فهرست مطالب این مقاله:
برای این که بهتر فرایند فروش طی بشه و حساب و کتاب های محصولات و خدمات فروخته شده به مشتری ها از دستتون خارج نشه بهتره فاکتور فروش تهیه کنید.
وقتی مشتری از شما خرید می کنه تا وقتی هزینه ها رو پرداخت نکنه برای کسب و کار شما هیچ فایده ای نداره. و گاهی هم کالاها و خدماتی که به مشتری فروختین ممکنه زیاد باشه و فرایندهای تخفیف و مالیات و دیگر امور مالی روی قیمت ها تاثیر گذاشته باشه. در این شرایط برای دوری از هر گونه ابهام و شفافیت برای هر دو طرف، فاکتور فروش صادر می شه.
یک فاکتور فروش خوب باعث می شه، خریداران هزینه ها رو کامل و به موقع پرداخت کنن و فرایند مالی شرکت شما هم بدون دردسر پیش بره.
در این مطلب هم سعی کردیم مفهوم فاکتور فروش، اهمیت استفاده از اون، انواع و نحوه ایجاد یک فاکتور فروش رو بررسی کنیم.
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش یک سند حسابداری هستش که کسب و کارها برای مشتری ها و خریداران ارسال می کنن تا تراکنشات فروش رو ثبت و ضبط کنن و پرداختی ها رو هم پیگیری کنن. اطلاعات کالا و خدمات ارائه شده، تاریخ خرید و فروش، مبلغ بدهی و مواردی مثل تخفیفات و مالیات در فاکتورها ذکر می شه.
این سازمان ها و کسب و کارها هم می تونن به روش های مختلفی فاکتور فروش رو ایجاد کنن و برای خریداران بفرستن. از جمله:
- اسناد پرینت شده رو مستقیما خودشون به خریدار تحویل می دن یا براشون پست می کنن.
- از طریق ایمیل واسه خریدار PDF یا فایل ارسال می کنن.
- اسناد دیجیتال خودکار رو به کمک نرم افزار CRM یا نرم افزارهای حسابداری برای خریدار ارسال می کنن.
چرا تهیه و ارسال فاکتور فروش اهمیت دارد؟
درسته که هدف اصلی و اولیه فاکتور فروش درخواست پرداخت هزینه های کالا یا خدمات ارائه شده از خریدار هستش، اما قابلیت های دیگه ای هم داره که برای هر کسب و کاری مهمه.
1. دفترداری قوی و دقیق
فاکتور فروش برای هر کسب و کاری به ویژه شرکت های کوچک ابزار مهمی هستن. چون مثل یک سیستم دفترداری عمل می کنن و فروش های سازمان رو ثبت می کنن. همین موضوع هم باعث می شه بتونین فروش و پرداختی های خریداران رو تحت نظر داشته باشین و گزارشات مالی بهتر و شفاف تری رو تهیه کنین.
2. ابزار مدیریت فهرست اموال
اگر سازمانتون کالاهای فیزیکی می فروشه، فاکتور فروش بهتون این امکان رو می ده تا فهرست اموال رو بهتر مدیریت کنین. دائم اموال فروخته شده رو بررسی می کنه و مطمئن می شه سطح موجودی در سیستم حسابداری درست ثبت شده باشه.
3. داده ها برای برنامه های کسب و کار
فاکتور فروش برای برنامه ریزی های آینده بسیار اهمیت داره و اطلاعات مفیدی از درآمد ورودی و تغییرات در اون رو در طول زمان به سازمان ارائه می ده و ابزار بسیار مهمی برای پیش بینی بودجه سازمان هستن.
اگه کسب و کار کوچکی هم داشته باشین فاکتور فروش دقیق و مرتب بهتون کمک می کنه تا به موارد زیر برسین.
- زودتر خریدار بدهی خودش رو پرداخت کنه تا گردش مالی سالم تر و قابل پیش بینی تری داشته باشین؛
- فشار روی تیم های فروش و حسابداری برای گرفتن هزینه ها کمتر شه و روی تسک های مهم تر تمرکز کنن.
- تجربه کاربری بهتری رو به مشتری ها ارائه می دین تا به مرور زمان به کسب و کار شما وفادار بمونن و دائم ازتون خرید کنن.
برای رسیدن به این مزیت ها باید فرایند فاکتور فروش طوری انجام بشه که همه چیز شفاف باشه و جای هیچ اشتباهی وجود نداشته باشه. در ادامه بیشتر با اهداف فاکتور فروش و نحوه عملکرد اون آشنا می شیم.
