5 دلیل برای اینکه تیم IT شما به سیستم تیکتینگ نیاز داره

در دنیای امروز، تکنولوژی و اینترنت به طور گسترده‌ای در تمامی جوانب زندگی ما نفوذ کردن. از سازمان‌های کوچک تا بزرگ، نیاز به تیم IT، از اهمیت بالایی برخورداره. تیم IT نقش حیاتی در ارتباط با تکنولوژی و سیستم‌های اطلاعاتی سازمان داره. یکی از ابزارهای مهم برای تیم IT، سیستم تیکتینگه که به آن‌ها کمک میکنه تا بهترین خدمات رو به کاربران و اعضای سازمان ارائه بدن. در این مقاله، به بررسی 5 دلیل برای اینکه تیم IT شما به سیستم تیکتینگ نیاز داره  خواهیم پرداخت.

 

سیستم تیکتینگ چیه؟

سیستم تیکتینگ IT ابزاری هستش که برای ردیابی درخواست های خدمات فناوری اطلاعات، رویدادها، حوادث و هر رخداد دیگه ای که ممکنه نیاز به اقدامات بیشتری از سمت دپارتمان فناوری اطلاعات داشته باشه، استفاده می شه.

تیکت به سند یا سابقه ای اشاره داره که نشون دهنده نیاز به اقدام از سمت دپارتمان فناوری اطلاعات هستش. این تیکت معمولا حاوی جزئیات متنی در مورد رویداد مورد نظر هستش و همچنین ممکنه شامل اطلاعات شخصی باشه که تیکت رو ارسال کرده.

تیکت ها عموما توسط کارمندان تولید می شن. سیستم های تیکتینگ IT، تیکت های ارسال شده از طریق کانال های مختلف رو در یک مکان مرکزی جمع آوری می کنن؛ هر تیکت رو برای حل و فصل شدن به یک نماینده در دپارتمان فناوری اطلاعات اختصاص میدن و اطلاعات دقیق رویدادهای تیکت رو ثبت می کنن.

همزمان با رشد کسب و کار شما، سرمایه گذاری در یک سیستم تیکتینگ IT هم اهمیت زیادی پیدا می کنه. وقتی به صورت روزافزون با تعداد بیشتر و بیشتری از کارمندان کار می کنین، باید از تمام کانال ها تماس برقرار کنین و این می تونه روند تیکتینگ شما رو خیلی سریع پیچیده تر کنه.

یک سیستم تیکتینگ IT موثر می تونه با رسیدگی به تیکت های دریافتی، تخصیص اونها و ثبت پاسخ های مربوط به هر تیکت، به طور قابل توجهی روز کاری شما رو تسهیل کنه.

 

برای اطلاعات بیشتر راجع به رخدادها و مدیریت رخداد میتونین به صفحه “مدیریت رخداد در ITIL” ما مراجعه کنین.

 

 

چرا کسب و کار شما به سیستم تیکتینگ نیاز داره؟

چه یک بخش فناوری اطلاعات داخلی باشید یا یک MSP (ارائه دهنده خدمات مدیریت شده)، کسب و کار شما می تونه برای کمک به تسهیل درخواست های دریافتی و حل و فصل آسون تر، سریع تر و کارآمدتر اونها، از مزایای یک نرم افزار تیکتینگ بهره مند بشه.

در این بخش به 5 دلیل مهم برای اینکه تیم IT شما به سیستم تیکتینگ نیاز داره، اشاره می کنیم.

 

 

1. خودتون رو با مقیاس هماهنگ کنین

همزمان با مقیاس گیری کسب و کارها، یکی از بزرگترین موانعی که اغلب با اون روبرو می شن، مدیریت پروژه هستش. سیستم تیکتینگ IT نوعی اتوماسیون فرآیند به حساب میاد. وقتی کسب و کار شما رشد می کنه، برای اینکه مطمئن بشین به تمام مسائل و مشکلات مشتریان رسیدگی شده، فقط ایمیل و تماس های تلفنی با دپارتمان فناوری اطلاعات کافی نیستش.

