فهرست مطالب این مقاله:
احتمالا در شغل حرفه ای خودتون بیشتر از یک ایمیل دریافت کردین. مطمئنا بعضی از این ایمیل ها با اختلاف بهتر از بقیه موارد بودن. امروز میخوایم اهمیت پیگیری در ارتباطات ایمیل رو با شما در میون بگذاریم. شما یاد می گیرین که چه زمانی پیگیری مهمه و چطور از به روشی موثر از پیگیری ها استفاده کنین.
چرا باید ایمیل های پیگیری رو ارسال کنین؟
ایمیل های پیگیری (Follow Up)، دنباله ای از ایمیل ها هستن که بعد از تماس اولیه با یک شریک تجاری یا مشتری بالقوه ارسال می شن. ایمیل های پیگیری وقتی ارسال می شن که اولین پیام منجر به دریافت پاسخ نشد.
این ایمیل ها گیرنده رو وادار می کنن تا اقدام خاصی رو انجام بده. اونها یادآوری (معمولا با لحنی مهربون و صمیمی) برای پاسخ دادن یا اقدام به حساب میان. پیگیری های عمومی تر هدفشون اینه که خیلی ساده با مشتری یا شریک تجاری بالقوه در تماس باشن.
ایمیل های پیگیری نه تنها یک روش خوب برای خدمات مشتری هستش تا مطمئن بشین به اونها به اندازه کافی توجه شده، بلکه یک روش ارسال ایمیل خیلی خوب به حساب میاد. مشتریانی که دائما اونها رو پیگیری می کنین، تمایل زیادی به درگیر شدن با مکاتبات شما دارن که به نوبه خود، شهرت ایمیل شما رو نزد سرویس های ارائه دهنده ایمیل افزایش میده. این می تونه به یک رابطه برد-برد با این سرویس ها منجر بشه.
- کاربری آسان
- پشتیبانی قدرتمند
ایمیل های دنباله دار
ایمیل ها در صندوق ورودی دفن می شن. این واقعیت رو همه می دونن. مخصوصا وقتی صندوق ورودی بهینه شده ای با لیبل ها و فیلترها نداریم. به همین دلیل، ارسال یک ایمیل پیگیری ضرورت داره.
اما آیا ارسال ایمیل های پیگیری واقعا موثره؟ یک ضرب المثل قدیمی وجود داره در فروش که میگه مردم قبل از اینکه بخوان چیزی رو امتحان کنن، به طور پیش فرض 3 بار «نه» میگن! تحقیقات نشون داده که امروز تعداد نه گفتن حتی به چهار بار افزایش پیدا کرده.
و این نه گفتن ها معمولا در ایمیل چهارم به پایان نمی رسه. حتی بعد از ارسال دهمین ایمیل پیگیری ممکنه جواب دریافت کنین. خیلی از پیگیری ها ممکنه خیلی شدید به نظر برسن و شما نباید از اونها به عنوان یک قانونی کلی برای هر سناریو تجاری استفاده کنین. با این حال، برای فروش، این استراتژی می تونه خیلی موثر باشه. نکته کلیدی اینه که ایمیل های پیگیری خودتون رو در زمان مناسب ارسال کنین. تجربه نشون داده که اولین پیگیری رو بهتره حداکثر بعد از سه روز ارسال کنین.
در مورد اولین نقطه تماس، انتظار حداکثر تا سه روز قبل از تماس مجدد، زمان معقولی است تا به مشتری احتمالی خود یادآوری کنید که هنوز منتظر پاسخ آنها هستید. – آرون بارت، مدیر، قابلیت تحویل ایمیل شرکت Keap
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل ایمیل مارکتینگ در سال 2023
چه زمان هایی باید ایمیل Follow Up ارسال کنین
سناریوی شماره 1 – پیگیری بعد از جلسه
یک وضعیت روشن برای ارسال ایمیل پیگیری. خلاصه ای از اون چیزی که در موردش صحبت کردین رو بنویسین و اون رو برای تمام افراد درگیر با اون موضوع بفرستین. فراموش نکنین که نکات مربوط به اقدام رو درج کنین، به این معنی که شرکت کنندگان در مرحله بعدی چه کاری رو باید انجام بدن.
