چطور یک پروپوزال تجاری عالی بنویسیم؟

 

بالاخره کسب و کارتون رو راه اندازی کردین و با تلاش زیاد، پایگاه مشتریان شما در حال گسترش هستش. اما با وجود اینکه در حال پیشرفت هستین، هنوز هم احساس می کنین که می تونین عملکرد بهتری داشته باشین.

پتانسیل های زیادی رو در اطراف خودتون احساس می کنین؛ افراد بالقوه ای که می دونین از محصول یا خدمات شما سود می برن. اینجاست که پروپوزال های تجاری وارد عمل می شن. اونها می تونن شکاف بین شما و مشتریان بالقوه رو پر کنن. یک پروپوزال قوی می تونه ارزش پیشنهادی شما رو مشخص کنه و یک شرکت یا سازمان رو متقاعد کنه تا با شما تجارت کنه.

میزان سرمایه می تونه زیربنایی باشه که دوام یک کسب و کار رو تضمین کنه. متاسفانه تمام تاجران و کارآفرینان به سرمایه کافی دسترسی ندارن. به همین دلیل، برای جذب سرمایه اضافی مثل سرمایه گذاری، آماده سازی یک پروپوزال تجاری یکی از روش های رایج هستش که کارآفرینان از اون استفاده می کنن.

نوشتن پروپوزال تجاری به تامل نیاز داره. بدون شک هر پروپوزالی مورد قبول واقع نمی شه. برای اینکه پروپوزال کاری برای سرمایه گذاران بالقوه جذاب باشه، باید نشون بده که کسب و کار چطور با سایر گزینه های موجود در یک حوزه مشترک رقابت می کنه.

در این مقاله، ماهیت پروپوزال تجاری رو توضیح میدیم و به مزایای اون، مراحل کامل آماده سازی یک Business Proposal و نکات مهمی که باید در نوشتن اون رعایت کنین اشاره می کنیم.

 

 

پروپوزال تجاری چیه؟

پروپوزال تجاری (Business Proposal) سندی هستش که با استفاده از مجموعه داده ها، نمای کلی از نحوه عملکرد یک کسب و کار و نحوه برنامه ریزی اون برای انجام کارها رو ارائه میده. در این سند تمام جنبه های عملیاتی، از جمله نام کسب و کار، بودجه، تاریخچه و همین طور نقاط قوت و ضعف اون مورد بحث قرار می گیره.

یک پروپوزال تجاری خوب باید برای گیرنده موردنظر به راحتی قابل درک باشه. بنابراین، موقع تنظیم آن باید از توضیحات زیاد و پیچیده پرهیز کنین.

این پروپوزال باید به عنوان روشی برای ارتباط بین صاحب کسب و کار و گیرنده موردنظر عمل کنه و تصویر واضحی از کسب و کار رو مجسم کنه.

پروپوزال کاری می تونه به صاحبان کسب و کار کمک کنه انتقادی تر و عینی تر فکر کنن. همچنین اقتصاد رقابتی، تجزیه و تحلیل مالی و منابع احتمالی برای تامین سرمایه مورد نیاز برای رشد کسب و کار رو درک کنن.

 

 

انواع پروپوزال تجاری

معمولا پروپوزال های تجاری در سه نوع دسته بندی می شن که در ادامه اونها رو بررسی می کنیم:

 

 

1. درخواست رسمی

در این نوع پروپوزال ها، خریدار که معمولا یک سازمان هستش، درخواست پروپوزال داره که با عنوان RFP شناخته می شه. اون سازمان یا شرکت نیاز داره که یک مشکلی رو حل کنه و به همین دلیل از سایر کسب و کارها میخواد تا در قالب یک پروپوزال توضیح بدن که چطور می تونن این مشکل رو حل کنن.

در این شرایط، شما تمام الزامات رو می دونین و اطلاعاتی بیشتری در مورد خریدار بالقوه در دسترس شما قرار داره. شما فقط باید پروپوزالی رو ارائه بدین که خریدار اون رو ارزیابی کنه و فرآیند فروش شروع بشه.

