مدیریت زمان چیست؟ چگونه مدیریت زمان انجام دهیم؟

در دنیای پرشتاب و پرتکاپوی امروز، زمان به یکی از ارزشمندترین دارایی‌های انسان تبدیل شده است؛ با این حال، بسیاری از ما احساس می‌کنیم که هیچ‌گاه زمان کافی برای انجام تمام کارهایمان در طول روز نداریم. در حالی که همه ما به‌طور مساوی ۲۴ ساعت زمان در اختیار داریم، تفاوت در اینجاست که برخی افراد به‌طرز شگفت‌انگیزی موفق می‌شوند بهره بیشتری از این زمان محدود ببرند. راز این تفاوت در چیست؟ پاسخ ساده اما قدرتمند است: مدیریت زمان.

مدیریت زمان نه فقط یک مهارت، بلکه یک رویکرد هدفمند برای زندگی شخصی و حرفه‌ای‌ است که با تمرکز بر اولویت‌ها، برنامه‌ریزی مؤثر و بهره‌وری، به افراد کمک می‌کند تا کنترل بیشتری بر زمان خود داشته باشند و از استرس‌ها و فشارهای روزمره بکاهند. در این مقاله، به بررسی جامع مفهوم مدیریت زمان، اهمیت آن، چالش‌ها، تکنیک‌ها و بهترین ابزارهایی می‌پردازیم که می‌توانند به شما در مسیر بهبود کیفیت زندگی و کار کمک کنند. اگر احساس می‌کنید زمان از دستتان می‌گریزد، تا پایان این مطلب با ما همراه باشید تا یاد بگیرید چگونه زمام وقت خود را دوباره در دست بگیرید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص هست. این نوع مدیریت توانایی استفاده موثر از زمانیست که در یک روز در اختیار دارید و یکی از زیرشاخه‌های حیاتی آن، Time Management سازمانی هست.

این شاخه شامل سازماندهی زمان و فعالیت‌های خودتان به شکلیست که کمک می‌کند اتلاف زمان را شناسایی و ارزیابی کنید و در نهایت کاهش بدهید. خیلی از افراد برای سازماندهی بهتر زمان خودشون به اپلیکیشن‌های مختلف مدیریت زمان آزاد مراجعه می‌کنند.

به طور کلی، مدیریت زمان برای موفقیت شما در کار خیلی مهم است، اما علاوه بر آن به شما کمک می‌کند تا زمان مناسبی را پیدا کنید تا به خانواده، دوستان، سرگرمی‌ها و همچنین تعهدات و علایق شخصی خودتان اختصاص بدهید.

مهم‌ترین مفهوم مدیریت زمان اولویت‌ها هستند. مدیریت زمان روی موارد زیر متمرکز هست:

 

 

• تعیین اولویت‌ها
• به حداکثر رساندن زمانی که صرف اولویت‌ها می‌کنید
• کاهش زمانی که صرف کارهای بدون اولویت می‌کنید

با این حال، علیرغم اینکه راجع به اصطلاح مدیریت زمان صحبت می‌کنیم اما زمان به خودی خود قابل مدیریت شدن نیست، چون یک جزء ثابت هست. شما نمی‌توانید 2 ساعت به زمان روزانه خودتان اضافه کنید؛ اما می‌توانید فعالیت‌های اولویت داری را که در طول 2 ساعت گفته شده به پایان برسانید، به حداکثر برسانید.

بنابراین، برای تمرین موفقیت آمیز مدیریت زمان، باید مجموعه مناسبی از مهارت‌ها را داشته باشید و آن‌ها را پرورش بدهید. نمونه‌هایی از مهارت‌های مدیریت زمان عبارتند از:

• اختصاص کار موثر
• تعیین و تحقق اهداف
• اتخاذ تصمیمات کارآمد
• قرارها و وظایف خودتان را به تنهایی یا به صورت تیمی مدیریت کنید
• مدیریت پروژه‌های خود
• ایجاد برنامه‌های جامع روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
• تجزیه و تحلیل و حل مشکلات
• برنامه ریزی و هماهنگی رویدادها
• کار تیمی کارآمد در مجموعه

 

چرا مدیریت زمان مهمه

ارزشی که مدیریت زمان به ارمغان می‌آورد را می‌شود در این سوال خلاصه کرد که واقعا چقدر برای زمان خودتان ارزش قائل هستید؟ زمان شما محدود است و باید با ارزش‌ترین منبعی باشد که می‌توانید مدیریت کنید. همه‌ی موارد دیگر فقط نتیجه‌ی اولویت‌‌بندی‌ها و تصمیم‌گیری برای زمان لازم برای اختصاص به یک کار خاص هست. وقتی که مدیریت زمان به درستی انجام شود:

• سطح استرس شما پایین می‌آید
• روند تصمیم گیری شما بهبود پیدا می‌کند
• وقت آزاد بیشتری پیدا می‌کنید
• در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می‌دهید
• در اولویت وظایف بهتر می‌شوید
• عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می‌کند
• تایم لاین را از دست نمی‌دهید
• سازماندهی بیشتری دارید
• تعادل کار و زندگی بهتری دارید

 

چالش‌های اصلی مدیریت زمان

قبل از اینکه به استراتژی‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان با هدف افزایش کارایی و بهره‌وری خودتان بپردازید، اجازه بدهید به چالش‌های اصلی مدیریت زمان دقیق‌تر نگاه کنیم. این احتمال وجود دارد که بتوانید حداقل یکی از این مشکلات و اشتباهات را در مدیریت زمان شناسایی کنید و این شروعی عالی برای این است که یک استراتژی مدیریت موفق‌تر را پیاده سازی کنید.

