52 نکته کاربردی نرم افزار CRM دانا
اگر از نرم افزار CRM دانا استفاده میکنید، بهتره این مطلب رو بخونید و ببینید این نرم افزار چطور در عمل به شما کمک میکنه فروشتون رو افزایش بدید و بهره وری تیمتون رو بالا ببرید. در این مطلب ما به 52 نکته کاربردی نرم افزار CRM دانا یا بهتره بگیم بهروش (Best Practice) می پردازیم که توجه به اونها فروشتون رو بیشتر میکنه و بهتون کمک میکنه هوشمندانه تر تصمیم گیری کنید، البته این رو هم بدونید که این یک مطلب آموزشی نیست.
افزایش بهره وری
داده های موجود رو در دانا ایمپورت کنید
با ابزار ایمپورت دانا، همه داده های موجود رو از فایل های متنی و اکسل در دانا ایمپورت کنید و به راحتی شروع به استفاده از نرم افزار CRM دانا کنید.
قرار ملاقات ها و جلسات رو در تقویم دانا مدیریت کنید
تقویم های کاری مشترک بسازید و جلسات با مشتریان رو به صورت تیمی مدیریت کنید، اینطوری هیچ قراری از دست نمیره و از تداخل برنامه ها در تیم فروش جلوگیری میشه. اطلاعات بیشتر
به کمک یادداشت و مِنشِن، همکاری تیمی رو ارتقاء بدید
خیلی از اوقات پیش میاد که مشتری سوال و یا درخواستی داره که شما برای پاسخ و انجام اون نیاز به کمک سایر همکاران و یا تایید مدیرتون دارید، در این مواقع در قسمت یادداشت در فرم مربوطه، همکارتون رو با @ مِنشِن کنید و موضوع رو مطرح کنید، اینطوری دانا همکار شما رو باخبر میکنه و اون میتونه روی همون رکورد به شما پاسخ بده.
به کمک یادآوری های دانا حتی یک پیگیری رو فراموش نکنید
اگر قراره دو روز دیگه با مشتری تماس بگیرید و موضوعی رو پیگیری کنید، یا اگه قراره فردا ساعت 10 صبح با مشتری جلسه آنلاین داشته باشید، حتما بر روی فعالیت مربوطه یک یادآوری اضافه کنید تا دانا با ارسال پیام و اعلان، به شما یادآوری کنه. از تیم فروش بخواهید هیچ وقت به حافظه خود اعتماد نکنند. اطلاعات بیشتر
از نمای تخته استفاده کنید
با نمای تخته، رکوردها به صورت کارت نمایش داده میشن.بهتره فرصت های فروش رو به صورت تخته مشاهده کنید، اینطوری در یک نگاه میتونید ببینید چه تعداد و چه مبلغی فرصت فروش در هر یک از مراحل فروش دارید. در ضمن میتونید با موس فرصت های فروش رو بگیرید و به مرحله بعد بکشید. البته اینم بدونید که برای همه نماها امکان ایجاد نمای تخته وجود داره.
تماس ها رو گوش کنید و افراد تیم رو راهنمایی کنید
همه تماس های ورودی و خروجی در دانا ذخیره میشه و شما با یک کلیک میتونید به اونها گوش بدید، با اینکار مهارت افراد تیم فروش در مذاکره، انتقال مطلب و تسلط به محصولات رو ارزیابی کنید و به موقع اونها رو راهنمایی و کوچینگ کنید. اطلاعات بیشتر
از پیام های آماده استفاده کنید
با پیام های آماده، تنها با یک کلیک میتونید یک متن آماده به همراه فایل های الصاق شده رو از طریق ایمیل، پیامک، واتساپ یا چت آنلاین برای مشتری ارسال کنید، اینطوری نیاز به تایپ کردن پیام های تکراری نیست، سرعت کار بالا میره و وحدت رویه در تیم ایجاد میشه.
