سرویس و نگهداری پیشگیرانه (PM) چیست؟

درک مفهوم “Preventive Maintenance” و آشنایی با وظایف دوره‌ای واحد IT که در حیطه‌ی (PM) قرار می‌گیرند، از جمله مواردی است که در این سند به آن‌ها پرداخته می‌شود.

در رویداد بر مدار دانایی چه گذشت؟

راهکارهای نوین و کارآمد مدیریت خدمات فناوری اطلاعات

اطلاعات بیشتر

سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM چیست؟

در حوزه‌ی مدیریت IT مدتهاست که بحث سرویس و نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance) یا به اختصار PM مطرح شده است و سازمان‌ها به دنبال راهکاری برای پیاده‌سازی این فرایند هستند. اما سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM چیست؟

سرویس و نگهداری پیشگیرانه به فرایند نگهداری گفته می‌شود که به صورت مرتب انجام شده و هدف آن کاهش احتمال رخداد خرابی یا از کارافتادگی (در شبکه) می‌باشد. سرویس و تعمیر پیشگیرانه در هنگامی که تجهیزات هنوز در حال کردن هستند انجام می‌شود، نه پس از خرابی آنها. در نتیجه هدف آن جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی است. به عبارت دیگر، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه یعنی رفع مشکلات کوچک قبل از اینکه بزرگ شوند! سازمان ها می توانند با کاهش سرعت استهلاک، خرابی و سو ء عملکرد، حداکثر ارزش دارایی را داشته باشند.

فرایند نگهداری اغلب به صورت دوره‌ای یا در زمان هشدار صورت می‌گیرد. به عنوان نمونه می‌توان یک دارایی، مانند سرور، را نام برد که فرایند سرویس و نگهداری آن در ابتدای هر ماه تعیین شده است.

در کلیه صنایع، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه همیشه دارای سه ویژگی است:

•       سیستماتیک است
•       به صورت روتین انجام می شود
•       هدف آن کاهش یا به حداقل رساندن خرابی ها است

این ویژگی ها دامنه کلیه فعالیت های PM را مشخص می کنند. هدف از نگهداری پیشگیرانه همیشه به حداقل رساندن خرابی ها با شناسایی و رفع آنها قبل از آن است که منجر به یک خرابی طولانی شوند. Downtime میزان زمان غیرفعال بودن سیستم، ماشین یا قطعه و تجهیزات است. PM در واقع نگهداری فعال و پیشگیرانه است. اگر این کار را به طور منظم و به موقع انجام ندهید، طبیعتاً پیشگیرانه نخواهد بود – بلکه و اکنشی است.

فرایند نگهداری اغلب به صورت دوره‌ای یا در زمان هشدار صورت می‌گیرد. به عنوان نمونه می‌توان یک دارایی، مانند سرور، را نام برد که فرایند سرویس و نگهداری آن در ابتدای هر ماه تعیین شده است.

سرویس و تعمیرات پیشگیرانه به مراتب از متد نگهداری واکنشی (Reactive Maintenance)، که در آن فقط هنگام وقوع خرابی تمهیدات لازم جهت رفع آن صورت می‌گیرد، پیچیده‌تر است زیرا نیاز به زمان‌بندی دارد. اما سربار مالی و هزینه‌ی ناشی از قطعی، خصوصاً در سازمان‌های امروزی که بسیار به IT وابسته هستند، در روش سرویس و نگهداری بسیار پایین‌تر است. برای مطالعه‌ی دلایل اصلی استفاده از PM و همچنین هزینه‌های ناشی از عدم به‌کار گیری آن به مقاله‌ی سه دلیل مهم برای بکارگیری سرویس و نگهداری پیشگیرانه مراجعه کنید.

