فهرست مطالب این مقاله:
دنیای کسب و کار دنیای رقابت هستش و با دست باز پذیرای تکنولوژی‌های جدید و رویکردهای بروزی هست که هر روزه به تعداد اونها افزوده می‌شه. اما در این بین سیستم سازی چیست و چه نقشی در موفقیت بلند مدت سازمان داره؟ اصلا چگونه باید سیستم سازی کسب و کار رو پیاده کرد؟ در این مطلب قرار هستش به سیستم سازی و روش‌های سیستم سازی در کسب و کار اشاره و اون رو بررسی کنیم.
با سیستم سازی کسب و کار (Business Systemization) در حقیقت شما یک مدل و الگو رو برای شرکتتون طراحی می‌کنید. سیستم سازی با این هدف در سازمان اجرا و پیاده سازی می‌شه که برند بتونه هم برای مشتری‌ها و هم برای کارکنان خدماتی کارآمد و با کیفیت بالاتر طراحی کنه. همچنین به اونها این امکان رو می‌ده تا با توجه به استراتژی فروش برنامه سازمان رو گسترش و ارتقا بدید.
وقتی کسب و کاری سیستم سازی شده داشته باشید، می‌تونید وقت خودتون رو روی نحوه اجرای اون بگذارید و دیگه خودتون رو درگیر خودِ بحث عملیاتی نکنید. این مورد خودش باعث می‌شه مدیریت پروژه سازمان بهتر و راحت‌تر انجام بشه.
حالا که با کلیت سیستم سازی آشنا شدیم بهتره عمیق‌تر به موضوع سیستم سازی در کسب و کار و مزیت‌ها و نحوه پیاده سازیش صحبت کنیم.
آشنایی با مفهوم سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی کسب و کار به فرآیندی اشاره داره که در اون سازمان سیستم‌ها و فرآیندها را در کسب و کار طراحی و پیاده سازی می‌کنه تا انجام عملیات‌ها رو راحت‌تر کنه، بهره وری رو بیشتر کنه و از موفقیت و رشد بلند مدت کسب و کار مطمئن بشه.
سیستم سازی در واقع به فرآیندی گفته می‌شه که رویه‌ها، گردش کار، خط مشی و پروتکل‌های استاندارد عملیاتی یا همون SOPs طراحی و ایجاد می‌شن که عملیات‌های بخش‌های مختلفی از کسب و کار رو مدیریت میکنن. سازمان شما حالا وقتی سیستم‌های خوب و دقیقی داشته باشه می‌تونه روی امور کنترل بیشتری داشته باشه، کارها رو با کیفیت و ثبات بیشتری انجام بده و در نهایت به موفقیت در بازار برسه.
وقتی کسب و کار بخواد گسترش پیدا کنه طبیعی هستش که اشتباهات و خطاها هم بیشتر بشن. اما شما با سیستم سازی کسب و کارتون می‌تونید از بسیاری از این اشتباهات جلوگیری کنید و این کاهش اشتباهات باعث می‌شه سریع‌تر اشتباهات رو بپذیرید و اونها رو به موقعیت‌ها و فرصت‌هایی تبدیل کنید که باعث رشد سازمانتون می‌شه.
اهمیت سیستم سازی کسب و کار
دلایل زیادی وجود داره که باعث می‌شه کسب و کارها به سیستم سازی روی بیارن. سیستم سازی کسب و کار به امور روزانه نظم می‌بخشه و یک ثبات رو در رویکردهای سازمان ایجاد می‌کنه. ثبات مهمه چون نداشتن استمرار باعث اشتباهات زیاد می‌شه و این اشتباهات نمی‌گذاره سازمان امور خودش رو با بازدهی بالا و راحت‌تر انجام بده.
برای مثال وقتی شما تسک‌های روزانه سازمانتون رو سیستم سازی می‌کنید، باعث می‌شید که کارکنان و نیروها در تیم‌ها یک چارچوب دقیق از کارشون داشته باشن و کارها رو بهتر انجام بدن و از اشتباهات دوری کنن.
همچنین سیستم سازی راه رو برای اتوماسیون باز می‌کنه. چطور؟ وقتی سیستم سازی می‌کنید چارچوب دقیق از عملیات‌ها دارید و بهتر می‌دونید تسک‌های تکراری چی هستن و چه سیستم‌ها و اموری وقت گیر هستن و با اتوماسیون در زمان و هزینه‌ها صرفه جویی کنید.