برای فروش هدف گذاری کنید
بهتره اهداف فروشتون رو در دانا مشخص کنید، شما میتونید اهداف ماهانه،فصلی، شش ماهه یا سالانه تعریف کنید. همچنین میتونید برای هر یک از تیم های فروش هدف گذاری کنید، اینطوری به راحتی میتونید در هر زمان میزان تحقق اهداف فروش و عملکرد هر یک از تیم ها و افراد رو زیر نظر بگیرید. اطلاعات بیشتر
نماهای خصوصی بسازید
با ایجاد نماهای جدید در زمانتون صرفه جویی کنید و به آسونی رکوردهایی که بیشتر نیاز دارید رو ببینید، اینطوری دیگه نیاز نیست هر بار رکوردها رو جستجو یا فیلتر کنید، مثلا نمای فرصت های فروش بدون فعالیت در 30 روز گذشته، فرصت های فروش بزرگ، سرنخ های نمایشگاه یا هر چیز دیگه.
توسعه کانال های فروش با CRM دانا
نرم افزار CRM دانا رو به سیستم تلفن متصل کنید
یکپارچه سازی CRM دانا و سیستم تلفنی، راندمان تیم فروش و همچنین قدرت کنترل شما رو به طور قابل توجهی افزایش میده، همه تماس ها ضبط میشه، مشخصات تماس گیرنده و سوابق اون خودکار نمایش داده میشه و برقراری تماس فقط با یک کلیک انجام میشه. اطلاعات بیشتر
ابزارک چت آنلاین دانا رو در وب سایتتون قرار بدید
با نرم افزار CRM دانا، شما میتونید بدون استفاده از ابزارهای جانبی به سادگی هر چه بیشتر با بازدیدکنندگان سایتتون گفتگو کنید و اونها رو در انتخاب محصولات و خدمات راهنمایی کنید و به سوالاتشون پاسخ بدید، اینطوری نرخ تبدیل بازدید کننده به مشتری افزایش پیدا میکنه. اطلاعات بیشتر
فرم های سایتتون رو به CRM دانا متصل کنید
بهتره همه فرم های سایتتون مثل فرم درخواست قیمت و یا فرم درخواست جلسه رو به دانا متصل کنید تا با پر کردن هر فرم یک سرنخ جدید در CRM ایجاد بشه، اینطوری اطمینان پیدا می کنید که حتی یک سرنخ هم از دست نمیره و میتونید سرعت و کیفیت پیگیری تیم فروش رو زیر نظر بگیرید.
راه های ارتباطی تیم فروش با مشتریان رو توسعه بدید
CRM دانا رو با ایمیل، پیامک و واتس اپ یکپارچه کنید، اینطوری افراد تیم فروش برای ارسال پیام به مشتری نیاز نیست از محیط CRM خارج بشن و همه پیام ها هم به رکورد مربوطه الصاق میشه. اطلاعات بیشتر
اتوماسیون کارها و مدیریت فرآیندها با نرم افزار CRM دانا
با اتوماسیون کارها سریعتر باشید و در زمان صرفه جویی کنید
به کمک قواعد گردش کار در نرم افزار سی آر ام دانا، تقریبا همه کارهای تکراری و روزمره رو میتونید اتوماسیون کنید و در زمان تیم فروش به طور قابل توجهی صرفه جویی کنید. کافیه مرور کنید و ببینید در روال فروشتون چه کارهایی باید حتما به صورت روتین انجام بشن و چه فرآیندهایی دارید، بعدش میتونید همه اونها رو به دانا بسپارید. اطلاعات بیشتر
رویداد های تکرار شونده رو در تقویم دانا مدیریت کنید
اگر کارهای تکرار شونده ای دارید، مثلا هر سه شنبه صبح باید یک جلسه مشخصی رو برگزار کنید، بهتره از امکان رویدادهای تکرار شونده در تقویم دانا استفاده کنید.
