فهرست مطالب این مقاله:
ممکن است شما برای بررسی حساب‌های تجاری شرکت و امور مالی مانند محاسبه حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتی، صورت‌حساب، مدیریت سرمایه‌گذاری، بودجه‌بندی و گزارش مالی از نرم‌افزاری مخصوص استفاده کنید. همچنین ممکن است برای امور مالی خود از چندین روش محاسباتی مختلف استفاده کنید.
خرید نرم افزار حسابداری می‌تواند راه حل ایده آلی باشد چرا که در نهایت داده‌های شما باید در نرم افزار حسابداری جمع‌آوری شوند.
این نرم افزار تمامی جزئیات حساب‌ها را در خود ذخیره و مدیریت می‌کند. همچنین قابلیت ادغام با حساب‌های بانکی را نیز دارد ولی به صورت مستقل هم بسیار کاربردی است و کلیه منابع مالی که در اختیار دارید را بی کم و کاست به شما نشان می‌دهد.
یک نسخه نرم افزار حسابداری می‌تواند ویژگی‌های متنوعی داشته باشد ولی در این قسمت ما به رایج‌ترین این ویژگی‌ها و خصوصیات پرداخته و فواید هر یک را بررسی می‌کنیم.
برخی از این ویژگی‌ها در حال ارتقا و به روزرسانی هستند اما در نهایت باید به یک دید اولیه و کلی در ارتباط با خرید نرم افزار حسابداری برسیم.
چرا خرید نرم‌افزار حسابداری مهم است؟
تمام مشاغل و کسب و کارها به حسابداری وابسته‌اند
حسابداری و محاسبات پولی جز اساس و پایه هر کاری است که با پول و منابع مالی در ارتباط است؛ پس چه یک کسب و کار کوچک باشید و چه یک سازمان بزرگ، به نرم افزار حسابداری نیاز دارید.
انتقال داده‌ها به فضای آنلاین و ابری
وارد کردن تمام تراکنش‌ها و معاملات بانکی یک امر ضروری است. شاید شما هم از آن دسته افراد باشید که وارد کردن اطلاعات مالی در فضای آنلاین را چندان امن و مطمئن تصور نکنید؛ اما باید بگوییم که در دنیای امروز به دلیل پیشرفت‌های حوزه تکنولوژی و فناوری، امنیت تا حد زیادی برقرار است. وارد کردن تمامی اطلاعات در داخل یک نرم افزار حسابداری آن هم با چند کلیک ساده آسان به نظر می‌رسد، این طور نیست؟ از ویژگی‌های نرم‌افزارهای جدید حسابداری، قرار داشتن بر بستر فضای مجازی و پشتیبانی از نسخه ابری برای سهولت دسترسی در هر مکان و هر زمان است؛ بدون اینکه نیاز به نصب، ارتقا یا تهیه نسخه پشتیبان داشته باشد و به صورت خودکار داده‌ها را دسته‌بندی کرده و در اختیارتان می‌گذارد.
امکان تهیه گزارشات پیشرفته حسابداری با خرید نرم افزار حسابداری
یکی دیگر از دلایلی که خرید نرم‌افزار حسابداری می‌تواند برای شما مفید باشد، گزارش دهی کامل این نرم افزار است. این مسئله به شما کمک می‌کند از ریز جزئیات معاملات مالی خود با خبر باشید و ورشکست نشوید؛ چرا که راه‌های صرفه‌جویی، پس‌انداز و کسب درآمد جدید را به شما نشان می‌دهد بدون اینکه در میان این حجم از اطلاعات احساس سردرگمی کنید. با این تفاسیر شاید دیگر نیاز به حضور حسابداری برای بررسی دفاتر مالی احساس نشود ولی پیشنهاد می‌کنیم حتما در تیم خود یک حسابدار داشته باشید. البته با خرید نرم افزار حسابداری دیگر کار حساب و کتاب به سختی قبل نخواهد بود.البته بهترین نرم افزار های مدیریت ارتباط با مشتریان نیز امکان مدیریت مالی و حسابداری فروش در CRM را فراهم میکنند.
نکات مهم برای خرید نرم افزار حسابداری
زمانی که موارد محاسباتی به قدری زیاد می‌شوند که حسابشان از کنترل خارج می‌شود، نیاز به نرم افزار حسابداری برای تلفیق تمام محاسبات و برقراری نظم، حس می‌شود.
همان طور که پیش تر هم گفتیم، هر نسخه از نرم افزار حسابداری ویژگی‌های منحصر به فردی دارد اما در نهایت این شما هستید که باید خصوصیات مد نظر خود را در هنگام خرید نرم افزار حسابداری اعمال کنید. با توجه به اندازه کسب و کار و حجم مبادلات مالی، به سراغ خرید نرم افزار حسابداری بروید که امکانات لازم را در اختیار شما قرار دهد.