 

2. درخواست غیررسمی

پروپوزال های تجاری غیررسمی وقتی نوشته می شن که درخواست رسمی برای پروپوزال وجود نداشته باشه. یک خریدار بالقوه به خدمات شما علاقه مند هستش و درخواست آماده سازی پروپوزال رو داره تا بتونه اون رو ارزیابی کنه.

یک پروپوزال غیررسمی به تحقیقات بیشتری نیاز داره. این نوع پروپوزال ها معمولا از گفتگوهای غیررسمی ایجاد می شن. اونها براساس درخواست های رسمی که معمولا با جزئیات بیشتری همراه هستن، تهیه نمی شن.

 

3. ناخواسته

به این نوع پروپوزال مثل یک بروشور بازاریابی یا یک ایمیل سرد فکر کنین. پروپوزال های کاری ناخواسته معمولا یک رویکرد کلی و یکسان دارن. پروپوزال های ناخواسته در واقع از خریدار یا الزامات اونها هیچ درکی ندارن.

اما با تحقیقات بیشتر در بازار، شخصی سازی و شناسایی نقاط درد مشتری، می تونین یک راه حل سفارشی رو براساس نیازهای خریدارتون پیشنهاد بدین. این می تونه یک رویکرد خیلی متقاعدکننده باشه.

 

پروپوزال تجاری چه مزایایی داره؟

به عنوان یک صاحب کسب و کار باید بدونین که اصلا یک پروپوزال تجاری چه مزایایی رو به همراه داره. در این بخش به چندین مزیت یک Business Proposal اشاره می کنیم.

 

 

+ جذب حامیان مالی و سرمایه گذاران

سرمایه معمولا برای اکثر صاحبان کسب و کار به عنوان یک مولفه مشکل ساز به حساب میاد، چون اونها معمولا برای کمبود سرمایه، ضرر یا تغییرات ناگهانی در صنعت خودشون برنامه ریزی نمی کنن. بنابراین، برای به دست آوردن سرمایه، فعالان تجاری معمولا پروپوزال های تجاری رو برای حامیان مالی و سرمایه گذاران ارسال می کنن.

 

+ مشاهده امکان سنجی کسب و کار

گاهی اوقات بازیگران تجاری تا وقتی که یک پروپوزال رو آماده نکنن، نقاط قوت و ضعف شرکت خودشون رو تشخیص نمیدن. پروپوزال تجاری باعث می شه تا اصلاح استراتژی های برنامه ریزی شده در طول فرآیند، تسهیل بشه.

بنابراین، بیزینس پلن به عنوان یک محافظ عمل می کنه تا مطمئن بشه تمام برنامه ها دچار تغییرات زیادی نشن. خبر خوب اینه که پروپوزال تجاری فرصت هایی رو برای انجام اصلاحات در طول فرآیند اجرا در اختیار کسب و کار قرار میده.

با استفاده از این سند تجاری، بازیگران کاری می تونن درک بهتری از موقعیت شرکت خودشون نسبت به سایر شرکت ها در صنایع مشابه به دست بیارن و تعیین کنن که آیا کسب و کار اونها برای حضور در بازار به اندازه کافی رقابتی هست یا نه.

 

+ برنامه ریزی کسب و کار رو آسون می کنه

حتی اگه سرمایه معمولا به عنوان مهم ترین بخش شروع یک کسب و کار در نظر گرفته می شه، اما بدون داشتن یک بیزینس پلن مدون و کارآمد، فایده زیادی نداره. بدون یک بیزینس پلن خوب، سرمایه شرکت می تونه خیلی سریع تموم بشه و احتمال از دست دادن سرمایه و شکست های بزرگ بیشتر هستش.

با یک پروپوزال تجاری، فعالان تجاری به راحتی می تونن استراتژی های تولید، توزیع و فروش و همین طور تخصیص سرمایه رو برنامه ریزی کنن. اگه به خوبی برنامه ریزی شده باشه، کسب و کار می تونه با استفاده از سرمایه، کارآمدتر فعالیت کنه و بقای خودش رو در بازار حفظ کنه.

 

+ کسب و کار رو توسعه میده

اگه بیزینس پلن به خوبی نوشته شده باشه و توجه سرمایه گذاران رو به خودش جلب کنه، کسب و کار می تونه سرمایه مورد نیازش برای رشد رو به دست بیاره. سرمایه ای که به دست میاد می تونه برای بهبود خیلی از جنبه های کسب و کار مثل ساخت محصولات با بالاترین کیفیت و استخدام بااستعدادترین افراد استفاده بشه.

