ماتریس آیزنهاور چیست و چه مزایا و کاربردی دارد؟

تهیه فهرست کارهای قابل انجام اولین قدم برای انجام کارهاست. اما وقتی زمان کافی برای انجام همه کارها در یک روز ندارید، چطور تعیین می‌کنید که اول به کدام کارها رسیدگی کنید؟ با اولویت بندی موثر می‌توانید بهره‌وری خودتان را افزایش بدهید و مطمئن شوید که ضروری‌ترین و فوری‌ترین وظایف شما رسیدگی مورد نیاز را دریافت می‌کند.

ماتریس آیزنهاور ابزاری برای مدیریت وظایف است که به شما کمک می‌کند بین کارهای ضروری و مهم تمایز قائل شوید تا اینطوری امکان ایجاد یک گردش کار کارآمد و مفید را داشته باشید. در این مقاله نحوه ایجاد ماتریس آیزنهاور را توضیح می‌دهیم تا با این ابزار مفید بیشتر آشنا شوید.

 

چرا احتمالا هر چیزی که راجع به بهره‌وری می‌دانید اشتباه است؟

وقتی پروژه‌ها از آن چیزی که انتظار داشتین بزرگ‌تر و طولانی‌تر می‌شوند، خیلی زود ممکن است در یک چرخه اشتباه قرار بگیرید. وقتی در این چرخه قرار بگیرید هر روز باید به رفع اشکال، پشتیبانی از مشتری و رفع مشکلات بین تیمی مشغول باشید. شما مجبورید به ایمیل‌های فوری جواب دهید یا در مورد مسائل کوچک‌تر بین بخش‌های مختلف میانجی گری کنید.

تمام این کارها هر روز فوری، ضروری و حیاتی به نظر می‌رسند. اما وقتی همه کارها در اولویت باشند، چطور می‌دانید که کدام یکی از همه مهم‌تر است؟ خب در این مقاله می‌توانید با ابزاری آشنا شوید که به شما کمک می‌کند جواب این سوال را پیدا کنید.

وضعیتی که توضیح داده شد به عنوان اثر فوریت صرف هم شناخته می‌شود که می‌گوید ما تمایل داریم وظایفی را با مهلت‌های کوتاه تر انجام دهیم. اما چرا؟ صرفا به این دلیل که آن‌ها باید در اسرع وقت انجام شوند. ما آن‌ها را نسبت به وظایفی با فوریت کمتر ترجیح می‌دهیم، حتی اگر این وظایف مهم‌تر باشند و پاداش‌های بیشتری را به همراه داشته باشند.

این رویکرد باعث می‌شود به جای سود بلندمدت، روی مدت زمان انجام یک وظیفه تمرکز کنیم. وقتی که این مشکل در مدیریت پروژه به وجود می‌آید، هیچ موضوع بلند مدت مهمی نمی‌تواند مطرح شود و تا آخرین لحظه از آن‌ها غفلت می‌کنیم. وقتی که نوبت به آن‌ها می‌رسد، ناگهان فوری به نظر می‌رسند و چیزی جز استرس و اضافه کاری بی‌مورد را به دنبال ندارند.

روری وادن، نویسنده و استراتژیست انضباط شخصی ادعا می‌کند که فهرست کارها و تکنیک‌های مدیریت زمان بیش از حد بر روی کارایی تمرکز دارند. هدف اکثر روش‌های بهره‌وری اینه که سرعت شما را افزایش دهند و در نهایت به خروجی سودآورتری برسید. اما آن‌ها صرفا در طول روز زمان بیشتری را در اختیار شما می‌گذارند تا تصمیم گیری‌های کوتاه مدت بیشتری را انجام دهید.

 

ضعف خودتان را در آغوش بگیرید

قبل از اینکه ماتریش آیزنهاور را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنیم، لازم است که تاکید کنیم خیلی به خودتان سخت نگیرید. مثل هر روش بهره‌وری جدیدی که قرار است اتخاذ کنید، تکمیل ماتریس آیزنهاور هم به آزمون و خطای زیادی نیاز دارد. روشی را پیدا کنید تا در چند هفته یا ماه اول راحتی بیشتری داشته باشید.

