BPMS یا نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار چیست؟

بی پی ام اس (BPMS) مخفف عبارت Business Process Management System به معنی سیستم یا نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار هستش و به شرکت‌ها در طراحی، مدل سازی، اجرا و اتوماسیون کمک می‌کنه. BPMS همچنین مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف رو بهبود میده تا در نهایت یک هدف سازمانی تحقق پیدا کنه.

مجموع این فعالیت ها و وظایف که میتونه توسط افراد، تجهیزات یا دپارتمان های مختلف یک شرکت انجام بشه، مفهومی به نام فرآیند کسب و کار رو تشکیل میده. BPMS یک محصول فناوریه که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می کنه. BPM در واقع نظامیه که هدفش بهبود سر تا سری فرآیندهای کسب و کاره.

BPMS گاهی اوقات به عنوان Business Process Management Suite یا مجموعه ای از فناوری های زیر هم شناخته میشه:

• ابزارهای فرآیند کاوی برای کشف، ارائه و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب و کار رو هدایت می‌کنن.
• موتورهای جریان کاری برای خودکار سازی جریان وظایفی که یک فرآیند کسب و کار رو کامل می‌کنن.
• موتورهای قوانین کسب و کار (BRE) برای ارائه توانایی تغییر قوانین کسب و کار به کاربر نهایی بدون نیاز به برنامه نویس
• ابزارهای شبیه سازی و تست برای مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی

چرا برای سازمانتان سیستم مدیریت کسب و کار را انتخاب کنید؟

در دنیای پر از رقابت امروز، هر کسب و کار برای بقا و عملکرد پایدار باید در بهینه ترین حالت خودش باشه. به کارگیری شیوه‌های سنتی و دستی مدیریت فرآیندها باعث میشه تا زمان زیادی از مدیران تلف و هزینه اضافی برای اجزای بیهوده کسب و کارها صرف بشه.

انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS میتونه مزایای زیادی رو برای سازمانتون به همراه بیاره. این مزایا به طور کلی کارایی فرآیندهای کسب و کارتون رو بهبود میدن و نیاز به انجام وظایف تکراری و غیرضروری رو به حداقل کاهش میدن.

نرم افزار بی پی ام همچنین در خصوص گلوگاه های هر فرآیند، بینش بسیار خوبی رو در دسترس مدیران سازمان قرار میده که در نهایت به تصمیم گیری‌های آگاهانه و حذف گلوگاه‌ها منجر میشه. این نرم افزار همچنین امکان تغییر سریع و ارائه تجربه مشتری بهتر رو بدون هیچ دردسری برای شما فراهم می‌کنه.

 

مزایای پیاده سازی یک BPMS

در این بخش به مهمترین مزایای یک سیستم مدیریت کسب و کار یا BPMS اشاره می‌کنیم.

 

 

۱. افزایش بهره وری سازمان

BPM به کل سازمان کمک می‌کنه تا چهارچوب کاری محکمی رو برای تمام فرآیندهای خودش ایجاد کنه. تمام فرآیندهای مهم مستند، رصد و بهینه سازی میشن. وقتی فرآیندها با کمترین مشکل اجرا میشن، کارایی فرآیند افزایش پیدا می‌کنه.

تحلیل فرآیند هم به صورت مستمر انجام میشه. وظایفی که هیچ ارزشی رو اضافه نمی‌کنن به سادگی شناسایی و حذف میشن. اینطوری بهره وری کلی بهبود پیدا می‌کنه.

 

2. یک سازمان چابک

با پیاده سازی اصولی BPM در یک سازمان، تیم‌ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیری بیشتری دارن. تیم‌ها فرآیندهای مختص به خودشون رو به خوبی می‌شناسن و می‌دونن چرا با شیوه فعلی دارن کار می‌کنن. وقتی درک خوبی از فرآیندها وجود داشته باشه، توضیح چرایی و چگونگی یک تغییر جدید به تیم‌ها به مراتب آسون تره.

همچنین وقتی نقشه‌ی راه مشخص و شفاف باشه، تصحیح خطاها در طول مسیر آسون تره. هر تغییری به آسونی انجام میشه و خیلی سریع شرایط با اون انطباق پیدا می‌کنه.

 

3. کاهش خطاها با استفاده از نرم افزار BPM

در ابزارهای ابتدایی مثل صفحات گسترده اکسل یا ایمیل‌ها، بروز خطا تقریبا اجتناب ناپذیره. واقعا راهی وجود نداره که مطمئن باشین اطلاعات همیشه به روزه یا هر کس مشغول انجام چه کاریه.

وقتی فرآیندها در صفحات گسترده مدیریت بشن، ردیابی کردن خطاها تقریبا غیرممکن میشه. اگر فرآیندها در هر گام مسئول مشخصی نداشته باشه، نرخ بروز خطاها افزایش پیدا می‌کنه. کارمندان معمولا عادت دارن امور مختلف رو پشت گوش بندازن و در حالت پیش فرض نمی‌تونین روی مسئولیت پذیری 100 درصد اونها حسابی باز کنین.

