ماتریس SWOT چیست؟ چرا باید از تحلیل SWOT استفاده کنیم؟

ماتریس یا تحلیل SWOT یا سوات در واقع یک چارچوب است که برای تعیین و تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای یک سازمان به کار می‌رود. SWOT برگرفته از سرواژه همین چهار کلمه هست.

هدف اصلی تحلیل سوات افزایش آگاهی نسبت به عواملیست که در تصمیم گیری تجاری یا پیاده سازی یک استراتژی کسب و کار نقش دارند. برای این کار، ماتریس SWOT محیط داخلی، خارجی و عواملی که روی متناسب بودن یک تصمیم تاثیرگذارند را تحلیل می‌کند.

کسب و کارها معمولا از تحلیل سوات استفاده می‌کنند، اما ماتریس SWOT توسط سازمان‌های غیرانتفاعی و در حد کمتری افراد برای ارزیابی‌های شخصی هم مورد استفاده قرار می‌گیرد. سوات همچنین برای ارزیابی ابتکارات، محصولات یا پروژه‌ها استفاده می‌شود.

به عنوان مثال، مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند برای ایجاد قالب برنامه ریزی استراتژیک کسب و کار یا اجرای یک تحلیل رقابتی از سوات استفاده کنند. مبتکر چارچوب سوات آلبرت هامفری شناخته می‌شود که در دهه‌های 1960 و 1970 در موسسه تحقیقات استنفورد این چارچوب را آزمایش کرد.

تجزیه و تحلیل SWOT در ابتدا برای تجارت و بر اساس داده‌های لیست Fortune 500 توسعه داده شد. این چارچوب توسط انواع سازمان‌ها به عنوان ابزاری برای کمک به طوفان فکری و تصمیم گیری‌های تجاری بهتر مورد استفاده قرار گرفت.

استفاده از ماتریس SWOT به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با نگاهی دقیق‌تر به وضعیت فعلی خود، استراتژی‌های اثربخش‌تری طراحی کنند. این ابزار کمک می‌کند تا تصمیم‌گیرندگان با شناخت بهتر از قابلیت‌ها و محدودیت‌های داخلی و همچنین شرایط محیطی، مسیر حرکت آینده کسب‌وکار را شفاف‌تر ترسیم کنند. ماتریس SWOT در تدوین برنامه‌های بازاریابی، توسعه محصول و حتی بهبود فرآیندهای داخلی نقش مهمی ایفا می‌کند.

ماتریس سوات شامل چه بخش‌هایی می‌باشد؟

همانطور که از اسم SWOT مشخص است، این ماتریس دارای چهار بخش هست:

• خصوصیات و منابع داخلی که از خروجی موفقیت آمیز پشتیبانی می‌کنند. این خروجی می‌تواند خط تولید متنوع، مشتریان وفادار و خدمات مشتری قوی باشد.
• عوامل و منابع داخلی که دستیابی به موفقیت را دشوارتر می‌کنند. برند ضعیف، بدهی بیش از حد یا کارکنان نامناسب و آموزش ناکافی از جمله این عوامل هستند.
• عوامل خارجی که سازمان می‌تواند روی آن‌ها سرمایه گذاری یا از آن‌ها استفاده کند، مثل تعرفه‌های صادراتی مطلوب، مشوق‌های مالیاتی یا فناوری‌های جدیدی که توانمندی‌های تازه‌ای را فراهم می‌کنند.
• عوامل خارجی که می‌تواند موفقیت واحد تجاری را به خطر بیندازند، مثل افزایش رقابت، تضعیف تقاضا یا زنجیره تامین نامطمئن.

ماتریس SWOT اغلب برای سازماندهی موارد شناسایی شده در هر یک از این چهار عنصر استفاده می‌شود. ماتریس سوات معمولا مربعی است که به چهار ربع تقسیم می‌شود که هر ربع نشان دهنده یکی از عناصر خاص است. تصمیم گیرندگان نقاط قوت خاص را در ربع اول، نقاط ضعف را در ربع بعدی، سپس فرصت‌ها و در نهایت تهدیدها را شناسایی و فهرست می‌کنند.

سازمان‌ها یا افرادی که تجزیه و تحلیل SWOT را انجام می‌دهند، می‌توانند از الگوهای مختلف تجزیه و تحلیل سوات استفاده کنند. این الگوها عموما نسخه‌های مختلفی از ماتریس چهار ربعی استاندارد SWOT هستند.

 

چرا باید از جدول ماتریس SWOT استفاده کنیم؟

تجزیه و تحلیل سوات به عنوان بخشی از فرآیند برنامه ریزی کلی شرکت انجام می‌شود و در آن اهداف مالی و عملیاتی برای سال آینده تعیین می‌شوند. علاوه بر این، استراتژی‌های کسب و کار هم بر اساس همین اهداف ساخته می‌شوند.

