فهرست مطالب این مقاله:
اسکرام چارچوبی مطمئن برای مدیریت پروژه و مشارکت تیم های مختلف در سازمان هستش. بسیاری از سازمان ها و تیم ها از اون استفاده می کنن ولی باز هم ممکنه برای خیلی ها درک و فهم اون سخت باشه. و این سختی به دو عامل اصطلاحات و چرخه تکراری اون بستگی داره.
این ویژگی ها به گوناگونی اسکرام، اجرای متفاوت و دیتابیس های زیاد در این چارچوب ختم میشه. اما وقتی مطالب و تاریخچه اضافی رو که مبتدی ها رو گیج می کنه حذف کنیم، پایه و اساس این چارچوب چابک و اجایل فهم راحتی داره.
وقتی به درستی از اسکرام در تیم ها استفاده بشه، محصولات بهتری هم سریعا به دست مشتری می رسه و در این فرایند زمان کمتری از دست میره و رضایت مشتری های بیشتری هم جلب میشه. و همه این ها به خاطر حضور اسکرام هستش که سعی داره مراحل کار رو بهبود ببخشه و تجربه بهتری رو برای تیم ها و مشتری ها فراهم کنه.
اسکرام چیست؟
به گفته راهنمای سایت اسکرام، این چارچوب چارچوبی مطمئن هست که به افراد، تیم ها و سازمان ها این امکان را میده تا از طریق راهکارهای انعطاف پذیری که ارائه میده با چالش های گوناگون روبرو بشن.
اسکرام چارچوب موثری هستش که به تیم ها کمک می کنه بهتر با هم همکاری کنن. این رویکرد مواردی مثل چرخه بازخورد کوتاه، تجربه گرایی و بهبود دائم رو سر لوحه خودش داره و همین باعث شده به چارچوب چابک مدیریت پروژه شناخته بشه.
قوانین اسکرام در راهنمای اسکرام آورده شده که Ken Schwaber و Jeff Sutherland اون رو نوشتن. در حال حاضر هم به گفته گزارش State of Agile اسکرام به معروف ترین چارچوب چابک (agile) شناخته میشه.
سه خروجی اسکرام
در ابتدای کار تیم های اسکرام با اطلاعات به عنوان ماده اولیه فعالیت می کنن. اسکرام به جاهایی اشاره می کنه که تیم ها در اون این اطلاعات رو به عنوان «خروجی» ذخیره و مدیریت می کنن. سه نوع خروجی هم داریم؛ به نام های بک لاگ، اسکرام بورد و اینکریمنت محصول.
1. بک لاگ های اسپرینت و محصول
بک لاگ محصول تمام فعالیت هایی رو که تیم روی یک محصول یا خدماتی انجام میده رو لیست می کنه. آیتم هایی که در اون ذخیره میشن اساسا ترکیبی از ویژگی ها، نیازها، بهبود و تعمیرات هستن.
بک لاگ اسپرینت هم آیتم هایی رو لیست می کنه که تیم از بک لاگ محصول انتخاب کرده و هدفش هم تکمیل اون ها در چرخه بعدی یعنی اسپرینت هستش.
این آیتم ها رو اساسا در بک لاگ به عنوان داستان کاربر می نویسین. داستان کاربر در اسکرام به معنی توصیفاتی هستش که کاربر نهایی ارائه میده. داستان ها در بک لاگ محصول دائما بررسی میشن و ترتیب اولویت بندی ها دائما آپدیت میشه. تیم ها هم در فرایندی که بهش اسپرینت پلنینگ میگن، آیتم های بک لاگ محصول رو به بک لاگ اسپرینت منتقل میکنه.
2. اسکرام بورد
بیشتر تیم های اسکرام از اسکرام بورد برای پیگیری کارشون استفاده میکنن. این بورد قابلیت نگه داشتن کارت هایی رو داره که آیتم های حاضر در بک لاگ اسپرینت رو نشون میده.
