مقایسه جامع CRM ابری و محلی؛ راهنمای انتخاب بهترین گزینه برای سازمان شما در سال ۲۰۲۶ | به همراه چک‌لیست انتخاب

دنیای کسب‌وکار در سال ۲۰۲۶ منتظر هیچ‌کس نمی‌ماند. امروز بحث بر سر این نیست که “آیا به CRM نیاز داریم یا نه”، بلکه سوال حیاتی این است: “داده‌های ما کجا و با چه سرعتی پردازش می‌شوند؟

انتخاب بین نرم‌افزار CRM ابری (Cloud) و نسخه محلی (On-Premises) دیگر صرفاً یک تصمیم فنی نیست؛ بلکه یک تصمیم استراتژیک برای بقای سازمان در عصر هوش مصنوعی و داده‌های بزرگ است. در حالی که برخی سازمان‌ها هنوز به امنیت فیزیکی سرورهای خود دلخوش‌اند، برخی دیگر با استفاده از انعطاف‌پذیری ابر، بازار را به تسخیر خود درآورده‌اند. در این راهنمای جامع، ما این دو غول دنیای مدیریت ارتباط با مشتری را در ۷ راند سرنوشت‌ساز با هم مقایسه می‌کنیم.

کالبدشکافی دو مفهوم: CRM ابری در برابر محلی

قبل از اینکه وارد رینگ مقایسه شویم، بیایید دقیقاً مشخص کنیم درباره چه چیزی حرف می‌زنیم. در سال ۲۰۲۶، مرزهای تکنولوژی کمی جابه‌جا شده‌اند، اما صورت‌مسئله هنوز همان است: منظور از CRM ابری و محلی دقیقا چیست؟

CRM ابری (Cloud CRM) چیست؟

CRM ابری (Cloud CRM) نرم‌افزاری است که روی زیرساخت و سرورهای شرکت ارائه‌دهنده میزبانی می‌شود و شما از طریق اینترنت با مرورگر به آن دسترسی دارید. یعنی داده‌ها و سیستم داخل شرکت شما نگهداری نمی‌شوند، بلکه در فضای ابری ذخیره و مدیریت می‌شوند و معمولاً با مدل اشتراک ماهانه/سالانه ارائه می‌گردد.

به زبان ساده: شما CRM را مثل یک سرویس آماده استفاده می‌کنید؛ بدون اینکه درگیر خرید سرور، آماده سازی سرور، برخورداری از تیم IT متخصص و نگهداری روزمره شوید.

CRM محلی (On-Premises CRM) چیست؟

CRM محلی (On-Premises CRM) نرم‌افزاری است که روی سرورهای شما نصب می‌شود و داده‌ها داخل زیرساخت شرکت شما ذخیره و مدیریت می‌گردد. در این مدل، مسئولیت‌هایی مثل راه‌اندازی، امنیت، بکاپ، نگهداری و به‌روزرسانی تماما بر عهده تیم IT سازمان است و معمولاً هزینه آن به شکل خرید لایسنس/هزینه اولیه تعریف می‌شود.

به زبان ساده: CRM روی سرورهای خودتان می‌نشیند و کنترل بیشتری دارید، اما مسئولیت و پیچیدگی مدیریت هم بیشتر است.

 

معیارهایی که برای انتخاب بین CRM ابری و محلی باید در نظر گرفته شوند

برای انتخاب بهترین گزینه میان CRM ابری و CRM محلی، شما باید به چند عامل کلیدی توجه کنید. این عوامل بسته به نوع کسب‌وکار شما، منابع موجود و نیازهای آینده سازمان‌تان، می‌توانند تاثیر زیادی در تصمیم‌گیری داشته باشند. به طور کلی، این معیارها شامل موارد زیر هستند:

1. هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری
2. سطح امنیت و کنترل داده‌ها
3. دسترسی و انعطاف‌پذیری
4. نیاز به سفارشی‌سازی
5. مقیاس‌پذیری و رشد آینده
6. پشتیبانی و نگهداری
7. مدیریت تیم IT و منابع فنی

این معیارها می‌توانند به شما کمک کنند تا به صورت هوشمندانه و مبتنی بر نیازهای خاص سازمان خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید. در ادامه، به بررسی هر یک از این معیارها به طور مستقل خواهیم پرداخت.

ویدیو: چگونه نسخه مناسب CRM را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید؟

در این ویدیو، نحوه انتخاب بهترین نسخه CRM ابری یا CRM محلی را بررسی می‌کنیم. شما با دیدن این ویدیو خواهید فهمید که چگونه می‌توانید با توجه به نیازهای سازمان خود، گزینه مناسب را انتخاب کنید. این راهنمای تصویری به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری داشته باشید و بهترین انتخاب را برای رشد و مدیریت ارتباط با مشتریان خود داشته باشید.

 

– هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری

هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری یکی از مهم‌ترین فاکتورها در انتخاب نرم‌افزار CRM است. بسته به مدل انتخابی، این هزینه‌ها می‌تواند تفاوت‌های قابل توجهی داشته باشد که تأثیر زیادی بر بودجه سازمان شما خواهد گذاشت.

• هزینه CRM ابری:

هزینه‌های راه‌اندازی سی ار ام ابری معمولاً کم است، زیرا نیازی به خرید و نصب سرورها و سخت‌افزارهای گران‌قیمت نیست. هزینه‌ها به صورت اشتراک ماهانه یا سالانه تعیین می‌شود که بر اساس تعداد کاربران یا فضای ذخیره‌سازی محاسبه می‌گردد.