نرم افزار حسابداری خود را از بین بهترین نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار انتخاب کنید. زیرا این محصولات امتحان خود را پس داده اند و از نظر امکانات و کیفیت قابل اعتماد هستند
حتما ویژگی‌های درخواستی خود را مشخص کنید. مسائل مربوط به هزینه نرم افزار، پشتیبانی و گردش کار را بررسی کنید. ساختارهای قیمتی هر نرم‌افزاری مانند نرم افزار های حسابداری و نرم افزار های CRM نسبت به دیگری متفاوت هستند. مثلا ممکن است یک سری امکانات برای یک شرکت پولی باشد و برای شرکت دیگر رایگان. همه این موارد قبل از خرید نرم افزار حسابداری مشخص هستند.
درجه سختی کار با نرم افزار یکی دیگر از نکاتی است که هنگام تهیه نرم افزار حسابداری باید به آن توجه داشته باشید. کارمندان شما نیاز به صرف زمان طولانی برای یادگیری نحوه کار با نرم افزار ندارند و می‌توانند از پشتیبانی نرم افزار و آموزش‌های آن استفاده کنند که همین انجام مراحل حسابداری را بسیار آسان‌تر می‌کند.
حتما چالش‌ها را در نظر داشته باشید تا فرآیند کاری خود را به خطر نیندازید. مثلا ممکن است یک نرم افزار تنها رسیدهای تصویری را تایید کند.
این مسئله برای یک کسب و کار کوچک مفید است اما برای یک شرکت بزرگ امری زمان‌بر محسوب می‌شود. اگر به این جزئیات توجه نکنید ممکن است همه چیز از کنترل خارج شود.
مهمترین امکانات نرم افزار حسابداری
سیستم پردازش پرداخت موجود در نرم افزار حسابداری، یکی از ویژگی‌های کاربردی این نرم افزار است که باعث افزایش درآمد شرکت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. افزونه‌های محاسباتی زیادی در بازار است که با اکثر نرم افزار حسابداری همخوانی دارد. محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان نیز یکی دیگر از موارد محاسباتی است که افزونه‌های مختلفی دارد.
شما می‌خواهید تعدادی داده را وارد سیستم کرده و بر همان اساس دستمزد و میزان مالیات بر حقوق هر شخص را حساب کنید. اگر تعداد کارمندان شما زیاد باشد، نیاز به نرم افزار حسابداری دارید چون این گونه محاسبات پیچیده و زمان‌بر هستند.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری، پشتیبانی از ارزهای رایج بین‌المللی است برای زمانی که معاملات شما در سطح جهانی انجام می‌گیرد و باید تبادلات ارزی نیز محاسبه شود. در هنگام خرید نرم افزار حسابداری به گزینه پشتیبانی از ارزهای بین‌المللی دقت کنید.
اپلیکیشن حسابداری برای کسانی که نیاز به چک کردن لحظه به لحظه حساب‌هایشان را دارند، بسیار مفید است.
این نوع نرم افزار حسابداری بر روی تلفن همراه نصب می‌شود و نتایج محاسبات همواره در دسترس هستند. اپلیکیشن حسابداری می‌تواند برای برخی افراد مفید و عامل موفقیت باشد؛ اما برای برخی دیگر از مدیران، استفاده از نسخه موبایل اختیاری است.
با خرید نرم افزار حسابداری خواهید دید که تهیه فاکتور داخلی چقدر راحت‌تر است. به طور کلی صدور فاکتور نسبت به محاسبه دستمزد و مالیات آسان‌تر است چون متغیرهای کمتری دارد و همه چیز در یک جدول خلاصه می‌شود اما صدور فاکتور داخلی برای شرکت بسیار مفید است.
با استفاده از افزونه‌های API موجود در نرم افزار حسابداری، می‌توانید به امکانات بیشتری دسترسی پیدا کنید؛ مثلا به فاکتور خود بارکد اضافه کنید، رسیدها را به صورت تصویری ثبت کنید، اطلاعات را بر روی سیستم CMS سازمان ذخیره کنید و یا از حساب‌های بیشتری برای پرداخت صورتحساب‌ها استفاده کنید.
API موجود در نرم افزار حسابداری، فضایی منظم و یکپارچه را در اختیارتان می‌گذارد که انتخاب آن در هنگام خرید نرم افزار حسابداری، اجباری نیست اما مفید است.
در هنگام خرید نرم افزار حسابداری این سؤال‌ها را از خود بپرسید:
- آیا خصوصیات دیگری که مد نظر شما است را دارد؟
- قابلیت ادغام پذیری با سیستم‌های بعدی شما را دارد؟
- قیمت آن چند است؟
- آموزش و پشتیبانی دارد؟
- جایگاه این نرم افزار در خدمت رسانی به کسب و کار شما کجاست؟
نوع کسب و کار شما بر انتظاراتتان از هر نرم افزار و خدمتی موثر است. برای مثال در هنگام خرید نرم افزار حسابداری یک استودیو طراحی که تنها یک کارمند دارد، به بخش قیمت و پشتیبانی نرم افزار بیشتر توجه می‌کند و یک شرکت سی نفره تعمیر و نگهداری لوازم صنعتی، بخش آموزش و نحوه شخصی‌سازی نرم افزار برای کسب و کار خود را اولویت قرار می‌دهد.