این کارت ها در بورد از سمت چپ به راست از ستونی به ستونی دیگه حرکت می کنن. و این ستون ها اساسا وضعیت کارت ها رو نشون میده. برای مثال اعلام می کنه: «بک لاگ»، «باید انجام شود»، «در دست کار» و «انجام شده».
گاهی اوقات به اسکرام بورد، کانبان بورد هم می گن. چرا که این عمل از روش کانبان گرفته شده.
اسکرام بورد از وایت بوردی تشکیل شده که وسط دفتر شرکت گذاشته شده و روی اون برگه های چسبون زیاد قرار گرفته. این روزها البته تیم ها به جای وایت بورد از اپلیکیشن ها و ابزارهای آنلاین برای دیدن این پروسه استفاده می کنن.
در هر صورت، هر جایی که این بورد قرار گرفته، باید همه اعضای تیم و تیم های مختلف به اون دسترسی داشته باشن و این خودش باعث میشه کمتر به سراغ آپدیت وضعیت برین. در این موقعیت همه افراد می تونن به این بورد نگاه کنن و ببینن بقیه روی چی کار می کنن و وضعیت در چه حالیه.
3. توسعه محصول
نتایجی که از کامل شدن آیتم ها در بک لاگ اسپرینت به دست میاد به «اینکریمنت در اسکرام» شناخته میشه. البته خیلی از تیم های دیگه اون رو «هدف اسرینت» می خونن.
معمولا اینکریمنت (increment) قسمت کوچکی از محصولی هستش که مشتری می تونه از اون استفاده کنه. تمرکز اسکرام هم این هستش که در هر اسپرینت اینکریمنت های کوچکی از نرم افزار در حال کار رو تولید کنه و این موضوع برای رویکردهای قدیمی مدیریت پروژه سخته. چرا که در روش سنتی و قدیمی آپدیت اساسی محصول به یکباره صورت می گرفت و محصولاتی که مشتری ها تهیه کرده بودن ماه ها بدون آپدیت می موند.
بر عکس اسکرام، این رویکرد فشار روانی رو روی تیم ها افزایش میده و احتمال اشتباه هم بیشتر میشه.
نقش ها در تیم اسکرام
تیم های اسکرام به سه نقش اصلی تبدیل می شن: توسعه دهندگان (developers)، صاحب محصول (Product Owner) و اسکرام مستر (Scrum Master). این تیم، تیم چند تخصصه هستن و هر مهارتی که برای کامل کردن وظیفه اشون نیاز دارن رو بلدن. اگه زیرمجموعه و تیم های ارجاعی رو در نظر نگیریم، معمولا هم هر تیم اسکرام بین سه تا نه نفر عضو داره.
البته قابل ذکره که اساسا تیم های اسکرام رویکرد خود مدیریتی رو پیش می گیرن. به همین خاطر هم برای هر تسک تیم تصمیم می گیره که قدم بعدی چیه و چه کسانی روی چی، چه زمانی و چه طوری کار می کنن
– توسعه دهندگان
راهنمای اسکرام به افرادی که آیتم ها رو در بک لاگ اسپرینت اجرا می کنن، توسعه دهنده می گن. البته ممکن این مسئله به ذهنتون خطور کنه که این ها همون توسعه دهندگان نرم افزار هستن. ولی نکته اینجاست که این افراد ممکنه طراح، بازاریاب و وظایف دیگه داشته باشن و حتما توسعه دهنده نرم افزار نیستن.
توسعه دهندگان موظف اند روی آیتم ها در بگ لاگ اسپرینت کار کنن و در صورت نیاز برنامه خودشون رو روی اون ها اعمال کنن تا به هدف اسپرینت برسن.