با یک نرم افزار بی پی ام مناسب، شانس بروز خطاها تا حد محسوسی کاهش پیدا می‌کنه. افراد مسئول در هر گام نسبت به وظایفشون به خوبی مطلع هستن و مطمئن می‌شن که شرایط مشخص شده توسط سازمان ایجاد بشه. اگر خطایی بروز کنه، خیلی راحت با منابع موجود قابل ردیابی هستش.

 

4. تضمین انطباق با سیاست های سازمان

برای تسهیل فرآیندها و پیاده سازی یک چهارچوب کاری که با تمام سیاست های داخلی و خارجی همسو باشه، به کارگیری نرم افزار BPM یک راهکار عالیه. نرم افزار بی پی ام به شما اطمینان میده تمام فرآیندها به خوبی قابل درک هستن و دستورالعمل‌های سختگیرانه رو دنبال می‌کنن.

 

5. کاهش مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره بینی (MicroManagement) ممکنه به صورت لحظه موثر باشه، اما در بلندمدت، برای یک شرکت همیشه نقشی مخرب داره. یکی از دلایل اصلی که رهبران تمایل به مدیریت ذره بینی تیم‌هاشون دارن اینه که اونها به روش‌های تعیین شده پایبند باشن و خطاها کاهش پیدا کنه.

نرم افزار بی پی ام نیاز به مدیریت ذره بینی رو از بین می بره. تمام رویه های عملیاتی استاندارد به طور شفاف توسط رهبران و کارمندانی که به خوبی با وظایفشون آشنا هستن، مستند میشن. وقتی نوبت به انجام یک گام میرسه، کارمندان وظیفه لازم رو بدون نیاز راهنمایی و دستورات تکراری، انجام میدن.

 

6. دسترسی کنترل شده به اطلاعات ب استفاده از BPMS

برای اینکه کارمندان عملکردی بهینه داشته باشن باید به اطلاعاتی از منابع مختلف دسترسی پیدا کنن. اما این به معنی دسترسی تمام و کمال به تمام اطلاعات نیست. دسترسی‌های غیرضروری به اطلاعات خودش میتونه عاملی برای سردرگمی و ایجاد تاخیر باشه.

نرم افزار BPMS بهترین ابزاریه که می‌تونه بین انباشتگی اطلاعات و ناکافی بودن دسترسی‌ها تعادل برقرار کنه. شما می‌تونین میزان دسترسی به اطلاعات رو طوری تعیین کنین که کارمندان هر بخش بدون هیچ مشکلی وظایف مشخص رو انجام بدن و در عین حال به اطلاعات اضافی دسترسی نداشته باشن.

 

7. یک پلتفرم یکپارچه در سطح شرکت

یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار مناسب می‌تونه به عنوان یک پلتفرم مرکزی برای واکشی (فِچ کردن) و ارسال اطلاعات به سیستم‌های نرم افزاری مرکزی مثل ERP و CRM ایفای نقش کنه. معمولا نرم افزار مختص یک دپارتمان برای شرایط مشخصی طراحی شده. واسه همین دسترسی به اطلاعات و استفاده از اون برای سایر فعالیت‌ها می‌تونه دشوار باشه.

ادغام نرم افزار اصلی با یک نرم افزار بی پی ام در سطح شرکت مزایای زیادی رو به دنبال داره. بعضی از فرآیندها نیازمند مداخله انسانی هستن و بعضی دیگه نه، شما می‌تونین با اتوماسیون فرآیندها نیاز به ورود اطلاعات به صورت دستی و چرخه زمانی لازم برای انجام فرآیندها رو کاهش بدین.

اگر تمام کارمندانتون در این نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار اکانت داشته باشن، همه‌ی افراد به عملیات های اصلی شرکت دسترسی پیدا می‌کنن. اونها سطح مناسبی از دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مختلف رو در دسترس دارن.

 

8. دیجیتالی شدن

دیجیتالی شدن دیگه یک مفهوم جدید نیست. بخش قابل توجهی از دیجیتالی شدن به استفاده از ابزارها و روش‌های دیجیتالی به منظور بهبود پایداری و تطبیق پذیری سازمان اختصاص داره.

بهره گیری از پلتفرم‌های BPMS بدون نیاز به کد در مسیر دیجیتالی شدن، اهمیت زیادی داره. بعد از اینکه اهداف سازمانتون رو برای 2 تا 3 سال آینده مشخص کردین، می‌تونین با استفاده از نرم افزار بی پی ام فرآیندهایی که برای رسیدن به این اهداف به شما کمک می‌کنن رو ایجاد کنین.

 

9. شناسایی نقاط قوت و شکاف های مهارتی با بهره گیری از سیستم مدیریت کسب و کار

فرآیندها صرفا راه هایی برای هماهنگی افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و رفتار با سایر سیستم‌ها و منابع برای به دست آوردن نتایج مطلوب تجاری به حساب میان. با یک سیستم مدیریت کسب و کار یا پلتفرم BPM می‌تونین فرآیندها رو به صورت مستمر رصد کنین.