بدترین اشتباهات Time Management خودتان را مشخص و از آن‌ها شروع کنید. در اینجا ما فقط چند مورد از مشکلاتی را که معمولا در یک محیط کاری به وجود می‌آید نام بردیم.

• عدم اولویت بندی
• دیر بیدار شدن
• بی‌توجهی به برنامه‌ها
• فقط کارهای در دسترس ر‌ا انجام بدهید
• زمان تعهد کمتر و بیشتر از حد
• چند وظیفگی
• کمال گرایی
• وقفه نداشتن
• هدف گذاری نکردن
• برنامه ریزی نداشتن
• تمرکز روی موارد اشتباه
• مدیریت بد حواس پرتی‌ها
• کارهای فوری بیش از حد
• نسپردن هیچ کاری به دیگران
• عدم دانش مدیریت زمان
• عدم استفاده از فناوری (یا استفاده بیش از حد از فناوری)

 

 

علائمی که نشان می‌دهند مهارت‌های مدیریت زمان ضعیفی دارید

چند علامت مختلف وجود دارد که نشان می‌دهد مهارت‌های مدیریت زمان شما احتمالا ضعیف است. در ادامه با چند مورد از این نشانه‌ها آشنا می‌شویم.

 

 

• همیشه دیر می‌رسید

شما همیشه در جلسات دیر حاضر می‌شوید و دائما ضرب‌الاجل پروژه‌ها را زیر پا می‌گذارید.

دلیل؟ شما وظایف زیادی را بر عهده می‌گیرید، زیاد قول می‌دید و در نهایت خیلی ساده نمی‌توانید همه آن‌ها را انجام بدهید.

 

• در کار خود کند هستید

دو ساعت طول می‌کشد تا کاری را که اکثر افرا دیگر در کمتر از یک ساعت تموم می‌کنند را به پایان برسانید.

دلیل؟ کار شما سازماندهی ندارد که به شما کمک کند وظیفه‌ای که به عهده گرفتید را ساختار‌بندی کنید و در زمان سریع‌تری به پایان برسانید.

 

• وقت زیادی را تلف می‌کنید

شما سه ساعت را صرف انجام یک کار ساده می‌کنید؛ کاری که واقعا یک ساعته انجام می‌شود.

دلیل؟ شما برنامه دقیقی ندارید که بگوید چه زمانی باید کار را شروع و چه زمانی باید کار را متوقف کنید. شما به صورت تصادفی روی وظایف کار می‌کنید و هیچ سیستم سازمانی مشخصی برای کار ندارید.

 

• اغلب کمبود انرژی را تجربه می‌کنید

شما همیشه احساس خستگی می‌کنید، مثل وضعیتی که وقتی برای خوردن، خوابیدن یا استراحت نداشتید.

دلیل؟ شما دائما انجام وظایف خودتان را به تعویق می‌اندازید و از کارهای خودتان عقب می‌افتید؛ بنابراین، ساعات بیشتری را صرف می‌کنید تا به کارهای عقب مانده خود برسید.

 

• شما اغلب بلاتکلیف هستید

شما دائما در مورد اولویت‌های خود گیج می‌شوید و زمان بیشتری را صرف می‌کنید اما در نهایت نمی‌توانید تصمیم بگیرید که در مرحله‌ی بعدی چه کاری را باید انجام بدهید.

دلیل؟ شما فاقد برنامه‌ی مشخصی هستید که اولویت‌های روزانه و ارتباط آن‌ها با اهدافتان را نشان بدهد.

 

• بیش از حد کار می‌کنید

شما همیشه درخواست‌های دیگران را قبول می‌کنید و این کار تا جایی ادامه پیدا می‌کند که دیگر برای انجام وظایف خودتان وقتی باقی نمی‌ماند.

دلیل؟ شما نمی‌دانید اولویت‌های شما چیست، چطور آن‌ها را تعریف کنید و چطور مطمئن شوید که اول آن‌ها را باید انجام دهید.

 

بهترین مهارت‌های مدیریت زمان که بهتره داشته باشید

برای غلبه بر مهارت‌های مدیریت زمان ضعیف و سایر مشکلاتی که در کار دارید، باید مهارت‌های Time management مناسب را به دست بیاورید. در این بخش ما به 10 مورد از بهترین و ضروری‌ترین مهارت‌ها اشاره کردیم که با کمک آن‌ها می‌توانید از وقت خودتان بهترین بهره را ببرید. سعی کنید این مهارت‌ها را به دست بیاورید و آن‌ها در خودتان پرورش بدهید.

 

+ توانایی تعریف اهداف SMART

ایجاد اهداف SMART به معنای تعیین اهدافی است که خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشند. یک برنامه ردیابی هدف می‌تواند به شما کمک کند در مسیر اهداف SMART خودتان بمانید.

