حسابداری فروش چیست و چه کاربردهایی دارد؟

موفقیت در فروش در قرن 21 کار اون قدر آسونی نیست! باید توانایی و دانش کافی در زمینه حسابداری فروش داشته باشین تا سرنخ هاتون رو به مشتری تبدیل کنین و بهشون ثابت کنین که راهکار شما بهترین راهکار برای مشکل یا معضل اونهاست.

در بحث حسابداری فروش، هم با مفهوم حسابداری و هم مفهوم فروش سر و کار داریم. برای این که تیم فروش و تیم حسابداری بتونن به درستی تراکنش هایی که در سازمان اتفاق افتاده رو کنترل کنن حضور این دو با هم مهم هستش. چرا که هم اعتماد رو بین تیم ها و سازمان افزایش میده و هم همه مسائل شفاف سازی میشه و ابهامی در کار نخواهد بود.

 

حسابداری فروش چیست؟

حسابداری فروش یا sales account در بحث مدیریت مالی قرار می گیره و از اونجایی که سازمان روزانه ممکنه معاملات زیادی رو انجام بده، فرآیندهای ثبت، ردیابی و تجزیه و تحلیل سیستماتیک تراکنش های فروش کالا و خدمات رو در سازمان در نظر می گیره و دسته بندی میکنه.

روزانه معاملات و تراکنش های کوچک و بزرگ زیادی در یک سازمان رخ میده و از طریق حسابداری فروش، درآمدها ردیابی میشن و حساب های دریافتی مدیریت میشن. در نتیجه شاهد گزارش مالی دقیق سازمان هستیم که باعث میشه عملکرد فروش به درستی مدیریت شه و در تصمیمات مالی همه جوانب در نظر گرفته شه و آگاهانه تصمیم گیری شه.

حسابدار فروش تراکنش ها رو ماهانه یا روزانه دسته بندی می کنه و اطلاعات مفید و موثری در خصوص درآمد، رفتار مشتری و سلامت مالی در اختیار سازمان قرار میده.

 

 

 

8 فرایند مهم در حسابداری فروش

برای این که بیشتر با حسابداری فروش آشنا بشیم بهتره نگاهی به فرآیندهایی که در این حوزه صورت می گیره یه بندازیم. چرا که هر صنعتی چه تجاری و چه خدماتی باید با اصول و رویه کلی اون آشنا باشه تا تمام تراکنش های مشتری ها و معاملات رو به درستی مدیریت کنن و در راستای مسائل مالی تصمیم گیری کنن.

 

 

1. ثبت درخواست های فروش

در این مرحله از حسابداری فروش، درخواست های فروش کالا به واحدهای مربوطه مثل واحد تولید و برنامه ریزی ارسال میشه. این موضوع باعث میشه نیازهای بازار به طریقی فراهم شه و رضایت مشتری رو به دنبال داشته باشه.

 

2. مدیریت سفارش

در این مرحله سفارشات مشتری ثبت میشه و تراکنش ها به طور دقیق ضبط میشن. این ثبت و ضبط دقیق سفارشات هم به سازمان کمک می کنه تا حساب های دریافتی رو به درستی ردیابی و مدیریت کنه.

 

3. ثبت صورتحساب و پیش فاکتور فروش

بخش حیاتی در حوزه حسابداری فروش، صورت حساب و پیش فاکتور فروش هستش. چرا که از طریق آنها جریان نقدی به درستی مدیریت میشه و سندی خواهد بود برای پرداخت های صورت گرفته در معامله طرفین. مثلا اگه مشتری پیش پرداختی انجام داده، در پیش فاکتور ذکر میشه. و این پیش فاکتور سندی معتبر هستش که نشون بده مبالغ دریافتی به چه صورتی بوده.

 

4. قرارداد فروش

در قرارداد فروش مفادی و تعهدات طرفین ثبت و ضبط میشه. برای مثال در ازای دریافت مبلغ مشخص، چه کالایی، در چه زمانی و به چه تعداد در اختیار مشتری های سازمان قرار می گیره.

 

5. مدیریت حساب های دریافتی

در این مرحله پرداخت هایی که مشتری انجام داده بررسی و جمع آوری میشن و حساب ها تطبیق داده میشن تا مشکلی در اون ها نباشه. در نتیجه جریانات نقدی بهبود پیدا می کنه. برای این منظور سازمان ها میتونن از ابزارهای اتوماسیون استفاده کنن تا فرآیندهای مختلف راحت تر و سریع تر انجام شه.

 

6. شناسایی درآمد

با توجه به قراردادها، زمان تکمیل خدمات و تحویل آنها به مشتری، درآمد و زمان رسیدن سازمان به این درآمد تعیین میشن. این شناسایی درآمد به گزارشات دقیق مالی کمک بزرگی می کنه تا تیم به استانداردهای حسابداری برسه.

