی در روز ندارید. اما مشکل ممکن است واقعاً کمبود زمان نباشد، بلکه نحوه استفاده از زمان باشد. مدیریت مؤثر زمان که برای موفقیت در فروش حیاتی است، یکی از بزرگترین چالش‌های حال حاضر است.

با وجود تقاضاهای متعدد که نیازمند صرف زمان و توجه شما هستند، وجود منابع محدود و قضاوتی که صرفاً بر اساس نتایج کسب شده در خصوص شما انجام می‌شود، مرتباً به مسیرهای مختلف سوق داده می‌شوید و باید با موارد مختلف که حواستان را پرت می‌کند روبرو شوید. نکته مثبت آن است که می‌توانید نسبت به افراد شاغل در صنایع دیگر، کنترل بیشتری بر میزان کار و درآمدهای خود داشته باشید.

چون امکان اضافه کردن ساعت به ساعات روزانه وجود ندارد، باید از ساعاتی که در اختیار دارید بیشترین استفاده ممکن را داشته باشید.

 

1. به زمان توجه کنید

وقتی از مدیریت زمان برای کارشناسان فروش صحبت می‌کنیم، اولین گام این است که مشخص نمایید که زمان شما صرف چه چیزی می‌شود. بیشتر افراد از عاداتی که بهره وری شان را از بین می برد، ناآگاه هستند. اگر از زیادی کارها رنج می‌‎برید و زمان کافی برای انجام آن‌ها ندارید، بهترین روش برای تحت کنترل گرفتن این وظایف، درک عادات خودتان است. می‌توانید این کار را با دقت به اینکه زمان را چگونه می‌گذرانید انجام دهید.

پس از یک هفته انجام این کار، باید شاهد ظهور الگوهایی باشید. یادداشت‌های خود را تحلیل کنید تا مشخص شود که در چه مواردی می‌توانید بهره وری بیشتری داشته باشید و فعالیت‌های خود را بر همین اساس تطبیق دهید.

 

2. هنگام آغاز کار، نقطه پایان را در ذهنتان داشته باشید

افرادی که اهدافی برای خود تعیین می‌کنند و بر پیشرفت خود نظارت می‌کنند، 30 درصد نسبت به افرادی که این کار را انجام نمی‌دهند، عملکرد بهتری دارند. داشتن هدف فروش موجب افزایش انگیزه و پیشرفت می‌شود. با این حال، هر هدفی نیز موجب افزایش انگیزه و پیشرفت نمی‌شود. هرچه هدف دقیق تر باشد، احتمال موفقیت بیشتر خواهد شد. هدف بدون اعداد و ارقام و بازه زمانی، تنها یک آرزو است.

هدف گذاری تنها نیمی از راه است. همچنین نیازمند بررسی بازخورد‌ها هستید. نظارت بر پیشرفت خودتان نشان می‌دهد که تا چه حد موفق شده اید و چه مواردی باید تصحیح شوند.

 

3. اصل تمرکز بر 20 درصد برای مدیریت زمان کارشناسان فروش

بیشتر افراد با قانون 20/80 آشنا هستند. 20 درصد زمان شما، 80 درصد نتایج شما را تولید می‌کند. به جای تمرکز بر وظایفی که اثر کمی بر موفقیت شما دارند، بر وظایفی تمرکز کنید که بیشترین نرخ بازگشت سرمایه را دارند. سپس، به دنبال روش‌هایی برای برون سپاری یا حذف فعالیت‌هایی باشید که نرخ بازگشت سرمایه کمی دارند.

می‌توان به این قانون 20/80 از زاویه ای دیگر نیز نگاه کرد. 80 درصد فروش شما به 20 درصد مشتریان شما محدود می‌شود. این قانون در خصوص کسب و کارها صدق می‌کند. بسیاری از کارشناسان فروش مشتریانی را در پایپ لاین خود دارند که یا هرگز خرید نمی‌کنند و یا در دراز مدت به مشتریانی ارزشمند تبدیل می‌شوند. هرچه زودتر بتوانید مشتریان را ازریابی کنید، بهتر است. این کار را هر چه سریع‌تر انجام دهید. این نکته را به خاطر داشته باشید که اگر با یک فرصت فروش ارزیابی نشده در حال صحبت هستید، ممکن است در واقع در حال هدر دادن زمان خود باشید.

 

4. قرار ملاقات‌های مختلف داشته باشید

وقتی که جلسه ای خارج از شرکت دارید، به این موضوع فکر کنید که در این حوزه می‌توانید با چه فرد دیگری جلسه داشته باشید. این موضوع به نظر بدیهی می‌رسد، اما چندبار متوجه شده اید که به علت برنامه ریزی ناصحیح وقت خود را تلف کرده اید؟ با مشتریان احتمالی ملاقات داشته باشید و وضعیت تمام مشتریان موجود در حوزه‌های مشابه را بازبینی کنید. اگر هنگام مسافرت به منظور برگزاری جلسات، این فرایند را به خوبی مدیریت می‌کنید، می‌توانید با خریداران احتمالی بیشتری جلسه داشته و پتانسیل فروش خود را افزایش می‌دهید.