اگر تیمی را مدیریت می‌کنید، با کمک یک ابزار کارآمد وظایف و بازه‌های زمانی را با اعضای تیم خود برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید وقتی صحبت از اولویت‌ها می‌شود، تمام اعضا در یک مسیر قرار دارند.

از هر ابزاری که در اختیار دارید استفاده کنید تا جابجایی به روش جدید تا حد امکان روان و آسان باشد. ما همه از نظر نحوه یادگیری متفاوت هستیم و سازگار شدن با یک جریان کاری جدید با یادگیری یک زبان جدید تفاوتی ندارد. حتی روش تحسین شده Agile هم به بیشتر از یک یا دو سال زمان نیاز دارد تا به درستی اجرا شود.

 

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور روشی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است؛ بنابراین، با کمک این ابزار می‌توانید مهم‌ترین کارهای خودتان را به طور موثری اولویت بندی کنید.

دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و یک ژنرال پنج ستاره در طول جنگ جهانی دوم، ایده‌ای را برای اولین بار طرح کرد که بعدها به ماتریس آیزنهاور منتهی شد. او در یک سخنرانی در سال 1954، به نقل از رئیس یک دانشگاه ناشناس گفت:

من دو نوع مشکل دارم، مشکلات فوری و مشکلات مهم. مشکلات فوری که مهم نیستند و مشکلات مهمی که فوری نیستند.

استفان کاوی، نویسنده کتاب «هفت عادت افراد بسیار موثر» سخنان آیزنهاور را در نظر گرفت و از آن‌ها برای توسعه ابزار مدیریت کار که حالا آن را به نام ماتریس آیزنهاور می‌شناسیم استفاده کرد.

ماتریس آیزنهاور با نام‌های ماتریس مدیریت زمان، جعبه آیزنهاور و ماتریس فوری-مهم هم شناخته می‌شود. این ابزار به شما کمک می‌کند وظایف خودتان را به چهار دسته تقسیم کنید؛ کارهایی که اول باید انجام بدهید، کارهایی که بعدا برنامه ریزی می‌کنید، کارهایی که محول می‌کنید و کارهایی که حذف می‌کنید.

 

چطور بین وظایف فوری و مهم تمایز قابل بشیم

ممکن است فوری و مهم کلمات مشابهی به نظر برسند، اما وقتی بر اساس اصل آیزنهاور آن‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنیم، تفاوت بین این دو کلمه خیلی اهمیت پیدا می‌کند. تمایز بین فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا تشخیص بدهید کدام وظایف را باید انجام دهید و کدام وظایف ممکن است توسط سایر اعضای تیم بهتر انجام شود.

کارهای فوری به توجه فوری شما نیاز دارند. وقتی کاری فوری است باید همین الان انجام شود و اگر این کارها را در یک تایم لاین مشخص انجام ندهید، عواقب واضحی دارد. این‌ها کارهایی هستند که نمی‌توانید از آن‌ها اجتناب کنید و هر چقدر بیشتر این کارها را به تعویق بیندازید احتمالا استرس بیشتری را تجربه می‌کنید که در نهایت می‌تواند به فرسودگی شغلی منجر شود.

نمونه‌هایی از کارهای فوری را می‌توانید در اینجا ببینید:

• اتمام پروژه با موعد مقرر در آخرین لحظه
• رسیدگی به درخواست فوری یک مشتری
• تعمیر لوله شکسته در آپارتمان شما

کارهای مهم ممکن است به توجه فوری نیاز نداشته باشند، اما این وظایف به شما کمک می‌کنند تا به اهداف بلندمدت خود برسید. فقط به این دلیل که این وظایف فوریت کمتری دارند به این معنی نیست که اهمیتی هم ندارند. شما باید برای این کارها برنامه ریزی دقیقی داشته باشید تا بتوانید از منابع خود به بهترین شکل استفاده کنید.