مشکلات مدیریت زمان که اهداف SMART حل می‌کند:

• اتلاف وقت زیاد

اهداف SMART چطور این مشکلات را حل می‌کند:

• اهداف خاص: شما ماهیت، مکان، زمان، دلیل، چگونگی و افرادی که قرار است آن چیزی که می‌خواهید را با کمک آن‌ها به دست بیاورید را مشخص کردید و همچنین با محدودیت‌های هدف خود کاملا آشنا هستید.
• اهداف قابل اندازه گیری: می‌شود فهمید که آیا به هدف مشخص شده رسیدید یا نه و این اتفاق چه زمانی رخ داده.
• اهداف قابل دستیابی: رسیدن به هدف مشخص شده امکان پذیر است.
• اهداف مرتبط: شما تصمیم‌ می‌گیرید که می‌خواهید در زندگی به چه چیزی برسید و اهداف خودتان را بر اساس آن تعیین می‌کنید.
• محدود به زمان: هدف شما دارای یک ضرب‌الاجل است که باید به آن متعهد باشید.

+ توانایی برنامه‌ریزی و سازماندهی روزانه

برنامه ریزی برای اولویت‌ها و سازماندهی هر روز به شما کمک می‌کند تا در وقت خود صرفه‌جویی کنید و کارهایی که لازم است را به پایان برسانید.

مشکلات مدیریت زمان که برنامه‌ریزی روزانه حل می‌کند:

• مدام دیر کردن

چطور برای حل این مشکلات، روز خودتان را سازماندهی کنید:

• مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف خودتان را در آن روز مشخص کنید
• هر چیز دیگری را یا محول کنید یا حذف کنید
• اولویت‌های خود را مشخص کنید و از کارهایی که باید انجام بدهید یک لیست داشته باشید
• اولویت‌های خود را در تقویم یادداشت کنید و برنامه خود را دنبال کنید

 

+ توانایی مدیریت استرس

سطوح بالای استرس توانایی شما برای عملکرد خوب در محل کار را مختل می‌کند؛ به همین دلیل خیلی مهم است که سطح استرس خود را مدیریت کنید.

مشکلات مدیریت زمان که مدیریت استرس حل می‌کند:

• تجربه کمبود انرژی

چطور از مدیریت استرس برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• مدیتیشن کنید یا یک روش آرامش بخش مشابه را امتحان کنید
• مطمئن شوید که به اندازه کافی بخوابید و وعده‌های غذایی خودتان را حذف نکنید؛ اگر گرسنه یا خسته باشید بیشتر مضطرب می‌شوید
• از دخانیات و الکل دوری کنید
• به کار اضافی «نه» بگویید

 

+ توانایی محول کردن وظایف

اگر وظایفی را که لازم نیست حتما خودتان انجام بدهید محول کنید، در وقت خودتان برای کارهایی با اولویت و فوریت بیشتر صرفه جویی کردید

مشکلات مدیریت زمان که محول کردن وظایف حل می‌کند:

• تجربه کمبود انرژی
• اتلاف وقت زیاد

چطور از محول کردن وظایف برای حل این مشکلات استفاده کنیم:

• اگر در کنار گذاشتن وظایف با مشکل مواجه هستید از کارهای کوچک شروع کنید؛ اول کارهای کوچک تر را محول کنید و بعد به سمت محول کردن وظایف بزرگ‌تر بروید
• وظایفی را که فوری هستن اما اهمیت کمتری دارن محول کنید
• انتظارات کار را تعریف کنید و دستورالعمل‌های کار را در آن قرار بدهید
• به همکاران خود اعتماد کنید تا کار را به درستی انجام بدهید؛ اما مطمئن شوید که آن‌ها در نهایت کار را انجام داده باشند

 

+ توانایی جلوگیری از حواس پرتی

حواس‌پرتی، مثل تلفن، شبکه‌های اجتماعی و همکاران پر حرف شما، وقتی را که باید صرف انجام کار کنید از بین می‌برند. بنابراین، بعدا باید تلاش بیشتری را برای جبران وقت از دست رفته انجام بدهید.

مشکلات Time Management که جلوگیری از حواس پرتی حل می‌کند:

• کند بودن در کار

چطور از جلوگیری از حواس پرتی برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• هنگام انجام کار، گوشی خود را در یک اتاق دیگر قرار بدهید
• حداکثر زمانی را که می‌توانید در شبکه‌های اجتماعی سپری کنید را محدود کنید و به آن پایبند باشید
• برای جلوگیری از مزاحمت صداهای محیط، از هدفون استفاده کنید و از همکاران خودتان بخواهید وقتی روی کار تمرکز می‌کنید، برای شما مزاحمت ایجاد نکنند.

 

+ توانایی تک وظیفگی

تک وظیفگی یا سینگل تسکینگ در واقع چند وظیفگی جدید هست؛ شما نمی‌توانید همزمان روی چند کار به درستی تمرکز کنید. بنابراین، بهتره در یک دوره زمانی ثابت، فقط روی یک کار تمرکز داشته باشید

مشکلات مدیریت زمان که تک وظیفگی حل می‌کند:

• اتلاف وقت زیاد

چطور از تک وظیفگی برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• برای کار خود یک بلوک زمانی تعیین کنید
• از شر همه حواس پرتی‌ها خلاص بشوید، درخواست‌های جدید را قبول نکنید و سعی کنید اجازه ندهید کسی مزاحمتان شود
• برای کار خودتان یک تایمر تنظیم کنید و به زمان از پیش تعیین شده متعهد باشید
• اگر کار بزرگ‌تری هست، آن را به چند تکه تجزیه کنید و برای هر کدوم زمان بگذارید و در این میان به استراحت هم توجه داشته باشید

 