هدف فاکتورهای فروش
هدف اصلی فاکتور فروش اینه که تمام خدماتی که یک کسب و کار به خریداران ارائه کرده، میزان بدهی و تاریخ تسویه حساب همگی در یک جا ثبت و ضبط بشه و خریدار هم این لزوم رو ببینه که در زمان مقرر بدهی خودش رو به ازای دریافت خدمات و کالای مورد نظر پرداخت کنه. از جمله اسناد بسیار مهم در روند کسب و کار هستن که هم برای خریدار و هم برای سازمان بسیار مهم هستن و مبنای صورت مالی بیزینس در نظر گرفته می شن.
نحوه عملکرد فاکتور فروش
بعد از این که سازمان شما خدمات یا کالایی رو به مشتری عرضه کرد، باید برگه یا فاکتور دیجیتال هم برای این خریدار ارسال کنه. این سند حسابداری مثل یک صورت حساب می مونه که شما از خریدار می خواین بابت کالای دریافتی باید تا تاریخ تعیین شده حساب خودش رو تسویه کنه. در واقع در این فاکتور فروش شما نام کالا یا خدمات، بدهی خریدار و روش های پرداختی قابل قبول رو ذکر می کنین. به همین سادگی!
انواع فاکتور فروش
انواع مختلف فاکتور فروش وجود داره که می تونین با توجه به نیازتون از بین اون ها یکی رو برای فرایند حسابداری خود استفاده کنین. قبل از اون باید در نظر داشته باشیم که در شرایط مختلف انواع فاکتورها در دسته بندی های مختلف قرار می گیرن. اما اینجا از معروف ترین فاکتورها نام بردیم.
– فاکتور استاندارد
فاکتور استاندارد از پر استفاده ترین و ساده ترین فاکتورهای فروش هستش که کسب و کارها ازش استفاده می کنن تا از مشتری ها بخوان هزینه ها رو تسویه کنن. همه عناصری که یک فاکتور فروش باید داشته باشه رو در بر داره؛ از اطلاعات تماس دو طرف تا ذکر دقیق شرایط پرداخت و مبالغ.
– پیش فاکتور
پیش فاکتور مثل فاکتور استاندارد نیست که به منظور پرداخت برای خریدار ارسال می کنین. پیش فاکتور در واقع قبل از فروش خدمات یا کالا برای مشتری ها ارسال می شه و مشتری از هزینه های هر خدمات یا کالا آگاه می شه و می بینه که در نهایت قراره چه میزانی به سازمان شما پرداخت کنه.
– فاکتور تجاری
این فاکتور برای معاملات بین المللی تنظیم شده و باید ارزش گذاری گمرگی بشن. معمولا هم در این فاکتور فروش شما باید کشور مبدا، کشور مقصد، هزینه حمل و نقل و وزن محصول و قیمت نهایی برای خریدار رو ذکر کنین.
عناصر کلیدی فاکتور فروش
بیشتر فاکتورهای فروش عناصر کلیدی مشابهی دارن و هر کدوم هم طوری ارائه شدن که هم خریدار و هم سازمان به راحتی فرایند مالی و حسابداری رو متوجه بشن و خریدار سریع تر تسویه حساب انجام بده. در فاکتور فروش معمولا موارد زیر رو مشاهده می کنین:
> اطلاعات تماس
این اطلاعات شامل اسم، آدرس، تلفن تماس و آدرس ایمیل سازمان و خریدار هستش. با درج این اطلاعات مطمئن می شید که فاکتور فروش به دست تیم یا فرد مورد نظر برسه و خریدار هم بدونه بابت چی و از کجا فاکتور رو دریافت کرده و اگه سوالی داشت بتونه با شما تماس بگیره.
> تاریخ صدور
در فاکتور تاریخی رو که فاکتور فروش رو برای خریدار ارسال کردین هم ذکر کنین. تاریخ صدور در واقع تاریخ تراکنش رو نشون می ده و خریدار خودش رو برای زمان و میزان پرداختی آماده می کنه. و با ذکر تاریخ صدور شما وقتی بخواین فاکتورهای مد نظرتون رو پیدا کنین، تنها با جستجوی تاریخ صدور اون ها می تونین سریع تر پیداشون کنین.
> شماره فاکتور
هر فاکتور یک شماره مخصوص به خودش داره و شما می تونید بهتر در مرتب کردن فاکتورها و دفترداری عمل کنین و حتی سریع تر فاکتور فروش مورد نظرتون رو از بین چندین و چند فاکتور پیدا کنین. شماره فاکتور متوالی هستن؛ به این شکل: INV001، INV002 و برای این که بتونین روند فاکتورها رو پیگیری کنین و ارجاعع بدین بسیار راحت تر هستش.