 

5. چند کار را با هم انجام ندهید

ممکن است تصور کنید با انجام چند کار به صورت همزمان می‌توانید بهره وری بیشتری داشته باشید، اما مطالعات نشان داده است که انجام چند وظیفه به صورت همزمان در واقع سرعت شما را کم می‌کند. مغز شما نمی‌تواند دو کار را به صورت همزمان انجام دهد. زمانی که تصور شما بر این است که در حال انجام چند کار به صورت همزمان هستید، مغز شما در واقع با سرعت و به صورت متوالی از یک وظیفه سراغ وظیفه دیگر می‌رود. در نتیجه، 40 درصد بهره وری خود را از دست می‌دهید، زیرا مغز همیشه از این شاخه به آن شاخه می‌پرد و تمرکز تقریبا غیر ممکن است. انجام چند وظیفه به صورت همزمان نه تنها از کارآمدی و عملکرد شما کاسته، بلکه نتیجه معکوس دارد. فعالیت‌های فروش خود را اولویت بندی کنید و بر یک وظیفه در لحظه تمرکز کنید تا در مدیریت زمان موفق‌تر باشید.

 

6. کارشناسان فروش برای مدیریت زمان باید وظایف را دسته بندی کنند

گروه بندی وظایف مشابه به بهره وری و کارآمدی بیشتر منجر می‌شود.کارشناسان فروش برای مدیریت زمان میتوانند میزان خاصی از زمان را به تماس‌های اولیه (cold call) روزانه تخصیص دهند. به جای اینکه مدام ایمیل صوتی را در طول روز بررسی کنید، تماس‌های در یافتی را در زمان مشابه در هر روز پاسخ دهید. هر روز عصر یک یا دو ساعت را برای برنامه ریزی روز بعد اختصاص دهید. پس از اتمام کامل یک وظیفه یا به پایان رسیدن زمان اختصاص داده شده، به وظیفه بعدی رجوع کنید. برنامه ریزی‌هایی از این دست، روند کاری شما را بهبود می‌بخشند؛ زیرا زمانی که بر یک فعالیت در لحظه تمرکز می‌کنید، در انجام آن سریعتر، بهتر و دقیق تر می‌شوید.

 

7. ارزیابی را هر چه سریعتر انجام دهید

دنبال کردن مشتریان احتمالی اشتباه موجب می‌شود زمان ارزشمندی که می‌توانستید صرف رسیدگی به یک فرصت فروش مناسب کنید، تلف شود. شما میتوانید از نرم افزار سی آر ام برای ارزیابی و حذف فرصت‌های فروش نامناسب استفاده کنید تا بتوانید زمان بیشتری را برای مشتری هایی که واقعا پتانسیل تبدیل به فروش موفق را دارند اختصاص دهید،
حذف کردن یک مشتری احتمالی، حتی اگر پتانسیل خرید پایینی داشته باشد کمی برایتان سخت است. این طرز فکر اشتباه است. ارزیابی فرصت‌های فروش در سریعترین زمان ممکن به شما اجازه می‌دهد زمان بیشتری را صرف فرصت‌های فروشی کنید که احتمال خرید بالاتری دارند.

8. روز کاری خود را با توجه به زمان مشتریان خود برنامه ریزی کنید

شما در تقویم خود زمانی را برای تماس با مشتریان احتمالی مشخص کرده اید، اما آیا این زمان با برنامه شما تناسب دارد یا برنامه مشتری؟ اگر با مشتریان احتمالی خود زمانی که برای آن‌ها مناسب است تماس نگیرید، روز کاری خود را به صورت مؤثر مدیریت نکرده اید. کمی تحقیق می‌تواند به شما کمک کند تا مشخص نمایید که بهترین روز و زمان برای دسترسی به مشتریان احتمالی کدامند. بهتر است رفتارها و کارهای روزمره خریداران هدف خود را بدانید. برای مثال، اثبات شده است که تماس تلفنی ظهرهنگام با رستورانی که معمولاً در زمان نهار شلوغ است، تماس موفقی نخواهد بود. آمارها تنها نقطه آغاز هستند، نتایج به دست آمده را دنبال کنید و در خصوص برنامه‌های مشتریان خود اطلاعات کسب کنید تا در بهترین زمان ممکن به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

 

9. قانون 2 دقیقه برای مدیریت زمان کارشناسان فروش

اگر کمتر از 2 دقیقه برای انجام کاری زمان نیاز است، همان لحظه آن کار را انجام دهید.

