درخواست طرح تجاری (RFP) چیست و چطور آن را تهیه کنیم؟

هر سازمانی در یک مقطعی از زمان به خرید عمده، شروع پروژه‌های جدید یا بهبود زیرساخت فناوری اطلاعات خود نیاز دارد. برای انجام این خریدها و دسترسی به این خدمات، از درخواست پیشنهاد یا RFP استفاده می‌شود.

طبق تعریف، RFP سندی است که در مرحله اولیه تدارکات برای درک و دریافت پیشنهادهای فروشنده برای راه حل مورد نیاز ارسال می‌شود. RFPها به زمان حساس هستند و با توجه به پیشرفت‌ها و رشد شرکت یا پروژه تغییر می‌کنند. این مقاله به شما کمک می‌کند معنای کامل RFP، فرآیند ایجاد آن و چرایی ضروری بودن RFP را بهتر درک کنید.

 

درخواست طرح تجاری یا RFP چیست؟

درخواست پیشنهاد (RFP / Request For Proposal)، یک سند تجاری است که یک پروژه را اعلام و توصیف می‌کند و از پیمانکاران واجد شرایط برای تکمیل آن درخواست می‌کند. اکثر سازمان‌ها ترجیح می‌دهند پروژه‌های خودشان را با استفاده از RFP اجرا کنند و خیلی از دولت‌ها همیشه از آن‌ها استفاده می‌کنند.

موقع استفاده از RFP، واحدی که پیشنهادها را درخواست می‌کند مسئولیت ارزیابی امکان سنجی پیشنهادات ارسال شده، سلامت مالی شرکت‌های پیشنهاد دهنده و توانایی هر داوطلب برای انجام پروژه را بر عهده دارد.

RFPها برای پروژه‌های پیچیده‌ای که معمولا به تعداد پیمانکار فرعی نیاز دارند استفاده می‌شوند. آن‌ها سازمان ارسال کننده RFP، محدوده پروژه در حال انجام و معیارهای ارزیابی ورودی‌ها را توصیف می‌کنند. RFPها همچنین روند مناقصه و شرایط قرارداد را شرح می‌دهند.

این درخواست‌ها شامل بیانیه‌ای از کار است که وظایفی را که باید توسط برنده مناقصه انجام شود و جدول زمانی پایان کار را شرح می‌دهد. RFPها همچنین با راهنمایی‌های خاص در مورد نحوه قالب بندی و ارائه پیشنهادات، توصیه‌هایی را در مورد نحوه آماده سازی پیشنهادات به شرکت کنندگان در مناقصه ارائه می‌دهند.

آن‌ها به طور کلی دستورالعمل‌هایی را در مورد اطلاعاتی که پیشنهاد دهنده باید در نظر بگیرد و فرمت دلخواه، شامل می‌شوند. اکثر RFPها توسط سازمان‌های دولتی و سایر سازمان‌ها در بخش عمومی ارسال می‌شوند. آن‌ها عموما ملزم به ایجاد رقابت در بین شرکت‌های خصوصی و حذف سوگیری‌ها در فرآیند هستند. آژانس‌ها می‌خواهند مطمئن شوند که کمترین و رقابتی‌ترین پیشنهاد را دریافت می‌کنند.

با این حال، هر سازمان خصوصی یا دولتی ممکن است برای دریافت پیشنهادات متعدد و دیدگاه‌های مختلف در مورد پروژه‌ها، یک RFP را ارائه دهد. مثلا کسب و کاری که می‌خواهد فرآیند گزارش دهی خودش را از یک سیستم مبتنی بر کاغذ به یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر تغییر دهد، ممکن است برای ایجاد و ادغام سیستم جدید در کسب و کار، برای سخت افزار، نرم افزار و یک برنامه آموزشی کاربر درخواست پیشنهادی را ارائه دهد.

یک فرآیند مناقصه رقابتی ممکن است نسبت به گزینه‌های موجود، بینش بیشتری را در اختیار آن‌ها قرار دهد.

 

مقایسه RFP با RFQ

 

 

یک RFQ یا درخواست برای پیش فاکتور با RFP یک مقدار متفاوت است. شرکت‌ها از فروشندگان مختلف قیمت‌ها را درخواست می‌کنند تا خدمات را تنها بر اساس قیمت مقایسه کنند. در حالی که یک RFP شامل یک مظنه قیمت (همراه با چندین ویژگی دیگر) است، اما یک RFQ چیزی به جز قیمت را توضیح نمی‌دهد. برخلاف RFQ، RFP یک درخواست برای پیش فاکتور یا مظنه قیمت است.