+ توانایی نه گفتن

اگر هر درخواستی را که برای شما ارسال می‌شود بپذیرید، فقط روی اولویت‌های دیگران کار می‌کنید نه اولویت‌های خودتان

مشکلات مدیریت زمان که نه گفتن حل می‌کند:

• قبول کردن کار بیش از حد

چطور از نه گفتن برای حل مشکلات مدیریت زمان استفاده کنیم:

• ممنون، اما من باید به کارم برسم
• بگذار در موردش فکر کنم و به شما پاسخ بدهم
• در حال حاضر وقت ندارم، اما می‌تونم شخص دیگری را توصیه کنم
• کاش وقت داشتم، اما در حال حاضر مشغول کار دیگری هستم
• از شما متشکرم که از من درخواست کردید، اما من برای آن روز کارهای دیگری دارم که باید رسیدگی کنم

 

+ توانایی تلاش برای کار با ارزش بالا

اگر 20 درصد از تلاش خودتان را برای انجام وظایف درست به کار ببرید، 80 درصد از نتایج مورد انتظار خودتان را به دست می‌آورید.

به عبارت دیگر، به جای کار روی هشت کار آسان که فقط دو مشکل شما را حل می‌کند، روی دو کار دشوارتر کار کنید که هشت مشکل شما را حل می‌کند.

مشکلات مدیریت زمان که تمرکز روی کار با ارزش بالا حل می‌کند:

• بلاتکلیف بودن
• اتلاف وقت زیاد

چطور روی کار با ارزش تمرکز کنیم؟

• تمرکز روی کار با ارزش در محتوا: ویژگی‌های 20 درصد از پست‌های وبلاگ را که 80 درصد از ترافیک شما را ایجاد می‌کنند، تجزیه و تحلیل کنید و آن‌ها را در پست‌های وبلاگ بعدی خود تکرار کنید.
• تمرکز بر کار با ارزش در توسعه نرم افزار: 20 درصد از ویژگی‌هایی را که 80 درصد از کاربران برنامه را جذب می‌کند شناسایی و روی تکمیل آن‌ها تمرکز کنید.
• تمرکز روی کار با ارزش در مدیریت پروژه: 20 درصد از وظایف حیاتی را که 80 درصد از شکست‌های شما را به همراه می‌آورند شناسایی کنید و وقت بیشتری را برای انجام آن‌ها اختصاص بدهید.

 

+ توانایی اجتناب از اهمال کاری

انجام کارهای حاشیه‌ای که در مسیر رسیدن به اهدافتان قرار ندارند شاید سرگرم کننده و جالب باشند اما مناسب ساعات کاری نیستند. با این کار فقط زمان خودتان را از دست می‌دهید و مجبورید فردا دو برابر بیشتر کار کنید.

مشکلات مدیریت زمان که اجتناب از اهمال کاری را حل می‌کند:

• کند بودن در کار

چطور از اجتناب از اهمال کاری برای حل مشکلات مدیریت زمان جلوگیری کنیم:

• ضرب الاجل‌ها، انتظارات و اهداف را مشخص کنید؛ وقتی بدانید به کجا می‌روید، ادامه دادن مسیر آسان‌تر می‌شود
• کارهای پیچیده و دشوار را به وظایف فرعی کوچک‌تر تقسیم کنید تا کار کمتر دلهره آور و دست نیافتنی به نظر برسد
• مهلت‌هایی را برای کار تجزیه شده تعریف کنید تا فوری‌تر به نظر برسد
• وظایف فرعی خود را با جزئیات بیشتری برنامه ریزی کنید و زمان خاصی را به آن‌ها اختصاص بدهید
• برای جلوگیری از ترس از شکست، موانع احتمالی را تجسم کنید
• بپذیرید که کار شما نباید بی نقص باشد

 

+ توانایی شناسایی وظایف اولویت دار

وقتی می‌دانید مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف شما چیست، می‌دانید که اول باید چه کاری را انجام بدهید.

مشکلات مدیریت زمان که اولویت‌بندی وظایف حل می‌کند:

• انجام کار زیاد
• بلاتکلیف بودن

نحوه اولویت بندی وظایف برای حل مشکلات مدیریت زمان

• وقتی سر کار می‌روید، سخت‌ترین، پرتقاضاترین و زمان برترین کار را اول انجام بدهید؛ این روش «خوردن قورباغه» نامیده می‌شود. این روش به شما کمک می‌کند به اولویت‌های خودتان برسید و زمان باقی مانده برای آن روز را برای فعالیت‌های دلپذیرتر کنار بگذارید
• ماتریس آیزنهاور را پیاده سازی کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید که در وهله اول و دوم چه کاری را انجام بدهید و چه چیزی را محول یا حذف کنید

 

 

تکنیک‌های مدیریت زمان

بیش از 50 تکنیک مدیریت زمان برای انواع مختلف شخصیت، مسائل مربوط به بهره‌وری و نیازهای کسب و کار در رابطه با مدیریت زمان وجود دارد. در این بخش می‌توانید با پرکاربردترین تکنیک‌های مدیریت زمان آشنا شوید.

 

1) استفاده از لیست کارها

لیست کارهایی که باید انجام بدهید یک ابزار بهره وری خیلی ساده، کارآمد و فوق العاده محبوب هست. راه‌های مختلفی برای کنترل لیست کارها وجود دارد؛ می‌توانید از یک قلم و کاغذ، نرم افزار دسکتاپ یا یک دفترچه یادداشت دیجیتال استفاده کنید.