چگونه با سرویس و نگهداری پیشگیرانه زمان خرابی و از کارافتادگی شبکه را کاهش دهیم؟

صرفه نظر از آنکه شما چه مقدار هزینه و زمان برای پیاده‌سازی شبکه، و به طور کلی دارایی‌های سازمان، گذاشته‌اید، شبکه‌ی کامپیوتری ممکن است دچار قطعی شود، کامپیوترها و لپ‌تاب‌ها ممکن است از کار بیافتند، سرورها ممکن است آفلاین شوند و غیره. این رخدادهای نامطلوب ممکن است در هر زمانی رخ دهند، حتی زمانی که شبکه در ظاهر در بهترین شرایط ممکن است. حجم قابل توجهی از این خرابی‌ها را می‌توان با اتخاذ رویکرد سرویس و نگهداری پیشگیرانه و مانیتورینگ شبکه کاهش داد. غالبا، حتی موارد ساده‌ای مانند بکاپ‌گیری از داده‌های مهم، آپدیت کردن نرم‌افزارهای مهم، تمیز کردن اجزای سخت‌افزاری کامپیوتر و غیره برای یک کاربر ساده بسیار زمان‌بر و پیچیده است. علاوه بر آن، کاربران اغلب مجوز انجام چنین کارهایی در سازمان را ندارند. از این رو استفاده از یک برنامه زمان‌بندی دقیق به منظور پیاده‌سازی Preventive Maintenance ضروری به نظر می‌رسد.

در جدول زیر تنها برخی از وظایف دوره‌ای واحد IT که در حیطه‌ی Preventive Maintenance قرار می‌گیرد همراه با مزایای آن به اختصار بیان شده است.

در این جدول تنها بخشی از مواردی که نیاز است تا در فرایند سرویس و تعمیرات پیشگیرانه در نظر گرفته شود آورده شده است. اما همین چند مورد نیز به روشنی اهمیت و ارزش پیاده‌سازی چنین فرایندی در سازمان را نشان می‌دهد. به منظور استفاده‌ی بهینه از سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM، شما نیاز به یک راه‌کار نرم‌افزاری قدرتمند دارید.

اجرای تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه PM

اجرای تعمیر و نگهداری پیشگیرانه از ابتدا می‌تواند کاملاً ترسناک باشد. بسته به تعداد دارایی های موجود در یک سازمان و تعداد کارگران موجود، نظارت منظم بر کلیه مراحل نگهداری توصیه شده غیر ممکن به نظر می رسد. به عنوان مثال، یک تیم کوچک مدیریت املاک ممکن است ۲۰۰ دارایی داشته باشد که نیاز به نگهداری دارند. در حالی که یک مرکز تولید بزرگ ممکن است ۲۰۰۰۰ دارایی داشته باشد. یک تیم تولیدی که دارای شرایط مطلوبی است، احتمالاً از قبل یک روال کاملاً مطابق با وظایف خاص تعمیر و نگهداری پیشگیرانه را اتخاذ کرده است.

نبودن سیستم های یادآوری و پاسخگویی کار را برای کارمندان برای پیروی نکردن از دستورالعمل های مربوط به تعمیر و نگهداری آسان می کند. رهنمودهای موسسه استاندارد ملی آمریکا (ANSI) یک نقطه شروع برای نگهداری تجهیزات است. اکثر سازمان ها بدون در اختیار داشتن نوعی سیستم مدیریت رایانه ای نگهداری (CMMS) در این مسیر موفق نخواهند بود.

متأسفانه، بسیاری از سازمان ها به دلیل پیچیدگی استفاده، عملکرد نامناسب و قیمت بالا، راه حل های CMMS موجود را رد می کنند. به همین دلیل، تقریباً نیمی از شرکت هایی که با آنها روبرو می‌شویم به طور فعال هیچ نوع نگهداری پیشگیرانه ای انجام نمی‌دهند. در عوض، هنگام بروز مشکلات نسبت به مسائل واکنش نشان می‌دهند. در حالی که استفاده از ابزارهای سرویس های نگهداری مانند دانا پرو در نهایت موجب کاهش هزینه های نگهداری خواهد شد.

نگه داری پیشگیرانه و نگه داری واکنشی

برخلاف تعمیر و نگهداری پیشگیرانه، نگهداری واکنشی به معنای انتظار برای وقوع مشکلات است – بدون اینکه کاری برای جلوگیری از آنها انجام شود. در این سیستم تعمیر و نگهداری هیچ گونه یادآوری برای نگهداری تجهیزات وجود ندارد. یک کارگر تعمیر و نگهداری واکنشی ممکن است تا زمانی که دارایی خراب شود یا اتفاقاً متوجه نقص عملکرد قطعات خاصی شود هرگز یک دارایی را بازرسی نکند.

