فهرست مطالب این مقاله:
سه نکته معرفی شده در این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا وضعیتIT سازمان خود را در موقعیت بهتری برای رقابت قرار دهید.
اکنون بهترین زمان ممکن برای مدیر IT بودن و پیشروی در این حوزه است. دو دلیلی که می‌توانم برای این ادعا به آنها اشاره کنم به قرار زیر است:
- امروزه، تمامی سازمان‌ها یا به طور مستقیم از تکنولوژی استفاده می‌کنند و یا به نوعی به آن وابسته هستند. حتی یک مدل تجاری نوآورانه‌ای را نمی‌توانم به یاد بیاورم که از دل نوعی تکنولوژی جدید بیرون نیامده باشد. از زمان فراگیر شدن رایانه‌های شخصی، تکنولوژی در قلب تمامی عملیات تجاری بوده است.
- امروزه، همه چیز با سرعت تکنولوژی حرکت می‌کند. سرعت پیشرفت تکنولوژی بسیار بالا است و همگام بودن سازمان شما با این پیشرفت‌ها اهمیت زیادی دارد.
سه مورد از نکاتی که به شما کمک خواهد کرد تا مدل خدمات فناوری اطلاعات موثرتری ارائه دهید در زیر آورده شده است:
روی مدیریت، تحول و نوآوری در خدمات تمرکز کنید
اغلب به تکنولوژی بیشتر از خدمات تکنولوژی فکر می‌کنیم. تمرکز بر روی مدیریت، تحول و نوآوری در خدمات به این معنی است که ما به مشتریان خود (استفاده کنندگان از خدمات فناوری اطلاعات سازمان، خواه داخل سازمان باشد، خواه خارج از سازمان) نزدیک شویم، نیازهای آنها را شناسایی کنیم و در نهایت خدمات IT برای آنها فراهم کنیم که نیاز آنها را برآورده سازد. به منظور تحقق این امر، شما باید سوال‌های زیر را از خود پرسیده و جواب روشنی برای آنها داشته باشید:
- چه خدماتی ارائه می‌دهیم؟ و چرا؟
- مشتریان چه خدماتی را بیشتر احتیاج دارند؟
- بهترین روش برای تحویل و ارائه محصولات یا خدمات به مشتری چیست؟
اگر به سوالات فوق صادقانه و دلسوزانه پاسخ دهید، مدل خدماتی را روی کار خواهید آورد که با نیاز جامعه هدف شما هم راستا باشد. به این ترتیب مزیت رقابتی خود را خواهید شناخت؛ یعنی کاری که شما بهتر از هر کس دیگری از عهده آن بر می‌آیید. بعد از آن شما باید بر روی نو آوری در خدماتی که بهتر انجام می‌دهید تمرکز کنید و در مورد مابقی خدمات یا از رقبای خود تقلید کنید و یا از فراهم کنندگان اینگونه خدمات کمک بگیرید.
موتور محرک سازمانتان را بشناسید
زمانی بیشترین ترقی در خدماتمان را خواهیم داشت که به صورت دقیق عوامل موفقیت (موتورهای محرک) سازمان خود را بشناسیم. شما باید بخش قابل توجهی از انرژی و زمان خود را برای بهبود این موتورهای محرک بگذارید. به منظور آنکه زمان و منابع کافی برای بهبود این موتورهای محرک پیدا کنید، باید مابقی کارها را ساده‌سازی و استانداردسازی کنید. به عنوان نمونه، بسیار بعید به نظر می‌رسد که فرایندهای مالی مربوط به تهیه فاکتور، از موتورهای محرک سازمان شما باشد. اینگونه موارد را استاندارد و ساده نمایید تا بتوانید روی موارد مهمتر متمرکز شوید.
سرعت عمل داشته باشید
دنیا با سرعت پیشرفت تکنولوژی حرکت می‌کند و شما نیز باید به همان میزان سرعت عمل داشته باشید. بزرگترین مانع در برابر انطباق سریع با تکنولوژی، پیچیدگی آن است. شما باید تا جای ممکن این پیچیدگی‌ها را شناسایی کرده و از سر راه خود بردارید. این بدین معنی است که شما باید از پرداختن به استثنا‌ئات دست کشیده، پاسخ‌گویی به هر نیاز بی‌موردی را فراموش کرده و شروع به اتخاذ فرایندهای ساده و کارآمد کنید.
چندین سال پیش، وارد واحد فناوری اطلاعات یک سازمان بسیار آشفته شدم. سازمان تصمیم گرفته بود که از اکثر افراد تیم IT برای نگهداری سیستم‌های قدیمی و منسوخ شده استفاده نماید و پروژه‌ها و ایده‌های جدید را نادیده بگیرد. استفاده از نرم افزارهایی مثل تلگرام برای اعلام خرابی شبکه به واحد IT تبدیل به یک روال کاری شده بود. کاربران به راحتی برای انتقال اطلاعات از حافظه جانبی و فلش استفاده می‌کردند و از استفاده از فایل سرور به دلیل کندی آن اجتناب می‌کردند. به طور خلاصه، هیچ کارمندی برای حل مشکلات خود به واحد فناوری اطلاعات و خدمات، اعتماد نداشت.
در اولین گام، به جای شکایت از وضع موجود و تحمیل راه‌حل‌های ناکارامد واحد فناوری اطلاعات به کاربران، تصمیم گرفتیم خدمات فناوری اطلاعات را بهینه سازی کنیم. به جای اتلاف وقت تیم IT بر روی موارد غیرضروری، آنها را با پروژه‌های هم راستا با موتور محرک سازمان هماهنگ کردیم. همچنین، برای حل مشکل ثبت درخواست‌های کاربران از یک نرم‌افزار قدرتمند مدیریت خدمات IT استفاده نمودیم. پس از چند ماه، دیگر اثری از تکونولوژی‌های سرکش و تایید نشده نبود. به دلیل کارامدی بالا و تطابق با نیازهای روز خدمات مدیریت فناوری اطلاعات، همه کارمندان از نرم‌افزار داناپُرو برای ثبت درخواست‌هایشان استفاده کردند. اعتماد به واحد IT بازگشته بود و واحد فناوری اطلاعات حرف نهایی در تکنولوژی‌ها و خدمات سازمان را میزد.