 

 

– استفاده بهینه از منابع

هر شرکتی، حتی بزرگترین شرکت‌هایی که روی بازار هدفشان تسلط دارند، دارای نیروی کار، ظرفیت تولید و سرمایه محدود و مشخصی هستند. ارزیابی نقاط قوت شرکت به آن‌ها کمک می‌کند تا نحوه تخصیص این منابع را به گونه‌ای تعیین کنند که منجر به بالاترین پتانسیل ممکن برای رشد درآمد و سودآوری شود.

تیم مدیریت با ابزارهایی که در اختیار دارد (مانند نرم افزار CRM) می‌تواند بررسی کند که شرکت در چه بخش‌هایی می‌تواند موثرترین رقابت را داشته باشد. در چنین شرایطی شرکت‌ها می‌توانند متوجه شوند از چه نقاط قوت یا مزایای رقابتی خودشان در گذشته غافل بوده‌اند.

 

– بهبود عملیات تجاری

وقتی که تیم مدیریت به نقاط ضعف نگاه می‌کند، هدف این نیست که مقصر کاستی‌های عملکرد در گذشته مشخص شود. هدف این است که حیاتی‌ترین زمینه‌هایی که برای رقابت موثرتر کسب و کار باید بهبود پیدا کنند مشخص شود.

ارزیابی واقع بینانه نقاط ضعف همچنین از اشتباهات استراتژیک مثل ورود به بازار با محصولاتی پایین‌تر از رقبای معتبر جلوگیری می‌کند. بهبود مستمر در تمام زمینه‌های عملیات یک شرکت برای پیشی گرفتن از رقبا جنبه مهمی به حساب می‌آید. نقاط ضعف فعلی را باید به نقاط قوت آینده تبدیل کرد.

 

– کشف فرصت‌های جدید

رشد در کسب و کار مستلزم جستجوی فرصت‌های جدید از جمله گروه‌های مشتریان بالقوه جدید، توزیع محصولات گسترده‌تر، توسعه‌ی دسته‌های جدید محصولات و خدمات و گسترش جغرافیایی است.

در یک تجزیه و تحلیل SWOT، تیم مدیریت فرصت‌های نوظهور را برای استفاده‌ی فوری از آن‌ها شناسایی می‌کنند. همچنین آن‌ها فرصت‌های بلندمدت را پیش بینی می‌کنند تا بتوانند برنامه ریزی‌های قبلی را برای آماده شدن برای ورود به بازار در زمان مناسب انجام بدهند.

 

– مقابله با ریسک‌ها

تهدید در تجزیه و تحلیل سوات اصطلاح دیگری برای ریسک است. تهدید، رخدادی خارج از کنترل شرکت است که می‌تواند روی عملکرد تاثیر منفی داشته باشد. شرکت‌ها با تهدیدهای زیادی فراتر از تهدیدات ناشی از رقبای مستقیم روبرو هستند. تغییرات در محیط نظارتی می‌تواند تاثیر نامطلوبی روی عملکرد داشته باشد.

سلیقه مصرف کننده‌ها می‌تواند به طور ناگهانی تغییر کند. مثلا رکود باعث می‌شود تا مصرف کننده از خرید کالاها و خدمات لوکس خودداری کند. وقتی که سازمان‌ها زمان لازم برای توسعه‌ی برنامه‌های اضطراری برای مقابله سریع با تهدیدات ایجاد شده را صرف می‌کنند، ریسک‌هایی که تهدیدات برای سازمان ایجاد می‌کنند کمتر می‌شوند.

تجزیه و تحلیل ماتریس SWOT به شرکت کمک می‌کند تا برای هر چیزی که در محیط خارجی با آن مواجه می‌شود، آمادگی بهتری داشته باشد.

 

– موقعیت یابی رقابتی و استراتژی

بسیاری از شرکت‌ها نوعی تحلیل سوات را بر روی رقبای اصلی خودشان انجام می‌دهند. با ترکیب این اطلاعات با نتایج تحلیل SWOT داخلی شرکت، تیم مدیریت می‌تواند تصویر بهتری از نحوه قرارگیری شرکت در مقابل رقبا داشته باشد.

این شرکت می‌خواهد با نقاط قوت خودش به نقاط ضعف رقبا حمله کند. در واقع این حرکت خیلی شبیه برنامه ریزی بازی (گیم پلی) فوتبال است که در آن سعی می‌شود محل آسیب پذیری تیم مقابل تعیین شود.