اگرچه از نظر فنی در یک RFP قیمت تخمینی ارائه می‌شود، جدول زمانی تکمیل، زمان بندی تحویل و فهرست خدمات ارائه شده را هم دریافت می‌کنید.

اما در یک RFQ، شما فقط برای خدمات یا محصولاتی که علاقه‌مند به خرید آن هستید، قیمت تخمینی را دریافت می‌کنید.

در بیشتر موارد، مقایسه قیمت‌ها برای این است که ببینیم آیا فروشنده بالقوه برای شرکت شما مناسب است یا نه؛ به همین دلیل است که در این شرایط، RFP مناسب‌تر است.

 

برای اطلاعات بشتر راجع به پروپوزال تجاری پیشنهاد می‌کنیم حتما به صفحه “چطور یک پروپوزال تجاری عالی بنویسیم” ما مراجعه کنید.

 

مفهوم RFP در بازاریابی

در بازاریابی، RFP معمولا برای برون سپاری هر گونه فعالیت بازاریابی که می‌تواند به افزایش دسترسی برند شما کمک کند، استفاده می‌شود. این فعالیت‌ها شامل هر موردی است که به بازاریابی مربوط می‌شود و نمی‌توانید در داخل سازمان انجام دهید.

مثلا اگر در یک استارتاپ کوچک کار می‌کنید، ممکن است یک RFP برای پیدا کردن یک شرکت ارتباطات و بازاریابی با خدمات ایجاد کنید تا بتوانید برای کسب و کارتان یک برنامه بازاریابی یکپارچه داشته باشید. اگر اینطور است، در RFP خودتان به دنبال شرکتی هستید که به شما در بهبود وضعیت سئو یا جذب دنبال کنندگان رسانه‌های اجتماعی و غیره کمک کند.

از طرف دیگر، اگر برای یک آژانس بازاریابی کار می‌کنید، باید RFPهای منطقه که با خدمات ارائه شده توسط شما مرتبط هستند را زیر نظر بگیرید. مثلا اگر برای یک شرکت طراحی وب کار می‌کنید، باید به دنبال کسب و کارهایی باشید که برای خدمات طراحی وب RFP ایجاد کرده‌اند.

 

مفهوم RFP در فروش

در فروش، یک RFP معمولا وقتی ایجاد می‌شود که یک کسب و کار به دنبال خرید محصول یا خدمات متناسب با نیازهای خودش است. مثلا اگر یک شرکت سازمانی به دنبال یک نرم افزار جدید مدیریت ارتباط با مشتری باشد، ممکن است یک RFP منتشر کند که در آن چیزی را که به دنبالش هست و امیدوار است با نرم افزار CRM جدید به دست بیاورد مشخص شده است.

به همین دلیل، RFPها می‌توانند در چرخه فروش شرکت نقش مهمی را ایفا کنند. شرکت های سازمانی که RFP صادر می‌کنند معمولا به دنبال کسب و کاری هستند که بتوانند پشتیبانی فناوری اطلاعات، امنیت، نصب، آموزش و سایر خدمات اضافی را به آن‌ها ارائه دهند.

برای بستن این حساب‌های بزرگ‌تر، خیلی مهم است که تیم فروش شما با فرآیند پاسخگویی RFP آماده شده باشد و بتواند به طور موثری در زمان اختصاص داده شده به این شرکت‌های بزرگ جواب دهد.

 

 

توضیح کامل فرآیند RFP

قبل از اینکه پیشنهاد دهندگان بالقوه بتوانند پیشنهاد خود را ارائه دهند، یک RFP باید توسط شرکت درخواست کننده کار تهیه شود. با این کار به پیمانکاران بالقوه نسبت به چیزی که شرکت شما به دنبالش هست، ایده بهتری می‌دهید.

در این پیشنهادات، فروشندگان به طور کلی موارد زیر را در نظر می‌گیرند:

• یک برنامه عملیاتی در مورد اینکه چطور آن‌ها می‌خواهند مشکل را حل کنند
• جدول زمانی از چیزی که می‌شود انتظار داشت
• هر گونه اطلاعات زمینه‌ای لازم
• آن‌ها انتظار دارند کل پروژه چقدر هزینه داشته باشد

در موارد خاص، ممکن است پیشنهاد دهندگان بگویند که اجزای خاصی از RFP باید بر اساس تجربه آن‌ها در صنعت تنظیم شود.