مزایای سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی (Systemization) مزایای زیادی رو برای کسب و کارتون به همراه داره که مهم‌ترین اونها به عبارت زیر هستن:
+ افزایش راندمان و بهره وری
سیستم سازی با آسان کردن فرآیندها و حذف چالش‌ها، کارایی و بهره وری رو افزایش می‌ده. سیستم‌های با کیفیت و دقیق یک راهنمای شفاف هستن و کارکنان می‌تونن از اونها برای اجرای کارآمد تسک‌ها استفاده کنن و از اشتباهات معمول دوری کنن. با داشتن سیستم کارآمد با راندمان بالا، می‌تونید از منابع مالی و زمان خودتون بهتر استفاده کنید و در هزینه‌های جانبی و غیر ضروری صرفه جویی کنید.
+ گسترش و رشد
همین که کسب و کار رشد می‌کنه، سیستم سازی هم برای گسترش اهمیت خودش رو بیشتر نشون می‌ده. سیستم‌های دقیق باعث می‌شن فرآیندهای تکراری بهتر انجام بشن و حتی نیروهای جدید سریع‌تر با سازمان و اهداف اون همراه بشن.
با استاندارد سازی فرآیندها کسب و کار می‌تونه به راحتی عملیات‌های خودش رو بدون کاهش کیفیت و چالش گسترش بده. سیستم سازی باعث می‌شه سازمانتون بتونه در گسترش و توسعه فرآیندها و اهدافش بهتر عمل کنه.
+ مدیریت دانش بهتر
سیستم سازی از داده‌ها و دانشی که در سازمان منتشر می‌شه مطمئن می‌شه. شما با ثبت فرآیندها در حقیقت دیدگاه ارزشمندی از رویکردها و فرآیندها به دست میارید. این دانش هم باعث می‌شه نیروهای جدید سریع‌تر با گردش کار همراه بشن و نیروهای قدیمی هم با اهداف کلان سازمان ادامه می‌دن. سیستم سازی باعث می‌شه سازمان اطلاعات مهم رو از دست نده و پایداری و ثبات در عملیات‌ها بیشتر بشه.
+ افزایش ثبات و کیفیت
برای داشتن برندی معتبر و رضایت مشتری باید ثبات داشته باشید. وقتی شما فرآیندها رو سیستم سازی می‌کنید، در حقیقت از ثبات ارائه خدمات و محصولات مطمئن می‌شید و کیفیت رو بالا نگه می‌دارید.
پروتکل‌ها و رویه‌های استاندارد عملیاتی باعث می‌شن نیروهای شرکت این روش‌های با ثبات رو دنبال کنن و نتایج بهتری هم بگیرن. ثبات و کیفیت باعث ایجاد اعتماد مشتری می‌شه و همین هم مشتری وفادار شرکت شما رو افزایش می‌ده.
+ کاهش ریسک‌های موجود
سیستم سازی به سازمان کمک می‌کنه تا ریسک‌ها را تا حد امکان کاهش دهد و به همین منظور هم قوانین، استاندارهای صنعت و خط مشی داخلی رو در سازمان اجرا می‌کنه و اون رو تحت کنترل داره. کسب و کار شما هم می‌تونن ریسک‌های احتمالی رو شناسایی کنن، راهکارهای کنترل آن‌ها را اجرا کنن و با کمک ثبت فرآیندها، عملکردها را نظارت کنند. در نتیجه سازمانتون می‌بینه که اشتباهات، مشکلات قانونی و عوامل ضربه زننده به اعتبار سازمان کمتر شدن. سیستم سازی علاوه بر این‌ها باعث می‌شه که ارزیابی راحت‌تر پیش بره و مطمئن می‌شه کسب و کارها و سازمان‌ها برای عملیات‌ها و رویکردهای خود آماده هستن.
+ تصمیم گیری داده محور
سیستم‌های دقیق و شفاف به مدیران و راهبران سازمان این امکان رو می‌دن تا تصمیماتی که می‌گیرن بر اساس منطق باشه. با داشتن فرآیند از پیش تعیین شده و دقیق، شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI و متریک‌ها، مدیران می‌تونن به راحتی عملکردهای کسب و کار رو مشاهده کنن و حتی اون رو تحلیل کنن.