به کمک آگاه سازی های خودکار، بلادرنگ از تغییرات با خبر بشید
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری دانا، با ارسال ایمیل و پیامک و اعلان میتونه شما رو از تغییرات با خبر میکنه. برای اینکه همیشه در جریان تغییرات و رویدادهای مهم باشید، پیشنهاد میکنم متناسب با نیازتون قواعد آگاه سازی تعریف کنید، برای نمونه وقتی یک سرنخ جدید ایجاد میشه، یا فرصت فروش جدیدی به شما داده میشه دانا با ارسال پیام شما رو از موضوع باخبر میکنه. اطلاعات بیشتر
مدیریت عملیات فروش با CRM دانا
تخصیص سرنخ های جدید به افراد تیم رو به دانا بسپارید
در بخش اتوماسیون دانا یک قاعده گردش کار ساده ایجاد کنید تا سرنخ های جدید به صورت خودکار بین افراد تیم فروش تقسیم بشه، اینطوری دیگه هیچ سرنخی بدون مسئول پیگیری نمیمونه و در زمان صرفه جویی میشه، از طرفی هم خیالتون راحته که به سرنخ ها بلادرنگ رسیدگی میشه.
تنظیمات تبدیل سرنخ به فرصت رو بازنگری کنید
وقتی سرنخ رو ارزیابی کردید و اصطلاحا تایید یا (Qualified) شد، باید بلادرنگ اون رو به یک فرصت فروش تبدیل کنید، اینکار با کلیک روی دکمه تبدیل سرنخ انجام میشه. اگر لازم بود در بخش راهبری میتونید تنظیمات و مپینگ تبدیل سرنخ به فرصت فروش رو بازنگری و تغییر بدید.
با ماژول پیش بینی فروش، فروشتون رو پیش بینی کنید
بعد از اینکه اهداف فروشتون رو مشخص کردید، در ماژول پیش بینی فروش میتونید ببینید که احتمال فروش در دوره های زمانی مورد نظر چقدر هستش. برای اینکه پیش بینی دقیق تری داشته باشید، بهتره تنظیمات پایپ لاین فروش رو هم مطابق با نیازتون تغییر بدید.
با یک کلیک پیش فاکتور رو به فاکتور تبدیل کنید
اگر مشتری با پیش فاکتور شما موافقت کرد، با یک کلیک پیش فاکتور رو به فاکتور تبدیل کنید.
تخفیف های زیاد رو با امکان تاییدیه دانا کنترل کنید
شما میتونید فرآیند تاییدیه های شرکتتون رو در نرم افزار CRM دانا تعریف کنید و به کارها سرعت بدید، برای مثال ایده خوبیه که یک روال تاییدیه تعریف کنید تا زمانی که یک مشتری بیشتر از میزان تعیین شده تخفیف خواست، فرصت فروش به صورت خودکار قفل بشه و یک درخواست تایید برای مدیر فروش ارسال بشه. اطلاعات بیشتر
منابع اصلی تولید سرنخ رو شناسایی کنید
فروش شما در گرو تولید سرنخ های هر چه بیشتره،پس باید کانال های تولید سرنخ رو شناسایی کنید و برای ارتقاء اونها برنامه ریزی کنید. از تیم فروش بخواهید منبع تولید سرنخ رو به درستی انتخاب کنند و در داشبورد دانا نمودار منبع سرنخ رو زیر نظر بگیرید.
فرصت ها رو در پایپ لاین فروش به جلو حرکت بدید
بهتره با مفهوم پایپ لاین فروش آشنا بشید و از افراد تیم بخواهید پس از هر پیشرفتی فرصت ها رو در پایپ لاین فروش به جلو حرکت بدن، اینطوری میتونید فروش رو پیش بینی کنید و تصویر واضحی از قیف فروشتون داشته باشید.