– صاحب محصول
صاحب محصول تعیین می کنه تیم روی چی کار کنه. چرا که محصول متعلق به اونه و اولویت بندی بک لاگ محصول با صاحب محصول هست. صاحب محصول مسئولیت کلی بک لاگ رو بر عهده داره ولی بیشتر این صاحبان به همراه تیم مسئولیت بهبود سازی بک لاگ رو بر عده دارن.
صاحب محصول اساسا وقت زیادی رو برای مشتری ها می گذاره تا نیازهای اون ها رو متوجه بشه. برای قرار گرفتن در این جایگاه شما به دانش فنی نیاز ندارین. همون طور که Jeff Sutherland، یکی از موسسان اسکرام، در کتابش توضیح میده:
اسکرام: هنر انجام دو برابر کار در نصف زمان”. اصلا اولین صاحب محصول از تیم بازاریابی محصول بود.
– اسکرام مستر
اسکرام مستر به تیم کمک می کنه مسائل مختلف رو درک کنه و به اسکرام بپردازن. این افراد توسعه دهندگان و صاحب محصول رو به سمت بهبود دائمی سوق می دن و موانع بر سر راه تیم ها رو حذف می کنن.
وظیفه دیگه ای که اسکرام مسترها دارن، رهبری و آموزش بخش بزرگتری از سازمانه که قصد داره از اسکرام استفاده کنه. هدفشون هم اینه که تیم ها رو به سمت خود مدیریتی سوق بده. یک اسکرام مستر خوب طوری به تیم آموزش میده که دیگه اون تیم به نظارت و کمک در رویکرد اسکرام احتیاج نداشته باشه.
اسپرینت و رویدادهای آن
تیم های اسپرینت رویدادهای خودشون رو در اسپرینت ها سازماندهی می کنن. چرخه دو الی چهار هفته طول می کشه تا آیتم های موجود در بک لاگ اسپرینت رو کامل کنن تا اینکریمنت محصول درست کنن و بازخورد صاحب نظران رو بشنون. هر اسپرینت هم شامل چندین رویداد هستش.
+ برنامه ریزی اسپرینت
برنامه ریزی اسپرینت (Sprint Planning) رو در ابتدای هر اسپرینت می بینیم. تیم اسکرام موظف هستش تسک ها رو در یک اسپرینت در طول برنامه ریزی اسپرینت انجام بده. این کار رو هم با جا به جایی یکی به یکی آیتم ها از بک لاگ محصول تا بک لاگ اسپرینت انجام میدن. این فرایند ممکن هست یک تا دو ساعت برای یک اسپرینت دو هفته ای زمان ببره.
هدف برنامه ریزی اسپرینت افزایش تمرکز تیم روی اسپرینت هست و این کار رو هم با ساختن و اولیت بندی نمای کلی از کار انجام میدن.
+ اسکرام روزانه
اسکرام روزانه هم یک رویداد کوتاه مدت و روزانه محسوب میشه که سعی داره به تیم ها کمک کنه هم دیگه رو آنبلاک کنن و آپدیت بمونن. چون تمام تیم ها رو روزانه در کنار هم قرار میده و به شما این امکان رو میده تا موانع رو سریعا از بین ببرین و در طول روز روی کارتون متمرکز داشته باشین و به سمت هدف اسپرینت حرکت کنین.
اسکرام روزانه همزمان با روز کاری اسپرینت صورت می گیره و نباید هم بیشتر از 15 دقیقه زمان ببره. راهنماهای اسکرام قبلی معتقد بودن که بادی این سه تا سوال در هر اسکرام روزانه از توسعه دهندگان باید پرسید:
- دیروز چه کارهایی انجام دادی؟
- امروز چه کارهایی انجام میدی؟
- آیا موانعی هست که شما رو از انجام کار باز میداره؟
+ بررسی اسپرینت
تیم اسکرام به صاحب نظران در جلسه بررسی اسپرینت (Sprint Review) از کارهایی که انجام دادن صحبت می کنن. بررسی اسپرینت هم قبل از اسپرینت گذشته نگر، در آخر هر اسپرینت برگزار میشه. هدف اون جمع آوری بازخورد، بررسی رسیدن به اینکریمنت و صحبت در مورد چگونگی بهبود محصول در اسپرینت های آینده هستش.