نمونه ای از ایمیل پیگیری بعد از جلسه:
سلام به تیم
من بعد از جلسه خودمون، اقدامات مربوط به این هفته رو مرور می کنم:
تا چهارشنبه متن رو برای صفحه فرود می نویسم.
علی طراحی گرافیک رو تا جمعه آماده می کنه.
ستاره تا پنجشنبه کانال های رسانه های اجتماعی رو برای این کمپین تعریف می کنه.
جمعه ساعت 3 بعدازظهر برای جمع بندی این پروژه دور هم جمع می شیم.
روز خوبی داشته باشین.
در اینجا به بهترین موضوعاتی که می تونین بعد از جلسه مطرح کنین اشاره می کنیم. این موضوعات می تونن شانس اینکه شخصی که اخیرا ملاقات کردین ایمیل شما رو باز کنه افزایش بدن.
فقط میخوام بعد از جلسه مون چک کنم …
در مورد جلسه ای که داشتیم …
بعد از جلسه یک فکرهایی به ذهنم رسید …
سناریوی شماره 2 – ایمیل پیگیری بعد از یک رویداد شبکه سازی
وقتی که در یک رویداد با شخصی ملاقات می کنین و در مورد یک موضوع جالب صحبت یا اطلاعات تماس خودتون رو با هم تبادل می کنین، فورا باید ایمیل پیگیری رو ارسال کنین. یک ایمیل دوستانه بنویسین و در مورد همکاری احتمالی بپرسین یا خیلی ساده تماس بگیری و ارتباطتون رو حفظ کنین تا بتونین در آینده به هم کمک کنین.
در این بخش به چند موضوع که می تونین بعد از یک رویداد شبکه سازی برای برقراری ارتباط با شخصیت های جالبی که ملاقات کردین اشاره کردیم.
بیاین بعد از «رویداد» در تماس باشیم
از دیدار شما در «رویداد» خوشحال شدم
سناریوی شماره 3 – ایمیل پیگیری هنگام ارسال پیشنهاد فروش
شما بهترین پیشنهاد خودتون رو ارسال کردین، اما مشتری بالقوه جوابی نمیده. در فروش ممکنه همه این اتفاق رو تجربه کنن. نکته کلیدی اینه که مشتری بالقوه رو با ایمیل های زیاد اذیت نکنین، در عوض باید انگیزه تعامل مشتری رو هدایت و اونها رو به اقدام تشویق کنین. حتی نیازی نیست که این اقدام مستقیما به فروش منجر بشه.
هدف ایجاد و پرورش یک رابطه هستش، حتی اگه فروش رو نبندین، ممکنه بازخورد ارزشمندی رو دریافت کنین.
می تونین از موضوعات زیر برای ایمیل های سرد استفاده کنین تا مشتری شما فرصت طلایی رو از دست نده.
این می تونه برای شما تفاوت ایجاد کنه
«نام مشتری»، فکر کردم شاید ارزشش رو داشته باشه که…
یک چیز کوچک فقط برای تو
بیشتر بخوانید: با سرویس مدیریت یکپارچه ایمیل در نرم افزار CRM دانا، فروشتون رو چند برابر کنید
سناریوی شماره 4 – ایمیل پیگیری هنگام درخواست بازخورد
درخواست بازخورد نمونه دیگه ای از موقعیتی هستش که نیاز به پیگیری داره. شما چیزی رو پیشنهاد دادین و مردم اون محصول رو خریدن یا در وبینار شما شرکت کردن. باید برای تمام اونها ایمیل پیگیری ارسال کنین تا در مورد محصولی که روی اون کار می کنین اطلاعات بیشتری به دست بیارین. این موضوع مخصوصا برای بهبود پیشنهادتون خیلی مهمه.
