اجازه دهید نظرسنجی (Survey) را همانند یک گفتگوی تقریباً یکطرفه در نظر بگیریم که در آن، یک نفر سوال می‌پرسد و نفر دیگر به سوالات پاسخ می‌دهد.
یک نظرسنجی باکیفیت و هوشمندانه همانند یک گفتگوی هوشمندانه و بی‌نظیر باعث ایجاد یک تجربه‌ی واقعی می‌شود. حال برای اطمینان از اینکه مخاطبان نظرسنجی شما احساس مشارکت در یک گفتگو را داشته باشند، چه اقداماتی می‌توان انجام داد؟
دو اشتباهی که در هنگام ایجاد نظرسنجی مانع از بوجود آمدن یک جریان گفتگوی خوب و ساده می‌شود عبارتند از:
ترتیب سوالات: سوالات نظرسنجی شما میبایست با یک ترتیب درست و منطقی آورده شود. بهتر است نظرسنجی را با سوالات ساده شروع کرده (سوالاتی که بیش از حد شخصی نباشند) و سوالات مرتبط را در کنار هم قرار دهید. همچنین اطمینان حاصل کنید که ترتیب قرارگیری سوالات نظرسنجی شما به دور از هرگونه قصد و غرض یا اشاره به موضوعی خاص باشد.
نحوه‌ی بیان سوالات: اطمینان حاصل کنید که سوالات شما به شیوه مکالمه‌ای بیان می‌شوند. مطالب مبهم یا گیج کننده را شفاف سازی کرده و سعی کنید بین میزان صمیمی و رسمی بودن لحن سوالات به گونه‌ای تعادل برقرار کنید که افراد در حین انجام نظرسنجی علاوه بر داشتن حس راحتی و درک متقابل، نظرسنجی را جدی بگیرند.
ترتیب سوالات
در نظرسنجی‌ها نیز همانند گفتگوها، شما نمی‌توانید در همان ابتدا سوالات بسیار شخصی را مطرح کنید. شما میبایست ابتدا با مخاطبان خود ارتباط برقرار کرده و سوالات حساس و شخصی را برای آخر نظرسنجی و در زمانی که اطمینان دارید پاسخ‌دهندگان نظرسنجی را ترک نخواهند شد، نگه دارید.
سوالاتی که در آغاز نظرسنجی عنوان می‌کنید باید کاملا با موضوع نظرسنجی، مرتبط باشند. برای مثال اگر به مخاطبان خود بگویید که قصد نظرسنجی در مورد نرم افزار هلپ دسک را دارید، در حالیکه سوالات شما در رابطه با تجهیزات مخابرات باشد، مخاطبان نظرسنجی را ترک خواهند کرد. علاوه بر آن، درج سوالات در نظرسنجی به صورت نا مرتبط موجب سردرگمی پاسخ دهندگان خواهد شد. سوالات نظرسنجی باید کاملا مرتبط با موضوع و با یک ترتیب درست (از ساده به سخت) در فرم نظرسنجی قرار گیرند. یک روش ساده برای این موضوع، گروه‌بندی کردن سوالات مرتبط با یکدیگر است. برای مثال بجای اینکه ابتدا در مورد نرم افزار help desk و سپس در مورد پهنای باند و بعد از آن نرم افزار مانیتورینگ شبکه و در آخر نیز در مورد سرعت اینترنت سوال کنید، بهتر است سوالات خود را در دو گروه نرم افزار‌های خدمات فناوری اطلاعات و سرویس‌های اینترنت دسته‌بندی کنید.
برای گروه‌بندی کردن سوالات مرتبط از Page break استفاده کنید. بهتر است هر گروه از سوالات شامل عنوان مناسبی باشد که پاسخ‌دهنگان با توجه به آن علت پاسخ‌گویی به سوالات هر گروه را دریابند.
به این نکته توجه داشته باشید که سوالات قبلی می‌تواند بر روی پاسخ‌هایی که به سوالات بعدی داده می‌شود، تاثیر داشته باشد، بدین معنا که پاسخ دهنگان، پاسخ‌های خود را بر اساس پاسخ‌هایی که به سوالات قبلی داده‌اند، تغییر دهند. این مساًله بیشتر زمانی رخ می‌دهد که شما سوالاتی از نوع جمعیت‌شناسی (Demographic) در ابتدای نظرسنجی خود پرسیده باشید. تحقیقات روان شناسی بسیاری که در این باره انجام شده نشان می‌دهد که پرسیدن سوالات جمعیت شناسی (سن، حقوق، جنسیت، قومیت) در ابتدای نظرسنجی ایده‌ی مناسبی نیست، زیرا باعث تغییر پاسخی که به سوالات بعدی داده می‌شود، خواهد شد.
به یاد داشته باشید که عنوانی که برای هر گروه از سوالات خود انتخاب می‌کنید، نگرانی مخاطبان شما را نسبت به آنچه که قرار است از آنها سوال کنید، کم خواهد کرد. همچنین بهتر است سوالات جمعیت شناسی را در آخر نظرسنجی مطرح نمایید.
نحوه بیان سوالات
در برخی مواقع نظرسنجی اندکی با یک گفتگوی معمولی تفاوت دارد. در گفتگوها همیشه می‌توانیم از مخاطبان خود بخواهیم که منظور خود را شفاف سازی کنند، در حالیکه در نظرسنجی نمی‌توانیم چنین کاری را انجام دهیم. در نظرسنجی برخلاف گفتگو، هیچ فرصتی برای پیگیری سوالات وجود ندارد و تمام آنچه که در اختیار داریم، همان پاسخ‌هایی است که در نظرسنجی نوشته شده است. بنابراین شما به عنوان طراح پرسشنامه باید سوالاتی را مطرح کنید که تا حد ممکن واضح و مشخص باشند تا پاسخ دهندگان شما بتوانند به آنها پاسخ دهند!
نکته: قبل از آنکه نظرسنجی خود را برای همه اسال کنید، ابتدا آن را برای تعداد کمی بصورت آزمایشی ارسال کنید و از آنها بازخورد بگیرید. اگر پاسخ دهندگان در نظرسنجی آزمایش قادر نبودند سوالات شما را به روشنی درک کنند و به آنها پاسخ دهند، در این حالت شما باید سوالات خود را واضح‌تر طرح کنید.
از طرف دیگر اگر شما سوالاتی طرح کنید که شامل لغات سخت و پیچیده باشد، پاسخ دهندگان قادر نخواهند بود به این سوالات پاسخ دهند. اما توجه داشته باشید که زبان و لحن سوالات شما به گونه‌ای نباشد که مخاطب حس کند سطح فهم او را پایین در نظر گرفته‌اید. بنابراین حالت ایده‌آل آن است که لحن سوالات در عین محاوره‌ای بودن، کمی هم حالت رسمی داشته باشد. بدین معنا که هم به سادگی قابل فهم باشد و هم به قدر کافی حرفه‌ای باشد تا جدی گرفته شود.
بطور کلی با درنظر گرفتن کلیه موارد ذکر شده، نظرسنجی به خودی خود یک کسب و کار مهم و قابل تلقی می‌شود. همیشه بهترین حالت ممکن آن است که مخاطبان شما در عین جدی گرفتن نظرسنجی، از انجام آن لذت ببرند.
