شاید تصور کنید که امنیت اطلاعات مشتریان فقط دغدغۀ بانکها و شرکتهای نفتی است، یا برعکس، فکر کنید که چون کسبوکار متوسطی دارید، برای هکرها جذاب نیستید. این یکی از بزرگترین و خطرناکترین توهمات در دنیای مدیریت است. آمارها نشان میدهند که کسبوکارهای کوچک و متوسط، طعمههای بسیار جذابتری برای نفوذ هستند. چرا؟ چون درهای بانک قفلهای فولادی دارد، اما درهای کسبوکارهای کوچک معمولا باز است.
در دنیای اقتصاد دیجیتال، اطلاعات مشتریان شما (شماره تماس، تاریخچه خرید، یادداشتهای مذاکره) فقط چند بایت اطلاعات نیستند. آنها دارایی اصلی شرکت شما هستند. اگر فردا صبح وارد شرکت شوید و ببینید تمام اطلاعات مشتریان پاک شده یا به سرقت رفته است، آیا کسبوکارتان میتواند به حیاتش ادامه دهد؟
در این مقاله میخواهیم دربارۀ امنیت دادههای مشتریان و خط قرمزهای امنیت اطلاعات صحبت کنیم. سپس به این مسئله میپردازیم که چرا روشهای سنتی (از فایلهای اکسل در شرکتهای کوچک تا سرورهای قدیمی در سازمانهای بزرگ) دیگر جوابگو نیستند و چگونه استانداردهای ملی مثل گواهینامه افتا، معیار جدید اعتماد هستند.
چرا هیچکس در امان نیست؟
تهدیدات امنیتی برای شرکتهای مختلف، شکلهای متفاوتی دارند اما نتیجه همه آنها یکسان است: فاجعه.
۱. برای کسبوکارهای کوچک و متوسط: خطر انقراض
شرکتهای کوچک معمولا واحد IT مستقل یا متخصص امنیت ندارند. آنها اغلب از فایلهای اکسل یا نرمافزارهای کرک شده استفاده میکنند. هکرها به این شرکتها به چشم «میوه پایین درخت» نگاه میکنند که چیدن آنها راحت است. یک دستکاری ساده میتواند تمام دیتای مشتریان را قفل کند و صاحب کسبوکار را مجبور به پرداخت باجهای سنگین یا تعلیق شدن کسب و کار بکند.
۲. برای سازمانهای بزرگ و هلدینگها: خطر جاسوسی و بیآبرویی
در سازمانهای بزرگ، مشکل اکسل نیست، مشکل «پیچیدگی» و «جزیرهای بودن» است. هر بخش یک سازمان برای خود دیتای جداگانه دارد. خطر اصلی در اینجا، جاسوسی صنعتی و نشت اطلاعات توسط رقباست. اگر لیست مشتریان VIP یا استراتژیهای قیمتگذاری یک سازمان بزرگ لو برود، رقبا بلافاصله از آن علیه سازمان استفاده میکنند. خسارت در اینجا میلیاردی نیست؛ حیثیتی است.
توهم امنیت در فایلهای شخصی و اکسل
بسیاری از شرکتها هنوز اطلاعات حیاتی مشتریان خود را در فایلهای اکسل یا دفترچه تلفن موبایل کارشناسان فروش ذخیره میکنند. این روش شاید کمهزینه و ساده به نظر برسد، اما در واقعیت شما در حال رانندگی با چشمان بسته بر لبه پرتگاه هستید.
وقتی دیتای شما پراکنده است و هر کسی به آن دسترسی دارد، سه خطر بزرگ شما را تهدید میکند:
- سرقت توسط کارکنان ناراضی این تلخ است اما واقعیت دارد. وقتی کارشناس فروشی شرکت را ترک میکند، اگر تمام اطلاعات در فایل اکسل شخصی او یا موبایلش باشد، او میتواند کل دیتابیس مشتریان شما را با خودش به شرکت رقیب ببرد. شما سالها هزینه بازاریابی دادید تا این لیست را بسازید و حالا رقیب شما آن را رایگان به دست میآورد.
- حملۀ سایبری و ویروسها: کافی است یکی از سیستمهای متصل به شبکه آلوده شود. فایلهای اکسل و دیتابیسهای محلی که امنیت پایینی دارند، اولین قربانیان هستند. در یک لحظه تمام اطلاعات قفل میشود و هکرها برای بازگرداندن آن از شما مبالغ سنگین طلب میکنند.