در نقطه مقابل، اگر رقیب مزیت فوق العاده‌ای داشته باشد، شرکت نمی‌خواهد با نقاط قوت یک رقیب روبرو شود. تجزیه و تحلیل سوات به یک شرکت نشان می‌دهد که حتی قدرتمندترین رقبای آن هم نقاط ضعفی دارند که می‌شود از آن‌ها به نفع خودش استفاده کند.

معرفی نقاط ضعف و قدرت تحلیل SWOT

از جمله مزایای استفاده از روش تحلیلی ماتریس سوات می‌شود به موارد زیر اشاره کرد:

• تجزیه و تحلیل در واقع یک نمایش بصری از عوامل تاثیرگذار روی موفقیت یا عدم موفقیت کسب و کار، پروژه، ابتکار یا فرد را فراهم می‌کند. اینطوری می‌شود خیلی سریع تشخیص داد که آیا کسب و کار در مسیر رسیدن به یک هدف قرار دارد یا نه.
• تجزیه و تحلیل سوات با درگیر کردن اعضای با تجربه از تیم‌های مرتبط به هم، می‌تواند دیدگاه‌ها و رویکردهای مختلف را تشویق کند.
• تنوع بالا می‌تواند به یک تحلیل سوات اجازه بدهد تا هر عنصر را برجسته کند و ایده‌های خلاقانه و مشکلات نادیده گرفته شده را که در غیر اینطور ممکن است مورد توجه قرار نگیرند را آشکار کند.

اگرچه برای درک بسیاری از پویایی‌هایی که روی موفقیت تاثیرگذارند، داشتن تصویری کلی و فوری از ماتریس SWOT مهم است، اما تجزیه و تحلیل سوات محدودیت‌هایی هم دارد. در ادامه به چند مورد از این محدودیت‌ها اشاره می‌کنیم.

• تجزیه و تحلیل ممکن است همه عوامل مرتبط را شامل نشود، چرا که بعضی از نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها می‌تواند به راحتی نادیده گرفته یا اشتباهی درک شوند.
• ورودی برای هر عنصر اغلب می‌تواند تجربی یا ذهنی باشد و چشم انداز ناهمواری را ارائه بدهد.
• از آنجایی که عوامل فقط در یک مقطع خاص ثبت می‌شوند و نحوه تغییر این عوامل در طول زمان نشان داده نمی‌شود، بینش پیشنهادات SWOT ماندگاری محدودی دارند.

برای آشنایی با تکنیک‌های جدید مدیریت زمان پیشنهاد می‌کنیم به صفحه “مدیریت زمان” مراجعه کنید.

مراحل تجزیه ‌و تحلیل ماتریس SWOT

همانطور که گفته شد تحلیل سوات ابزاری برای ثبت نقاط قوت داخلی، نقاط ضعف در کسب و کار شما و همچنین فرصت‌های خارجی و تهدیدهای بالقوه است. شما می‌توانید از این اطلاعات در برنامه ریزی کسب و کار خودتان برای کمک به دستیابی به اهداف تعیین شده استفاده کنید.

برای بررسی داخلی یا خارجی بودن یک عامل، از خودتان بپرسید که آیا حتی اگر کسب و کارتان وجود نداشت، آن عامل همچنان می‌توانست وجود داشته باشد یا نه. اگر جواب مثبت است پس آن یک عامل خارجی مثل فناوری جدید است که باید به آن توجه کنید.

برای انجام یک تحلیل SWOT می‌توانید از 8 مرحله‌ای که در ادامه به آن‌ها اشاره شده استفاده کنید:

 

 

1) تصمیم گیری در مورد هدف تجزیه و تحلیل سوات

برای اینکه بیشترین بهره را از تحلیل سوات خودتان ببرید، باید از همان اول یک سوال یا هدف را در ذهنتان داشته باشید. مثلا می‌توانید از تجزیه و تحلیل SWOT برای کمک به تصمیم گیری در مورد معرفی محصول یا خدمات جدید یا تغییر فرآیندهای خودتان استفاده کنید.

 

2) تحقیق در مورد کسب و کار، صنعت و بازار خودتان

قبل از اینکه تجزیه و تحلیل سوات را شروع کنید، باید برای درک کسب و کار، صنعت و بازار خودتان کمی تحقیق کنید. با صحبت با کارکنان، شرکای تجاری و مشتریان خودتان، طیف وسیعی از دیدگاه‌ها را به دست می‌آورید. همچنین تحقیقات بازار و کسب اطلاع از رقبا می‌تواند مفید باشد.

 

3) فهرست کردن نقاط قوت کسب و کار

اولین قدم این است که نقاط قوت کسب و کارتان را شناسایی و فهرست کنید که برای مثال می‌تواند شامل نقاط قوت مربوط به کارمندان، منابع مالی، موقعیت مکانی کسب و کار شما، مزایای هزینه و رقابت پذیری باشد.