در این مرحله می‌توانید بازخورد آن‌ها را بررسی و یک RFP جدید را برای تنظیم تغییرات ایجاد کنید. همچنین می‌توانید نسخه اصلی را همان طور که هست رها کنید و در حین بررسی سایر پیشنهادات ارسالی، آن را در نظر داشته باشید.

 

 

1. تشکیل تیم

وقتی که تصمیم گرفتید یک سرویس یا پروژه را برون سپاری کنید، باید در مورد یک تیم یا مسئول RFP تصمیم گیری کنید. اگر قرار است یک تیم تشکیل دهید، باید ذینعفان کلیدی، فردی که تحقیق و پیش نویس RFP را انجام می‌دهد، یک متخصص برای بررسی پیشنهادات و یک مدیر پروژه برای اطمینان از اجرای روان و به موقع همه چیز را هم در نظر داشته باشید.

وقتی که تیم شما تشکیل شد، جلسات داخلی را برای بحث در مورد اهداف و شناسایی مشکلاتی که باید مورد توجه قرار بگیرند برگزار کنید؛ و یک جدول زمانی با فرصت کافی برای تحقیق، تهیه پیش نویس و ارزیابی تنظیم کنید.

همچنین یک ارزیابی اولیه از شرکت‌هایی که RFP نهایی را دریافت می‌کنند انجام دهید تا مطمئن شوید که با نیازهای شما مطابقت دارند.

 

2. تدوین

بعد از تکمیل تحقیقات و نهایی کردن اهداف و بودجه تقریبی خود، باید پیش نویس RFP را تهیه کنید. تمام اطلاعات مربوط به پروژه را در پیش نویس قرار دهید و به هر سوالی که فروشنده ممکن است بعد از خواندن آن بپرسد، پاسخ دهید.

وقتی که از پیش نویس رضایت داشتید، آن را برای بعضی از پیشنهاد دهندگان یا یک متخصص ارسال کنید تا بیشتر بررسی شود. بعد از دریافت بازخورد از پیشنهاد دهندگان یا متخصص، باید پیشنهادات را اجرا و RFP نهایی را صادر کنید.

 

3. توزیع

بعد از تهیه پیش نویس RFP، باید آن را با پیشنهاد دهندگان یا فروشندگان بالقوه به اشتراک بگذارید. می‌توانید این کار را با ایجاد یک صفحه وب یا از طریق ایمیل انجام دهید. روش توزیع کاملا در اختیار خودتان است، اما بعد از اتمام توزیع به یاد داشته باشید که همه پاسخ‌ها را در یک پوشه یا فایل جداگانه نگهداری کنید تا برای پیدا کردن آن‌ها دچار مشکل نشوید.

 

4. فهرست کوتاه

بعد از دریافت پاسخ‌ها، می‌توانید گروهی از پیشنهاد دهندگان را که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارند فهرست کنید. سپس می‌توانید فروشندگان را بر اساس روش امتیازدهی انتخابی خودتون ارزیابی کنید و تصمیم بگیرید که از بین بهترین گزینه‌ها، با دو یه سه گزینه مذاکره کنید.

موقع انتخاب فروشنده نهایی، فراموش نکنید که به نقاط قوت آن‌ها نگاه کنید و تفاوت آن‌ها با رقبا را تشخیص دهید.

 

5. چیزی را که نیاز دارید ارزیابی کنید

قبل از اینکه یک RFP را پیش نویس کنید، باید کمی آمادگی داشته باشید که بفهمید به چه چیزی نیاز دارید و می‌خواهید چه کارهایی را انجام دهید. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا اهداف، محدوده پروژه و موانع را کشف کنید.

از این زمان برای انجام تحقیقات رقبا و صنعت برای ارزیابی موقعیت خود استفاده کنید. آیا از استانداردها و دستورالعمل‌های فعلی صنعت پیروی می‌کنید؟

آیا محصول شما با آن چیزی که رقبا ارائه می‌دهند برابری می‌کند یا ویژگی‌هایی وجود دارد که ارزش افزوده داشته باشد و شما فاقد آن‌ها باشید؟

هر گونه مشخصات فنی را فهرست کنید

گنجاندن مشخصات فنی در RFP به فروشندگان اجازه می‌دهد تا تعیین کنند که آیا می‌توانند آن چیزی که شما نیاز دارید را ارائه دهند یا نه. این امر همچنین از کسب و کار شما محافظت می‌کند؛ چون در صورتی که فروشنده موافقت کند که از همون اول می‌تواند مشخصات مورد نیاز شما را تامین کند، اما بعد از انجام پروژه نتواند آن را تحویل دهد، می‌توانید آن‌ها را نسبت به مشخصات ذکر شده در RFP پاسخگو کنید.