نمونه‌هایی از وظایف مهم را می‌توانید در اینجا ببینید:

• برنامه ریزی یک پروژه بلندمدت
• شبکه سازی حرفه‌ای برای ایجاد پایگاه مشتری
• کارهای روزمره و پروژه‌های تعمیر و نگهداری

وقتی که بدانید چطور بین وظایف ضروری و مهم تمایز قائل شوید، می‌توانید وظایف خود را به چهار ربع ماتریس آیزنهاور تقسیم کنید.

 

چهار ربع ماتریس آیزنهاور

 

 

لیست طولانی کارهایی که باید انجام بدهید ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد، اما هدف ماتریس آیزنهاور این است که این وظایف را یکی یکی پشت سر بگذارید و آن‌ها را بر اساس ربع جدا کنید. وقتی که می‌توانید وظایف خودتان را در دسته بندی‌های تعیین شده ببینید، می‌توانید آن‌ها را زمان بندی کنید و مهم‌ترین کار خودتان را انجام بدهید.

 

ربع 1: انجام بدهید

ربع اول، ربع انجام است و این جایی است که هر کار فوری و مهم را انجام می‌دهید. وقتی وظیفه‌ای را در لیست کارهای خودتان می‌بینید که باید همین حالا انجام شود، پیامدهای واضحی دارد و روی اهداف بلندمدت شما تاثیر می‌گذارد، آن را در این ربع قرار بدهید.

در مورد اینکه کدام وظایف در این ربع قرار می‌گیرند، نباید تردیدی وجود داشته باشد، چرا که این‌ها وظایفی هستند که در جلوی ذهن شما قرار دارند و احتمالا بیشترین استرس را به شما وارد می‌کنند.

 

ربع 2: برنامه ریزی

ربع دوم، ربع برنامه است و این جایی است که شما وظایفی که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند را قرار می‌دهید. از آن جایی که این وظایف روی اهداف بلندمدت شما تاثیر می‌گذارند، اما نیازی به انجام فوری ندارند، می‌توانید این وظایف را برای بعد برنامه ریزی کنید.

بلافاصله بعد از اینکه وظایف ربع اول را انجام دادید، با این وظایف مقابله می‌کنید. شما می‌توانید برای انجام این وظایف از نکات مدیریت زمان مختلف استفاده کنید. بعضی از استراتژی‌های مفید ممکن است شامل اصل پارتو یا روش پومودورو باشد.

 

 

ربع 3: واگذاری

ربع سه، ربع واگذاری است و این جایی است که شما وظایفی را که فوری هستند اما مهم نیستند را قرار می‌دهید. این وظایف باید الان تکمیل شوند اما روی اهداف بلندمدت شما تاثیری ندارند.

از آن جایی که شما به این وظایف وابستگی شخصی ندارید و احتمالا برای تکمیل آن‌ها به مجموعه مهارت خاصی نیاز نیست، می‌توانید این وظایف را به سایر اعضای تیم خودتان محول کنید. واگذاری وظایف یکی از کارآمدترین راه‌ها برای مدیریت حجم کاری شما و فرصت دادن به تیمتان برای گسترش مجموعه مهارت‌های خودشان است.

 

ربع 4: حذف

وقتی که فهرست کارهای خودتان را مرور و وظایفی را به سه ربع اول اضافه کردید، متوجه می‌شوید که تعداد کمی از کارها باقی مانده. کارهای باقی مانده کارهایی هستند که فوری یا مهم نیستند. این حواس پرتی‌های بی اهمیت و غیرفوری به سادگی مانع رسیدن شما به اهدافتان می‌شوند. این موارد باقی مانده را در لیست کارهای خودتان در ربع چهارم که ربع حذف است قرار بدهید.

 

چهار نکته برای اولویت بندی وظایف

 

 

بهترین راه برای درک تفاوت بین فوریت و اهمیت استفاده از ماتریس آیزنهاور است، اما ممکن است همچنان در تقلا برای اولویت بندی وظایف خودتان باشید. در اینجا چند نکته وجود دارد که وقتی دارید وظایف خودتان را در هر ربع مرتب می‌کنید، می‌تواند در اولویت بندی به شما کمک کند.