در این شرایط شما برای دریافت، دسته بندی، تخصیص و حل و فصل تیکت، به یک سیستم سازمان یافته و کارآمد نیاز دارین. راه اندازی یک سیستم تیکتینگ IT قبل از اینکه به یک نیاز ضروری تبدیل بشه، یکی از راه هایی هستش که دپارتمان های فناوری اطلاعات و MSPها با کمک اون می تونن پشتیبانی فعالانه ای رو به مشتریان خودشون ارائه بدن.

این سیستم های تیکتینگ، ارتباطات و رضایت کارکنان رو بهبود میده و رسیدگی به مسائلی رو که در مقیاس بزرگ تر به وجود میاد آسون تر می کنن.

پس نباید منتظر بمونین. قبل از اینکه شرایط پیچیده بشه و کنترل اوضاع از دستتون خارج بشه، یک سیستم تیکتینگ IT کارآمد رو انتخاب کنین. با ویژگی های مفید و متعددی که این سیستم ها ارائه میدن می تونین بهره وری خودتون رو به عنوان یک متخصص فناوری اطلاعات به حداکثر برسونین.

 

2. درخواست های دریافتی رو متمرکز کنین

بهترین و موثرترین سیستم های تیکتینگ فناوری اطلاعات امکان ارسال تیکت رو از طریق راه های مختلف از جمله نمایندگان مجازی، تلفن، ایمیل، پورتال های خدماتی یا از طریق نمایندگان زنده فراهم می کنن. اگر شرکت شما کوچک باشه ممکنه بتونین هر نوع گزارش مبتنی بر تلفن رو ارائه بدین؛ اما همزمان با رشد کسب و کارتون، این استراتژی خیلی سریع پیچیده و پردردسر می شه.

یک هلپ دسک خوب، درخواست های دریافتی شما رو در یک مکان مرکزی جمع می کنه. این یعنی همه چیزهایی رو که نیاز دارین در یک مکان مناسب در اختیار دارین.

سیستم های تیکتینگ خودکار همچنین می تونن برای توصیف ماهیت مشکلات گزارش شده، برچسب هایی که به صورت خودکار تولید می شن رو اضافه کنن. به لطف این برچسب ها، تطبیق تکنسین مناسب با مشکل به مراتب آسون تر می شه.

 

3. فرآیندهای خودتون رو تسهیل کنین

وقتی برای بررسی ایمیل های مربوط به درخواست های فناوری اطلاعات تکراری و مشابه ماه ها قبل وقتتون رو صرف می کنین، طبیعتا نمی تونین از زمان خودتون به شیوه ارزشمندی استفاده کنین. شما یک متخصص بسیار ماهر هستین و این یک کار ساده هستش که باید خودکارسازی بشه.

سیستم های تیکتینگ فناوری اطلاعات نه تنها تیکت های دریافتی رو جمع آوری می کنن، بلکه اونها رو با استفاده از قوانینی که تعیین می کنین دسته بندی می کنن و به نمایندگان مناسب تخصیص میدن. این سیستم ها همچنین داده های تاریخی مربوطه رو از مشکلات مشابه یا از تیکت های گذشته یک کارمند استخراج می کنن تا دید بهتری داشته باشین.

سیستم های تیکتینگ خودکار با کیفیت بالا می تونن برنامه های کاری تکنسین ها رو پیگیری کنن، تیکت های زمان بندی شده رو از قبل وارد کنن و بعد از حل شدن یک تیکت، به طور خودکار نظرسنجی های بازخورد مشتریان رو ارسال کنن. همه اینها مراحلی هستن که می تونن زمان و انرژی زیادی رو از شما بگیرن و شما رو از جاهایی که باید بیشترین زمان و تمرکز رو بگذارین دور کنن.

 

4. در جایی که اهمیت داره متمرکز بشین

ما می دونیم که متخصصان فناوری اطلاعات تا چه اندازه در محل کار اهمیت دارن. کارمندان و مشتریان هم به همین اندازه روی خدمات فناوری اطلاعات حساب می کنن تا بتونن کسب و کارشون رو فعال نگه دارن و تداوم گردش کار رو حفظ کنن.