چند لیست کار مختلف (و چند فهرست فرعی) وجود دارد که باید مطابق آن‌ها عمل کنید تا هر روز کاملا منظم بمانید، و در عین حال نسبت به چیزی که می‌خواهید در زندگی تجاری یا شخصی خود به دست بیاورید و به جایی که قراره برسید یک دیدگاه کلی داشته باشید. برخی از نمونه‌های این فهرست‌ها عبارتند از فهرست چشم انداز، فهرست شاید روزی، فهرست هفتگی، فهرست روزانه 3T و غیره.

 

2) تابلوی کانبان، تجسم لیست کارهای انجام شده

کانبان یک کلمه ژاپنی به معنای بیلبورد یا تابلو هست. ایده اصلی تابلوی کانبان در اختیار داشتن یک جدول بصریست که به شما کمک می‌کند پیشرفت اهداف خود را پیگیری کنید. تابلوی کانبان اساسا یک لیست بصری از کارهاست.

شما می‌توانید از یک تخته سفید بزرگ برای تجسم کارها یا نرم افزاری که از تجسم کانبان پشتیبانی می‌کند استفاده کنید. طبق تجربه، یک تخته فیزیکی خیلی موثرتر است.

استفاده از تابلوی کانبان خیلی ساده است؛ شما باید چندین ستون روی تخته سفید بکشید و مرحله‌ی هر کار خاص را در آن تجسم کنید. ستون‌های روی تخته معمولا عبارتند از:

• برای انجام دادن
• در حال انجام
• انجام شده

 

 

سپس به کاغذهای یادداشت چسبنده نیاز دارید. هر یادداشت چسبنده یک کار را نشان می‌دهد که باید تکمیل شودو می‌توانید از رنگ های‌مختلف این کاغذها برای انواع مختلف کارها استفاده کنید. بعد از اینکه تابلوی بزرگ و یادداشت‌های چسبنده را آماده کردید، بسته به فازی که هر کار در آن قرار داره، کاغذهای یادداشت را در یکی از ستون‌ها قرار می‌دید.

اگر تمام مراحل را به درستی دنبال کرده باشید، حالا نمایش تصویری خوبی از وظایف و اینکه هر کدوم در چه مرحله‌ای هست را در اختیار دارید. بر اساس پیشرفتی که در هر کار انجام گرفته، بعدا می‌توانید یادداشت‌های چسبنده را در این ستون‌ها جابجا کنید.

 

3) تایم باکسینگ

تکنیک Timeboxing به این معنیست که شما تقویم خودتان را باز می‌کنید و یک بلوک زمانی را که در آینده قرارست برای یک کار خاص صرف شود را وارد می‌کنید. به جای اینکه تا زمان تکمیل شدن یک وظیفه روی آن کار کنید، فعالانه تصمیم می‌گیرید که در چه زمانی و چقدر وقت (و حتی کجا) را به آن وظیفه اختصاص بدهید.

این تکنیک مثل برنامه ریزی یک جلسه در تقویم هست؛ روز و ساعت‌های شروع و پایان جلسه را انتخاب می‌کنید، خروجی دلخواه را مشخص و آن بازه زمانی را در تقویم خودتان رزرو می‌کنید. وقتی که یک باکس (خانه) از تقویم را رزرو کردید باید با آن مثل یک جلسه برنامه‌ریزی شده برخورد کنید.

این یعنی وقتی روی یک وظیفه تایم باکس شده کار می‌کنید دیگر از برنامه ریزی مجدد سریع و حواس پرتی خبری نیست. برای کارهای بزرگتر می‌توانید چندین باکس زمانی را از قبل رزرو کنید. با چنین رویکردی می‌توانید روی برنامه زمانی و اولویت‌های خودتان کنترل کاملی داشته باشید.

 

4) تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو (Pomodoro) یا گوجه فرنگی یک روش خیلی محبوب مدیریت زمان هست که توسط فرانچسکو سیریلو، توسعه دهنده نرم افزار و نویسنده ایتالیایی در اواخر دهه 1980 ابداع شد. ایده اصلی پومودورو خیلی ساده هست و احتمالا این تکنیک به همین دلیل محبوبیت زیادی پیدا کرده.

شما باید کارهای روزانه خودتان را تقسیم بندی کنید و در فواصل زمانی کوتاه به اتمام برسانید. شما 25 دقیقه‌ی کامل را کار می‌کنید که به آن یک پومودورو می‌گن و بعدش 3 تا 5 دقیقه استراحت می‌کنید. بعد از 4 پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت می‌کنید تا دوباره شارژ شوید.

برای پیروی از تکنیک پومودورو باید از یک تایمر ساده استفاده کنید؛ این تایمر می‌تواند یک نرم افزار، آلارم گوشی یا تایمر اختصاصی پومودورو باشه. با پیروی از این تکنیک می‌توانید تمرکز و زمان ریکاوری کافی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری خودتان را به دست بیارید.

 

5) ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها برای اولویت بندی وظایف است. ایده اصلی این ابزار افزایش بهره وری توسط دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده مطرح شد و سپس توسط استفن کاوی در کتاب خودش به نام «هفت عادت افراد بسیار موثر» به صورت یک ماتریس ارائه شد و به محبوبیت رسید.