بسیاری از شرکت ها خود را چنان غرق در نگهداری واکنشی کرده اند که تصور نمی کنند بتوانند زمانی برای افزودن عملیات تعمیر و نگهداری پیشگیرانه در برنامه های خود پیدا کنند. تعمیر و نگهداری واکنشی مقرون به صرفه نیست زیرا خرابی دارایی اغلب منجر به هزینه های برنامه ریزی نشده می شود. متأسفانه، بسیاری از مدیران به این مساله توجه نمی کنند. در این سناریو بخش های عملیاتی صرفاً بابت تجهیزات معیوب ضرر نمی کنند؛ بلکه سرمایه خود را بابت هزینه های پیش بینی نشده مرتبط با از دست دادن بهره وری، اضافه کار و خرید لوازم یدکی / ذخیره سازی هم هدر می دهند.

انتخاب نوع نگهداری

با وجود تمام قابلیت ها، نگهداری پیشگیرانه برای همه دارایی ها مناسب نیست. هزینه های انجام PM همیشه باید کمتر از هزینه خرابی باشد. به عنوان مثال، فرض کنید هزینه خرابی یک دارایی خاص ۵۰۰ هزار تومان و هزینه PM آن ۸۰۰ هزار تومان است. در این حالت، PM می تواند اتلاف وقت و پول باشد. در این مورد شرکت با اتخاذ روش نگهداری واکنشی می تواند ۳۰۰ هزار تومان پس انداز کند.

از طرف دیگر، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه بسیاری از دارایی ها به پس انداز مالی تبدیل می شود. به عنوان مثال هتل ها را در نظر بگیرید. زیر تشک اتاق بعدی هتل خود را چک کنید؛ ممکن است بتوانید برخی از دستورالعمل های  PM را آنجا کشف کنید. آیا می دانید کارکنان هتل برای افزایش طول عمر، هر هفته تشک ها را می چرخانند؟ در کمال تعجب، این روش کوچک نگهداری پیشگیرانه، سالانه میلیون ها دلار پس انداز برای هتل های سراسر جهان به ارمغان می آورید.

مزایای سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM )

هنگام ارزیابی برنامه های نگهداری پیشگیرانه در مقابل برنامه های نگهداری واکنش پذیر، باید چندین فاکتور در نظر گرفته شود. باز هم تکرار می کنیم، هر کدام از این روش ها برای نوع خاصی از دارایی ها مناسب هستند. اما یک چیز مشخص است: با استفاده از نرم افزارهای پیشگیرانه، نگهداری بسیار راحت تر است.

مدیریت باید تفاوت های اساسی بین این دو طرز فکر را درک کند. در ادامه به برخی از عوامل که باید هنگام برنامه ریزی یک برنامه نگهداری در نظر بگیرید اشاره می شود:

۱. ایمنی بیشتر تعمیرات پیشگیرانه

هرچه دارایی ها بیشتر بررسی شوند، احتمال بروز مشکلات خطرساز کمتر است. مشاغلی که از برنامه های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه پیروی می کنند، خطر خرابی غیرمنتظره، خطرات بهداشتی و دعاوی مربوط به مسئولیت را کاهش می دهند.

 ۲. طول عمر طولانی تر برای تجهیزات

برنامه های نگهداری پیشگیرانه اطمینان می دهند که کلیه دارایی های تجاری مطابق با دستورالعمل های تولید کننده کار می کنند. با به روزرسانی قطعاتی که عملکرد ضعیفی دارند، دارایی ها در سطح ثابت بهره وری در طول سال عمل می کنند. این باعث کاهش دفعات مورد نیاز برای خرید تجهیزات جدید و سرمایه گذاری مجدد می شود.

3. افزایش بهره وری Preventive Maintenance

استراتژی های ضعیف نگهداری می توانند ظرفیت تولید سازمان را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. راه حل های تعمیر و نگهداری پیشگیرانه مدرن به مدیران عملیاتی این امکان را می دهند تا برخی تجهیزات ضروری را دیجیتالی کنند، سفارشات کاری معین داشته باشند و وضعیت دارایی را به راحتی با استفاده از تلفن های هوشمند خود بررسی کنند.

پرسنل تعمیر و نگهداری نیز می توانند هشدارهای مربوطه را از طریق تلفن همراه دریافت کرده، از خرابی تجهیزات عکس بگیرند و با اتمام کار، وضعیت وظیفه را روی “انجام شده” قرار دهند. سیستم PM و کاهش زمان خرابی به کارایی بیشتر تیم و افزایش بهره وری کمک می کنند.