تیم ها موظف اند در جلسه بررسی اسپرینت ورژنی از محصول رو که دارن روش کار می کنن رو نشون بدن. به همین خاطر گاهی به این رویداد اسپرینت دمو هم می گن. جالب توجه هست که بررسی اسپرینت 30 الی 60 دقیق طول می کشه.
+ اسپرینت گذشته نگر
در اسپرینت گذشته نگر (Sprint Retrospective) تیم اسکرام سعی می کنه متوجه شه چه طور با استفاده از بررسی اسپرینت گذشته، کارشون رو بهبود ببخشن. اعضا، تعاملات، فرایندها، ابزارها و هر چیز دیگه ای باید بررسی بشن.
Sutherland در کتابش به اسم «اسکرام» میگه این سوالات برای بهبود هر چه بیشتر مفید هستن:
- چه قسمتی از روش کارمون رو می تونیم تغییر بدیم؟
- بزرگترین مانع کار ما کجاست؟
به عنوان یک قانون، اسپرینت گذشته نگر برای هر یک هفته از اسپرینت شما باید 39 الی 45 دقیقه طول بکشه. مثلا این رویداد برای اسپرینت دو هفته ای حداکثر تا یک ساعت بیشتر نمی تونه زمان ببره.
اولین قدم ها با اسکرام
برای شروع اسکرام با این مراحل پیش برید:
- تیمتون این مقاله رو بخونه! به تیمتون یک دید و بینش موثر از مفاهیم اسکرام، رویدادها و نقش های اون میده و آگاهی از این مفاهیم قبل از شروع همکاری می تونه خیلی مفید باشه. همسو بودن این نگرش بهتون کمک می کنه زبون هم رو بهتر بفهمین و به دنبال هدف مشترک باشین.
- پنج قانون اسکرام رو با هم مرور و بررسی کنین. وقتی همکاریتون رو شروع کردین، این قانون ها رو با هم بخونین. درک عمیق تری از چرایی رویدادها و رویکردهای اسکرام به شما میده. حتی می تونین تمرینی رو آماده کنین که بهتون در تصمیم گیری در مورد قوانینی که تیم اسکرامتون باید به اون پایبند باشن کمک می کنه.
- نقش ها رو در تیمتون تعیین کنین. ببینید کی صاحب محصول باشه و کی نقش اسکرام مستر رو داشته باشه. اگر هم اسکرام مستر توی سازمانتون ندارید، از بیرون کسی رو بیارین که این وظیفه رو انجام بده.
- لیستی از بک لاگ محصولتون تهیه کنین. لیستی از تمام آیتم ها و ایده هایی که برای محصول و سرویستون داشتین تهیه کنین. ارزیابی دقیق انجام بدین و اون ها رو با توجه به ارزش مشتری اولویت بندی کنین. تیم ها معمولا این کار رو به کمک ابزاری هایی مثل گیت هاب و جیرا انجام میدن.
- اولین اسپرینت خودتون رو برنامه ریزی کنین. این درواقع اولین جلسه رسمی برنامه ریزی اسپرینت شماست. با هم در خصوص اینکریمنت تصمیم گیری می کنین و تسک های مرتبط رو روی اسکرام بوردتون از ستون «بک لاگ» به «انجام شده» جا به جا می کنین.
- وقت اسپرینته! حالا همه به سمت ستون «انجام شده» حرکت می کنن. شما در طول اسکرام روزانه برای این که موانع رو بررسی کنین و به هم دیگه برای رسیدن به هدف اسپرینت کمک کنین، روزانه با هم ملاقات خواهید داشت.