بی پی ام می‌تونه شکاف‌های مهارتی بین کارمندان رو به شما نشون بده. وقتی یک فرآیند همیشه در یک مرحله و با یک فرد مشخص دچار مشکل میشه، می‌تونه هشدار دهنده ضعف مهارتی اون فرد باشه. این موضوع در تیم‌های پشتیبانی و مالی بسیار رایجه، چرا که بسیاری از کارمندان در این بخش‌ها به خوبی در خصوص پروتکل‌ها آگاهی ندارن و آموزش ندیدن.

وقتی یک گام مشخص در یک فرآیند همیشه سریع و عاری از هر گونه مشکلی اجرا میشه، نشون دهنده عملکرد و مهارت‌های خوب کارمند هستش. البته این ویژگی فقط در بی پی ام‌هایی که برای فرآیندهای انسان محور طراحی شدن در دسترس قرار داره.

چطور یک BPMS را با موفقیت پیاده سازی کنیم؟

پیاده سازی موثر نرم افزار BPM به فکر و تلاش زیادی نیاز داره. اگر در این کار عجله کنین، نرخ انطباق پایین و کارایی نرم افزار پایین میاد و ممکنه سازمان به طور کلی آسیب ببینه. اگر نرم افزار بی پی ام رو خیلی با عجله پیاده سازی کنین امکان تاخیر در پروژه‌ها، بروز اختلال در عملکرد سیستم‌های موجود و اتلاف منابع شرکت وجود داره.

در این بخش به 10 مورد از مهمترین نکاتی که باید هنگام پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار به اونها دقت کنین اشاره شده.

 

 

1. انتخاب هوشمندانه پلتفرم BPM

قبل از اینکه بخواین فرآیندها رو ایجاد کنین، بهتره پایه و اساس کار رو محکم کنین. امروزه پلتفرم‌های مختلف BPM در بازار وجود دارد که ادعای اتوماسیون و رفع فرآیندهای معیوب رو دارن. باید مطمئن بشین که نرم افزار بی پی ام انتخابی تمام ویژگی‌های مهم و مورد نیازتون رو ارائه بده.

 

2. انتخاب یک فرآیند برای تست BPMS

اگرچه قابلیت اتوماسیون در ابزارهای BPM معمولا برای فرآیندهای وسیع مورد استفاده قرار می‌گیره اما بهتره برای شروع فرآیندی رو انتخاب کنین که مدیریت اون ساده تره و ریسک‌های کمتری داره. وقتی اعضای تیم به خوبی با نرم افزار BPMS آشنا شدن می‌تونین فرآیندهای حیاتی رو پوشش بدین.

تست کردن ابزار بی پی ام روی فرآیندهای کوچکی مثل سفارشات خرید، بازپرداخت هزینه سفر یا سایر پروژه‌هایی که به آسانی قابل مدیریت هستن کمک می‌کنه تا نسبت به استفاده از ابزار BPM اعتماد به نفس بیشتری پیدا کنین.

 

3. تعیین مسئول برای فرآیند پیاده سازی BPMS

وقتی یک نرم افزار جدید رو به مجموعه معرفی می‌کنین، معمولا اعضای تیم سعی می کنن از زیر بار مسئولیت شونه خالی کنن و دیگری رو مسئول بدونن. این شما هستین که باید برای هر فرآیند یک مسئول تعیین کنین.

این فرد معمولا یکی از مدیران ارشد در کسب و کاره و برای عملکرد روان و سازماندهی فرآیند و اطلاعات مسئولیت داره. به همین دلیل توصیه میشه که از یک نرم افزار BPM انسان محور استفاده کنین که مدیران ارشدتون بتونن به راحتی با اون کار کنن.

 

4. تعیین بنچمارک

اگر برای پیاده سازی نرم افزار بی پی ام هیچ هدف سازمانی رو تعیین نکردین، تمام تلاش‌های شما بیهوده هستش و منابعتون رو هدر میدین. قبل از اینکه چهارچوب کاری جدیدی رو در نظر بگیرین، باید بدونین چرا قراره اتوماسیون رو برای بعضی از فرآیندها اجرا کنین.

بعضی از چهارچوب‌ها برای کاهش زمان و صرفه جویی در هزینه‌ها طراحی شدن و بعضی دیگه برای ارائه امکان ردیابی بهتر و خلاصی از دردسر کاغذبازی‌ها. مهمترین اولویت رو در یک چهارچوب کاری تعیین کنین و همزمان به دنبال دستیابی به چند هدف نباشین.

به هر هدف مشخصی که قراره در بازه زمانی خاصی محقق بشه، یک چهارچوب رو اختصاص بدین. کارتون رو با تحلیل فرآیندهای قبلی مثل ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی یا چت با مشتری شروع کنین. زمان لازم برای اتمام هر وظیفه رو در شرایط عادی مشخص کنین و با استفاده از اون، اهداف منطقی که قراره با پلتفرم بی پی ام به اونها برسین رو تعیین کنین.