درک و استفاده از ماتریس آیزنهاور خیلی ساده هست و بر اساس دو بعد فوریت و اهمیت کار می‌کند. شما ماتریسی با چهار ربع مختلف می‌سازید که این ربع‌ها عبارتند از:

• اول انجام بدهید: فوری + مهم
• زمان بندی کنید: غیر فوری + مهم
• محول کنید: فوری + غیر مهم
• حذف کنید: غیر مهم + غیر فوری

طبیعتا همیشه باید به کارهای ضروری و مهم بپردازید. کارهای مهم اما غیر فوری مثل ورزش، یادگیری، تولید و ارتباط با افرادی که باید در تقویم خود برنامه ریزی کنید و مطمئن شوید که آن‌ها را به طور منظم انجام می‌دید. تمام کارهای دیگر را یا باید به دیگران محول یا خیلی ساده آن‌ها را حذف کنید.

 

6) کار عمیق

کار عمیق اصطلاحیه که توسط کال نیوپورت ابداع شده و بیان می‌کند که تمام فعالیت‌های فکری باید در حالت تمرکز و به دور از حواس پرتی انجام شوند تا توانایی‌های شناختی شما را به چالش بکشانند.

تنها وقتی که کار عمیق انجام می‌دهید می‌توانید ارزش جدیدی را ایجاد کنید، مهارت‌های خود را بهبود دهید و کارهایی که تکرار کردن آن‌ها توسط دیگران سخت هست را انجام بدهید. خیلی از مردم وضعیت روانی‌ای که شما را قادر به انجام کار عمیق می‌کند را با عنوان جریان (The Flow) می‌شناسن.

نقطه مقابل کار عمیق، «نیمه کار» یا «کار کم عمق» هست. این نوع کار کم ارزش معمولا به همراه چند وظیفگی، کار بر روی تعداد زیادی پروژه و ایجاد حواس پرتی در محیط (ایمیل، تلفن، چت و سایر وقفه‌ها) هست.

بهترین راه برای غلبه بر نیمه کاری اینست که برای مدت زمان قابل توجهی روی یک موضوع تمرکز کنید و هر چیز دیگری از جمله حواس پرتی‌ها را حذف کنید.

 

مزایای مدیریت زمان

توانایی مدیریت موثر زمان خیلی مهم است. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره‌وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می‌شود. در اینجا بعضی از مزایای مدیریت موثر زمان را به شما معرفی می‌کنیم:

 

 

1) کاهش استرس

ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری، اضطراب را کاهش می‌دهد. همون طور که موارد موجود در لیست کارهای خود را بررسی می‌کنید، می‌بینید که پیشرفت ملموسی داشتید. این به شما کمک می‌کند در مورد انجام کارها احساس استرس و نگرانی نداشته باشید.

 

2) زمان بیشتر

مدیریت خوب زمان باعث می‌شود تا بتوانید در زندگی وقت بیشتری را برای کارهای شخصی خود در اختیار داشته باشید. مهارت‌های مدیریت خوب زمان، جزء ویژگی‌های کلیدیست که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی خیلی مطلوب و ضروری هست.

 

3) توانایی تحقق اهداف

افرادی که مدیریت زمان را به خوبی انجام می‌دهند، بهتر می‌توانند به اهداف و مقاصد خودشان دست پیدا کنند و این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند.

 

4) افزایش بهره‌وری

وقتی زمان خود را به طور موثر مدیریت می‌کنید، می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید که منجر به افزایش بهره‌وری و احساس موفقیت می‌شود.

 

5) بهبود تعادل بین کار و زندگی

مدیریت زمان به شما امکان می‌دهد زمان کافی را به کار، خانواده، سرگرمی‌ها و آرامش اختصاص دهید و در نتیجه تعادل بین کار و زندگی سالم تری ایجاد کنید.

 

“زمان چیز اصلی نیست، تنها چیز است.” – مایلز دیویس

 

بهترین نکات برای مدیریت موثر زمان

تا اینجا با اهمیت و دلایل مدیریت زمان آشنا شدید و برای مدیریت موثر زمان در این بخش می‌توانید بهترین نکاتی که بهتره موقع مدیریت زمان آن‌ها را در نظر داشته باشید را ببینید.

 

1) اهداف را به درستی تعیین کنید

اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشد. موقع تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. به عبارت دیگر، مطمئن شوید اهدافی که مشخص می‌کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان هستند.

 

2) عاقلانه اولویت بندی کنید

اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت. مثلا به وظایف روزانه خود نگاه و تعیین کنید که هر کدوم در چه جایگاهی قرار می‌گیرند:

• مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید
• مهم اما غیر فوری: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام بدهید
• فوری اما غیر مهم: در صورت امکان این وظایف را محول کنید
• غیر فوری و غیر مهم: این موارد را کنار بگذارید تا بعدا انجام بدهید

 

3) یک محدود زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید

تعیین محدودیت‌های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می‌کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. کمی تلاش بیشتر برای تصمیم گیری در مورد زمان مورد نیاز برای هر کار هم می‌تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آن‌ها تشخیص بدهید. به این ترتیب می‌توانید برای مقابله با آن‌ها برنامه ریزی کنید.

 

4) بین کارها استراحت کنید

وقتی که تعداد زیادی کار را بدون استراحت انجام می‌دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت‌تر می‌شود. بین کارها کمی استراحت کنید تا ذهنتان آرام و سرحال شود. چرت کوتاه، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر داشته باشید.