هر زمان لازم بود بر روی فرصت فروش پیش فاکتور صادر کنید
به عنوان مدیر یا کارشناس فروش، شما بیشتر وقتتون رو بر روی فرصت های فروش صرف می کنید. پس این رو بدونید که هر زمان نیاز بود، بدون اینکه نیاز باشه از فرم فرصت فروش خارج بشید، تنها با یک کلیک میتونید برای مشتری پیش فاکتور صادر کنید و دیگه نیاز نیست اقلام رو به صورت دستی در پیش فاکتور اضافه کنید.
با سفارش فروش، روند تحویل کالا و خدمات رو مدیریت کنید
وقتی فروش نهایی شد، اگر لازم بود یک سفارش فروش ایجاد کنید و شرایط تحویل کالا و خدمات رو در اون مشخص کنید.
از لیست قیمت و لیست تخفیف استفاده کنید
دانا به شما اجازه میده، برای محصولات خودتون لیست های قیمت مختلفی تعریف کنید، مثلا لیست قیمت نمایندگی یا لیست قیمت فروش مستقیم. علاوه بر اون میتونید قاعده محاسبه تخفیف رو هم مشخص کنید تا اینطوری افراد تیم فروش بدون دردسر و با سرعت زیاد پیش فاکتور و فاکتور صادر کنند.
گزارش گیری پیشرفته و تحلیل داده ها در دانا
آمار و ارقام تماس ها رو همیشه کنترل کنید
به کمک داشبورد دانا، آمار تماس های تلفنی تیم فروش رو زیر نظر بگیرید، ببینید تعداد تماس های موفق و ناموفق ورودی و خروجی هر یک افراد چه تعداد بوده، چند تا تماس از دست رفته داشتند، چه مدت مکالمه داشتند و اینطوری نیروهای پرتلاش و کم تلاش رو شناسایی کنید.
به چت های از دست رفته مشتریان رسیدگی کنید
در صفحه سوابق چت، همه چت های از دست رفته، یعنی چت هایی که مشتری شروع کرده اما کسی به اون پاسخ نداده نمایش داده میشه، بهتره هر روز به این چت ها نگاهی بیاندازید و با شماره یا ایمیل ثبت شده با مشتری ارتباط برقرار کنید.
از تیم فروش بخواهید برای هر کاری فعالیت ثبت کنند
بدون ثبت فعالیت مشخص نیست که افراد تیم فروش چه کاری انجام داده اند و یا باید چه کاری انجام بدن. تماس تلفنی، ارسال ایمیل، ارسال نامه، برگزاری جلسه و هر کار دیگه ای که انجام میشه باید به صورت فعالیت ثبت بشه تا بتونید عملکرد تیم رو زیر نظر بگیرید.
فرصت های فروش رها شده رو شناسایی کنید
رها کردن فرصت های فروش و عدم پیگیری صحیح و به موقع اونها، فروش شما رو نابود میکنه. به کمک نرم افزار CRM دانا، زمان آخرین پیگیری (فعالیت) فرصت های فروش رو در نماها و داشبوردها کنترل کنید و اطمینان پیدا کنید فرصت های فروش بدون پیگیری رها نشده باشند.
داشبورد های مفید رو با سایر همکاران به اشتراک بگذارید
داشبوردهای خوبی که درست کردید و پنل های مفیدی که روی اون قرار دادید رو به راحتی با سایر همکاران و مدیران به اشتراک بگذارید.
رضایت مشتریان از پاسخگویی به چت ها رو زیر نظر بگیرید
در پایان چت، مشتری میتونه به کیفیت پاسخگویی امتیاز بده و شما در صفحه سوپرویژن میتونید ببینید کدوم یک از افراد تیم بهترین عملکرد رو داشته اند.
از یادداشت های خصوصی استفاده کنید
یادداشت های خصوصی فقط توسط شما و سایر افرادی که اونها رو منشن کردید قابل مشاهده است، مثلا فرض کنید روی یک فرصت فروش کار می کنید و مشتری سوال و یا موضوعی رو عنوان میکنه که بهتره هیچ کس به غیر از مدیرتون ازش خبر دار نشه، این موقع ها یادداشت خصوصی خیلی کاربردیه.