 

5. ترسیم نمودار برای چهارچوب کاری

یک نقطه کلیدی در پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار، ترسیم نموداریه که نشون میده چهارچوب کاری قراره چجوری باشه. می‌تونین با یک برگ کاغذ ساده شروع کنین و از تمام افراد مسئول فرآیند بخواین شیوه ایده آل اجرای فرآیند رو توضیح بدن و اونها رو به صورت یک نمودار ساده یا دیاگرام ترسیم کنین.

با افرادی که ارتباط نزدیکی با فرآیند دارن صحبت کنین و بپرسین قبلا وظایفشون رو چطوری مدیریت می‌کردن. خیلی مهمه که بتونین با سوابق یک فرآیند و هر گونه تغییرات بزرگی که تجربه کردن آشنا بشین. در غیر این صورت باید بر اساس حدس و گمان تصمیم گیری کنین.

سعی کنین فرآیندها رو خیلی مینیمال و ساده در نظر بگیرین تا دردسرهای فرآیندهای دستی مجددا وارد سیستم جدید نشه. هر چقدر مسیر اجرای یک فرآیند کوتاه تر باشه، شانس موفقیت نرم افزار بی پی ام بالاتره.

 

6. مشارکت افراد سازمان

یک سیستم BPM توسط دو گروه اجرا میشه:

• مدیرهای فنی که خیلی خوب استفاده از پلتفرم BPM رو بلدن.
• مالکان کسب و کار یا مسئولین وظایف که با نحوه اجرای فرآیند آشنایی دارن.

برای اینکه افراد رو به مشارکت در پلتفرم BPM جدید تشویق کنین، بهتره تمام افراد مرتبط با فرآیند رو درگیر کنین. با هر کدوم از مالکین وظایف ملاقات کنین و ببینین به چه اطلاعاتی نیاز داره. میتونین از کاربرهای نهایی برای درک بهتر مشکلاتشون بازخورد بگیرین.

 

7. اجرای تستی چهارچوب BPM

بهترین روش برای ارزیابی تاثیر نرم افزار بی پی ام روی فرآیند کسب و کار بدون اینکه خللی در اجرای فرآیندهای فعلی ایجاد بشه اینه که چهارچوب جدید رو به صورت پایلوت تست کنین. این می‌تونه فرصت خوبی برای آموزش افراد و استفاده از ویژگی‌های نرم افزار باشه و نیازی نیست نگران ریسک کردن باشین.

 

8. آمادگی برای تغییر

رویکرد سنتی در BPM بر روی ساختار و استحکام سیستم تمرکز داشت و به همین خاطر فقط متخصصین آی تی حرفه ای می‌تونستن در اون تغییراتی رو ایجاد کنن. با پذیرش سریع مفاهیمی مانند پردازش ابری و SaaS، کسب و کارها امروزه به ابزار بی پی امی نیاز دارن که به خوبی با سیستم فعلی سازگار بشه و برای ادغام سازی بیشتر انعطاف پذیری لازم رو ارائه بده.

 

9. آموزش کاربران برای تعامل بهتر با سیستم BPM

موفقیت پیاده سازی نرم افزار بی پی ام تا حد خیلی زیادی به نحوه تعامل افراد مرتبط با فرآیند و سیستم بستگی داره. بهترین راه برگزاری یک کارگاه آموزشیه که در اون مفاهیم اساسی پلتفرم BPMS انتخابی رو به کارکنان آموزش بدین.

 

10. اندازه گیری و تنظیم ROI

اگر ROI راهکار BPM خودتون رو اندازه گیری نکنین چطور میخواین از تاثیر اتوماسیون فرآیندها در سازمانتون مطلع بشین؟ وظیفه اندازه گیری و بهبود یک فرآیند باید بر عهده مالک فرآیند باشه اما مدیر فنی نرم افزار BPM هم باید تا حد امکان در این زمینه کمک کنه.

برای اندازه گیری عملکرد نرم افزار بی پی ام خودتون بهتره نوع اطلاعاتی که می‌خواین بررسی کنین مشخص بشن. می‌تونین با استفاده از KPI این کار رو انجام بدین. اگر اهداف ایده آلتون محقق نشده میتونین BPM رو مجددا تنظیم کنین. به هر حال کمی زمان لازمه تا ابزار بی پی ام به خوبی با فرآیندهای شرکت هماهنگ بشه.

 

ویژگی‌های ضروری در یک BPMS

برای اینکه در حوزه فعالیتتون پیشتاز باشین باید از یک راهکار BPMS عالی و توانمند استفاده کنین. به همین دلیل انتخاب یک نرم افزار بی پی ام مناسب می‌تونه کاملا چالش برانگیز باشه. در این بخش به چند ویژگی ضروری و مهم در نرم افزارهای BPM اشاره کردیم تا هوشمندانه تر تصمیم بگیرین.

 

 

1- رابط کاربری کارآمد با کمترین نیاز به کدنویسی

پلتفرم‌های BPM طیف وسیعی از فرصت‌ها رو برای مدلسازی، مانیتورینگ، تسهیل جریان و اتوماسیون در اختیار سازمان ها قرار میدن. تا قبل از این، کسب و کارها برای شخصی سازی فرآیندها و هماهنگی پلتفرم بی پی ام با کسب و کار، باید چالش‌های زیادی رو پشت سر میذاشتن که اکثر اونها بدون استفاده از توسعه دهنده‌ها میسر نبود.