 

5) خودتان را سازماندهی کنید

برای مدیریت طولانی مدت زمان، از تقویم بیشتر استفاده کنید. ضرب الاجل‌های پروژه‌ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند را بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی ممکن است برای اختصاص دادن به بعضی از کارها بهتر باشد. مثلا ممکن است لازم باشد در روزی که می‌دانید مدیر مالی شرکت در دسترس است، جلسه‌ای را برای بحث در مورد جریان نقدی برنامه ریزی کنید.

 

6) وظایف/فعالیت‌های غیر ضروری را حذف کنید

حذف فعالیت‌ها یا وظایف اضافی مهم هست. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی ارزش وقت گذاشتن دارد. حذف کارها/فعالیت‌های غیر ضروری، بخش قابل توجهی از وقتتان را آزاد می‌کند تا بتوانید به موارد واقعا مهم‌تر رسیدگی کنید.

 

7) از قبل برنامه ریزی کنید

مطمئن شوید که هر روز را با یک ایده روشن از چیزی که باید انجام دهید شروع کنید. این عادت را در خودتان ایجاد کنید که بعد از پایان کارهای هر روز، لیست کارهایی که باید فردا انجام بدهید را آماده کنید. اینطوری می‌توانید صبح روز بعدتان را هم عالی شروع کنید.

 

8) مینیمالیسم

برای اینکه سازماندهی کاملی داشته باشید، باید طرفدار مینیمالیسم باشید. سعی کنید تا حد امکان چیزهای کمتری در زندگی داشته باشید. درست مثل مردم، افکار، کلمات و وظایف، چیزهای مادی هم در زندگی شما فضا، انرژی و زمان را اشغال می‌کنند.

هر چیزی را که در سه ماه گذشته استفاده نکردید دور بریزید یا به کسی اهدا کنید. تنها چیزی که نیاز دارید، مغز، شادی، مقداری پول در حساب بانکی و چیزهایی در فضای ابری خود شماست. تمام ضایعات را از زندگی خودتان حذف کنید.

 

9) بیوریتم خودتان را بشناسید

هر کدوم از ما بیوریتم شخصی متفاوتی داریم. بنابراین، شما ساعاتی دارید که کارایی بیشتری دارید و در بعضی ساعات هم انرژی کمتری را احساس می‌کنید. سحرخیز بودن فواید زیادی به همراه داره، اما هنوز هم بعضی از افراد به ویژه در زمینه‌های خلاقانه، با غروب خورشید در بهترین حالت خودشان قرار می‌گیرند.

ببینید بیشتر اهل صبح هستید یا عصر. بیوریتم شخصی خودتان را شناسایی کنید بعد برای چرت زدن و پیاده روی برنامه ریزی کنید تا در ساعاتی که کم انرژی هستید احساس بهتری پیدا کنید. اینطوری می‌توانید برای ساعاتی که احساس می‌کنید بیشتری بازدهی و انرژی را دارید، برنامه ریزی بهتری انجام دهید.

 

بهترین ابزارها و برنامه‌های مدیریت زمان

هدف ابزارهای مدیریت زمان اینه که به شما کمک کنند زمان خودتان را بهتر اداره کنید. با استفاده از این ابزارها، می‌توانید بهره وری بیشتری داشته باشید، در مورد زمان خودتان تصمیمات بهتری بگیرید و زمانی را که صرف اموری مثل گزارش‌دهی و صورتحساب می‌کنید، کاهش بدهید.

پنج نوع مختلف از ابزارهای مدیریت زمان وجود داره که باید به صورت ترکیبی از آن‌ها استفاده کنید. برای کسب نتایج بهتر می‌توانید تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان مثل لیست کارها، ماتریس آیزنهاور، تایمر پومودورو و غیره را هم اعمال کنید.

در اینجا لیستی از پنج ابزار اصلی مدیریت زمان را می‌توانید ببینید:

• تقویم
• مدیر وظیفه یا مدیر پروژه
• ردیاب زمان
• برنامه یادداشت برداری (با الگوها)
• ردیابی عادت، ابزارهای پیشگیری از حواس پرتی و موارد دیگر

بزرگ‌ترین مزیت ابزارها و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان اینه که در مرتب کردن موارد از مغز شما عملکرد بهتری دارند. امروزه اکثر ما از نوعی اپلیکیشن برای به کارگیری ابزارهایی که در بالا به آن‌ها اشاره شد استفاده می‌کنیم.

بعضی از برنامه‌ها عمدتا برای افراد و فریلنسرها طراحی شدند و بعضی دیگر برای مدیریت تیم‌های کوچک، متوسط یا بزرگ استفاده می‌شوند. به طور کلی هزاران برنامه مختلف وجود داره که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.

 

حالا چطور برنامه مناسب را انتخاب کنیم؟

نکته مثبت اینه که تولید ابزارهای مدیریت زمان افزایش پیدا کرده است. اما انتخاب‌های بیشتر همیشه بهتر نیستند و ممکن است در سیل اپلیکیشن‌ها و ابزارهای مختلف گم شوید. قبل از اینکه به دنبال اپلیکیشن مدیریت زمان جدید خودتان باشید بهتر است مقداری وقت بگذارید و به این سوالات پاسخ بدهید:

 

1) هدف اولیه‌ای که می‌خواهم با این برنامه به آن برسم چیست؟

در نهایت ابزاری که واقعا استفاده می‌کنید، بهترین ابزار برای شما به حساب می‌آید. اگر دقیقا ندانید قرار است به چه چیزی برسید، در انتخاب دچار مشکل می‌شوید. مشکل این است که یا به ابزاری گران قیمت با امکانات خیلی زیاد که در نهایت از آن‌ها استفاده نمی‌کنید، رضایت می‌دهید یا ابزاری کاملا ساده و ابتدایی که با نیازهای شما مطابقت ندارد و بعد از مدتی استفاده رها می‌شود را انتخاب می‌کنید.