شما باید بتونین زمان خودتون رو به جاهایی اختصاص بدین که بیشترین اهمیت رو دارن. این مکان ها شامل جمع آوری تیکت ها از ایمیل ها، چت ها یا تماس های تلفنی نیست.

بعضی از کارها رو بهتره خودتون انجام بدین و بعضی کارها ارزش این کار رو ندارن. تیکت IT در دسته دوم قرار می گیره. با پیشرفت هایی که امروز از فناوری شاهد هستیم، سیستم های تیکتینگ فناوری اطلاعات هر کاری رو که شما در زمینه پاسخگویی به تیکت ها می تونین به صورت دستی انجام بدین رو انجام میدن. اما نکته مهم اینه که اونها این کار رو سریعتر بهتر و کارآمدتر هم انجام میدن.

تخصص شما بهتره صرف مشکلات پیچیده سطح بالا و نوعی استراتژی خلاقانه ای بشه که به سادگی قابل خودکارسازی نیستن. با واگذاری بعضی از مسئولیت ها به یک سیستم تیکتینگ IT خودکار، وقت و انرژی خودتون رو برای انجام کارهای مهم تر آزاد می کنین.

 

5. از گزارش ها و داده های جامع یاد بگیرین

یک سیستم تیکتینگ IT خوب، نه تنها یک تیکت رو از ورودی تا پاسخگویی پیگیری می کنه، بلکه بعد از حل شدن تیکت هم به جمع آوری داده ها ادامه میده. مثلا، سیستم تیکتینگ دانا پرو با ارائه گزارش ها و تحلیل های عمیق به شما کمک می کنه تا کسب و کارتون رو بهبود ببخشین و ارزش خودتون رو هر روز نشون بدین.

دپارتمان های فناوری اطلاعات باید همیشه ارزش خودشون رو ثابت کنن. بنابراین، باید مطمئن بشین که داده هایی برای بحث در مورد رضایت کاربر، پاسخ تیکت، میانگین زمان حل و فصل یک تیکت و موارد دیگر رو آماده کرده باشین. یک سیستم تیکتینگ این کار رو انجام میده و وقتی آمار و ارقام نشون میده که خدماتتون ارزشمنده، مشتریان هم همین فکر رو می کنن.

داده ها همچنین می تونن به شما کمک کنن تا هر چیزی رو که در رویه ها و فرآیندهای کسب و کارتون اشتباه پیش میره عیب یابی کنین. آیا انواع خاصی از تیکت ها نسبت به بقیه، به زمان بیشتری نیاز دارن؟ آیا تکنسین های خاصی روی تیکت هایی با برچسب خاص، با سرعت بیشتری کار می کنن؟ این اطلاعات همچنین به شما کمک می کنه تا بهره وری دپارتمان خودتون رو بهبود ببخشین.

 

چرا دانا پرو برای نیازهای تیکتینگ شما راه حل مناسبی هستش؟

نرم افزار ITSM دانا پرو یک سیستم تیکتینگ IT جامع هستش که طیف گسترده ای از ویژگی ها رو برای رفع نیازهای مختلف شرکت یا دپارتمان شما ارائه میده. دیگه دوران دریافت تیکت به صورت دستی تموم شد. وقتش رسیده که دپارتمان فناوری اطلاعات خودتون رو با خودکارسازی تیکت به عصر مدرن وارد کنین.

دانا پرو مطابق با روشی که دپارتمان های فناوری اطلاعات وظایف روزمره خودشون رو انجام میدن طراحی شده. شما به یک سیستم مدیریت پروژه نیاز دارین که به طور خاص برای صنعت شما تنظیم شده باشه، نه یک راه حل کلی که با نیازهای شما متناسب نباشه. ما به عنوان متخصص در صنعت اتوماسیون فناوری اطلاعات، می تونیم این نیازها رو به خوبی پاسخ بدیم.

ما مجموعه ای قوی از راه حل های فناوری اطلاعات داریم که کسب و کار شما هر نیازی داشته باشه، می تونه از اونها کمک بگیره.