خوشبختانه پلتفرم‌های بی پی ام جدید به کدنویسی خیلی کمی نیاز دارن و می‌تونین فرآیندها و فرم‌های مختلف رو در اونها طراحی کنین. این پلتفرم‌ها حتی اطلاعات معنادار در خصوص جریان هر فرآیند رو ثبت و ارائه می‌کنن تا تمام اعضای تیم در یک مسیر قرار بگیرن.

 

2- مطابقت با BPMN 2.0

BPMN در واقع قابلیت مدلسازی گرافیکی فرآیند کسب و کار رو فراهم می‌کنه. BPMN 2.0 امروزه به عنوان یکی از ویژگی‌های ضروری در پلتفرم‌های بی پی ام به حساب میاد. این ویژگی به کاربر اجازه میده تا نمودارهای فرآیند BPMN رو از یک ابزار به ابزار دیگه انتقال بده.

بدون استفاده از این ویژگی، سازمان‌ها باید جریان فرآیند رو از اول طراحی کنن و بسازن. پلتفرم‌های مطابق با BPMN 2.0 تمام نمودارها و اجزای استاندارد BPMN رو تشخیص میدن.

 

3- قابلیت یکپارچه سازی برای مدیریت پروژه

جابجایی بین چند سیستم و پلتفرم مختلف همیشه دردسرساز و خسته کننده هستش. به خاطر همینه که توصیه میشه در یک سیستم به چندین ابزار دسترسی داشته باشین. یکی از توانمندی‌های یک سیستم نرم افزاری یکپارچه، مدیریت پروژه هستش.

این قابلیت امکان اجرای روان تر و بهینه تر پروژه‌ها رو میسر می‌کنه و حتی به اعضای تیم اجازه میده تا اطلاعات و منابع رو با همدیگه به اشتراک بذارن. پلتفرم‌هایی که از ویژگی ‌های مدیریت پروژه مثل آنالیز سناریوهای مختلف (What-If) بهره می‌برن به شما نشون میدن با تغییرات فرآیند باید منتظر چه نتایجی باشین.

گانت چارت‌ها می‌تونن به عنوان یک مرجع بصری برای پیشرفت پروژه در نظر گرفته بشن. تب‌ها و داشبوردهای اختصاصی برای پروژه مثل بردهای کانبان می‌تونن سازماندهی رو تسهیل کنن.

 

4- معماری کسب و کار و طبقه بندی فرآیند

معماری کسب و کار به سازمان‌ها اجازه میده استراتژی کسب و کارشون رو طراحی و اجرا کنن و کسب و کارشون رو به شکل کارآمدتری مدیریت کنن تا در نهایت به اهداف استراتژیک خودشون برسن.

با دسترسی به زاویه دید بالا به پایین و پایین به بالا از کل ساختار یک کسب و کار، شما می‌تونین با دیدگاهی مطابق با ارزش‌های تعیین شده برای کسب و کار، تمام فرآیندهای کسب و کار در هر دپارتمان رو رصد کنین.

نرم افزار بی پی ام با بهره گیری از توانمندی‌های نگاشت (ترسیم) فرآیند کسب و کار و طراحی ساختار سازمانی، می‌تونن قابلیت دید و شفافیت کل سازمان رو بهبود بدن.

 

5- مدیریت مطمئن اطلاعات

برای هر کسب و کار ضروریه که بدونه اطلاعات اساسی ترین دارایی هستش که کارمندانش برای انجام وظایف روزمره با اون سر و کار دارن. کارمندان روزانه حجم وسیعی از اطلاعات دیجیتال رو مدیریت می‌کنن و انجام اکثر کارها بدون استفاده از این اطلاعات عملا غیرممکنه.

یک پلتفرم بی پی ام نه تنها این اطلاعات رو جمع آوری می‌کنه، بلکه توانایی ثبت و مدیریت کلان داده (Big Data) در سیستمی که در دسترس تمام کارمندان سازمان قرار داره رو ارائه میده. البته ویژگی‌های امنیتی و قابلیت ذخیره سازی ابری هم از ویژگی‌های مهمی هستن که در این زمینه باید به اونها توجه کنین.

نرم افزار بی پی ام انتخابی باید تضمین کنه که دسترسی غیرمجاز به اطلاعات به هر شکلی (از درون یا بیرون سازمان) امکان پذیر نباشه.

 

6- همکاری درون سازمان

در شرایط بحرانی، متخصصین خیلی خوب اهمیت همکاری درون سازمانی بین اعضای یک تیم رو درک می‌کنن. از اشتراک گذاری محتوا گرفته تا پیام رسان داخلی و بحث در مورد موضوعات مرتبط با کسب و کار، پلتفرم های BPM باید یک پرتال کاربری و پایگاه دانش رو ارائه بدن تا کاربرها بتونن به اطلاعات رو صورت امن به اشتراک بذارن، خیلی سریع با هم ارتباط برقرار کنن و دید جامعی نسبت به فرآیندهای کسب و کار به دست بیارن و در نهایت برای کارشون برنامه ریزی کنن.