> شرح کالاها یا خدمات ارائه شده
لیستی از کالاها یا خدمات ارائه شده به خریداران در فاکتور فروش قرار می گیره تا خریدار بدونه داره برای چه چیزهایی هزینه می کنه. بهتره از ستون های مجزا استفاده کنین که توضیحی کوتاه در مورد هر آیتم می ده و قیمت و تعداد رو ذکر کنین. این اطلاعات باعث شفافیت بیشتری می شن و خریدار با اطمینان بیشتر هزینه کالاها رو پرداخت می کنه.
> مبلغ سر رسید
مبلغ سر رسید اولین چیزی هستش که خریدار در فاکتور فروش بهش نگاه می کنه تا مطمئن شه مبالغ ذکر شده در فاکتور درست هستن. در فاکتور، شما هم باید تمام مبالغ و تمام تخفیفات و مالیات ها رو ذکر کنین و در نهایت مبلغ قابل پرداخت رو دقیق ارائه بدین. با وارد کردن مبلغ سررسید تراکنشات هم سریع تر انجام می شن و سوالات خریداران هم بابت قیمت ها کم می شه.
> شرایط پرداخت
دقیق ذکر کنین که خریدار باید از چه طریق و چگونه فاکتور فروش رو تسویه حساب کنه. باید در فاکتور بگین چه زمانی، چه میزانی رو از چه راهی پرداخت کنن.
می تونین شماره حساب بانکی بدین یا هر روشی که شرکت انتخاب کرده رو در فاکتور بنویسین که مشتری سردرگم نشه. حتی اگه بابت تاخیر (مثلا 90 روزه) هزینه اضافی قراره بگیرید، اون رو هم حتما ذکر کنید.
مراحل ایجاد فاکتور فروش
برای ایجاد و ارسال فاکتور فروش برای خریداران بهتره یک سری اصول رو رعایت کنین و مراحل زیر رو طی کنین تا خریدار سریع تر هزینه ها رو تسویه کنه.
1. جزئیات سازمان رو وارد فاکتور کنید
قسمتی از فاکتور فروش رو به لوگو شرکت، اسم برند، آدرس، تلفن تماس و آدرس ایمیل اختصاص بدین. این طور خریدار بیشتر به کسب و کار شما اعتماد می کنه و می دونه طرف مقابلش کیه و اگه سوالی یا مشکلی داشته می تونه با شما تماس بگیره.
2. اطلاعات تماس مشتری رو دقیق وارد کنید
بعد از این که اطلاعات شرکت رو دقیق وارد کردین، زیر اون بخشی رو به اطلاعات مشتری اختصاص بدین. اسم خریدار یا تیم، اطلاعات تماس فردی که با شرکت شما در تماس هستش رو بنویسین. البته اگه مشتری شما یک شرکت بزرگ هستش، مخاطب شما نسبت به بقیه خریداران می تونه کمی متفاوت باشه.
3. شماره فاکتور در نظر بگیرید
هر فاکتوری باید یک شماره فاکتور اختصاصی داشته باشه تا بشه به راحتی در زمان مورد نیاز بهش ارجاع کرد و اون رو پیدا کرد. این شماره می تونه به صورت دستی وارد بشه یا این که به نرم افزار حسابداری یا سیستم CRM خودتون بسپارین تا این فرآیند رو اتوماسیون کنه؛ که با این کار هم فرآیند سریع تر پیش می ره و هم خطایی رخ نمی ده و هر زمان هم بخواین سریع تر به فاکتور فروش مورد نظرتون دسترسی پیدا می کنین.
4. خدمات یا کالاهای ارائه شده رو لیست کنید
تمام کالاها و خدماتی ارائه شده لیست بشه و در فاکتور فروش نوشته بشه. هر کدوم از این کالاها هم باید توضیحات لازم رو داشته باشن و تعداد یا ساعت کار شده باید ذکر بشه.
5. شیوه پرداخت در فاکتور فروش نوشته بشه
شرایط پرداخت مثل روش پرداخت هزینه های خدمات ارائه شده (نقدی، کارت اعتباری، چک و غیره) و هر هزینه اضافی یا مالیات یا تخفیفات رو در فاکتور فروش بنویسین.