 

4) فهرست کردن نقاط ضعف کسب و کار

مواردی را که در کسب و کارتان به عنوان نقاط ضعف در نظر می‌گیرید فهرست کنید. این نقاط ضعف می‌تواند شامل فقدان محصولات یا مشتریان جدید، غیبت کارکنان، فقدان مالکیت معنوی، کاهش سهم بازار و فاصله تا بازار باشد.

مطمئن شوید که نقاط ضعف مطرح شده در تحلیل سوات خودتان را برطرف کردید. لیست نقاط ضعف می‌تواند نشان بدهد چطور کسب و کار شما در طول زمان رشد کرده. وقتی تجزیه و تحلیل SWOT را بعد از یک سال مرور می‌کنید ممکن است متوجه شوید که نقاط ضعفتان دیگر برطرف شده. با اینکه در این شرایط ممکن است نقاط ضعف جدیدی پیدا کنیداما از بین رفتن نقاط ضعف قدیمی یک نشانه از پیشرفت است.

 

5) فهرست کردن فرصت‌های بالقوه برای کسب و کار

در مورد فرصت‌های خارجی ممکن برای کسب و کارتان خوب فکر کنید. این فرصت‌ها با نقاط قوت داخلی شما یکسان و یا لزوما قطعی نیستند. یک فرصت برای یک جنبه از کسب و کار شما می‌تواند تهدیدی برای جنبه دیگر باشد. مثلا ممکن است معرفی یک محصول جدید را برای همگام شدن با ترند مصرف کننده‌ها در نظر بگیرید، اما رقبای شما ممکن است قبلا یک محصول مشابه را ارائه کرده باشند.

همچنین این را در نظر داشته باشید که در تجزیه و تحلیل سوات یک مورد نباید همزمان به عنوان یک فرصت و تهدید مطرح شود. فرصت‌ها می‌توانند شامل فناوری جدید، برنامه‌های آموزشی، مشارکت، بازار متنوع و تغییر دولت باشند.

 

6) فهرست کردن تهدیدهای احتمالی برای کسب و کار

عوامل خارجی را که می‌توانند تهدیدی برای کسب و کارتان باشند یا مشکل ایجاد کنند را فهرست کنید. نمونه‌هایی از تهدیدها می‌تواند شامل افزایش بیکاری، افزایش رقابت، افزایش نرخ بهره و عدم اطمینان در بازارهای جهانی باشد.

 

7) تعیین اولویت‌ها از SWOT

پس از انجام مراحل بالا، 4 لیست جداگانه در اختیار دارید. در حالت ایده‌آل، این فهرست‌ها می‌توانند در کنار هم نمایش داده شوند تا بتوانید تصویری کلی از نحوه عملکرد کسب و کارتان و مسائلی که باید به آن‌ها بپردازید را در اختیار داشته باشید. سپس می‌توانید مهمترین مسائل را شناسایی و اولویت‌ها را مشخص کنید.

 

8) ایجاد یک استراتژی برای رسیدگی به مسائل در ماتریس SWOT

چهار لیست اولویت بندی شده خودتان را با طرح این سوال‌ها مرور کنید:

• چطور می‌توانیم از نقاط قوت خودمون برای استفاده از فرصت‌های شناسایی شده استفاده کنیم؟
• چطور می‌توانیم از این نقاط قوت برای غلبه بر تهدیدهای شناسایی شده استفاده کنیم؟
• برای غلبه بر نقاط ضعف شناسایی شده برای استفاده از فرصت‌ها چه باید کرد؟
• چطور نقاط ضعف خودمون را برای غلبه بر تهدیدهای شناسایی شده به حداقل برسانیم؟

وقتی که به این سوالات پاسخ دادید و لیست‌‌هایتان را نهایی کردید، حالا می‌توانید با کمک تجزیه و تحلیل SWOT استراتژهایی خوبی را برای دستیابی به اهداف تجاری خودتان توسعه بدهید.

 

نحوه استفاده از ماتریس SWOT

وقتی که از ماتریس SWOT تکمیل شد، فرد تصمیم گیرنده می‌تواند یک استراتژی را طراحی کند. اما همیشه یک نفر تصمیم گیرنده قطعی نیست و نکته کلیدی در اینجا پیدا کردن روابط بین عوامل و نقاط قوت و فرصت‌هاییست که بتوانند با ضعف‌ها و تهدیدها مقابله کنند.

همچنین خیلی مهم است که یادتان باشد تمام عوامل در یک سناریو وزن یکسانی ندارند. عوامل فقط به صورت یک به یک با همدیگر در تعامل نیستند. تصمیم گیرندگان باید به نحوه تعامل و تاثیر عوامل روی همدیگر فکر کنند.