 

6. RFP را توزیع کنید

وقتی که RFP نوشته شد، زمان ارسالش فرا رسیده و می‌توانید آن را در وب سایت خودتان منتشر یا حتی یک صفحه فرود خاص برای آن ایجاد کنید. از هر گروه حرفه‌ای مرتبط با صنعت که در آن عضو هستید استفاده و RFP را در آنجا تبلیغ کنید. اگر ترجیح می‌دهید با یک فروشنده محلی کار کنید، استفاده از اتاق بازرگانی محلی شما هم یک مکان عالی برای تبلیغ RFP محسوب می‌شود.

 

7. پیشنهادات خودتون را ارزیابی کنید

وقتی که همه پیشنهادات را دریافت کردید، مقایسه هر کدام و تعیین اینکه کدام فروشنده برای شرکت شما مناسب‌تر است، تقریبا دردسری ندارد.

بسته به تعداد پیشنهاداتی که دریافت می‌کنید یا به آن‌ها علاقه‌مند هستید، باید تعداد اندکی مثل 3، 5 یا 10 مورد دلخواه را انتخاب کنید. بهتره زمانی را برای بررسی بیشتر فروشندگان بالقوه صرف کنید تا مشخص شود چه کسی واقعا برای این کار مناسب است.

 

8. بهترین فروشنده را برای کار انتخاب کنید

برخی از شرکت‌ها ممکن است بعد از شروع فرآیند مذاکره، یک پیشنهاد بهتر و نهایی دیگر را از فروشندگان برتر خود درخواست کنند تا مطمئن شوند که نه تنها فرد یا شرکت مناسب را برای کار انتخاب می‌کنند بلکه از نظر قیمتی هم پیشنهاد مناسبی را دریافت می‌کنند.

با اینکه ممکن است این یک مرحله اضافی به نظر برسد، اما می‌تواند در کاهش هزینه، زمان و چالش‌های بعدی شما موثر باشد.

 

9. امضای قرارداد

اگر قبل از نهایی کردن انتخاب خود به دمو یا جلسه‌ای برای گفتگوی بیشتر نیاز دارید، در مطرح کردن این پیشنهاد تردیدی نداشته باشید. تا جایی که می‌توانید از راه بررسی‌ها و مراجع تماس، در خصوص عملکرد آن فروشنده اطلاعات جمع آوری و درباره بودجه و بازه زمانی مذاکره کنید.

بعد از تکمیل مذاکرات، می‌توانید از آن‌ها بخواهید که پیشنهاد نهایی را ارائه دهند. بعد بهترین مورد را انتخاب کنید و با آن‌ها قرارداد امضا کنید. همچنین ضروری است که به فروشندگانی که انتخاب نشدند اطلاع دهید.

 

چرا درخواست طرح تجاری ارائه می کنیم؟

اجازه دهید به طور خلاصه این دو سناریو را با هم مقایسه کنیم:

سناریو شماره 1: به تنهایی وقت خود را صرف پیدا کردن فروشندگان کنید

سناریو شماره 2: از یک RFP استفاده کنید تا فروشندگان بالقوه به شما مراجعه کنند

اولین مسیر را انتخاب می‌کنید و احتمالا برای کمک به افزایش ریفرال‌های احتمالی برای کار از همکاران، دوستان و گروه‌های شبکه خود درخواست می‌کنید.

یا ممکن است یک جستجوی گوگل انجام دهید تا فروشندگان برتر منطقه خودتان را بررسی کنید. بعد از بررسی وب سایت یک نامزد احتمالی برای این شغل، پیامی عالی برای ارتباط با آن‌ها ایجاد می‌کنید و متوجه می‌شوید که اصلا می‌توانند به شما کمک کنند یا نه.

بعدش شما باید مشخصات پروژه خود را توضیح دهید و ممکن است قبل از تصمیم گیری برای انتخاب آن‌ها برای پروژه، از آن‌ها بخواهید که یک پیشنهاد ارائه دهند.

این یک فرآیند پیچیده نیست اما برای هر ارجاع یا فروشنده امیدوارکننده‌ای که با آن مواجه می‌شوید با این فرآیند را تکرار کنید. حالا تصور کنید که این کار چقدر طول می‌کشد.