 

+ به درک روند صنعت کمک می کنه

وقتی که یک پروپوزال تجاری نوشته می شه، به بازیگران تجاری کمک می کنه تا صنعتی رو که در اون رقابت می کنن بهتر درک کنن؛ چون در یک پروپوزال تجاری همه چیز در یک قالب ساختاریافته بیان می شه. یک پروپوزال تجاری می تونه شامل بررسی رقابت در بازار، برنامه های بازاریابی و سایر اطلاعاتی باشه که به کسب و کار کمک می کنه با اطمینان بیشتری فعالیت کنه.

 

+ به ارزیابی کسب و کار کمک می کنه

یک پروپوزال تجاری برای شناسایی شکاف های کسب و کار مفید هستش. این پروپوزال کمک می کنه تا عوامل مختلفی مثل استراتژی های بازاریابی، کیفیت محصول، ارتباط کسب و کار با روندهای بازار و همین طور مسائل مربوط به سرمایه رو به راحتی ارزیابی کنین.

 

 

چطور یک پروپوزال تجاری بنویسیم؟

قبل از اینکه پروپوزال تجاری خودتون رو بنویسین، خیلی مهم که شرکت یا خریدار بالقوه رو درک کنین. اگه اونها برای شما RFP ارسال کردن، باید حتما اون رو به طور کامل و با دقت بخونین تا متوجه بشین به چه چیزی نیاز دارن. وقتی که تحقیقاتون رو انجام دادین، وقتش رسیده تا پروپوزال رو آماده کنین.

در ادامه به چند مرحله اصلی برای نوشتن یک پروپوزال تجاری حرفه ای و موفق اشاره می کنیم که می تونین از اونها در فرآیند آماده سازی پروپوزال خودتون بهره ببرین. توجه داشته باشین که هیچ رویکرد یکسان و واحدی برای یک تضمین موفقیت یک پروپوزال تجاری وجود نداره و با رعایت این مراحل فقط شانس خودتون رو افزایش میدین.

 

 

– با یک صفحه عنوان شروع کنین

در این قسمت باید مقداری اطلاعات اولیه رو ارائه بدین. خودتون و کسب و کارتون رو معرفی کنین. صفحه عنوان حتما باید اسم شما، نام شرکت شما، تاریخ ارسال پروپوزال و نام مشتری یا فردی که در حال ارسال پروپوزال به او هستین رو شامل بشه.

صفحه عنوان باید تعامل رو با حرفه ای بودن به صورت هماهنگ ارائه بده. لحنی که استفاده می کنین باید جذاب و با مشتری شما هماهنگ باشه.

 

– چرای خودتون رو با یک خلاصه اجرایی توضیح بدین

خلاصه اجرایی دقیقا دلیل ارسال پروپوزال رو توضیح میده و اینکه چرا راه حل شما برای مشتری بالقوه بهترین راه حل موجود هستش. باید در این بخش کاملا مشخص به دلیل بهترین بودن خودتون اشاره کنین.

مثل یک پیشنهاد ارزش، خلاصه اجرایی هم مزایای محصولات یا خدمات شرکت شما و چگونگی حل مشکل مشتری بالقوه رو مشخص می کنه. بعد از خوندن خلاصه اجرایی شما، مشتری بالقوه باید از اینکه چطور قراره به او کمک کنین، درک روشنی داشته باشه؛ حتی اگه کلش رو مطالعه نکرده باشه.

 

– مشکل یا نیاز رو بیان کنین

اینجا جایی هستش که خلاصه ای از مشکلی رو که روی کسب و کار مشتری بالقوه تاثیر منفی گذاشته به اشتراک می گذارین. شما این فرصت رو دارین تا به اونها نشون بدین که نیازهای اونها رو درک می کنین و با مشکلاتی که برای حل اونها به کمک نیاز دارن، آشنایی دارین.