فرض کنید تصمیم گیرنده متوجه می‌شود که نقاط قوت و فرصت کافی برای رسیدگی به عوامل مضر وجود ندارد. در این صورت باید با احتیاط عمل شود. اما اگر شرایط برعکس باشد، یعنی نقاط قوت و فرصت کافی در دسترس باشد، تصمیم گیرنده می‌تواند با اطمینان به سمت جلو حرکت کند.

در ادامه به چند نکته اشاره می‌کنیم که با توجه به آن‌ها می‌توانید در پیاده سازی ماتریس SWOT در کسب و کارتان نتایج بهتری بگیرید.

• در ابتدا حوزه‌ای که قرار است آن را تحلیل کنید به صورت کاملا شفاف مشخص کنید
• تحقیقات عمیق و دقیقی را در خصوص موضوع مورد نظر انجام دهید
• تمام نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید
• تمام فرصت‌ها و تهدیدهای فعلی و بالقوه را مشخص کنید
• تمام نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهایی که در مراحل قبل شناسایی کردید در ماتریس سوات وارد کنید
• ماتریس SWOT به دست آمده را تحلیل کنید و متناسب با شرایطی که دارید، یکی از چهار استراتژی SO، ST، WO و WT را پیاده سازی کنید

انواع استراتژی در تحلیل SWOT

در تحلیل SWOT به طور کلی از چهار استراتژی بالقوه استفاه می‌شود که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم:

 

 

1. استراتژی نقاط قوت و فرصت‌ها (SO)

این استراتژی با عنوان Maxi-Maxi شناخته می‌شود و هدف آن استفاده از نقاط قوت داخلی برای استفاده بهینه از فرصت‌های بیرونی در دسترس شرکت است. به عبارت دیگر، شرکت باید از نقاط قوت خودش با استفاده از منابعی که در اختیار دارد برای سرمایه گذاری در فرصت‌های بالقوه استفاده کند.

به عنوان مثال، اگر یک شرکت به طور منطقی یک نام تجاری را در بازار ایجاد کرده باشد و قلب مصرف کنندگان را به دست آورده باشد، یک فرصت طلایی برای کشف مکان‌های جدید بازار یا معرفی خط جدیدی از محصولات و خدمات برای آن بازار هدف را در اختیار دارد. استفاده از این فرصت می‌تواند بهترین گزینه برای ارتقای یک شرکت باشد.

 

2. استراتژی نقاط قوت و تهدید (ST)

این استراتژی با عنوان Maxi-Mini شناخته می‌شود و هدف آن به حداکثر رساندن نقاط قوت یک شرکت و در عین حال به حداقل رساندن تهدیدها با حمایت از این نقاط قوت است. بنابراین، یک شرکت باید از نقاط قوت داخلی خودش برای جلوگیری از تهدیدهای بزرگ خارجی استفاده کند.

این استراتژی نشان می‌دهد که مدیریت سازمان برای مقابله با هر کدام از تهدیدات احتمالی که می‌تواند به عنوان مانع بر سر راه کسب و کار قرار بگیرد، می‌تواند از تمام نقاط قوت داخلی استفاده کند.

به عنوان مثال، در بازار همیشه بین همتایان یا بین بازیکنان جدید و قدیمی رقابت شدیدی وجود دارد. در چنین سناریویی، برای غلبه بر رقبا، شرکتی که در رقابت عقب افتاده باید از نقاط قوت داخلی مثل کیفیت، تکنیک‌های تولید، میراث و خدمات مشتری استفاده کند تا جایگاه خودش را تقویت کند.

 

3. استراتژی نقاط ضعف و فرصت‌ها (WO)

این استراتژی تلاش می‌کند تا نقاط ضعف را به حداقل برساند و فرصت‌ها را به حداکثر افزایش بدهد. هدف این است که با استفاده از فرصت‌های بیرونی نقاط ضعف داخلی را اصلاح کنیم.

مدیریت شرکت جایگزین‌های مختلفی را برای بررسی نقاط ضعف و کنترل فرصت‌هایی که در دوره به وجود می‌آید شناسایی می‌کند. کاهش یا اصلاح نقاط ضعف و استفاده از فرصت‌ها همیشه یک تصمیم عاقلانه است.

به عنوان مثال، اگر شرکتی در هیچ کدام از حوزه‌های تجاری که برای رشد لازمه تخصص نداشته باشد و فرصتی برای اتحاد با شرکت دیگری که تخصص لازم را دارد به دست بیاورد، این موقعیت تقریبا برای هر دو شرکت یک فرصت مناسب ارزیابی می‌شود.

 

4. استراتژی ضعف و تهدیدها (WT)

این استراتژی با عنوان Mini-Mini با هدف به حداقل رساندن نقاط ضعف و تهدیدات پیاده سازی می‌شود. این استراتژی قطعا دفاعی ترین حالت در ماتریس SWOT است و بیشتر زمانی استفاده می‌شود که یک شرکت در وضعیت اسفناکی قرار می‌گیرد.