در کنار این‌ها، سیستم سازی باعث می‌شه کارکنان یک برنامه دقیق برای انجام امور داشته باشن. در نهایت تصمیم گیری خیلی راحت می‌شه و مدیران هم می‌تونن تمرکز خودشون رو بیشتر روی رویکردهای استراتژیک بگذارن و وقتشون رو برای عملیات‌ها و امور تکراری روزانه هدر ندن.
چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم؟
موفقیت تصادفی به دست نمیاد و تکیه بر شانس رویکرد درستی در کسب و کارها نیست. پس پیاده سازی رویه‌های سیستماتیک در کسب و کار هستن که مسیر موفقیت رو برای کسب و کار باز میکنن.
می‌تونید با سیستم سازی یک پایه محکم برای رشد و راندمان بالای سازمانتون داشته باشد که برای انجام و طراحی این سیستم سازی باید یک سری نواحی رو شناسایی کنید و سیستم سازی رو اونجا انجام بدید. در ادامه مراحل دقیقی که کسب و کارتون برای سیستم سازی باید انجام بده رو آوردیم.
– درک سیستم‌های کسب و کار
سیستم‌های شرکت همون فرآیندها، تکنولوژی‌ها و منابعی هستن که با هم یکپارچه شدن و به سازمان این امکان رو می‌دن تا با راندمان بالاتری عمل کنه.
سیستم سازی کسب و کار با این هدف در سازمان اجرا می‌شه تا عملیات‌های مختلف راحت‌تر پیش برن، بهره وری بالا بره، تصمیم گیری‌ها بهبود پیدا کنه و از رسیدن به اهداف سازمانی پشتیبانی کنه. سیستم‌های سازمان مشخص میکنن که تسک‌ها چطور انجام بشن، اطلاعات مدیریت بشه و منابع مورد استفاده چطور استفاده بشن.
سیستم‌های مختلفی هم در سازمان وجود دارن و هر کدوم بخش خاصی از سازمان رو می‌چرخونن. سیستم‌های عملیاتی، سیستم‌های مالی، سیستم‌های بازاریابی، منابع انسانی و زنجیره تامین از جمله این سیستم‌ها در سیستم سازی هستن.
– ایجاد رویه‌های استاندارد عملکرد (SOPs)
یکی از راه‌های ایجاد ارتباط موثر بین مدیران و تیم‌ها، SOP هستش که یک رویکرد سیستماتیک از ثبت فرآیندهایی هست که هیچ کدوم از صاحبان و اعضای سازمان از اون بی بهره نمی‌مونن. و وقتی شما برای این رویه استاندارد عملکرد یک چارچوب تهیه کنید، در واقع در گردش کارتون راندمان مثبتی رو به جریان انداختین.
برای این که SOP دقیق ایجاد کنید باید فرآیندهای کسب و کار رو در سازمان دقیق و موشکافانه بررسی کنید تا در آینده اختلالی در عملکردها ایجاد نکنه.
و اما برای ایجاد SOP کافیه مراحل زیر رو انجام بدید:
- ابتدا فرآیند یا تسک مورد نظرتون رو تعیین کنید.
- فرآیند رو به مراحل کوچک‌تر و قابل فهم تقسیم کنید.
- و بعد با استفاده از قالب‌های استاندارد باید هر قدم رو ثبت کنید.
- از تصاویر استقاده کنید. مثلا از فلوچارت یا نمودارهای مختلف برای فهم بیشتر بهره ببرید.
- وقتی SOP رو ایجاد کردید باید دقت، ثبات و ارتباطش رو بررسی کنید.
- در نهایت هم SOP نهایی رو به تیم‌ها یا نیروهای مرتبط ارائه بدید و در کنار اون آموزش‌های لازم رو هم در کنارش داشته باشید و بعد یک پروسه بررسی و بهبود ایجاد کنید.