تحقیق و تفکر انتقادی در اینجا کلیدی هستش. بعد از اون مراحل زیر رو دنبال کنین:

• به مسائل خاصی که مشتری شما با اونها مواجه هستش نگاهی جامع داشته باشین
• مشکلاتی رو که راه حل شما می تونه حل کنه پیدا کنین
• این مشکلات رو به گونه ای چارچوب بندی کنین تا راه حل شما رو به عنوان بهترین انتخاب نشون بده.

 

اگه میخواین بدونین که چجوری باید نیازهای مشتری رو پیدا و درک کنین حتما به صفحه “چطور نیازهای ممشتری را بشناسیم” ما مراجعه کنین.

 

– راه حل رو پیشنهاد بدین

همون طور که استراتژی خودتون ارائه میدین، به ویژگی و شخصی سازی هم توجه کنین. مطمئن بشین که راه حل پیشنهادی شما با نیازهای مشتری مطابقت داره. به دنبال روش هایی باشین که نشون بده این پروپوزال به طور ویژه ای برای اونها ایجاد شده.

در این بخش حتما از موارد زیر استفاده کنین:

• کدوم موارد قابل تحویل رو قراره ارائه بدین
• از چه روش هایی استفاده می کنین
• یک چارچوب زمانی رو برای راه حل پیشنهادی خودتون مشخص کنین

 

– صلاحیت های خودتون رو به اشتراک بگذارین

شما می دونین که واجد شرایط حل مشکل این مشتری بالقوه هستین، اما اونها چطور می تونن بفهمن که باید به شما اعتماد کنن؟ از این بخش پروپوزال تجاری خودتون برای بیان اینکه چرا برای این کار بهترین هستین استفاده کنین.

این بخش باید قدرت شما رو در صنعتی که تخصص دارین نشون بده. با در نظر گرفتن این موضوع، سعی کنین حتما موارد زیر رو در این بخش بیارین:

• مطالعات موردی
• گواهی های رضایت مشتریان قبلی
• جوایز مرتبط
• اعتبار و دستاوردهای خودتون در صنعت

 

– گزینه های قیمت گذاری رو مشخص کنین

قیمت گذاری جایی هستش که همه چیز می تونه پیچیده بشه، چون نمیخواین محصول یا خدماتتون رو کمتر یا بیشتر از حد منطقی قیمت گذاری کنین. بخش قیمت گذاری پروپوزال شما می تونه موارد زیر رو شامل بشه:

• تفکیک دقیق قیمت ها، شامل پکیج ها، سطوح مختلف، افزونه ها یا خدمات اختیاری
• چطور ویژگی ها و مزایای محصول با هر گزینه قیمت گذاری قابل توجیه هستش
• قیمت گذاری برای نیازها و بودجه های مختلف رو ارائه بدین
• نحوه مقایسه قیمت شما با رقبا
• بخش پرسش و پاسخ به اعتراضات پیش بینی شده و توضیح استراتژی قیمت گذاری خودتون

 

اگه میخواین با استراتژی های بروز قیمت گذاری آشنا بشین بهتون پیشنهاد میکنیم حتما به صفحه “راهنمای کامل استراتژی قیمت گذاری” ما مراجعه کنید.

 

– با یک نتیجه گیری جمع بندی کنین

بعد از اینکه اطلاعاتی که بالاتر به اونها اشاره کردیم رو با مشتری بالقوه به اشتراک گذاشتین، وقت اون رسیده که تمام اونها رو به صورت مختصر جمع بندی کنین.

اول یک جمع بندی کلی از پروپوزال رو به صورت مختصر قرار بدین. حتما صلاحیت های خودتون رو به اشتراک بگذارین و اینکه چرا بهترین انتخاب هستین.

بعد از اون، برای ایجاد شانس مکالمات بیشتر، تاکید کنین که در دسترس هستین تا مشتری به راحتی بتونه مراحل بعدی رو طی کنه.

هدفتون از ارسال این پروپوزال اینه که مشتری آماده همکاری باشه. بنابراین در قسمت پایانی پروپوزال، حتما اطلاعات تماس خودتون رو ارائه بدین تا روند پیگیری توسط مشتری تسهیل بشه.

 

 

نکاتی که موقع آماده سازی پروپوزال تجاری باید رعایت کنین

حالا که می دونین چطور باید یک Business Proposal رو بنویسین، اجازه بدین به چند نکته مهم اشاره کنیم که برای کسب بهترین نتایج از پروپوزال های ارسالی خودتون، بهتر اونها رو رعایت کنین.