 

7- انتخاب BPMS بهینه برای موبایل

اگر پاندمی کرونا رو در نظر نگیریم، به طور کلی میل به کار کردن به صورت ریموت یا دورکاری هم بری مدیران کسب و کار و هم کارمندان رو به افزایش هستش. در واقع این سبک کاری جدید که به لطف عصر دیجیتال میسر شده، انعطاف پذیری و راحتی بیشتری رو به ارمغان میاره.

با توجه به اینکه تعداد افرادی که از موبایل استفاده می‌کنن در حال افزایش هستش، باید مطمئن بشین که راهکار BPM شما برای استفاده در موبایل بهینه باشه. کاربرها معمولا اپلیکیشن‌هایی که فقط هنگام پشت میز نشینی قابل استفاده هستن رو خیلی سخت تحمل می کنن. به همین دلیل خیلی مهمه که بهینه بودن برای موبایل رو جدی بگیرین.

 

8- گزارش دهی و آنالیز لحظه‌ای

گزارش گیری یکی از اون وظایف تکراری و البته حیاتی به حساب میاد که برای نظارت و عملکرد بهتر باید به صورت مستمر انجامش بدین. خوشبختانه پلتفرم‌های بی پی ام با ارائه قابلیت آنالیز دقیق و بی درنگ، این کار رو به صورت خودکار انجام میدن.

با قابلیت داشبوردهای KPI شما می‌تونین بینش‌های ارزشمند رو در یک لحظه در اختیار داشته باشین، عملکرد کسب و کارتون رو رصد و گلوگاه‌ها رو شناسایی کنین. از همه مهمتر اینکه شما می‌تونین آمار و شاخص‌های مربوط به تمام وظایف انجام نشده و وضعیت فعلی یک آیتم رو مشاهده کنین.

همچنین زمان لازم برای انجام شدن وظایف مختلف به شما ارائه میشه و میتونین گزارش ها رو شخصی سازی و دانلود کنین.

 

9- ادغام BPMS با سایر سیستم‌ها

در اکثر سازمان‌ها، همزمان از چند سیستم استفاده میشه. یک نرم افزار مدیریت کسب و کار مثل BPM باید امکان برقراری ارتباط بین تمام سیستم‌های نرم افزاری موجود و سایر سیستم‌های ثالث رو میسر کنه.

قابلیت ادغام با سیستم‌های هسته یا اصلی یکی از حیاتی ترین ویژگی‌هاییه که یک سازمان باید هنگام انتخاب نرم افزار بی پی ام به اون توجه داشته باشه. بدون توانمندی مناسب در بحث ادغام سازی، کاربرها باید اطلاعات رو به صورت دستی از یک سیستم به سیستم دیگه منتقل و فرآیندها رو تکمیل کنن.

ادغام سازی‌ها می‌تونه با استفاده از REST API یا سایر مجموعه های اتصال دهنده و کتابخانه‌های اتصال دهنده داخلی انجام بشه.

 

10‌- ویژگی‌های قدرتمند مدیریتی و تنظیمات دسترسی

یک راهکار بی پی ام باید ویژگی های قدرتمندی رو در زمینه مدیریت ارائه بده. به عنوان یک مدیر، کاربر نیاز داره تا وظایف ساده ای مثل اختصاص مجدد وظایف فردی و گروهی، حذف آیتم‌ها و ویرایش فرم‌های مورد نیاز در فرآیند کسب و کار رو انجام بده. این وظایف باید بدون نیاز به کسب اجازه از ارائه دهنده راهکار بی پی ام قابل انجام باشن.

سطح کنترل دسترسی که مشخص می‌کنین هم مهمه. ممکنه بخواین بعضی از کادرها فقط به یک سری از کارمندان نمایش داده بشه یا دسترسی به بخش مشخصی از فرم فقط برای تعداد محدودی فراهم باشه. این دسترسی محدود می‌تونه در اطلاعات هم اتفاق بیفته و به همین دلیله که توصیه می‌کنیم نرم افزار بی پی ام انتخابی بتونه تمام این سناریوها رو مدیریت کنه.

 

11- انسجام و مقیاس پذیری BPMS

پلتفرم‌های BPM جدید با ترکیب تکنولوژی‌های پیشرفته مثل RPA و AI/ML (هوش مصنوعی/یادگیری ماشین) به سازمان ها کمک می‌کنن تا چالش‌های خودشون رو به شکل بهتری مدیریت کنن. با این حال، هر سازمانی به شیوه‌ای متفاوت مدیریت میشه. علاوه بر این، شما باید مطمئن بشین که راهکار انتخابی به خوبی از پس ابعاد کسب و کارتون بر میاد.

راهکارهای BPM در حال حاضر کسب و کارهای کوچک تا شرکت های بزرگ با دامنه عملیاتی وسیع رو پوشش میدن. به همین دلیل بهتره راهکار بی پی ام انتخابی شما منعطف، چابک و مقیاس پذیر باشه و تمام ویژگی‌های مورد نیاز کسب و کارتون رو ارائه بده.