- فاجعه سختافزاری: گاهی حوادث سادهای مانند سوختن هارد دیسک، سرقت لپتاپ یا حتی ریختن یک فنجان قهوه روی سیستم سرور محلی میتواند آسیب قابل توجهی به کسب و کار شما وارد کند. اگر بکآپهای منظم و اتوماتیک نداشته باشید، بازی تمام است.
امنیت CRM ابری: گاوصندوق دیجیتال شما
اینجاست که تفاوت بین روشهای سنتی و نرمافزارهای مدرن مشخص میشود. استفاده از یک CRM ابری امن فقط برای راحتی کار نیست، بلکه یک استراتژی دفاعی برای کاهش ریسکهای مدیریتی است. بیایید ببینیم یک سیستم استاندارد چطور از دیتای شما محافظت میکند:
- مدیریت سطح دسترسی یا چه کسی چه چیزی را میبیند؟
در یک CRM حرفهای، شما تعیین میکنید هر کس چه چیزی را ببیند. یک کارشناس فروش تازهکار لزومی ندارد به لیست کل مشتریان شرکت یا اطلاعات مالی دسترسی داشته باشد. او فقط مشتریان خودش را میبیند. این یعنی اگر روزی همکاریتان قطع شد، او نمیتواند کل اطلاعات شرکت را با خودش ببرد.
- رمزنگاری دادهها
در سیستمهای ابری معتبر، اطلاعات به صورت متن ساده ذخیره نمیشوند. دادهها رمزنگاری میشوند تا حتی در صورت نفوذ فیزیکی به دیتاسنتر، اطلاعات برای سارق غیرقابل خواندن باشد.
- بکآپگیری که هرگز فراموش نمیشود
در روش دستی، گرفتن فایل پشتیبان کاری است که معمولا به فردا موکول میشود و هرگز انجام نمیشود. اما در سیستمهای ابری، بکآپگیری به صورت لحظهای و خودکار در چندین سرور مجزا انجام میشود. حتی اگر زلزله بیاید و ساختمان شرکت شما از بین برود، اطلاعات مشتریان در فضای ابری امن باقی میماند.
نقش CRM دانا در حفاظت از حریم خصوصی کسبوکارتان
ما در داناپرداز میدانیم که اعتماد مشتری، سخت به دست میآید و آسان از دست میرود. به همین دلیل در طراحی نرمافزار CRM دانا، امنیت اولویت اول بوده است نه ویژگی تزئینی.
گواهینامه افتا (امنیت فضای تولید و تبادل اطلاعات)
گواهینامه افتا چیست؟ شاید مهمترین ویژگی امنیتی دانا که خیال مدیران را راحت میکند، داشتن گواهینامه افتا باشد. افتا (امنیت فضای تولید و تبادل اطلاعات) بالاترین و سختگیرانهترین استاندارد امنیتی نرمافزار در ایران است. وقتی از دانا استفاده میکنید، یعنی دیتای شما در سیستمی نگهداری میشود که امنیت آن توسط مراجع عالی تایید شده است. این سطح از امنیت در فایلهای اکسل، نرم افزارهای خارجی و یا نرمافزارهای بدون شناسنامه وجود ندارد.
زیرساخت بومی و پایداری شبکه
برخلاف بسیاری از سرویسهای خارجی که ممکن است به دلیل تحریمها هر لحظه دسترسی شما را قطع کنند، دانا روی سرورهای امن داخل کشور مستقر است. این موضوع دو مزیت دارد: سرعت بالاتر و اطمینان از اینکه دیتای شما گروگان سیاستهای بینالمللی نمیشود.
گزارشگیری از فعالیتها (Log)
شما به عنوان مدیر باید بدانید چه کسی، چه زمانی و چه کاری انجام داده است. CRM دانا تمام فعالیتها را ثبت میکند: چه کسی، در چه ساعتی، چه رکوردی را دید یا ویرایش کرد؟ این شفافیت، خودش بزرگترین بازدارنده برای سوءاستفادههای احتمالی است.
نتیجهگیری
دادههای مشتریان شما، امانت آنها نزد شماست. به خطر افتادن امنیت اطلاعات مشتریان برای یک شرکت کوچک به معنای نابودی سرمایه و برای یک سازمان بزرگ به معنای نابودی اعتبار است.
هزینه کردن برای امنیت اطلاعات مشتریان و استقرار یک CRM مطمئن دارای گواهینامه افتا، هزینه اضافی نیست بلکه سرمایهگذاری برای بیمه کردن عمر و آبروی کسبوکار شماست. اجازه ندهید سرنوشت سازمانتان به یک فایل اکسل شکننده یا یک سرور قدیمی در زیرزمین شرکت و یا امانتداری یک کارمند وابسته باشد.