- بررسی و تکرار. در آخر هر اسپرینت با صاحب نظران سازمانتون بررسی اسپرینت انجام میدین تا ببینین در کجای مسیر هستین. بعد از اون تیمتون برای اسپرینت گذشته نظر گرد هم میان و تا بر سر نحوه بهبود رویکرد اسکرام در اسپرینت بعدی تصمیم گیری کنن. در آخر هم شما این چرخه رو باز تکرار می کنین و در مسیر اسکرام قرار می گیرین.
تغییر نگرش تا موفقیت در اسکرام
مفاهیم پایه اسکرام به راحتی قابل فهم هستن. اما برای رسیدن به تیمی موفق که در چرخه کاریش به ارزش مشتری توجه می کنه، تمام سازمانتون رو با نگرش اسکرام و ارزش های اون کاملا آشنا کنین.
تیم شما باید اون عادت های کاری قدیمی و سنتی رو کنار بگذاره و در فعالیت های خودشون نوآوری ها جدید رو وارد کنه. مدیران باید اون دستورات و کنترل روی تیم رو کنار بگذارن تا تیم ها بتونن خود مدیریتی رو در پیش بگیرن.
هیچ کدوم از این ها آسون نیست و خیلی ها در این مسیر شکست خوردن. اما تنها راهی هستش که می تونین از تمام پتانسیل اسکرام استفاده کنین. اگر برای شروع با اسکرام مشکل دارین، به سراغ مربی یا آموزشگاه اجایل و با تجربه برین که بتونه بهتون کمک کنه شروع کنین.
سوالات پر تکرار اسکرام
افرادی که تازه کار با اسکرام رو شروع کردن ممکنه این سوالات براشون پیش بیاد:
1. فرق اسکرام و اجایل چیه؟
حتی متخصص ها هم گاهی اجایل و اسکرام رو به جای هم به کار می برن. ولی خب یک چیز نیستن. پشت اجایل فلسفه هست؛ دسته ای ارزش و قانون در مورد بهبود توسعه نرم افزار. ولی اسکرام یک فعالیت و چارچوب اجایل یا چابک هستش که با اون ارزش ها و قوانین خو می گیره. اجایل به شما نمی گه چه طور پروژه ها و تیم هاتون رو مدیریت کنین؛ در حالی که اسکرام هدف اصلیش همینه.
2. فرق بین اسکرام و کانبان چیه؟
فرق اسکرام و کانبان به این بستگی داره به چی اشاره می کنین. در اسکرام تیم تصمیم می گیره کدوم آیتم ها به بک لاگ اسپرینت اضافه بشه و این کار تنها در طول برنامه ریزی اسپرینت انجام میشه.
کانبان بخش برنامه ریزی نداره اما تعداد آیتم های حاضر در «در دست کار» رو محدود می کنه. این محدودیت ها به محدودیت های WIP معروف هستن.
وقتی ستون «در دست کار» پر میشه ولی صاحب نظران نیاز دارن یه آیتم رو سریع انجام بدن، می تونن یه آیتم دیگه رو از ستون خارج کنن و این آیتم جدید رو اگه بخوان اضافه کنن.
این ویژگی کانبان باعث شده بیشتر از اسکرام برای تیم های خدمات محور کاربرد داشته باشه. چرا که اون ها برای مثال به هلپ دسک با مسئولیت پذیری بالاتر نیاز دارن.
3. چه ابزارهایی به اسکرام کمک می کنه؟
می تونین متد اسکرام رو تنها به کمک یک وایت بورد انجام بدین یا اینکه از ابزارهای مختلف استفاده کنین تا کارهاتون هم راحت تر و با نظم بیشتری انجام بشن:
خیلی از تیم های توسعه از Jira و GitHub برای درست گردن داستان مشتری ها و جا به جایی تسک ها در تیم استفاده می کنن.
Trello و Asana هم برای بوردهای اسکرام کاربرد زیادی دارن.