– بررسی رویه‌های فعلی
در قدم سوم در سیستم سازی کسب و کار، ابتدا برای بررسی رویه فعلی باید گردش کار کنونی رو ارزیابی کنید. ببینید در هر بخش چه اقداماتی دقیقا صورت گرفته و فعالیت‌ها و امور مختلف و راهبران رو شناسایی کنید. ببینید گردش کار بدون ابهام و دقیق صورت می‌گیره یا یک جاهایی کم و کاستی وجود داره. برای شناسایی نواحی نیازمند اصلاح هم حواستون باشه به یکپارچه سازی فرآیندها و سیستم‌ها دقت کنید. در این مسیر هم سعی کنید از نظران نیروها و کارکنان سازمان استفاده کنید تا از اشکالات و چالش‌های مختلف در گردش کار و رویه‌ها آگاه بشید. برای جمع آوری نظرهای نیروهاتون هم کافیه از نظرسنجی‌ها، نرم افزار تیکتینگ و بازخوردها استفاده کنید و حتی از طریق مکالمات مستقیم هم می‌تونید این کار رو انجام بدید. چون احتمالا نیروها به نقاطی اشاره میکنن که مستقیما روی رضایتمندی مشتری‌های سازمان تاثیر داره و توجه به اونها در SOP کمک بزرگی به سازمان می‌کنه.
حتی در این مسیر می‌تونید داده و اطلاعات دیگه مثل نرخ اشتباهات، میانگین زمان پاسخگویی به مشتریان و نرخ معاملات موفق رو اندازه گیری کنید. چون این داده‌های آماری و عددی دید خوبی به شما می‌دن تا الگوها در بازار و روندهای مورد توجه رو شناسایی کنید.
– ایجاد استراتژی سیستم سازی شده
در قدم چهارم سیستم سازی باید استراتژی‌های خودتون رو تعیین کنید. و اولین کاری که باید انجام بدید تعیین اهداف کسب و کار هستش. چون استراتژی سیستم سازی شده باید حتما در راستای اهداف سازمان باشه. برای مثال ممکنه هدف شما بهبود تجربه مشتری با افزایش فروش و یا حتی کاهش هزینه‌ها باشه. حالا با درک درست اهداف کسب و کار می‌تونید بهتر تعیین کنید که سیستم سازی چطور می‌خواد در رسوندن سازمان به این هدف‌ها کمک کنه.
بعد از تعیین هدف هم باید اولویت بندی کنید و ببینید چه نواحی و بخش‌هایی با سیستم سازی بیشترین نفع رو به سازمان می‌رسونن. بعد از اون هم باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) رو طراحی کنید تا ببینید این سیستم سازی چقدر موفق عمل کرده و تصمیمات داده محوری رو در این رویه اتخاذ کنید.
– پیاده سازی سیستم‌ها در سازمان
برای پیاده سازی درست سیستم سازی باید از اهمیت اون و کاربردهای اون با تیم و کارکنانتون صحبت کنید. و سعی کنید این یاد دادن تعاملی باشه تا اگه سوالی، ابهامی یا مشکلی از طرف نیروها وجود داره برطرف بشه.
بعد از اینکه مطمئن شدید کارکنان با سیستم سازی و همه موارد اون آشنا شدن باید تقسیم وظایف کنید. نیروها یا تیم‌هایی که قراره در فرآیند پیاده سازی حضور داشته باشن رو مشخص کنید و به اونها پروژه‌های سیستم سازی رو بسپارید و از اجرای درست اون مطمئن بشید.
و چون بحث کار تیمی هستش حتما کانال‌های ارتباطی و ساختارهای گزارش دهی شفافی رو ارائه بدید تا نیروها با هم همکاری لازم رو داشته باشن. دائم هم همه چیز رو زیر نظر داشته باشید و اگر تیم با مشکلی روبرو شد به اونها راهکار ارائه بدی.
– استفاده از تکنولوژی و اتوماسیون
یکی از مهم‌ترین بخش‌های سیستم سازی استفاده از تکنولوژی و نرم افزارهای روز هستش که انجام فرآیندها رو راحت می‌کنه و با اهداف سازمان و سیستم سازی همسو هستش. در انتخاب نرم افزار و تکنولوژی هم باید حتما به راحتی استفاده از اون، قابلیت گسترش و عملکردش و این که چقدر می‌تونه با سیستم‌های دیگه یکپارچه شه توجه کنید.