۴. کاهش هزینه ها

جای تعجب نیست که نگهداری واکنش پذیر به تعمیرات پرهزینه منجر می شود. هزینه استفاده از تجهیزات تا حد خرابی ممکن است ۱۰ برابر بیشتر از هزینه انجام تعمیر و نگهداری دوره ای باشد.

 گاهی اوقات، کارکنان داخلی می توانند به سرعت این تعمیرات پیشگیرانه را انجام دهند. در مواقع دیگر، سازمان ها برای انجام تعمیرات باید منتظر متخصصان خارج از سازمان باشند. شرکت هایی که PM را اتخاد کرده اند، خرابی کمتری را تجربه می کنند که به معنی تولید بیشتر است. طبق آنالیز “تعیین ارزش نگهداری پیشگیرانه” انجام شده توسط جونز لانگ لاسال، یک شرکت مخابراتی با اجرای یک طرح نگهداری پیشگیرانه، موفق شد نرخ بازگشت سرمایه ۵۴۵٪ را  تجربه کند.

۵. مصرف انرژی کمتر سرویس و نگهداری پیشگیرانه

دارایی های الکتریکی ضعیف اغلب انرژی بیشتری نسبت به آنهایی که در شرایط عادی کار می کنند، مصرف می کنند. PM اجازه می دهد تا مسائل مربوط به سرقت انرژی به سرعت حل و فصل شود، در نتیجه قبض های کمتری برای خدمات برای شما ارسال خواهد شد. هرچه کسب و کار شما انرژی بیشتری ذخیره کند، سود شما نیز بالاتر خواهد بود. در ادامه به برخی از جوانب منفی برنامه های PM اشاره می شود:

معایب سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( Preventive Maintenance  ) 

۱. محدودیت های بودجه

هزینه اجرای راه حل های پیشرفته نگهداری دیجیتال برای مشاغل کوچک تر بسیار بالا است. از راه حل های نرم افزاری با قیمت بالا گرفته تا اختصاص ساعات کاری برای انجام وظایف، PM معمولاً یک انتخاب لوکس محسوب می شود. با این حال، در سال های اخیر، برخی از ارائه دهندگان، این هدف را قابل دستیابی کرده اند.

۲. نیاز به منابع بیشتر در سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM )

با انجام بازبینی های بیشتر در طول سال، سازمان شما ممکن است به پرسنل بیشتر، قطعات بیشتر و سرمایه ماهانه بیشتری نیاز داشته باشد. بسته به پیچیدگی سازمان شما، ممکن است مجبور باشید اجرای Preventive Maintenance  را فقط برای دارایی های اساسی در اولویت قرار دهید.

۳. وقت گیر بودن تعمیرات پیشگیرانه

شرکت هایی که به نگهداری پیشگیرانه روی می آورند، گاهی احساس می کنند بار کاریشان افزایش پیدا کرده است. این احساس واقعی است! اختصاص وقت برای بازرسی دارایی های پیچیده، که شامل چندین قسمت هستند، می تواند خسته کننده باشد. در ابتدا حتی مشاغل فاقد ماشین آلات پیچیده هم ممکن است نسبت به انجام بازرسی های مداوم مقاومت نشان دهند.

۴. سازماندهی دشوار سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM )

همانطور که قبلا ذکر شد، توسعه یک برنامه PM بدون در اختیار داشتن یک سیستم سازمانی یک فاجعه است. با داشتن صدها، و گاهی هزاران دارایی برای نگهداری، هیچ تیم مدیریتی نمی تواند فقط به حافظه یا وایت بورد اتکا کند. استفاده از لیست های کاغذی، یافتن آنچه در لحظه نیاز دارید را دشوار می کند و کار کردن با راه حل های سنتی CMMS با مجموعه ای گیج کننده از مراحل مختلف، کار آسانی نیست.

همانطور که می بینید، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه هم مزایا و هم معایبی دارد. با این حال، به لطف فناوری مدرن، در سازمان های مختلف نکات مثبت بیشتر از موارد منفی بوده و اجرای عملیات ساده تر شده است. هر صنعتی روش منحصر به فردی برای انجام PM دارد، با این وجود بسیاری از وضعیت موجود راضی نیستند. بیشتر اوقات، مشکل به گردش کارهای ناکارآمد، سیستم های ضعیف سازمانی و نرم افزار های دست و پا گیر بر می گردد.

انواع نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه 

وظیفه PM پیش بینی و جلوگیری از طولانی شدن روند خرابی تجهیزات است. عملیات تعمیرات پیشگیرانه باید بر روی تمام قطعات و اجزایی که با گذشت زمان احتمال خرابی آنها وجود دارد انجام شود.