 

1) وظایف خودتان را رنگ آمیزی کنید

رنگ آمیزی وظایف تاکتیکی است که می‌تواند در تجسم موارد با اولویت بالا به شما کمک کند. همانطور که ابزار لیست کارهای خودتان را مرور می‌کنید، سعی کنید بر اساس سطح اولویت کارها، چهار رنگ را مشخص کنید. می‌توانید از کد رنگی زیر استفاده کنید:

• سبز: وظایفی با بالاترین اولویت
• زرد: دومین اولویت
• آبی: سومین اولویت
• قرمز: در اولویت نیست

وقتی که وظایف خودتان را بر اساس رنگ برچسب گذاری کردید، این رنگ‌ها می‌توانند مستقیما جایگاه وظایف را در چهار ربع ماتریس آیزنهاور مشخص کنند. وظایف سبز شما وظایف «انجام» هستند و در ربع اول قرار می‌گیرند. وظایف زرد وظایف «برنامه» هستند و در ربع دوم قرار می‌گیرند.

وظایف آبی وظایف «واگذاری» هستند و در ربع سوم قرار می‌گیرند و در نهایت وظایف با رنگ قرمز وظایف «حذف» هستند که باید در ربع چهارم ماتریس قرار بگیرند.

 

2) در هر ربع 10 وظیفه قرار بدهید

حتی اگر در لیست کارهای خودتان، وظایف زیادی دارید باز هم سعی کنید در هر ربع بیشتر از 10 وظیفه را قرار ندهید. این باعث می‌شود تا ماتریس آیزنهاور شما بهم ریخته و گیج کننده به نظر نرسد.

شما می‌توانید ماتریس‌های متعددی بسازید، اما محدود کردن لیست وظایف خودتان به موارد اقدام ضروری، تضمین می‌کند که فرآیند اولویت بندی را بدون اتلاف وقت شروع می‌کنید.

 

3) لیست کارهای شخصی و حرفه‌ای را تهیه کنید

راه دیگر برای محدود کردن تعداد آیتم‌ها در ماتریس آیزنهاور، ایجاد ماتریس‌های جداگانه برای لیست کارهای شخصی و حرفه‌ای شماست.

وظایف کاری و شخصی شما به تایم لاین، منابع، روش‌ها و احتمالا به فرآیندهای فکری متفاوتی نیاز دارند. برای مدیریت موثر اهداف شخصی و حرفه‌ای خودتان، باید وظایف را تقسیم و بر آن‌ها غلبه کنید.

 

4) حذف کنید، سپس اولویت بندی کنید

اول کارهای غیرضروری را حذف کنید تا به طور موثر اولویت بندی را انجام بدهید. با این استراتژی، قبل از اینکه به ربع یک، دو و سه بروید، به ربع چهارم می‌پردازید.

همانطور که فهرست کارهای خودتان را مرور می‌کنید، ارزیابی کنید که چه مواردی را یادداشت کردید که دیگر نیاز نیست وجود داشته باشند. در واقع 60 درصد از زمان ما در محل کار صرف موارد مرتبط با کار می‌شود؛ مواردی مثل به اشتراک گذاری تاییدیه وضعیت یا پیگیری اطلاعات.

اگر می‌توانید وظایف را خیلی سریع بررسی کنید، این کار را انجام و ادامه بدهید. این کار روند اولویت بندی را تسریع می‌کند و به شما کمک می‌کند تا دور دوم حذف وظایف غیرضروری و بدون اهمیت را انجام بدهید.

 

چه چیزی ماتریس مدیریت زمان را از سایر تکنیک‌ها متمایز می‌کند؟

استفاده از ماتریس آیزنهاور نیازی به یادگیری مهارت‌های جدید ندارد و همه چیز در خصوص تغییر طرز فکر شما برای بهتر شدن است. این به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را بهتر درک کنید؛ کدام فعالیت‌ها وقت شما را تلف کردن و کدام یکی به شما کمک کرده تا به جایی که امروز هستید برسید؟ به این ترتیب می‌توانید برای آینده زمان بندی و برنامه ریزی بهتری داشته باشید.

بعد از مدتی استفاده از این ماتریس، می‌توانید شاهد تحول مثبتی باشید. شما متوجه می‌شوید که زمان بندی کارتان چقدر آسان‌تر است و در مدیریت بحران‌های کوچک و ضرب الاجل‌های اجتناب ناپذیر قدر بهتر شدید.