 

7. گزارشات مالی

یکی از فرایندهای حسابداری فروش، گزارشات مالی هستش که در اون برای ارزیابی عملکرد فروش و سود سازمان تراکنش ها و فاکتورها تجزیه و تحلیل میشن. در این گزارشات شاهد رفتار مشتری، سود کسب و کار و حاشیه فروش هستیم.

 

8. برگشت از فروش

اگه مشتری از خدمات یا کالای سازمان راضی نباشه و ایراداتی داشته باشه، تیم مربوطه باید سریعا وارد عمل شه و فاکتور برگشت از فروش رو صادر کنه تا مشکلات حقوقی به وجود نیاد.

 

6 مزیت حسابداری فروش

برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ مدیریت حساب ها و حسابداری فروش امر ضروری هستش و فواید زیادی رو هم برای اونها به همراه داره. از این طریق سازمان گزارشات مالی دقیقی رو در دست داره که می تونه به موقع تصمیمات مالی مناسبی رو اتخاذ کنه. در ادامه به بررسی 5 مزیت مهم حسابداری فروش پرداختیم:

 

 

• گزارشات دقیق: گزارشات مالی به تنهایی بار مالی شرکت رو به دوش می کشه. چطور؟ پیدا کردن تراکنشات راحت تر میشه و احتمال خطا مالی پایین میاد.
• حسابداری منظم: با بروزرسانی دائمی حساب های فروش، اطلاعات فروش با دقت بیشتری بازسازی میشن و جزئیات معاملات دقیق تری برای سازمان فراهم میشه. در نتیجه مقررات مربوط به نگهداری اسناد هم بهتر رعایت میشه.
• شفاف سازی: با در دست داشتن گزارشات مالی دقیق، اعتماد بین سازمانی و اعتماد صاحب نظران افزایش پیدا می کنه.
• تصمیم گیری بهتر: حسابداری فروش دید کامل و با جزئیاتی در خصوص فروش، سود و رفتارهای مشتری در اختیار کسب و کار قرار میده و این اطلاعات به مدیران و صاحب نظران کمک می کنه تا تصمیمات بهتر و سنجیده تری بگیرن.
• پیگیری رشد کسب و کار: اطلاعات مالی از گذشته تا کنون به کسب و کارها کمک می کنه تا رشد سازمان رو تحت کنترل داشته باشن و بتونن حاشیه سود رو پیش بینی کنن.
• ورود بدون حاشیه مدیران: زمانی که مدیران جدید وارد سازمان میشن، با در دست داشتن گزارشات و اطلاعات مالی گذشته بهتر می تونن با عملکرد مالی سازمان آشنا شن و تصمیمات کارآمدتری بگیرن.

 

مهم ترین ابزارهای حسابداری فروش که باید بدانید

در ادامه با مهم ترین نرم افزارهای مدیریت حسابداری آشنا میشیم. این ابزارها، ابزارهای دیجیتالی هستن که به کمک حسابدار فروش میان و کار رو برای اونها راحت تر می کنن.

 

 

– نرم افزار صورتحساب نویسی

به کمک این سیستم می تونین تمام واریزی ها، یادآورها و تبعات قانونی رو تنظیم کنین. درواقع نرم افزار صورتحساب نویسی کار آماده کردن و نوشتن صورت حساب ها رو آسون تر می کنه.

 

– کارت اعتباری تجاری

کارت اعتباری تجاری برای مدیریت بهتر هزینه ها و درآمدهای شرکت یک امر ضروری هستش. تنها برای نیازهای ضروری شرکت از اون استفاده میشه و جزئیات حساب ها و تعیین محدودیت راحت تر انجام میشه. در نتیجه از هدر رفتن زمان مدیران جلوگیری می کنه و سندی معتبر برای هزینه های ورودی و خروجی می تونه باشه.

 

– تقویم اقتصادی

یک تقویم اقتصادی در هر سازمانی ضروری هستش. چرا؟ با وجود موعد مقرر حساب های زیاد و جلسات دائمی با مدیران و صاحب نظران، تقویم اقتصادی نیاز هر سازمانی هستش. این تقویم زمان تحویل کارها و وظایف مربوط به حسابداری رو مشخص می کنه و برنامه های کسب و کار رو تعیین و پیش بینی می کنه.

 

– نرم افزار ردیابی هزینه

این نرم افزار به سازمان کمک می کنه تا حجم بالای هزینه ها رو به روش ساده تری مدیریت کنه و صورت جریان وجه نقد (cash flow statement) دقیق و خوانایی رو آماده کنه. سیستم ردیابی هزینه تا جای ممکن خطاها رو هنگام بررسی هزینه ها کاهش میده و فرایند جریان وجه نقد رو آسون تر و قابل فهم تر می کنه.