در چنین سناریویی، شرکت در یک محیط تهاجمی عمل می‌کند و فرصت‌های توسعه کمی دارد یا اصلا فرصتی وجود ندارد. استراتژی Mini-Mini در واقع سبکی بدبینانه از انحلال یک شرکت محسوب می‌شود.

به عنوان مثال، یک شرکت درخشش و شکوه خود و متعاقبا ایمان ذینفعان خودش را از دست داده. بنابراین، خطر از دست دادن منابع مالی و سرمایه گذاری توسط سرمایه گذاران وجود دارد. در این شرایط، ممکن است خط تولید محصولات با فروش کم تعطیل شود، کارمندان ضعیف تعدیل شوند و یک تکنیک خصمانه فروش ایجاد شود.

اگر شانس با این شرکت یار باشد، می‌تواند به دنبال ادغام با یک شرکت مناسب دیگر باشد تا از تخصص و منابع آن برای حفظ منابع مالی ذینفعان استفاده کند.

چطور یک تحلیل سوات خوب و دقیق داشته باشید؟

نوشتن یک تحلیل سوات خوب و دقیق برای کسب و کارهای کوچکی که به دنبال توسعه سریع و حفظ مزیت نسبت به رقبای در حال ظهور هستند، حیاتی به حساب می‌آید. انجام یک تجزیه و تحیلی SWOT شامل تحلیل تمام جنبه‌های یک شرکت و توسعه استراتژی‌های بالقوه و متناسب با شرایط می‌شود. در این بخش می‌توانید نکاتی را در خصوص آماده سازی یک تحلیل سوات خوب و دقیق مشاهده کنید.

 

– نقاط قوت

اولین گام شما شناسایی و فهرست کردن نقاط قوت کسب و کار است. این مرحله شامل نقاط قوت داخلی مثل مزیت‌های فروش منحصر به فرد، تیم‌ها، فرآیندها، تخصص‌های فنی، ابزارها و سایر عوامل مرتبطی که در موفقیت کسب و کار نقش دارند می‌شود. سپس باید نقاط قوت خارجی مثل روابط با تامین کننده، مزیت در بازار نسبت به سایر رقبا، بازاریابی و حضور آنلاین، سرویس‌های اضافی/ارزش‌های افزوده ارائه شده و غیره را شناسایی کنید.

 

– نقاط ضعف

این بخش در واقع دشوارترین بخش از چهار ربع ماتریس سوات به حساب می‌آید، چرا که روبرو شدن با نقاط قوت و ضعف یک کسب و کار به صورت موضوعی کار سختی است. اما اولویت اصلی شما در این مرحله این است که نقاط ضعف داخلی و خارجی شرکتتان را شناسایی کنید. به این مرحله به عنوان ساختاری نگاه کنید که در نهایت به شما کمک می‌کند نقاط ضعف را به نقاط قوت و مزیت تبدیل کند. این مرحله می‌تواند شامل عوامل محیطی خارجی مثل قیمت گذاری، رقابت، کاهش تقاضا و غیره هم باشد. همچنین نقاط ضعف داخلی که روی کسب و کار تاثیر منفی دارند مثل کمبود بودجه، تیم‌های کوچک و غیره هم باید لحاظ شوند.

 

– فرصت‌ها

حالا که کاملا با نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان آشنا شدید، وقت آن رسیده تا فرصت‌های بالقوه را شناسایی کنید. باید ببینید بر اساس نقاط قوت و ضعفی که مشخص شده، شرکت شما چه مزایایی دارد. آیا بازارهایی وجود دارند که شما عملکرد خوبی دارید و امکان توسعه بیشتر هم وجود داشته باشد؟ آیا استراتژی مارکتینگتان قوی هست که بتواند افزایش تقاضا را پشتیبانی کند؟ به عوامل خارجی که شناسایی کردید توجه کنید و ببینید در چه بخش‌هایی کسب و کارتان می‌تواند فرصت رشد داشته باشد.

 

– تهدیدها

بخش تهدیدها در تحلیل سوات می‌تواند باعث وحشت خیلی از افراد شود. اساسا، هدف در این بخش این است که تهدیدهای بالقوه‌ای که می‌توانند روی کسب و کارتان تاثیر منفی داشته باشند را شناسایی کنید. این بخش می‌تواند شامل مشکلات داخلی و تهدیدهای خارجی شود. مثلا بازارهایی که از پتانسیل آن‌ها استفاده نمی‌کنید، نقد و بررسی‌های منفی، رقبای قدرتمند یا مشکلات تامین کننده‌ها از جمله مواردی هستند که در این بخش قرار می‌گیرند.