همه سوابق تغییرات رکورد رو در یک نگاه ببینید
همه تغییرات رکوردها در دانا ثبت میشه، کافیه روی دکمه مشاهده تاریخچه کلیک کنید تا به صورت یک درختواره، تغییرات رکورد رو در طول زمان ببینید. مثلا ببینید که فرصت فروش چه زمانی ایجاد شده، دست چه افرادی بوده و چه تغییراتی روی اون انجام شده.
شخصی سازی و مدیریت سطح دسترسی با نرم افزار CRM دانا
فرم های پیش فرض رو تغییر بدید یا فرم های جدید بسازید
کار با فرم ساز دانا خیلی راحت و دوست داشتنیه، شما میتونید همه فرم های پیش فرض دانا رو تغییر بدید و اونها رو بر اساس نیاز خودتون سفارشی سازی کنید.
ماژول های جدید بسازید و فایل های اکسل رو دور بریزید
دانا فقط یک نرم افزار CRM نیست، بهتره برای همه کارهایی که با فایل های اکسل با به صورت کاغذی انجام میدید ماژول جدید و فرم بسازید و یک سیستم یکپارچه ایجاد کنید. نگران نباشید، انجام این کار بسیار سادست و نیاز به تخصص پرتاب موشک ندارید!
سطح دسترسی به فیلد ها رو محدود کنید
علاوه بر ماژول و رکورد، این امکان وجود داره که دسترسی افراد به فیلدها رو هم محدود کنید، مثلا ممکنه بخواهید به غیر از افراد تیم فروش، هیچ فرد دیگه ای مقدار مبلغ فروش رو مشاهده نکنه.
لیست های مرتبط رو اونطوری که نیاز دارید تغییر بدید
لیست های مرتبط بسیار کاربردی هستند و از جابجایی شما بین فرم ها جلوگیری می کنند، مثلا در فرم حساب لیست های مرتبط کانتکت یا فرصت فروش قرار داره که کانتکت ها و فرصت های مربوط به اون حساب رو نشون میده. پیشنهاد میکنم اگر لازم بود در فرم ساز فیلد های مورد نیازتون رو در لیست های مرتبط قرار بدید.
فیلدهای جدید بسازید و در فرم ها قرار بدید
دانا به شما اجازه میده، انواع مختلفی از فیلدهای جدید بسازید، مثل فیلدهای عددی، تاریخ، مبلغ، چند گزینه ای و خیلی انواع دیگه، پس بهتره بنا بر نیازتون فیلدهای جدید ایجاد کنید و سپس در فرم ساز اونها رو در فرم های مورد نظر قرار بدید.
سطح دسترسی به ماژول ها و رکوردها رو محدود کنید
به صورت پیش فرض دسترسی افراد به ماژول ها بر اساس نقشی که دارند مشخص شده، اما هر زمان نیاز بود میتونید تعیین کنید که هر فرد یا تیم، به چه ماژول ها و رکوردهایی دسترسی داشته باشه. مثلا اگر نمی خواهید که کارشناس های فروش فرصت های هم رو ببینند، اینکار رو میتونید در تنظیمات ماژول به راحتی انجام بدید.
ماژول های جدید رو به صورت یک به چند یا چند به چند مرتبط کنید
فرض کنید شما یک ماژول قرارداد ایجاد کردید و میخواهید روی فرم قرارداد یک فیلد انتخاب مشتری اضافه کنید، برای اینکار ابتدا باید بین ماژول قرارداد و کانتکت ارتباط ایجاد کنید.دانا به شما اجازه میده بین همه ماژول ها ارتباط ایجاد کنید و یک سیستم یکپارچه داشته باشید
توسعه و یکپارچگی نرم افزار CRM دانا با سایر سیستم ها
دانا رو به دامین خود متصل کنید
اگر در شبکه خود اکتیودایرکتوری دارید، میتونید دانا رو به اون متصل کنید و اینطوری برای ورود به دانا دیگه نیازی به ایجاد حساب کاربری مستقل ندارید و همه میتونند با اکانت دامین خودشون به راحتی وارد دانا بشن.