حالا اگر همین پیمانکاران بالقوه از قبل جزئیات پروژه شما را می‌دانستند و با بهترین برنامه عملی خودشان و پیشنهاد رسمی برای بازبینی شما برمی‌گشتند چطور؟

بنابراین، به جای اینکه هر بار نیازهای خود را توضیح دهید، خیلی ساده یکبار آن را ترسیم و برای تعداد زیادی شرکت بالقوه ارسال می‌کنید. در چنین شرایطی فقط با شرکت‌هایی تماس می‌گیرید که توانایی کمک به شما را دارند و وقت شما تا حد قابل توجهی صرفه جویی می‌شود.

 

 

RFP چه مزایایی دارد؟

با اینکه ایجاد یک RFP به زمان نیاز دارد، اما مطمئنا ارزش انجام این کار را هم دارد. مزایای ایجاد RFP شامل موارد زیر می‌شود:

 

+ صرفه جویی در زمان

همونطوری که در سناریوهای بالا توضیح داده شد، یک RFP باعث صرفه جویی زمان زیادی برای ارتباط با فروشندگان می‌شود. با ایجاد یک سند RFP و انتشار آن می‌توانید از فروشندگان بخواهید تا به شما مراجعه کنند.

 

+ عدم محدودیت به شبکه شما

وقتی که خودتان این کار را انجام می‌دهید، به احتمال زیاد به ریفرال‌های (Referral) شبکه خودتان تکیه می‌کنید. البته که ریفرال‌ها عالی هستند، اما انتشار یک RFP به صورت آنلاین این امکان را به شما می‌دهد تا به تعداد خیلی بیشتری از فروشندگان دسترسی پیدا کنید.

 

+ راه حل‌های تایید شده

مسیر RFP همچنین یک دید اجمالی به برنامه عملی و واقعی هر فروشنده را برای شما فراهم می‌کند. اینطوری دیگر فقط بر اساس برنامه‌ای که به صورت تلفنی یا حضوری به شما اعلام می‌شود تصمیم نمی‌گیرید. از آنجایی که نامزدهای بالقوه باید یک پیشنهاد رسمی ارائه دهند، باید زمانی را صرف تشریح راه حل کنند و واقعا روی مشکل موجود کار کنند.

با RFP شما یک راه آسان را برای از فیلتر کردن فروشندگان و کاهش نسبتا سریع مجموعه گزینه‌ها در اختیار دارید. اما برای رسیدن به این نقطه نمی‌توانید اشتباهاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم را مرتکب شوید.

 

کارهایی که نباید با RFP انجام داد

اگر می‌خواهید فروشنده مناسب را پیدا کنید، باید RFP شما مشخص باشد.

فقط پرسیدن سوالات «بله» یا «نه» شما را به جایی نمی‌رساند.

به همین دلیل است که باید سوالات خاصی ایجاد کنید که به پاسخ‌های متفکرانه نیاز دارد. سوالات باز بپرسید که آن‌ها را ملزم کند تا روند فکری خودشان در هنگام حل یک مشکل را توضیح دهند.

سعی کنید از جملاتی مشابه موارد زیر استفاده کنید:

آیا می‌توانید مثالی از نحوه حل این مشکل یا مشکل مشابه برای شرکت دیگری را با ما به اشتراک بگذارید؟ آیا با موانع پیش بینی نشده‌ای مواجه شده‌اید؟ این بار چه کار مشابه یا متفاوتی انجام می‌دهید؟

 

چطور یک RFP بنویسیم؟

RFPها برای کسب و کار در نظر گرفته شده‌اند و به برنامه ریزی زیادی نیاز دارند. موقع نوشتن یک RFP معمولا خیلی راحت ممکن است تمرکزتان را از دست دهید. ساده‌ترین راه برای جلوگیری از این اتفاق، این است که یک طرح کلی از اینکه سند شما چطور به نظر می‌رسد و چه بخش‌هایی را در آن قرار می‌دهید، ایجاد کنید.

برای پیگیری بهتر اطلاعات، باید چندین بخش از سند خود را بررسی و مجددا ارزیابی کنید. یادآوری این نکته ضروری است که کیفیت RFP ممکن است بر علاقه‌مندی فروشندگان بالقوه تاثیرگذار باشد.

برای اینکه مطمئن شوید تمام نکات مهم را در RFP خود قرار داده‌اید، در طول جلسات یادداشت برداری کنید، ایده‌ها را به اشتراک بگذارید و به تمام سوالات مطرح شده در بحث‌های داخلی پاسخ دهید.