اندازه گیری عملکرد فرآیند ها

بدون اندازه گیری عملکرد فرآیند تمام تلاش‌های شما برای تحلیل و مدیریت فرآیندها به هدر میره. در این شرایط شما روی موارد مهم هیچ کنترلی ندارین و تصمیم گیری‌های سازمانی ناکارآمد هستن. تنها دلیل برای تحلیل، بهبود و مدیریت فرآیند اینه که عملکرد سازمان رو در زمینه‌های مهم بهبود بدین.

بدون اندازه گیری، ما نمی‌دونیم آیا بهبودی حاصل شده و آیا این بهبود در زمینه ای که برامون مهمه حاصل شده یا نه. برای یک سازمان، فرآیندهای کسب و کار راهی برای ارائه ارزش به مشتریان و سایر ذینفعانش به حساب میاد. آیا به نوعی به مشتری ارزش ارائه میدیم که اونها رو تحت تاثیر قرار بده و برای سازمان هم قابل تداوم باشه؟

تمام اندازه گیری‌های مربوط به دستاورد داخلی مثل ردیابی بودجه، سیاست انطباق، تکمیل پروژه، مدیریت منابع انسانی و غیره اطلاعات زیادی رو درباره ارزش ارائه شده به مشتری در اختیار سازمان قرار نمیدن. اما عملکرد فرآیند این کار رو انجام میده.

یک نرم افزار بی پی ام که فاقد توانمندی‌های لازم برای اندازه گیری عملکرد فرآیند باشه، نمی‌تونه انتظار موفقیت در بازار رو داشته باشه. اندازه گیری فرآیند با اینکه همیشه آسون نیست اما همیشه امکان پذیره. با اندازه گیری عملکرد فرآیند می‌تونین به مزایای زیادی از جمله موارد زیر دست پیدا کنین:

• ارائه شواهد واقعی از سطوح خدمات مشتری
• درک بهتر عملکرد متقابل
• افزایش همسویی عملیات با استراتژی
• تعیین اولویت های بهبود فرآیند مبتنی بر شواهد
• تشخیص روندهای عملکردی
• درک بهتر محدوده توانمندی یک فرآیند
• کشف مشکلات واقعی و پنهان
• تغییر رفتار بر اساس بازخورد واقعی
• کنترل بهتر بر خطراتی که واقعا مهم هستن

اندازه گیری عملکرد فرآیند می‌تونه مدیریت فرآیند رو میسر و بهبود فرآیندها رو معنادارتر کنه.

مثال‌هایی از فرآیند های کسب و کار استفاده شده در BPMS

فرآیندهای کسب و کار با گستردگی زیاد، متکی بر چندین تکنولوژی، نیازمند الزامات و مقررات انطباق، چرخه طولانی مدت و مستعد تغییر، به خوبی از مزایای BPMS سود می‌برن. مثال هایی از فرآیندهای کسب و کار که می‌تونن با استفاده از سیستم‌های BPMS بهبود پیدا کنن رو در این بخش می‌تونین ببینین:

• مدیریت اکانت
• مدیریت و ردیابی بودجه
• مدیریت ادعاها
• مدیریت الزامات
• سفارشات مشتری
• آنبوردینگ (آموزش) کارمندان
• مدیریت فهرست موجودی
• پردازش فاکتور
• نظارت بر عملکرد
• ردیابی پروژه

 

چطور بهره گیری از BPMS می‌تونه CRM رو قدرتمندتر کنه؟

امروزه دیگه تقریبا هر سازمانی برای بایگانی اطلاعات، مدیریت پایپ لاین فروش و حداکثر بهره گیری از اطلاعات مشتریان خودش، از یک سیستم CRM استفاده می‌کنه. در واقع هر سازمان نیاز داره تا تمام اطلاعات در یک جای مشخص ثبت بشه و هر فرد یا دپارتمانی که به اونها نیاز داره، به راحت‌‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن به اطلاعات دسترسی پیدا کنه.

اما CRM بیشتر روی بهبود روابط سازمان و مشتری متمرکز می‌شه و در واقع توانمندی فروشنده‌ها رو افزایش میده. با استفاده از CRM فروشنده‌ها می‌تونن با یک پیش زمینه اطلاعاتی خیلی بهتر با مشتریان بالقوه تماس بگیرن.

اما نرم افزار BPM می‌تونه با ادغام فرآیندهای خودکار رایج در خصوص تعامل با مشتریان، حذف سیلوهای عملیاتی برای چابکی بیشتر و بهبود سازگاری سیستم‌های CRM قدیمی، روابط سازمان با مشتری‌ها رو به سطح جدیدی ارتقاء بده.

 

 

– بهبود تجربه مشتری و کارایی

برای ارائه تجربه مشتری عالی، یکنواختی و استمرار در خدمات دهی تمام برندها و کانال ها ضروری هستش. علاوه بر این، پشتیبانی، مسائل مالی، صورت حساب و ارسال فاکتور نیز حیاتی به حساب میان.