 

محدودیت‌های استفاده از ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور روشی ساده برای اولویت بندی وظایف بر اساس میزان اهمیت و فوریت آن‌ها است. در حالی که سادگی ماتریس آیزنهاور، استفاده از این روش را آسان می‌کند، سایر ملاحظات مهم مثل در دسترس بودن منابع، پیچیدگی کار و سطوح تلاش را نادیده می‌گیرد.

علاوه بر این، ماتریس آیزنهاور، وقتی بیشترین تاثیر را دارد که وظایف نسبتا کمی در هر ربع وجود داشته باشد. تعداد بالای وظایف می‌تواند کاربران را تحت فشار قرار دهد و نیاز به اولویت بندی بیشتر در هر ربع را ضروری کند. با حجم بالای وظایف، پر کردن ماتریس هم می‌تواند زمان بر باشد که به خودی خود اولویت استفاده از این روش را کمتر می‌کند.

از آن جایی که این رویکرد برای کاربرانی که در پست‌های مدیریتی هستند طراح شده، می‌تواند برای افرادی که نمی‌توانند وظایف را محول کنند یا به طور مستقل به فعالیت‌های روزمره خودشان ساختار دهند، مزایای محدودی داشته باشد.

بدون گزینه محول کردن کارها، تفاوت کمتری بین وظایف فوری، مهم و فوری و غیر مهم وجود دارد. اگر کاربران مسئول زمان بندی‌های خودشان نباشند، نمی‌توانند ترتیب وظایف خودشان را اولویت بندی کنند و احتمالا بیشتر وقت خودشان را صرف اجرای وظایف ربع سوم ماتریس آیزنهاور شخص دیگری می‌کنند.

 

مثالی از ماتریس آیزنهاور

برای درک بهتر از اینکه چه وظایفی را می‌توانید در هر ربع از ماتریس آیزنهاور خودتان قرار دهید، در اینجا چند مثال را برای شما ارائه کردیم.

 

 

نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است بخواهید در ربع 1 قرار بدهید:

• برای فردا یک پست وبلاگ بنویسم
• یک پروپزال پروژه را تمام کنم
• به ایمیل‌های مشتری جواب بدهم

نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است بخواهید در ربع 2 قرار بدهید:

• برای یک دوره توسعه حرفه ای ثبت نام کنم
• در یک رویداد شبکه سازی شرکت کنم
• بهبودهایی را به یک پروژه شخصی اضافه کنم

نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است بخواهید در ربع 3 قرار بدهید:

• پست‌های بلاگ را آپلود کنم
• رونویسی یادداشت‌های جلسه
• جمع آوری ایمیل‌هایی که مشتری نیستند

نمونه‌هایی از وظایفی که ممکناست بخواهید در ربع 4 قرار بدهید:

• کارهای لازم پیرامون یک کار
• شرکت در جلسه اعلام وضعیت
• به اشتراک گذاری تاییدیه‌های وضعیت

یادتان باشد که بهتر است برای زندگی کاری و شخصی خودتان ماتریس‌های جداگانه‌ای داشته باشید تا بتوانید با استفاده از روش‌هایی که برای زمان و مکان مورد نظر بهترین گزینه هستند، لیست کارهای خودتان را مدیریت کنید.

 

مزایا و معایب ماتریس آیزنهاور

مثل هر تکنیک مدیریت زمان دیگری، ماتریس آیزنهاور هم مزایا و معایب خاص خودش را دارد. بهتره قبل از اینکه در مورد استفاده یا عدم استفاده از آن تصمیم بگیرید، با آن‌ها آشنا شوید. در نهایت شما باید از روشی استفاده کنید که بیشتر از بقیه با شرایطتان تناسب داشته باشد.

 

مزایای ماتریس آیزنهاور

• باعث می‌شود اهمیت وظایف خودتان را در نظر بگیرید.
• به ارزیابی مجدد اینکه چه چیزی فوری و چه چیزی فوری نیست کمک می‌کند.
• خودآگاهی بهتری را آموزش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا خود تحلیلی را تمرین کنید.
• در تصمیم گیری فوری و چند ثانیه‌ای، بهتر می‌شوید.
• به لطف بهینه سازی زمان شما می‌توانید همه چیز را به موقع انجام بدهید.