RFPها اسناد رسمی هستند و تمام اطلاعات موجود در آن‌ها باید مختصر باشد و در عین حال توضیح دهند که دقیقا چه نیازهایی دارید و فروشنده باید چه چیزهایی را در مورد پروژه بداند. بنابراین، چطور این کار را انجام می‌دهید؟

اول باید مطمئن شوید که نیازهای خودتان را بدون هیچ محتوای مبهم که شما را به بیراهه می‌برد و نیازهای شما را توضیح نمی‌دهد، بیان کنید. همچنین استفاده از زیر عنوان‌ها و نکات مهم را در نظر داشته باشید تا خوانایی متن آسان‌تر شود. قالب یک دستور نیست و بر اساس پروژه‌های شما می‌تواند تغییر کند؛ اما در اینجا یک ساختار اساسی وجود دارد که باید از آن پیروی کنید:

 

 

1. عنوان

شما باید یک عنوان مناسب برای RFP مشخص کنید.

 

2. مقدمه پروژه/نمای کلی

این خلاصه‌ای از توضیح مشکل شما است و اینکه چه کمک یا راه حلی را از فروشندگان انتظار دارید.

 

3. پیشینه شرکت

در اینجا شرکت خود را توضیح و تاریخچه مختصری را ارائه می‌دهید.

 

4. الزامات

تمام نیازهای خود، جزئیات مشکلات، اهداف پروژه و موارد دیگر را بسته به پروژه ذکر می‌کنید.

 

5. بودجه

بسته به اینکه چطور آن‌ها را ارزیابی می‌کنید، از فروشندگان بخواهید که سقف بودجه یا بودجه دقیق را تعیین کنند.

 

6. بازه زمانی

این بخش بازه زمانی پروژه شما و مهلت ارسال پروپوزال را توضیح می‌دهد.

 

7. موانع

هرگونه موانع احتمالی که فروشندگان با آن مواجه می‌شوند را توضیح دهید و برای غلبه بر آن‌ها راه حل درخواست کنید.

 

8. سوالاتی که باید پاسخ داده شوند

ممکن است سوالات در سراسر سند شما واضح به نظر برسن، اما لیست کردن تمام سوالات در یک مکان باعث می‌شود تا فروشندگان به راحتی آن‌ها را ببینند و پاسخ دهند.

 

9. معیارهای انتخاب

شما باید به پیشنهاد دهندگان توضیح دهید که چطور آن‌ها را ارزیابی می‌کنید تا آن‌ها برای ایجاد پیشنهادهای قانع کننده بهتر آماده شوند.

 

10. دستورالعمل های پیشنهادی

توضیح دهید که چطور از آن‌ها انتظار دارید که پیشنهادات را ارائه دهند. همچنین می‌توانید نمونه کار، هزینه پیش بینی شده و ضرب الاجل را از آن‌ها درخواست کنید.

 

11. اطلاعات تماس

برای اطمینان از ارتباط راحت تر، اطلاعات تماس را برای مسئول پیشنهادات به اشتراک بگذارید.

 

سوالات متداول

1. RFP چیست؟
   درخواست پیشنهاد RFP یک سند تجاری است که یک پروژه را اعلام و توصیف می‌کند و از پیمانکاران واجد شرایط برای تکمیل آن درخواست می‌کند. اکثر سازمان‌ها ترجیح می‌دهند پروژه‌های خودشان را با استفاده از RFP اجرا کنند و خیلی از دولت‌ها همیشه از آن‌ها استفاده می‌کنند.
2. مفهوم درخواست طرح تجاری در بازاریابی چیست؟
   در بازاریابی، RFP معمولا برای برون سپاری هر گونه فعالیت بازاریابی که می‌تواند به افزایش دسترسی برند شما کمک کند، استفاده می‌شود. این فعالیت‌های شامل هر چیزی است که به بازاریابی مربوط می‌شود و نمی‌توانید در داخل سازمان انجام دهید.
3. مفهوم RFP در فروش چیست؟
   در فروش، یک RFP معمولا وقتی ایجاد می‌شود که یک کسب و کار به دنبال خرید محصول یا خدمات متناسب با نیازهای خودش است. مثلا اگر یک شرکت سازمانی به دنبال یک نرم افزار جدید مدیریت ارتباط با مشتری باشد، ممکن است یک RFP منتشر کند که در آن چیزی را که به دنبالش هست و امیدوار است با نرم افزار CRM جدید به دست بیاورد مشخص شده.