رکورد ها رو به صورت گروهی تغییر بدید
هر زمان لازم بود یک تغییر رو روی تعداد زیادی از رکوردها انجام بدید، فقط کافیه در نمای مورد نظرتون اون رکوردها رو انتخاب کنید و در ریبون روی دکمه تغییر گروهی رکوردها کلیک کنید، اینطوری کلی در وقتتون صرفه جویی میشه.
فرصت های فروش و سرنخ ها رو بدون کارشناس رها نکنید
هر زمان که یکی از کارشناسان فروش از شرکت شما جدا بشه، شما باید بلادرنگ سرنخ ها و فرصت های فروش اون رو به فرد دیگه ای تخصیص بدید، این کار رو میتونید با امکان تغییر گروهی رکوردها به سادگی انجام بدید.
با داشبوردهای دانا، عملکرد شرکت رو زیر نظر بگیرید
شاخص های عملکرد (KPI) ها، OKR، نمودارها و اطلاعات مورد نظرتون رو در داشبورد اضافه کنید و همه چیز رو تحت کنترل بگیرید، کار با داشبورد دانا ساده و جذاب هستش و تصویری 360 درجه از عملکرد سازمان در اختیارتون قرار میده
با گزارشات دانا به موقع و درست تصمیم گیری کنید
علاوه بر گزارش های پیش فرض، به کمک گزارش ساز دانا، همه اطلاعات مهم رو استخراج کنید و درک بهتری از عملکرد تیم ها داشته باشید، مشکلات رو شناسایی و با تصمیمات صحیح در مسیر پیشرفت حرکت کنید.
دامنه اختصاصی
اگر از نسخه ابری دانا استفاده می کنید، میتونید بجای زیردامنه danaabr.com از نام دامنه اختصاصی خودتون استفاده کنید، انجام اینکار سادست و کافیه این موضوع رو در پایگاه دانش جستجو کنید.
به کمک قواعد فرم، منطق فرم ها رو تقویت کنید
برای هر یک از فرم ها میتونید قاعده ایجاد کنید، برای مثال شاید بخواهید با انتخاب یک مقدار مشخص در یک فیلد، بخش دیگه ای از فرم نمایش داده بشه یا فیلد ها قفل یا اجباری بشن، اینطوری میتونید رفتار فرم رو مشخص کنید و کار رو برای افراد تیم فروش راحت تر کنید. البته شاید هیچ وقت نیاز به انجام اینکار نداشته باشید.
به کمک APIها دانا رو به سایر سیستم ها متصل کنید
دانا مجموعه کاملی از APIها در اختیار شما قرار میده که به کمک اونها میتونید به راحتی دانا رو با سایر سیستم ها، وب سایت ها و سیستم ها یکپارچه کنید. اطلاعات بیشتر
امکان ورود با پیامک رو فعال کنید
شما میتونید برای ورود به دانا، بجای استفاده از رمز عبور، از پیامک اعتبارسنجی استفاده کنید، برای اینکار در صفحه کاربران و کارشناسان وارد بخش مدیریت روش های ورود بشید و تنظیمات لازم رو انجام بدید.
داشبوردهای مهم رو به صورت زنده مشاهده کنید
داشبورد هایی که مهم هستند رو بر روی نمایشگر بزرگ اتاق باز کنید و روی بروزرسانی خودکار داشبورد کلیک کنید تا به صورت زنده شاخص ها و نمودارها رو مشاهده کنید.
با آگاه سازی خودکار همیشه از تغییرات مهم با خبر بشید
در بخش آگاه سازی خودکار، برای رویدادهای مهم و تغییراتی که نیاز دارید یک آگاه سازی ایجاد کنید تا دانا با ارسال ایمیل و پیامک و اعلان بلادرنگ شما رو تغییرات و رویدادها باخبر کنه.