 

معایب ماتریس آیزنهاور

• شما وظایف را فقط بر اساس فوریت و اهمیت مرتب می‌کنید. منابع، پیچیدگی یا سطح تلاشی که یک کار نیاز دارد را در نظر نمی‌گیرید.
• امکان استفاده برای برنامه ریزی میان مدت و کوتاه مدت؛ برای حل مشکلات فعلی مناسب است و نمی‌شود برنامه‌های طولانی مدت را با آن مدیریت کرد.
• استفاده از ماتریس به صورت روزانه می‌تواند دشوار و وقت گیر باشد.
• وقتی که تعداد وظایف بیشتر از حد استاندارد باشد، ماتریس می‌تواند خیلی گیج کننده باشد. بنابراین توصیه می‌شود در هر ربع 5 تا 10 وظیفه را قرار بدهید.
• بدون آموزش دیدن و آمادگی، احتمال انتخاب اشتباه وظایف خیلی بالاست.

 

نقش ابزارهای مدیریتی در اجرای ماتریس آیزنهاور

برای پیاده‌سازی موثر ماتریس آیزنهاور، به خصوص در محیط‌های تیمی، استفاده از ابزارهای مناسب می‌تواند تفاوت چشمگیری ایجاد کند. به عنوان مثال، وظایف مربوط به مدیریت ارتباط با مشتریان که ممکن است در ربع سوم (واگذاری) قرار بگیرند، با استفاده از یک نرم افزار crm متمرکز، به راحتی قابل تخصیص و پیگیری هستند. این سیستم‌ها به مدیران اجازه می‌دهند تا وظایف فوری اما غیرمهم، مانند پیگیری‌های اولیه یا ثبت اطلاعات، را به اعضای تیم محول کنند و خودشان بر روی وظایف استراتژیک ربع اول و دوم متمرکز بمانند، بدون آنکه نگران از قلم افتادن کارهای مربوط به مشتریان باشند.

 

سخن پایانی

تلاش برای مدیریت زمان به نوعی نخ نما شده و امروزه تعداد زیادی از مربیان و کارشناسان بهره‌وری به یادگیری نحوه مدیریت اولویت‌ها و منابع خودشان توصیه می‌کنند. چون زمان محدود است و ما نمی‌توانیم وقت بیشتری را اختصاص دهیم. در واقع تنها کاری که می‌توانیم انجام دهیم این است که هوشمندتر از این زمان استفاده کنیم.

بنابراین، به جای تلاش برای اینکه تعداد هر چه بیشتری وظایف را در یک روز انجام بدهید، سعی کنید کارهای مهم را اولویت بندی کنید. کارهایی که برای خودسازی و پیشرفت شما موثرتر هستند. ماتریس آیزنهاور در این زمینه یک معلم خیلی خوب است و با اینکه ممکن است برای همه کارساز نباشد اما یک گام عالی برای یافتن یک تکنیک شخصی‌تر و مناسب‌تر به حساب می‌آید.

 

سوالات متداول

 

1. ماتریس آیزنهاور چیه؟
   ماتریس آیزنهاور روشی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است؛ بنابراین، با کمک این ابزار می‌توانید مهم ترین کارهای خودتان را به طور موثری اولویت بندی کنید.
2. چه چیزی ماتریس مدیریت زمان را از سایر تکنیک‌ها متمایز می‌کند؟
   استفاده از ماتریس آیزنهاور نیازی به یادگیری مهارت‌های جدید ندارد و همه چیز در خصوص تغییر طرز فکر شما برای بهتر شدن است. این به شما کمک می‌کند تا اهداف خودتان را بهتر درک کنید؛ کدام فعالیت‌ها وقت شما را تلف کردن و کدام یکی به شما کمک کرده تا به جایی که امروز هستید برسید؟ به این ترتیب می‌توانید برای آینده زمان بندی و برنامه ریزی بهتری داشته باشید.