فهرست مطالب این مقاله:
هر کسب و کاری چهار ستون اصلی داره که شامل عملیات های مختلف، بخش مالی، بازاریابی و افراد اون سازمان هستش. شما قرار نیست به تنهایی یک کسب و کار رو مدیریت کنین و نیاز دارید سیستم سازی کنید، سمت ها و عناوین رو مشخص کنید.
سازمان باید بتونه فرآیندهای مختلف رو با کیفیت و در اسرع وقت انجام بده تا از هدر رفتن پول و زمان کسب و کار جلوگیری کنه. پس داشتن یک چارت سازمانی مناسب که علاوه بر سمت ها، ارتباط بین کارکنان و مدیران رو مشخص کنه و این ارتباط قابل کنترل و اندازه گیری باشه بسیار مهم هستش.
با کمک نرم افزار CRM کسب و کارها می تونن چارت سازمانی خودشون رو طراحی و اجرا کنن و سازمان می تونه به نحو احسن شاهد ساختار داخلی شرکت باشه. قابلیت های مختلف مثل خودکار سازی که نرم افزار سی آر ام داره باعث می شه جایگاه های شغلی تک تک کارکنان رو دقیق تعیین کنین و سلسله مراتب رو مشخص کنین. اما برای درک و فهم بهتر جایگاه CRM در چارت سازمانی بهتره ادامه این مطلب رو بخونین.
منظور از چارت سازمانی چیست؟
اکثر سازمان ها از چارت سازمانی استفاده می کنن و وقتی هم به organizational charts فکر می کنین احتمالا نمودار هرمی کل به جز (بالا به پایین) در یک شرکت بزرگ به ذهنتون خطور می کنه. این نوع از چارت سازمانی، تنها یک نمونه از انواع مختلف این نمودارهای سازمانی هستن.
اما وقتی از چارت سازمانی صحبت می کنیم، منظورمون چیه؟ چارت سازمانی یک شکل تصویری از ساختار داخلی شرکت یا کسب و کار هستش. این ساختار یا چارت نشون می ده تیم ها و بخش های مختلف چه طور سازماندهی شدن؛ نشون می ده در سازمان روابط به چه صورتی هستش و نقش هر یک از کارکنان رو به همراه سمت و وظایفشون مشخص کرده.
وقتی از سازماندهی و روابط در شرکت و سازمان صحبت می کنیم ذهنمون به سمت CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری و کارکنان می ره. اما CRM چیست؟
CRM چیست؟
CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری در واقع سعی داره ارتباطات رو مدیریت و کنترل کنه و نرم افزار CRM با ارائه امکانات و قابلیت های مختلف و کاربردی سعی داره علاوه بر بهبود ارتباط با مشتری ها، ارتباط داخلی سازمان رو هم بهبود ببخشه که این ها همه در نهایت باعث رشد سازمان و افزایش درآمد اون می شه.
از جمله قابلیت هایی که می تونیم از اون ها در رابطه با چارت سازمانی یاد کنیم، خودکار سازی تسک ها و فرآیندها، یادآورها، داشبورد مخصوص هر کدوم اعضا و مشخص کردن وظایف و تسک ها، ارتباط بین کارکنان از طریق نرم افزار و قابلیت گزارش ساز CRM هستش که جلوتر بیشتر راجع به ارتباط و جایگاه CRM در چارت سازمانی صحبت می کنیم.
چارت سازمانی چه اهمیتی دارد؟
اما چارت سازمانی چه اهمیت دارد؟ چرا سازمان باید به اون توجه ویژه داشته باشه؟ با داشتن یک چارت سازمانی بروز می تونین:
- نشون بدین که چه کسی مسئول تصمیم گیری هست.
- به همه این امکان رو بدین که وظایف خود و اعضای دیگه تیم و سازمان رو بدونن.
- فرصتی رو فراهم کنین تا اعضا هم دیگه رو بشناسن.
- به همه این امکان رو بدین تا بتونن به صورت تصویری و واضح تغییرات رو لمس کنن.
- ارزش و ماهیت برند رو پررنگ تر کنین.
هر کدوم از این ها به نوبه خودشون برای سازمان اهمیت داره. در ادامه این 5 دلیل از اهمیت چارت سازمانی، دقیق تر اون ها رو بررسی می کنیم.
– تعیین مسئول تصمیم گیری
با طراحی و فراهم کردن چارت سازمانی، سرمایه گذاران می تونن به راحتی متوجه بشن که چه کسی در تیم مدیریت هستش و هر یک کدوم بخش از تصمیم گیری ها رو بر عهده دارن. در واقع چارت سازمانی مطمئن می شه که سازمان در دستان خوب و توانمند باشه.
– کمک به درک وظایف و خود و دیگران
برای این که عملکرد سازمان و فرآیندهای مختلف به خوبی پیش بره و هر کسی بدونه در چه جایگاهی قرار داره و کی تصمیم می گیره و کی دستورات رو اجرا می کنه، چارت سازمانی به کمک شرکت میاد تا این وظایف شفاف سازی بشن. داشتن چارت سازمانی شفاف و دقیق برای پیش بردن سازمان و رشد اون ضروری هستش.