یکی از مهم‌ترین نرم افزارها در راحت‌تر و سریع‌تر انجام دادن کارها، استفاده از نرم افزار CRM کاربردی مثل نرم افزار CRM دانا هستش که به سازمان این امکان رو می‌ده تا امور و تسک‌های مختلف رو اتوماسیون کنن و راهکار و بهروش‌های مفیدی رو برای مدیریت بهتر ارتباطات و همکاری‌ها و انجام کارها ارائه می‌ده. با اتوماسیون، تیم علاوه بر این که در زمان خودش صرفه جویی می‌کنه، از بسیاری از خطاها و اشتباهات هم دوری خواهد کرد.
– نظارت، ارزیابی و تکرار
باید به صورت دوره ای سیستم‌های خودتون رو به کمک KPI ها، نظرات و بازخوردهای کارکنان و راهبران بررسی و ارزیابی دقیق بکنید تا اگر به اصلاح یا تغییری در سیستم نیاز داشتین سریعا وارد عمل بشید و مشکلی در مسیر پیش نیاد. حتی در این فرآیند هم سازمان‌ها می‌تونن از نرم افزارهای نظارتی مختلف مثل نرم افزار ITSM دانا پرو، نرم افزار CRM دانا و نرم افزار اکتیو دایرکتوری برنا استفاده کنید.
– رویارویی با چالش‌ها
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در سیستم سازی کسب و کار مقاومت در برابر تغییر هستش. باید حتما فضایی رو ایجاد کنید که در اون کارکنان آزادانه تعامل داشته باشن و تمام فرآیندها شفاف عنوان بشن. دقیق و بدون ابهام دلایل سیستم سازی رو عنوان کنید و هرگونه نگرانی یا سوالی رو که نیروها می‌پرسن رو بر طرف کنید. در این صورت اونها هم بهتر تغییرات رو می‌پذیرن.
یکی دیگه از چالش‌ها در حین سیستم سازی هستش که ممکنه این وسط مشکل غیر منتظره ای پیش بیاد. در این مواقع تعامل بین تیم‌ها مهم هستش و می‌تونید حتی پیش از پیاده کردن سیستم سازی یک سری راهکارهای از پیش تعیین شده رو برای مشکلات و چالش‌های احتمالی طراحی کنید.
سیستم سازی ممکنه همیشه اونطور که باید پیش نره و گاهی خطایی رخ بده، اشتباهی پیش بیاد. و این تیم‌های در کسب و کار شما هستن که باید از اشتباهات درس بگیرن و سعی کنن با پیش گرفتن راهکارهای مختلف از اتفاق افتادن دوباره این اشتباهات دوری کنن.
نرم افزار CRM دانا چگونه به سیستم سازی کسب و کار شما کمک می‌کند؟
نرم افزار CRM دانا یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان قدرتمند هستش که با قابلیت اتوماسیونی که داره می‌تونه به سیستم سازی عملیات‌های کسب و کارهای مختلف کمک کنه. می‌تونید از قابلیت‌های CRM دانا بهره ببرید:
- واسط کاربری مدرن و جذاب
- افزایش بهره وری با اتوماسیون فروش و کارها
- دارای داشبورد و گزارش ساز بی نظیر
- قابلیت طراحی فرم و زیر سیستم‌های سفارشی
- افزایش همکاری تیمی
- دارای ماژول تیکتینگ برای ارائه خدمات بهتر
- دارای کانال‌های ارتباطی یکپارچه
- کاربری آسان
- پشتیبانی قدرتمند
جمع بندی
سیستم سازی (Systemization) کسب و کارتون به این معناست که سازمان رو در جهت و مسیری قرار بدید که باعث رشد و گسترش کارتون بشه. سیستم سازی به کارکنان سازمان شما فرصتی رو می‌ده تا تمرکزشون رو روی امور مهم بگذارن و حتی مدیران و راهبران به جای این که خودشون تمام کارها رو انجام بدن، اون رو به سیستم‌ها بسپارن و بگذارن کسب و کار خودش کار خودش رو انجام بده.
فرقی هم نمی‌کنه کسب و کارتون بزرگه یا کوچک، یا چه محصول و خدماتی می‌فروشید، با سیستم سازی شما سیستم‌هایی خواهید داشت که به راحتی به سمت اهداف سازمان حرکت میکنن و می‌تونید حتی عملکردهای اونها رو مشاهده کنید.