 

– نرم افزار صورت جریان وجوه نقد

این نرم افزار از طریق اطلاعات مالی گذشته، درآمدهای مالی آینده کسب و کار رو پیش بینی می کنه. همچنین هزینه ها رو زیر نظر می گیره و کنترل می کنه. نرم افزار صورت جریان وجه نقد بررسی انجام میده میده تا ببینه سازمان برای یک سوژه مشخص چقدر هزینه می کنه و چقدر درآمدزایی می کنه.

 

– نرم افزار استاندارد حسابداری

اعمال استانداردهای روز در روند حسابداری باعث میشه تا حسابرسی ها و داده های ثبت شده بدون خطا باشن. این نرم افزارها در رویه ثابت و بدون مشکل کسب و کار کمک می کنه و روند کار رو بدون نقص می کنه.

 

– نسبت های مالی

نرم افزارهایی هستن که برای تحلیل صورت جریان وجه مهم هستن. چرا که چند داده مالی رو با هم مقایسه می کنه و اطلاعات خوبی در خصوص سود، نقاط قوت و سلامت مالی در اختیار سازمان قرار میده.

 

– سیستم اطلاعات حسابداری و مدیریت حسابداری

این دو نرم افزار که به اصطلاح MIS و AIS خونده میشن. این دو سیستم مدیریت حسابداری مالی رو آسوده تر می کنن. سیستم اطلاعات حسابداری یا AIS سیستم کامپیوتری هستش که داده اطلاعات مالی سازمان رو جمع آوری، بررسی، تجزیه و تحلیل و ذخیره می کنه. و اما سیستم مدیریت حسابداری یا MIS خط سیر سازمان و نگرش عمیقی در خصوص کسب و کار به مدیران و سازمان میده.

 

– انبارگردانی فیزیکی

یک سری فعالیت های فیزیکی مثل شمارش پول نقد، و شمارش موجودی ها و دارایی به کمک نرم افزار مدیریت موجودی انجام میشن تا دارایی ها به درستی مدیریت شن و شرایط و مکانشون مشخص شه.

 

– بازبینی

به کمک این نرم افزار سازمان صورت جریان وجه، حساب ها و گزارشات مدیریتی، گزارشات حسابداری مالی، گزارشات عملکرد، گزارشات درآمد و در آخر گزارش هزینه ها رو بررسی می کنه. در این فرایند استانداردهای ویژه ای در بررسی و تجزیه و تحلیل داده ها به کار می ره.

 

 

کاربرد و اهمیت CRM در حسابداری فروش

شما به عنوان حسابدار فروش ممکنه روزانه با حساب ها و برنامه های زیادی رو به رو بشین و ممکنه نیاز باشه اون تایم محدودی که دارین رو برای تجزیه و تحلیل و بررسی مالی شرکت بگذارین. در این صورت حضور نرم افزاری که بتونه مقداری از کارها رو به صورت خودکار انجام بده و دسته بندی هایی از اطلاعات رو برای شما انجام بده ضرورت محسوب میشه.

• به اطلاعات مشتری دسترسی آسون تری خواهید داشت.
• بهینه تر و راحت تر می تونین با تیم های مختلف و اعضای تیم ارتباط برقرار کنین.
• بخشی از کار و تسک های شما رو به صورت خودکار انجام میده و نیازی به نظارت دائمی شما نیست.
• یکپارچه سازی نرم افزار انجام میده. یعنی می تونین اطلاعات رو به راحتی بین نرم افزار مدیریت ارتباط مشتری CRM و نرم افزارهای دیگه جا به جا کنین.
• می تونین دید کلی از رفتار مشتریتون داشته باشین و بهتر در بحث بازاریابیتون مخاطبین رو هدف قرار بدین.
• به شما در تجزیه و تحلیل داده ها و بررسی عملکردها کمک می کنه و بهتون میگه استراتژی شما در مسیر درست بوده یا نیاز به تغییر داره یا نه.
• و در نهایت نرم افزار CRM بهتون کمک می کنه تا برندسازی کنین و برند خودتون رو در بازار به مشتری ها معرفی کنین.

 

برای اطلاعات بیشتر راجع به حسابداری فروش در نرم افزار CRM دانا به صفحه “مدیریت مالی و حسابداری فروش در نرم افزار CRM دانا” مراجعه کنید.

 

سخن آخر

کسب و کارها برای این که معاملات فروششون رو بهتر مدیریت کنن و تصمیمات مالی آگاهانه اتخاذ کنن از حسابداری فروش به عنوان اصلی مهم یاد می کنن. و شما با آگاهی از مزیت های اون و به کار بردن تکنولوژی و تکنیک های مناسب می تونین استراتژی های فروش رو بهبود ببخشین و عملکرد مالی بهتری رو پیش رو بگیرین.