مثلا اگر می‌خواید زمان خودتان را ردیابی کنید، ابزار مدیریت پروژه که دارای ویژگی ردیابی زمان داخلی هست را انتخاب نکنید و در عوض یک ردیابی زمان ساده با یادگیری آسان که سریع‌تر نتیجه بگیرید را انتخاب کنید.

 

2) تیم من چقدر بزرگ است؟

بعضی از ابزارها در مقیاس گیری خوب هستند و بعضی دیگر خیر. سعی کنید بفهمید یک ابزار خاص چطور با تیم‌هایی با ابعاد مشابه تیم شما کار می‌کند. اگر تیم شما بزرگ‌تر است، این ابزار کمی محدودیت ایجاد می‌کند و اگر یک فریلنسر هستید، نباید به سراغ ابزارهای مخصوص شرکت‌های بزرگ و سازمان‌ها برید.

سخت ترین کار موقع انتخاب ابزار مناسب را تیم‌هایی با ابعاد متوسط تجربه می‌کنن. وقتی شک دارید، همیشه به تیم خودتان مراجعه کنید. شاید آن‌ها قبلا تجربه استفاده از یک ابزار را داشته باشند یا در حال حاضر از یک ردیاب زمان شخصی استفاده می‌کنند.

 

3) چقدر می‌توانم هزینه کنم؟

متاسفانه بودجه احتمالا یکی از بزرگ‌ترین موانع برای تیم‌های کوچک‌تر و فریلسنرهاست؛ اما خیلی از برنامه‌های عالی هم هستند که نسخه رایگان را ارائه می‌دهند و برای استفاده در این شرایط ایده‌آل به حساب می‌آیند. اگر یک برنامه Time management واقعا پیچیده می‌خواهید، احتمالا باید بودجه خوبی را در نظر بگیرید. البته باز هم تاکید می‌کنیم که با ارزش‌ترین ابزار همانیست که استفاده می‌کنید.

معیارهای دیگری که باید در نظر بگیرید:

• آیا روی دستگاه من کار می‌کند؟
• آیا با بقیه نرم افزارهای من ادغام می‌شود؟
• آیا ارزشش بیشتر از قیمتش است؟

اگر می‌خواهید در زمان‌های پرتلاطم امروزی به حداکثر بهره‌وری دست پیدا کنید، باید فناوری را به درستی مدیریت کنید و ابزارها و برنامه‌های مناسب را برای خود و تیمتان انتخاب کنید. بنابراین، برنامه‌های مختلف را بررسی کنید و ببینید چه چیزی برای شما مناسب‌تر هست.

 

کاربرد مدیریت زمان در تولید نرم افزار

در دانا پرداز مدیریت موثر زمان، نقشی محوری در تولید نرم افزارهای مدیریتی ایفا میکند. پیچیدگی‌های ایجاد نرم افزار CRM، نرم افزار ITSM، نرم افزار پشتیبانی مشتری، نرم افزار مانیتورینگ شبکه و نرم افزار مدیریت اکتیو دایرکتوری، نیاز به برنامه ریزی دقیق، هماهنگی و تخصیص منابع دارد. بکارگیری تکنیک‌های مدیریت زمان تضمین می‌کند که پروژه‌ها به طور کارآمد و مطابق با بالاترین استانداردهای کیفیت ارائه می‌شوند.

 

سخن پایانی

اینکه مدیریت موثر زمان می‌تواند در کوتاه مدت و بلند مدت تفاوت‌های زیادی را ایجاد کند، شاید خیلی بدیهی به نظر برسد. اما با این حال، تعداد قابل توجهی از افراد از تکنیک‌ها و مهارت‌های لازم برای مدیریت زمان بی اطلاع هستند و باعث می‌شود تا در انجام وظایف روزمره خودشان از آن‌ها استفاده نکنند.

در این مطلب به چند مورد از مهم‌ترین مزایای مدیریت زمان، بهترین تکنیک‌ها و مهارت‌هایی که برای مدیریت موثر زمان نیاز دارید اشاره کردیم. همچنین برای اینکه در استفاده از آن‌ها نتایج بهتری را کسب کنید، نکات مهم و اساسی را جمع آوری کردیم تا با کمک آن‌ها برنامه‌ریزی‌های بهتری را انجام بدهید.

 

 

سوالات متداول

 

1. مدیریت زمان چیست؟
   مدیریت زمان فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی و کنترل زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص هست. این نوع مدیریت توانایی استفاده موثر از زمانیست که در یک روز در اختیار دارید. یکی از زیرشاخه‌های حیاتی آن، Time Management سازمانی هست.
2. چرا مدیریت زمان مهمه؟
   سطح استرس شما پایین می‌آید – روند تصمیم گیری شما بهبود پیدا می‌کند – وقت آزاد بیشتری پیدا می‌کنید – در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می‌دهید – در اولویت وظایف بهتر می‌شوید – عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می‌کند و …. .