این نظریه یک جنبه منفی دارد: ما همگی در معرض موضوعی به نام علاقه به تکمیل کارها هستیم بدین معنا که حس تیک زدن کارهای تکمیل شده یک فهرست را دوست داریم. بنابراین اگر کل روز خود را به این فهرست‌ها اختصاص دهیم، در نتیجه حس خوب انجام کار به شما دست می‌دهد ولی نهایتا متوجه می‌شوید که کل روز را برای مکتوب کردن انجام کارهای کم اهمیت به سیستم تلف کرده اید. بسیاری از وظایف ساده کوچک صرفاً ارزش صرف انرژی برای وارد کردن به سیستم را ندارند. زمانی این وظایف کوچک به صورت تصاعدی بزرگ می‌شوند که به آن‌ها مثل یک پروژه نگاه می‌کنیم. دیوید آلن (یک نویسنده معروف در زمینه کسب و کار)، طرفدار بزرگ این رویکرد است. اگر در طول روز، کاری پیش آید و انجام آن تنها چند دقیقه زمان نیاز داشته باشد، برای انجام آن برنامه ریزی نکنید؛ فقط انجامشان دهید.

 

10. تمرکز داشته باشید

 

نباید توجه شما را از اهداف به چیزهای دیگر منحرف شود. در حالی که افت یک یا دو دقیقه ای در بهره وری به نظر زیاد نمی‌رسد، اما این دقایق در طول روز جمع شده و میزان قابل توجهی را تشکیل می‌دهند. یک روش ساده برای مبارزه با عوامل منحرف کننده، برنامه ریزی قبلی می‌باشد. چه این برنامه ریزی را در اواخر عصر روز پیش انجام دهید یا ابتدای صبح روز جاری، حتما اولویت‌های روز خود را تعیین کنید و بر آن‌ها تمرکز کنید.

البته، برخی از عوامل مخل تمرکز، مثل عوامل دیگر چندان مشخص و آشکار نیستند. اگرچه رسانه‌های اجتماعی یک مؤلفه مهم در فرآیند فروش می‌باشند، اما در عین حال صرف 15 دقیقه برای بررسی به روزرسانی‌ها و خبرهای مختلف به آسانی می‎تواند به مرور ویدئوهای جالب تبدیل شده و ساعتی از وقت شما را تلف کند. از اپلیکیشن های مسدود کننده عوامل مخل تمرکز برای جلوگیری از وب گردی و استفاده بی رویه از رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید.

 

11. اهمیت استراحت برای مدیریت زکان کارشناسان فروش

استراحت کردن، تمرکز شما را بهبود بخشیده و بهره وری شما را افزایش می‌دهد. فاصله گرفتن از رایانه برای مدت 10 دقیقه به شما کمک خواهد کرد که ذهن خود را خالی کرده و تمرکز خود را افزایش دهید. زمانی که به میز کار خود باز می‌گردید، تجدید قوا کرده و آماده انجام وظیفه بعدی خواهید بود.

 

نتیجه گیری

در نهایت، نکته کلیدی مدیریت زمان برای کارشناسان فروش پرمشغله این است که هوشمندانه کار کنند و در این صورت نیازی به سخت کوشی بیهوده نیست. خود را از شر عوامل منحرف کننده رها کنید، کارهای خود را اولویت بندی کرده و بر مهم ترین وظیفه خود یعنی فروش تمرکز کنید. به جای اینکه اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند، شما زمانتان را مدیریت کنید. به این ترتیب در صد موفقیت شما بیشتر شده و اضطرابتان کاهش می‌یابد.

 

سوالات متداول

 

1. نکات کاربردی مدیریت زمان چیست؟
   به زمان توجه کنید – هنگام آغاز کار، نقطه پایان را در ذهنتان داشته باشید – اصل تمرکز بر 20 درصد برای مدیریت زمان کارشناسان فروش – قرار ملاقات‌های مختلف داشته باشید – ارزیابی را هر چه سریعتر انجام دهید
2. چرا کارشناسان فروش برای مدیریت زمان باید وظایف را دسته بندی کنند؟
   گروه بندی وظایف مشابه به بهره وری و کارآمدی بیشتر منجر می‌شود.کارشناسان فروش برای مدیریت زمان میتوانند میزان خاصی از زمان را به تماس‌های اولیه (cold call) روزانه تخصیص دهند. به جای اینکه مدام ایمیل صوتی را در طول روز بررسی کنید، تماس‌های در یافتی را در زمان مشابه در هر روز پاسخ دهید. هر روز عصر یک یا دو ساعت را برای برنامه ریزی روز بعد اختصاص دهید.