برای آشنایی با CRM می‌توانید مقاله “CRM چیست؟” را مطالعه کنید.

نکات مهم در خصوص تجزیه و تحلیل SWOT

یک تجزیه و تحلیل قوی سوات به میزان عمیق بودن بررسی کسب و کارتان و جمع آوری تمام اطلاعات به شیوه‌ای سازمان یافته بستگی دارد. هر چقدر بیشتر بتوانید نسبت به مواردی که کسب و کارتان را منحصر به فرد می‌کنند و مواردی که نیاز به بهبود دارند شناخت پیدا کنید، تحلیل ماتریس SWOT شما عملی‌تر می‌شود.

در ادامه به چند نکته اشاره می‌کنیم که با رعایت آن‌ها می‌توانید از حداکثر پتانسیل تحلیل سوات بهره ببرید:

 

 

1. نترسید!

یک تحلیل سوات خوب در مورد رویارویی با بخش‌های مختلف کسب و کار است؛ خوب یا بد. البته کنار گذاشتن همه چیز و رویارویی عینی با جنبه‌های کسب و کار می‌تواند دشوار باشد. با این حال مهم است که بر این احساس غلبه کنید و در مورد کسب و کارتان واقع‌ بین باشید. این نگرش در نهایت به بهبود کسب و کارتان کمک می‌کند.

 

2. درخواست بازخورد

برای اطمینان از اینکه تجزیه و تحلیل ماتریس سوات شما واقعا همه چیز را پوشش می‌دهد، بازخورد و پیشنهادها را درخواست کنید. درگیر کردن ترکیبی از اعضای تیم، از جمله تعداد بیشتری از ذینفعان ارشد و اعضای جوان، می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلاتی را که ممکن است از آن‌ها اطلاع نداشتید را شناسایی کنید.

 

3. سیستماتیک باشید

گاهی اوقات، ساده ترین راه برای تکمیل تحلیل SWOT داشتن یک سیستم است. این یعنی بهتر است اول مسائل داخلی در هر ربع را بررسی کنید و سپس عوامل خارجی را بررسی کنید. یا می‌توانید انتخاب کنید که دو ربع را همزمان بررسی کنید؛ مثلا بررسی نقاط قوت و فرصت‌ها به صورت همزمان می‌تواند کار را آسان‌تر کند.

 

4. ایجاد جدول زمانی

برای اینکه تجزیه و تحلیل سوات شما قابل اجرا باشد، باید در کنار اهداف خودتان یک جدول زمان هم ایجاد کنید. برای فرصت‌هایی که شناسایی می‌کنید، یک بازه زمانی معقول و منطقی هم برای تحقق آن‌ها در نظر بگیرید. برای تهدیدها، به این فکر کنید که تهدیدها چقدر نزدیک یا دور هستند تا اینطوری بتوانید اقدامات لازم را به صورت واقع بینانه‌تری اولویت بندی کنید.

 

مثال‌هایی از ماتریس SWOT

نتیجه نهایی تحلیل سوات باید یک نمودار یا فهرستی از ویژگی‌های یک موضوع باشد. در ادامه می‌توانید نمونه‌هایی از تجزیه و تحلیل SWOT را ببینید:

 

کارمند خرده فروشی

نقاط قوت: مهارت‌های ارتباطی خوب، حضور به موقع در شیفت‌ها، برخورد خوب با مشتریان، سازگاری با تمام بخش‌ها، قدرت بدنی، در دسترس بودن.

نقاط ضعف: وقفه‌های طولانی برای سیگار کشیدن، مهارت فنی پایینی، صرف وقت زیادی برای صحبت کردن با همکاران.

فرصت‌ها: کارگر ویترین فروشگاه، خوشامدگویی به مشتریان و کمک به آن‌ها برای پیدا کردن محصولات، کمک به راضی نگهداشتن مشتریان، کمک به مشتریان بعد از خرید و ایجاد اطمینان برای خرید، انبار کردن قفسه‌ها.

تهدیدها: گاهی اوقات از دست دادن زمان در زمان شلوغی به دلیل وقفه‌ها (مثلا سیگار کشیدن)، گاهی اوقات صرف زمان زیاد برای هر مشتری بعد از فروش، صرف زمان زیادی برای گفتگوهای شخصی با همکاران دیگر.

 

کسب و کار کوچک

نقاط قوت: موقعیت مکانی نانوایی در حومه شهر و نزدیک یک ایستگاه قطار است که در ساعت شلوغی پاخور خوبی دارد. محصول کیک‌های فانتزی و سفارشی است که مشتریان بارها و بارها برای خرید مجدد برمی‌گردند. استفاده کارآمد و موفقیت آمیز از کانال‌های شبکه اجتماعی برای ایجاد آگاهی نسبت به کسب و کار.