6. تاریخ پرداخت تعیین کنید
در فاکتور فروش باید ذکر کنین که علاوه بر شرایط پرداخت، چه زمانی باید صورت حساب تسویه شه. این زمان می تونه زمان دقیق باشه یا زمان نسبی اعلام بشه؛ که بسته به نوع فاکتور و شرایط سازمان اون رو با توافق با خریدار تعیین می کنه.
7. هزینه نهایی رو ذکر کنید
شما در فاکتور باید قیمت هر کالا رو بنویسین و با اعمال مالیات و تخفیفات و هر چیز دیگه ای که در قیمت تاثیر داره، قیمت نهایی رو دقیق و شفاف در فاکتور بیارید.
استفاده از CRM و ابزارهای مدیریت فاکتور برای ایجاد فاکتور فروش
نرم افزار CRM طوری طراحی شده که امور تکراری و خسته کننده رو اتوماسیون کنه و تیم فروش و حسابداری بتونن روی تسک های مهم تر تمرکز کنن. اموری مثل صدور فاکتور فروش از جمله کارهایی هستش که هم زمان زیادی از تیم ها می گیره و هم احتمال خطا در اون زیاده.
شما با استفاده از CRM و ابزارهای مدیریت فاکتور هم داده های مشتری ها و هزینه ها رو راحت تر و سریع تر وارد قالب های آماده سیستم می کنین و هم برای پیدا کردن فاکتورها و صورت حساب ها سریع تر عمل می کنین. هر زمان هم که بخواین به داده ها و فاکتورهای فروش دسترسی دارین.
تفاوت بین فاکتور فروش و دیگر اسناد فروش
زمانی می تونین سند درست رو برای خریداران و مشتری های درست بفرستین که بدونین فاکتور فروش با دیگر اسناد حسابداری چه تفاوتی داره.
در کنار فاکتور فروش، سه سند فروش دیگه هم وجود داره که تیم های فروش و حسابداری زیاد با اون ها روبرو می شن: سفارشات خرید، سفارشات فروش و رسید فروش.
سفارشات خرید چیست؟
سفارش خرید یک سند قانونی هستش که هدف کسب و کار از خرید کالا یا خدمات از شرکت یا تیم دیگه رو نشون می ده. همون اطلاعاتی رو در بر می گیره که در فاکتور فروش می بینیم؛ مثل لیست خدمات یا کالاها، هزینه ها و اطلاعات تماس. اما می شه موارد زیر هم در اون آورده بشه:
- زمان ارسال کالاهای خریداری شده
- روش پرداخت مورد نظر خریدار
- توافقات روش ارسال کالاها
سفارش های خرید توسط خریدار نوشته می شه تا معامله رو رسمی کنه. به شرکتی که قراره کالاها رو تهیه و ارسال کنه زمانی اختصتص می ده تا کالاها رو آماده و ارسال کنن.
سفارشات فروش چیست؟
بعد از اینکه سفارش خرید تنظیم شد، فروشنده با یک سفارش فروش به شما به عنوان خریدار پاسخ می ده تا نشون بده با نیاز خریدار موافقه و یک تاییدیه به اون ها بده.
در سفارش فروش همون اطلاعاتی رو می بینیم که در سفارش خرید اومده؛ ولی ممکنه یک تفاوت های ریزی هم با هم داشته باشن. مثلا اگر فروشنده نتونه در زمان تحویل، کالا رو به خریدار ارائه بده، می تونه تاریخ تحویل رو بروزرسانی کنه و در سفارش فروش اون رو به شما ارائه بده.
رسید فروش چیست؟
رسید فروش هم اطلاعات مهم فروش رو در بر می گیره و وقتی تنظیم می شه که خریدار هزینه رو تسویه کرده و نقل و انتقالات پولی تموم شده. اون برگه ای که بعد از خرید در فروشگاه از فروشنده دریافت می کنین، نمونه خیلی ساده از رسید فروش هستش. سندی برای پرداخت محسوب می شه. خریدار و فروشنده باید از این رسیدها کپی بگیرن و برای دفترداری و اهداف بودجه اون ها رو نگه دارن.
سخن آخر
فاکتور فروش دقیق و فرایند فروش راحت می تونه گردش مالی کسب و کار شما رو تقویت کنه و ارتباط با مشتری هاتون بهتر از قبل بشه.
برای ایجاد فاکتور فروش از نرم افزارهای کاربردی مثل نرم افزار CRM استفاده کنین تا با اتوماسیون تمام فرایندها، اسناد حسابداری خودتون رو با قالب های آماده سریع تر تهیه کنین و زودتر با مشتری هاتون تسویه حساب کنین.