مثالی از پیگیری بازخورد:
سلام علی؛
خوشحالم که می بینم در وبینار روز پنجشنبه من که در مورد طراحی وب رسپانسیو بود حضور داشتی. ممکنه لطفا بگی بزرگ ترین فایده این وبینار برای تو چی بوده؟ اینطوری به من کمک می کنی تا مطالب بهتری رو برای وبینارهای آینده آماده کنم.
پیشاپیش خیلی ممنونم،
سامان
احتمال اینکه گیرنده ایمیل شما رو باز کنه افزایش بدین. این موضوعات رو برای ایمیل های بازخورد خودتون امتحان کنین. ببینین که چه تاثیری روی اونها گذاشتین.
- کمکم کن بهتر بشم
- خیلی عالی می شه که دیدگاهتون رو بدونم
- لطفا بهمون بگین که عملکردمون چطور بود
قالب های بیشتری رو برای ایمیل های پیگیری امتحان کنین و در کمپین ها به کار ببرین تا همیشه از پیام های ارسالی بازخورد بگیرین.
بهروش های ایمیل پیگیری
شما اولین پیام عالی خودتون رو ایجاد کردین که هدف اون ترغیب گیرنده برای اقدام هستش. شما تمام تلاشتون رو کردین تا این پیام شخصی اما مختصر باشه.
اما باز هم جوابی دریافت نکردین. حالا چی؟ آیا باید تسلیم بشین؟ آیا باید به ارسال پیام به اونها ادامه بدین تا وقتی که بالاخره جواب بدن؟
در این بخش قصد داریم بهروش هایی رو معرفی کنیم که می تونین فورا اونها رو در ایمیل های پیگیری خودتون اعمال کنین.
1. یک موضوع کوتاه بنویسین
با موضوع خودتون شروع کنین؛ این موضوع نباید بیشتر از 50 کاراکتر باشه و همچنین خلاصه ای از دلیل تماس شما برای بار دوم رو نشون بده. بهتره از قبل چند مورد از این موضوعات رو مشخص کنین تا موقع ارسال ایمیل وقت زیادی رو اختصاص ندین.
2. پایان پیام با یک فراخوان برای اقدام
فراخوانی برای اقدام (CTA) رو در ایمیل های پیگیری خودتون قرار بدین که حس هدف و جهت رو برای گیرنده پیام دریافت می کنه. مثلا این فراخوان ها می تونه اینطوری باشه: «اگه علاقه مند هستین لطفا با این شماره تماس بگیرین»، «برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا برای بازدید از وب سایت ما اینجا رو کلیک کنین»، «اگه می تونم بیشتر کمک کنم، لطفا به این پیام جواب بدین».
یک CTA به پیگیری های شما کمک می کنه تا اعتبار رو منتقل کنن و از بیهوده به نظر رسیدن ایمیل های شما جلوگیری می کنه.
3. با پیامتون ارزش ایجاد کنین
مطمئن بشین که هر زمان با یک سرنخ یا مشتری تماس می گیرین، ایمیل های پیگیری شما دارای ارزش افزوده هستن. بعد از اینکه یادآوری کردین که چرا این ایمیل پیگیری رو فرستادین، باید چیزی ملموس مثل کتاب الکترونیکی رایگان، وایت پیپیر، دسترسی به یک وبینار، کیس استادی و غیره رو به اونها پیشنهاد بدین.
4. یک بیانیه با پایان باز رو شامل بشه
همیشه ایمیلتون رو با یک بیانیه مودبانه با پایان باز به روش «دوست داریم بیشتر از شما بشنویم» یا هر چیزی که طبیعی ترین احساس رو میده به پایان برسونین. اینطوری می تونین شانس تعامل در آینده رو افزایش بدین.
5. ایمیل های کوتاه ارسال کنین
یادتون باشه که مشتریان خودتون رو تحت فشار قرار ندین یا مهم تر از اون، مشتریانتون رو اسپم نکنین. ایمیل های کوتاه و دلنشین که محتوایی در حد 75 تا 100 کلمه داشته باشه، معمولا نرخ پاسخگویی 51 درصدی رو به همراه داره.