نقاط ضعف: با اینکه نانوایی در بعضی از بازه‌های زمانی و آخر هفته‌ها خیلی شلوغ می‌شود، اما در طول روز بازه‌های قابل توجهی مغازه خلوت است. روی سرویس‌های آنلاین و خرید غیرحضوری سرمایه گذاری نشده چرا که شناخت خوبی از مفید بودن این سرمایه گذاری در بلندمدت وجود ندارد.

بعضی از تجهیزات آشپزخانه دست دوم و در معرض خراب شدن هستند، نیاز به تعمیرهای اساسی وجود دارد که تاخیرهای را در تحویل سفارشات به همراه می‌آورد.

فرصت‌ها: محرک اقتصادی 2 تریلیون یورویی اتحادیه اروپا می‌تواند به توسعه آشپزخانه کمک کند و امکان خرید تجهیزات جدید و سرمایه گذاری روی فرصت‌های جدید را فراهم کند. احتمالا چند شغل جدید هم تولید می‌شود.

قرار است جشنواره‌های غذایی جدیدی در یکی از شهرهای نزدیک نانوایی برگزار شود. حضور در این رویدادها می‌تواند برند ریچ را افزایش بدهد.

تهدیدها: هزینه مواد اولیه‌ای که برای پخت کیک‌ها و نان‌ها استفاده می‌شود احتمالا افزایش پیدا می‌کند. پیدا کردن بعضی از مواد اولیه اصلی به صورت فوری سخت‌تر می‌شود. نانوایی‌های محلی دیگری هم کیک‌های سفارشی را ارائه می‌دهند که خیلی از این مشکلات را ندارند.

این آشپزخانه برای مقابله با نقاط ضعفش باید از نقاط قوتش بهره ببرد و همچنین از فرصت‌ها استفاده کندو برای تهدیدهای آینده آماده باشد.

محدودیت‌های ماتریس SWOT

با وجود مزایای زیادی که ماتریس SWOT دارد، این ابزار نیز محدودیت‌هایی دارد که آگاهی از آن‌ها برای استفاده مؤثر ضروری است. یکی از مهم‌ترین چالش‌ها، ذهنی بودن تحلیل است. یعنی نتایج به شدت به دیدگاه تحلیل‌گر وابسته‌اند و ممکن است سوگیری‌های فردی در آن دخیل باشد. همچنین، ماتریس SWOT به تنهایی راه‌حل ارائه نمی‌دهد بلکه صرفاً یک چارچوب برای تحلیل هست و نیاز به ترکیب با سایر ابزارهای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری دارد. بنابراین، استفاده از آن باید با دقت و در کنار سایر روش‌های مدیریتی انجام می‌شود.

کشیدن ماتریس سوات در سازمان برعهده کیست؟

در هنگام انجام تجزیه و تحلیل SWOT در سطح شرکتی، به یک تیم متنوع از حوزه‌های مختلف کسب و کار نیاز دارید تا یک دید کلی و جامع از کسب و کار به دست بیاورید. برای مثال، شما به نماینده‌ای از منابع انسانی، عملیات، بازاریابی و غیره نیاز دارید.

حضور هر دپارتمان در ماتریس SWOT نهایی باید احساس شود تا اینطوری بتوانید تصویر واضحی از کسب و کار داشته باشید. علاوه بر این، مالکان، مدیران و کارمندان برتر در سازمان نیز نقش مهمی در تهیه ماتریس SWOT دارند. سازمان‌های پیشتاز، برای تضمین کارایی تجزیه و تحلیل سوات، حتی از بازخوردهای مشتریان خودشان هم استفاده می‌کنند.

 

سوالات متداول

• 
  

  ماتریس سوات چیست؟

  ماتریس یا تحلیل SWOT یا سوات در واقع یک چارچوب است که برای تعیین و تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای یک سازمان به کار می‌رود. SWOT برگرفته از سرواژه همین چهار کلمه است.

• 
  

  چرا باید از جدول ماتریس SWOT استفاده کنیم؟

  تجزیه و تحلیل سوات به عنوان بخشی از فرآیند برنامه ریزی کلی شرکت انجام می‌شود و در آن اهداف مالی و عملیاتی برای سال آینده تعیین می‌شوند. علاوه بر این، استراتژی‌های کسب و کار هم بر اساس همین اهداف ساخته می‌شوند.

• 
  

  چطور یک تحلیل سوات خوب و دقیق داشته باشید؟

  انجام یک تجزیه و تحیلی SWOT شامل تحلیل تمام جنبه‌های یک شرکت و توسعه استراتژی‌های بالقوه و متناسب با شرایط می‌شود.