هیچ نوع نگهداری پیشگیرانه بهتر از نوع دیگر نیست. هنگام انتخاب نوع PM مورد نیاز تجهیزات خود، به توصیه های سازنده تجهیزات دقت کنید. نگهداری پیشگیرانه در چهار دسته اصلی قرار می گیرد. این چهار دسته را با چند مثال ساده توضیح می دهیم:

سرویس و نگهداری پیشگیرانه دوره ای: 

همچنین به عنوان تعمیر و نگهداری مبتنی بر زمان شناخته می شود. تعمیرات پیشگیرانه و نگهداری دوره ای در فواصل زمان بندی شده انجام می شود (یعنی سالانه، سه ماهه، ماهانه و هفتگی). مدیران باید دستورالعمل های مربوط به تجهیزات را مطالعه کنند تا بتوانند برنامه های نگهداری توصیه شده مناسب را اتخاذ کنند. بیشتر تولیدکنندگان تجهیزات، میزان بازرسی مورد نیاز و متوسط عمر دارایی را مشخص می کنند. 

مثال: هر 6 ماه یک بار، باید روغن را تعویض کنم. 

سرویس و تعمیرات مبتنی بر متر:

به این نوع تعمیر و نگهداری پیشگیرانه PM مبتنی بر عملکرد و PM مبتنی بر متر نیز گفته می شود. هر قطعه ای که به تعمیر و نگهداری مبتنی بر میزان استفاده نیاز داشته باشد، برای ارزیابی ساعات کارکرد، میزان تولید و غیره نیز دارای یک شمارنده خواهد بود.

مثال: هر 5000 مایل، باید روغن را تعویض کنم.

نگهداری مبتنی بر پیش بینی:

نگهداری مبتنی بر پیش بینی (PdM) نوعی پیشرفته از نگهداری پیشگیرانه با هدف کاهش تعداد کارهای برنامه ریزی شده ضروری است. PdM با تجزیه و تحلیل داده ها تعیین می کند چه موقع شرایط بسیار خاصی برای نگهداری ایجاد شده است. شرکت ها قبل از شناسایی نیازهای مطلوب PM، از متخصصان، بروشور تجهیزات، تجربیات گذشته و اینترنت اشیا اطلاعات لازم را جمع می کنند. هرچه اطلاعات شما بیشتر باشد، می توانید تصمیمات بیشتری بگیرید. البته متأسفانه، جمع آوری داده های پیچیده، پر هزینه و وقت گیر است.

مثال: بین ماه های ژوئن تا آگوست، هر ۳۰۰۰ مایل روغن عوض می کنم، زیرا آف رودینگ انجام می دهم و ماشینم گرد و غبار بیشتری می گیرد. بقیه سال هر ۵۰۰۰ مایل روغن عوض می کنم.

نگهداری نسخه ای PM:

مشابه نگهداری مبتنی بر پیش بینی، این نوع نگهداری نیز بر اساس داده ها تصمیم گیری می کند. با این حال، نگهداری نسخه ای (RxM) به مدیران عملیاتی امکان استفاده از نرم افزار یادگیری ماشین را هم می دهد.

این نرم افزار هوشمند قبل از ارائه توصیه های خاص طراحی شده برای کاهش خطرات عملیاتی، شرایط تجهیزات را جمع آوری و تحلیل می کند. این فناوری توسط چیزی به نام “تجزیه و تحلیل تجویز شده” هدایت می شود و برای فرضیه بندی نتایج بالقوه طراحی شده است. به زودی انتظار می رود شاهد تحولات خارق العاده ای باشیم که RxM را در دسترس تیم های کوچک نگهداری هم قرار می دهد.

مثال: موتور ماشین من پس از آف رودینگ در جاده در ماه های گرم تابستان به دلیل فیلتر غبارآلود خراب شد. با این حال، یک مالک دیگر با وسیله نقلیه یکسان، با فعالیت های مشابه، دچار همین مشکل شد و مراتب را از طریق هوش مصنوعی (AI) گزارش کرد. این فرد متوجه شد که می تواند با تعویض روغن در هر ۴۰۰۰ مایل بر خلاف هر ۳۰۰۰ مایل مانند من که بر اساس نگهداری مبتنی بر پیش بینی انجام می شود، دیگر دچار این مشکل نشود.