نرم افزار BPM به تمام این پارامترها توجه داره و با استفاده از اطلاعاتی که از طریق فرم‌های BPM به سیستم CRM سازمان وارد میشه، یک فرآیند پشتیبانی کامل رو ایجاد می‌کنه. این فرآیند به بهترین شکل از اطلاعات به دست اومده استفاده می‌کنه و امکان ارائه خدمات مستمر و یکنواخت به مشتری رو میسر می‌سازه.

 

– حداکثرسازی نرخ ROI سیستم CRM

ادغام CRM و BPM به سازمان اجازه میده تا به شکل بهتری به اهداف تجاری خودش برسه. اما چطور؟ با اندازه گیری نتایج کسب شده از رویه‌های جدید و تغییر و بهبود مستمر اونها، تعیین شاخص‌های عملکردی (KPI) و استفاده از فرآیندهای زنده برای تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان این کار میسر میشه.

علاوه بر این، BPM مثبت بودن تجربه مشتری رو به عنوان یک نشانگر ROI در نظر می گیره. وقتی از بی پی ام برای پیاده سازی و استانداردسازی المان‌های اصلی فرآیند CRM استفاده می کنین، یک چهارچوب مبنا در نظر گرفته میشه. این چهارچوب عملکرد تمام افراد سازمان رو رصد می‌کنه تا مطابق سیاست‌ها و رویه‌های تعیین شده باشن. نتیجه کار خدمات دهی با ثبات و مستمر به مشتری هستش.

 

– ردیابی بهتر سود دهی سازمان با استفاده از BPMS

ترکیب BPM و CRM ابزارهای اندازه گیری و گزارش دهی بیشتری رو در اختیار سازمان قرار میده تا سوددهی مشتریان و پروژه ها رو به شکل بهتری اندازه گیری کنن. داشبوردها، گراف‌ها، قالب‌ها و ده‌ها ابزار دیگه بینش ارزشمندی رو در اختیار مدیران سازمان قرار میدن.

اینطوری میشه بخش هایی از صنعت که بیشترین سوددهی رو داره هدف گرفت و بهینه ترین بودجه رو برای مارکتینگ تعیین کرد. به علاوه، این بینش برای برنامه ریزی و اجرای اهداف استراتژیک هم به سازمان کمک می‌کنه.

 

نرم افزار CRM دانا، انعطاف پذیر و قابل سفارشی سازی به کمک BPMS

نرم افزار CRM دانا یکی از معدود نرم افزار های ارتباط با مشتری است که امکان سیستم سازی دارد و شما میتونین بدون نیاز به کدنویسی ماژول‌های مورد نیازتون رو بسازید.

برای مثال شما ممکنه نیاز به سیستم پیگیری قرارداد و سیستم رسیدگی به شکایات مشتریان داشته باشید و می‌تونید این سیستم‌ها رو در نرم افزار CRM دانا ایجاد کنید. می‌تونین بدون استفاده از چندین نرم افزار همه ی نیازهای خودتون رو با نرم افزار CRM دانا مرتفع کنید.

سیستم ساز پیشرفته و قابل انعطاف CRM داناپرداز به کاربر اجازه میده زیر سیستم ها رو بر اساس نیاز سازمان تغییر بده. مثلا خیلی راحت میتونین فرم‌های موجود رو تغییر بدین، فیلدهای جدیدی رو بسازین و بین ماژول‌های مختلف سیستم، یک مسیر ارتباطی دلخواه رو تعیین کنین.

اینطوری می‌تونین فرآیندهای کاری خودتون رو در سیستم تعریف کنین و رابط کاربری کارآمد و کاربرپسند نرم افزار، تمام این قابلیت‌ها رو بدون نیاز به درخواست پشتیبانی یا متخصصین رده بالا در اختیارتون قرار میده.

شما می‌تونین با استفاده از ویژگی BPM در نرم افزار CRM دانا، فراتر از یک نرم افزار فروش و بازاریابی داشته باشید.

سوالات متداول

• 
  

  BPMS چه نوع راهکاریه؟

  BPMS یا نرم افزار بی پی ام در واقع یک راهکار نرم افزاری برای مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار و بهبود اونهاست تا در نهایت یک سازمان یا کسب و کار به اهداف تعیین شده دست پیدا کنه.

• 
  

  چرا باید از BPMS استفاده کرد؟

  برای رقابت در دنیای تجارت امروزی، هر سازمان باید در بهینه ترین حالت خودش باشه. نرم افزار بی پی ام به طور کلی کارایی فرآیندهای کسب و کارتون رو بهبود و نیاز به انجام وظایف تکراری و غیرضروری رو به حداقل کاهش میده.

• 
  

  یک راهکار BPMS چه ویژگی هایی باید داشته باشه؟

  یک راهکار BPMS باید تا حد امکان کاربرپسند باشه و به حداقل کدنویسی نیاز داشته باشه. قابلیت مدیریت پروژه، مدیریت مطمئن اطلاعات، ادغام شدن با سیستم‌های دیگه، گزارش دهی و آنالیز لحظه ای و توانایی بالا در مقیاس پذیری از جمله ویژگی‌های مهم یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کاره.