– آشنا شدن اعضای جدید با دیگر اعضای سازمان
نمودار سازمانی به کارکنان کمک می کنه تا بدونن مسئول هر بخش کیه و مدیران ارشد و کارکنان ارشد در سازمان چه کسانی هستن. مهم تر از اون با نقش خودشون در سازمان بیشتر آشنا می شن و می دونن در ساختار شرکت چه جایگاهی دارن.
– کمک به درک بهتر تغییرات در سازمان
رشد سازمان یا تغییرات دیگه ای که در شرکت اتفاق میفته، مثل ترفیع کارکنان، تغییرات تیم ها و بخش ها، ممکن هستش برای همه قابل لمس نباشه و هیچ جوره نتونن از اون ها با خبر بشن. پس در این بین چارت سازمانی به کمک تمام اعضای سازمان میاد تا به صورت دقیق و تصویری و به دور از ابهام تغییرات رو ببینن و از اتفاقاتی که ممکن هستش روی کار و مسئولیت اون ها تاثیر بگذاره آگاه بشن.
– از بهترین راه ها برای نشان دادن برند
از بهترین راه ها برای نشون دادن قدرت و چهره برند، چارت سازمانی هستش. چارت سازمانی طراحی شده تا ارزش کسب و کار و رشد اون رو نشون بده و در این مسیر سازماندهی شده و منظم پیش بره.
چارت سازمانی در نرم افزار CRM
همونطور که گفتیم باید در سازمان شفافیت وجود داشته باشه و کارکنان علاوه به وظایف و مسئولیت خودشون باید از مسئولیت بقیه اعضا هم آگاه باشن تا بتونن ارتباط موثرتر، بهتر و به صرفه تر از لحاظ زمانی داشته باشن. اما چه طور می شه چارت سازمانی خوب و ارتباط بهینه در سازمان داشته باشیم؟
در نرم افزار crm شما می تونین یک نمودار گرافیکی از وظایف هر کدوم از اعضا و ارتباطشون با بقیه داشته باشین و هر تغییری هم که صورت بگیره رو می تونین در این نمودار اعمال کنین و اجازه بدین بقیه تیم ها و بخش ها هم از اون آگاه شن تا جایگاه خودشون رو بهتر بشناسن.
CRM در چارت سازمانی چه جایگاهی دارد؟
اما سوال پیش میاد که اصلا سی آر ام چطور به چارت سازمانی کمک می کنه؟ جواب سوال در ماهیت نرم افزار CRM هستش. شما می تونین داده های مختلف رو به صورت خودکار سازی شده وارد سیستم کنین. چه اطلاعات در مورد مشتری ها، چه در مورد بخش های سازمان و کارکنان و وظایفشون. اما کار سی آر ام فقط به ورود خودکار داده ها ختم نمی شه. شما این داده ها رو می تونین دسته بندی کنین، سازماندهی کنین و در فرم های جدید قرار بدین.
در بحث چارت سازمانی هم که با شکل کلی ساختار داخلی سازمان سر و کار دارین، می تونین هر کدوم از بخش های سازمان، تیم ها، محصولات یا خدمات، کارکنان، سمت کارکنان، وظایف اعضا، ارتباط بین اعضا و هر تغییر دیگه ای رو وارد سیستم کنین و این داده ها مهم در مورد امور داخلی سازمان رو به صورت سازمان یافته و منظم در اختیار داشته باشین. و از این ارتباطات یک نمودار گرافیکی داشته باشن تا روابط و فرآیندها شفاف تر و قابل فهم تر بشن.
در نرم افزار CRM سازمان برای نیروهای جدید جارت سازمان طراحی کنید
بسیار مهم هستش که به عنوان مسئول و مدیر برای نیروهای جدید چارت سازمانی تهیه کنید تا با برند شما، نحوه عملکرد سازمان، روابط در سازمان و وظایف خود و دیگر اعضا آشنا بشن. چرا که کارکنان قدیمی به واسطه زمانی که در سازمان بودن و تجربه ای که کسب کردن کم و بیش با سازمان آشنا هستن. اما این نیروهای جدید هستن که باید سریع تر سر پا شن و با وظایف خودشون و دلیل حضورشون در سازمان آشنا بشن.
همیشه شاهد این هستیم که وقتی نیروی جدید استخدام می کنیم و ممکن هستش یک تا چند ماه طول بکشه تا با رویکرد سازمان و حتی وظایف دقیق خودشو آشنا بشه. ولی اگه چارت سازمانی از همون ابتدا تهیه شه و در اختیار نیروی جدید قرار بگیره می دونه در سازمان چه جایگاهی داره و سریع تر راه خودش رو در شرکت و فرهنگ و ارزش شرکت پیدا می کنه.