بیشتر بخوانید: ایمیل خوشامدگویی، پشتیبانی، تجدید اشتراک، استرداد وجه و حفظ مشتریان به همراه الگو
6. پیگیری ها رو خودکار کنین
برای صرفه جویی در زمان، دنباله ای از ایمیل های پیگیری رو خودکارسازی کنین. ایجاد پیگیری های خودکار باعث می شه تا فشار کاری نمایندگان فروش تا حد زیادی کاهش پیدا کنه. علاوه بر این، نرم افزارهایی در بازار وجود داره که ارسال ایمیل های پیگیری رو خودکار می کنه. این ایمیل ها رو تا حد امکان شخصی سازی کنین، اما اجازه بدین نرم افزار بقیه کارها رو انجام بده.
7. در گفتگو شرکت کنین
وقتی که گیرنده به ایمیل بعدی شما جواب میده، یک پیام با قالب از قبل مشخص شده رو برای اونها ارسال نکنین! تمام تلاشتون رو بکنین تا ارتباطی رو پیدا کنین و مرتبط با چیزی که مشتری گفته، مکالمه ای داشته باشین. پیگیری ها در واقع با هدف آغاز مکالمه ارسال می شن. بنابراین؛ وقتی از سمت گیرنده جوابی رو دریافت کردین، به گفتگو ادامه بدین.
8. قانون «سه روز» رو به کار ببرین
زمان بهینه برای ارسال ایمیل پیگیری حداکثر تا سه روز بعد از تماس اولیه هستش. این قانون مخصوصا در مورد ارسال ایمیل های سرد و فروش اهمیت داره. در این شرایط به احتمال زیاد از مشتری یا شریک تجاری بالقوه جواب دریافت می کنین.
9. پیام رو شخصی کنین
همون قدر که همه ما عاشق اتوماسیون هستیم، بهتره برای هر پیام ارسالی، زاویه دید مناسبی رو پیدا کنین. مطمئن بشین که ایمیل پیگیری شما با گیرنده هماهنگ باشه و پیامتون با ده ها ایمیل دیگه در صندوق ورودی مشتری مشابه نباشه.
10. بدونین چه زمانی باید رها کنین
وقتی اصلا جوابی دریافت نکردین، به ارسال پیام های جدید ادامه ندین. قرار نیست همه معاملات بسته بشن. بنابراین، گاهی اوقات لازمه که ادامه بدین و به وقتش رها کنین.
جمع بندی
ارسال پیگیری ضروری هستش. حتی اگه بعد از اولین ایمیل، جوابی دریافت نکردین، به این معنی نیست که گیرنده به پیشنهاد شما علاقه ای نداره. به اونها یک یا چند فرصت دیگه بدین تا درباره محصول یا ایده عالی شما بیشتر بدونن.
با نرم افزاری که فرآیند پیگیری رو خودکار می کنه، می تونین برای هر موقعیت فروش یک جریان کارآمد رو ایجاد کنین. اینطوری می تونین حتی ماه ها بعد از تماس اولیه با مشتریان بالقوه در ارتباط باشین.
مهم ترین نکات در مورد ایمیل پیگیری در اینجا ارائه شده:
- یک موضوع کوتاه بنویسین
- با یک فراخوان برای اقدام، ایمیل رو تموم کنین
- با پیامتون یک ارزش رو ایجاد کنین
- ایمیلتون شامل یک بیانیه با پایان باز باشه
- ایمیل های کوتاه بفرستین
- پیگیری ها رو به صورت خودکار انجام بدین
- در گفتگو شرکت کنین
- قانون «سه روز» رو به کار ببرین
- پیام رو شخصی کنین
- بدونین چه زمانی باید رها کنین
بیشتر بخوانید: طراحی کمپین ایمیل مارکتینگ به کمک نرم افزار CRM