 

1. با طرح کلی شروع کنین

اگه میخواین یک پروپوزال تجاری متفکرانه و موثر رو ایجاد کنین، باید در مورد چیزی که قرار با این پروپوزال به دست بیارین ایده ای داشته باشین. بنابراین، قبل از اینکه وارد مرحله نوشتن بشین، بخش های اصلی پروپوزال کسب و کارتون و اطلاعات مرتبطی رو که می خواین در اون قرار بدین، مشخص کنین. این کار به شما کمک می کنه تا متمرکز بمونین و مطمئن بشین که پیام شما موقع نوشتن دچار تغییر نشه.

 

2. مخاطبان خودتون رو بشناسین

اگه در مورد اینکه خریدار ایده آل شما چه کسی هستش، درک روشنی دارین و می دونین نقاط ضعف، بودجه، ددلاین های اونها چیه، نصف راه رو رفتین.

اگه کسب و کاری هستین که در همه چیز از مشخص کردن هدایای تشویقی گرفته تا رشد وبلاگ، به مشتریانتون کمک می کنین، بهتره مشخص کنین که قراره پروپوزال رو به چه مشتریانی ارائه بدین. این یک راه مطمئن برای بستن معامله هستش.

ترسیم پرسوناهای کاربر برای خریدار ایده آل شما می تونه در این زمینه دیدتون رو شفاف تر کنه. همچنین این کار به شما کمک می کنه تا پروپوزال تجاری خودتون رو برای کسب و کارهای مناسبی بنویسین. اینطوری شانس اینکه خریدار پروپوزال کاری شما رو قبول کنه افزایش پیدا می کنه.

 

3. پروپوزال رو ساده نگه دارین

هیچ طرح قطعی برای حجم یک پروپوزال تجاری مشخص نشده. مهم اینکه که پروپوزال شما هر چقدر که کوتاه یا طولانیه، اطلاعاتی رو که میخواین در دسترس مشتری قرار بگیره رو شامل بشه. به همین دلیل، بهتره به جای کمیت، روی کیفیت تمرکز کنین. جملات رو تا حد امکان کوتاه و ساده نگه دارین و از اصطلاحات تجاری بیش از حد استفاده نکنین.

شما میخواین هر کسی که پروپوزال شما رو قبول می کنه به خوبی اون رو درک کرده باشه. بنابراین، روراست باشین و خیلی طولانی و سنگین ننویسین.

 

4. برند خودتون رو در راس توجه قرار بدین

اگه شرکت شما از گایدلاین های مشخصی برای برندینگ پیروی می کنه، اونها رو در پروپوزال خودتون هم رعایت کنین. با بررسی پروپوزال های آماده از برندهای معتبر می تونین این موضوع رو بهتر متوجه بشین.

به طور کلی، از پالت های رنگ گرفته تا لوگوهای شرکت، همه چیز باید از گایدلاین های برند پیروی کنه. اگه این رویکرد رو اتخاذ کنین، نتیجه کار شما یک پروپوزال تجاریه که تمام صفحات و بخش های اون یکپارچگی و همسویی با برند شما رو نشون میده.

همچنین می تونین از قالب های آماده پروپوزال تجاری استفاده کنین و با سفارشی سازی اونها، پروپوزال رو از نظر طراحی با برند خودتون هماهنگ کنین.
شرکت هایی که در حوزه طراحی فعال هستن مثل آژانس های تبلیغاتی، مطمئنا خیلی خوب گایدلاین های برند خودشون رو رعایت می کنن.

 

5. کمتر از متن و بیشتر از تصاویر استفاده کنین

تا حالا شده پروپوزالی رو ببینین که با حجم زیادی از متن پر شده باشه و هیچ تصویری نداشته باشه و در نهایت بگین عجب پروپوزال خوبی بود؟!

با جایگزین کردن بعضی از متن ها با آیکون ها و تصاویر، یک پروپوزال تجاری تمیزتر دارین که خوانایی به مراتب بالاتری رو ارائه میده و در عین حال جذب تر هم هستش. حتی می تونین در بعضی از بخش ها به جای آیکون ها، عکس هایی از چهره تیم خودتون رو قرار بدین. اینطوری به مشتری بالقوه خودتون نشون میدین که قراره با چه افرادی کار کنه.