با چارت سازمانی منابع انسانی را بهتر مدیریت کنید
شما وقتی به کمک مدیریت ارتباط با مشتری و CRM چارت سازمانی رو طراحی کنین، از روند کارها و رویکردی که اعضای تیم ها و بخش های مختلف پیش گرفتن آگاه هستین و در عرض چند ثانیه می تونین عملکرد اون ها بررسی کنین. با این کار می دونین کدوم تیم نیاز به بهبود داره یا کدوم عضو کم کاری کرده و نیاز به گوشزد داره. حتی از طریق چارت سازمانی می تونین پیشرفت اعضا رو ببینین و فرصت ترفیع رو برای اون ها فراهم کنین.
اگر شرکت شما طی چند سال اخیر رشد کرده و الان تعداد نیروهای شما زیاد شده، پس مدیریت اون ها و روابطشون هم سخت شده و بدون چارت سازمانی و استفاده از نرم افزار CRM ممکن هستش قسمت هایی از دستتون در بره یا نتونین مسئولیت ها رو مدیریت کنین.
خوشبختانه با چارت سازمانی و انواع مختلفی که داره، شرکت می تونه نموداری از کارکنان و وظایفشون تهیه کنه و مدیریت منابع انسانی راحت تر و به صرفه تر کنه. در این صورت هم در وقت و هم در منابع مالی و انسانی شرکت صرفه جویی کردین.
با چارت سازمانی نظم رو به سازمان خودتون برگردونین
یک مدیر باید بدون چند تا کارمند داره، هر کدوم در کدوم بخش کار می کنن، هر کدوم چه وظایفی دارن و ارتباط بین اون ها چه طور پیش می ره. بدون چارت سازمانی نیرو وارد شرکت می شه با هیچ رویکردی از سازمان آشنا نیست و نمی دونه باید در انجام وظایف خودش از کی دستور بگیره، به کی دستور بده و چه کاری رو دقیقا باید برای تیم انجام بده.
یا حتی نیروهای قدیمی هم بدون چارت سازمانی از تغییرات سازمان بی اطلاع می مونن، اگه مشکلی پیش بیاد نمی دونن منبع این مشکل از کجا بوده که حالا اون رو بر طرف کنن و در واقع در شرکت بی نظمی و نابسامانی پیش میاد. که این مشکلات و بی نظمی در نهایت از پیشرفت سازمان جلوگیری می کنه و منابع مالی زیادی رو از دست می ده.
اما خوشبختانه سازمان هایی که از نرم افزار CRM استفاده می کنن و چارت سازمانی دقیقی رو طراحی می کنن اون نظم لازم رو در شرکت به دست میارن و سریعا از تغییرات نامطلوب آگاه می شن و در صدد رفع اون ها برمیان.
جایگاه crm در چارت سازمانی برای مدیریت فروش و خدمات پشتیبانی
از مهم ترین دلایل اهمیت سی آر ام این هستش که اعضای تیم فروش و خدمات پشتیبانی می تونن از ساختار سازمان آگاه بشن. می تونن با تموم اطلاعات رو با جزئیات دسته بندی شده ببینن و تنها با چند کلیک اون داده ها و اطلاعاتی که نیاز دارن رو پیدا کنن. اعضای این تیم ها می تونن تصویری گرافیکی و شفاف از سازمان ببینن؛ فرقی هم نداره شرکت چه قدر گسترده باشه.
بعد اون تیم فروش می تونه برای رویکردهای فروش از اون داده ها استفاده کنه و هر کدوم از اعضای اون از وظایفی که دارن در داشبوردش خودشون از اون ها آگاه بشن. تیم پشتیبانی هم با توجه به دسته بندی مشتری ها می تونن با مشتری های مورد نظر خودشون ارتباط بگیرن و خدمات بهتیر رو به اون ها ارائه بدن و مشتری های راضی تری داشته باشن.
مدیریت بهتر روابط در سازمان های کوچک و بزرگ با چارت سازمانی
وقتی سازمان ها تازه فعالیت خودشون رو شروع می کنن شفافیت در روابط و مسئولیت ها حرف اول رو می زنه. کی تصمیم می گیره؟ ارتباط بین اعضا چه جوره؟ آیا نیروی جدید با فرهنگ سازمان آشنا شده؟ وظیفه اش رو می شناسه؟ در هر صورت این شفافیت و نظم هستش که موفقیت و رشد اون رو سازمان رو تضمین می کنه.
حالا چه شرکت کوچکی رو اداره می کنین، چه سازمان بزرگ، با طراحی درست چارت سازمانی می تونین سمت ها رو مشخص کنین، مسئولیت ها رو تعیین کنین و روابط رو بهتر مدیریت کنین. crm در چارت سازمانی این امکان رو به شما می ده تا کارکنان و هر داده ای که مربوط به اون هاست رو به صورت نمودار گرافیکی داشته باشین و این شفافیت در روابط و مسئولیت ها رو بیشتر کنین.