 

6. طرح ها رو تغییر بدین

اگه هر چند وقت یکبار خلاقیت نشون بدین و از رنگ ها و طرح های جدید و متنوع استفاده کنین ضرری نداره. نیازی نیست فقط از رنگ های اصلی برند خودتون استفاده کنین، می تونین چند رنگ اضافی رو به کار ببرین. اینطوری می تونین پروپوزال خودتون رو جذاب تر نشون بدین. همچنین این کار به مشتریان شما کمک می کنه تا اطلاعات رو سریع تر حفظ کنن.

 

7. کنترل کیفیت

یک بررسی سریع از نظر املا و نگارش قبل از کلیک روی دکمه ارسال، برای اکثر پروپوزال های تجاری کافی نیست. پروپوزال شما باید تمیز و یکپارچه باشه. بنابراین، همزمان با اینکه پروپوزالتون رو پیش نویس می کنین و بعد از بررسی اصول اولیه، به بررسی این سند ادامه بدین تا همه چیز درست باشه.

برای اینکه مطمئن بشین پروپوزال تجاری شما وضعیت خوبی داره، موارد زیر رو بررسی کنین:

• نیازها و انتظارات مشتری رو برآورده می کنه
• ارزش پیشنهادی شما رو به صورت متمایز نشون میده
• ساختار خوبی داره و خیلی راحت خونده یا مرور می شه
• با الزامات قانونی، اخلاقی و مقرراتی مطابقت داره
• حرفه ای و جذاب به نظر می رسه

 

8. از یک CTA یا فراخوان به اقدام استفاده کنین

خریدار بالقوه به جهت نیاز داره. بهترین پروپوزال دنیا هم فقط در صورتی می تونه شما رو به نتیجه دلخواه برسونه که مراحل بعدی رو به طور واضح مشخص کرده باشین. به همین دلیل باید مطمئن بشین که خواننده می دونه بعد از خوندن پروپوزال شما چه کاری رو باید انجام بده.

یک فراخوان به اقدام یا CTA واضح بهترین روش برای رسیدن به این هدف هستش. اینکه اونها دقیقا چه کاری باید انجام بدن تا علاقه مندی خودشون رو به پروپوزال شما نشون بدن، باید کاملا مشخص و برجسته باشه. اگه اونها رو راهنمایی نکنین، ممکنه اونها در بلاتکیفی رها بشن.

 

9. احساس فوریت ایجاد کنین

هیچ کس نمیخواد احساس کنه که یک فرصت عالی رو از دست داده. بدون احساس فوریت، مشتری بالقوه شما ممکنه عقب نشینی کنه و تصمیم گیری رو به تعوق بندازه. بنابراین، همزمان با آماده سازی پروپوزال تجاری خودتون، هدف شما باید ایجاد احساس فوریت باشه.

وقتی که مشتریان بالقوه پروپوزال کسب و کار شما رو مطالعه می کنن، باید احساس کنن که بهترین زمان برای ثبت نام در سرویس شما همین الان هستش.

یکی از روش هایی که می تونین این کار رو انجام بدین، بیان اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خودتون برای کسب و کار اونهاست. اونها باید برای اهداف بلندمدت منتظر بمونن، اما شما می تونین اهداف کوتاه مدت رو به قدری وسوسه کننده بسازین که اونها برای شروع همکاری لحظه شماری کنن.

 

 

سخن پایانی

بسته به نوع کسب و کاری که دارین، عناصر به کار رفته در پروپوزال کسب و کار شما براساس نیاز مشتریان بالقوه متفاوت هستش. بعد از مطالعه طرح شما، مشتریان بالقوه باید در مورد شرکت شما و کارهایی که می تونین برای اونها انجام، سوالات خیلی کمی داشته باشن.

در این مقاله تمامی دستورالعمل ها و نکاتی که برای نوشتن یک پروپوزال تجاری موفق نیاز دارید، ارائه شد. با یک پروپوزال تجاری حرفه ای و سفارشی، مطمئنا مشتری خودتون رو خوشحال می کنین و به طور بالقوه شانس تایید شدن رو افزایش میدین.