• هزینه CRM محلی:

در مقابل، CRM محلی نیاز به هزینه‌های اولیه بالاتر دارد. سازمان‌ها باید برای خرید سخت‌افزار، لایسنس نرم‌افزار، نصب و نگهداری زیرساخت‌ها هزینه کنند. علاوه بر این، هزینه‌های نگهداری و به‌روزرسانی نیز بر عهده خود سازمان است.

 

2- سطح امنیت و کنترل داده‌ها

امنیت داده‌ها و کنترل بر آن‌ها برای هر سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. انتخاب بین CRM ابری و محلی می‌تواند تأثیر زیادی بر نحوه مدیریت و حفاظت از اطلاعات حساس داشته باشد.

• امنیت CRM ابری:

در مدل ابری، امنیت داده‌ها توسط ارائه‌دهنده خدمات تضمین می‌شود. اما ممکن است برخی سازمان‌ها نگرانی‌هایی در خصوص نگهداری داده‌ها در سرورهای خارجی داشته باشند.

• امنیت CRM محلی:

در CRM محلی، سازمان کنترل کامل بر امنیت داده‌ها دارد و می‌تواند تدابیر امنیتی خاص خود را برای حفاظت از اطلاعات اتخاذ کند. این گزینه برای سازمان‌هایی که داده‌های حساس دارند، معمولاً ترجیح داده می‌شود.

واقعیت ۲۰۲۶: نگاه سنتی به امنیت می‌گوید “اگر سرور در اتاق خودم باشد، امن‌تر است”، اما واقعیت ۲۰۲۶ نشان می‌دهد که حملات سایبری پیچیده‌تر شده‌اند. شرکت‌های ابری مانند دانا پرداز از استانداردهای امنیتی پیشرفته و پروتکل‌های رمزنگاری استفاده می‌کنند که پیاده‌سازی آن‌ها در سرورهای محلی برای کسب‌وکارهای کوچک یا متوسط میلیون‌ها تومان هزینه دارد. بنابراین، امنیت در فضای ابری نه تنها به‌صرفه‌تر، بلکه امن‌تر است.

 

3- دسترسی و انعطاف‌پذیری

دسترسی به داده‌ها و انعطاف‌پذیری در استفاده از نرم‌افزار CRM می‌تواند تاثیر زیادی بر کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها داشته باشد. این فاکتور به ویژه برای تیم‌های دورکار و شعب مختلف سازمان اهمیت دارد.

• دسترسی CRM ابری:

با استفاده از CRM ابری، دسترسی به داده‌ها از هر مکان و از هر دستگاهی ممکن است. تنها نیاز به اتصال به اینترنت است که این امر باعث افزایش انعطاف‌پذیری و راحتی در کار تیم‌های مختلف می‌شود.

• دسترسی CRM محلی:

در CRM محلی، دسترسی به داده‌ها معمولاً محدود به شبکه داخلی سازمان است. این به معنای دسترسی محدودتر به داده‌ها است، مگر اینکه برای دسترسی از راه دور از راه‌حل‌هایی مانند VPN استفاده شود.

 

4- نیاز به سفارشی‌سازی

سفارشی‌سازی نرم‌افزار CRM برای انطباق با نیازهای خاص سازمان‌ها امری ضروری است. انتخاب مدل مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر میزان سفارشی‌سازی و نحوه پیاده‌سازی آن در سیستم‌های سازمان داشته باشد.

• سفارشی‌سازی CRM ابری:

در CRM ابری، سفارشی‌سازی‌ها معمولاً محدودتر از CRM محلی هستند، زیرا تمامی تنظیمات تحت کنترل ارائه‌دهنده خدمات قرار دارد. با این حال، برخی امکانات پایه برای سفارشی‌سازی وجود دارد که ممکن است برای بسیاری از کسب‌وکارها کافی باشد.

• سفارشی‌سازی CRM محلی:

CRM محلی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که سیستم را به طور کامل سفارشی کنند. این امکان برای سازمان‌هایی که نیاز به ویژگی‌های خاص دارند یا فرآیندهای پیچیده‌تری دارند، مزیتی بزرگ است.

 

5- مقیاس‌پذیری و رشد آینده

انتخاب یک نرم‌افزار CRM باید با در نظر گرفتن چشم‌انداز رشد سازمان صورت گیرد. این بخش به مقایسه قابلیت مقیاس‌پذیری در هر دو مدل CRM ابری و محلی پرداخته و نحوه تطابق آن با نیازهای آینده کسب‌وکار شما را توضیح می‌دهد.

• مقیاس‌پذیری CRM ابری:

در CRM ابری، مقیاس‌پذیری بسیار آسان است. شما می‌توانید به راحتی تعداد کاربران را افزایش دهید یا فضای ذخیره‌سازی را گسترش دهید بدون اینکه نیازی به تغییرات فنی گسترده داشته باشید.

• مقیاس‌پذیری CRM محلی:

مقیاس‌پذیری در CRM محلی پیچیده‌تر است. در این مدل، برای گسترش سیستم باید سخت‌افزار اضافی خریداری شود و فرآیندهای نصب و پیکربندی ممکن است زمان‌بر و هزینه‌بر باشد.

6- پشتیبانی و نگهداری

پشتیبانی فنی و نگهداری نرم‌افزار CRM از دیگر فاکتورهای مهم است که می‌تواند تأثیر زیادی بر کارایی و هزینه‌های سازمان داشته باشد. این امر به ویژه در صورتی که مشکلات فنی به سرعت برطرف نشوند، می‌تواند به بهره‌وری سازمان آسیب بزند.

• پشتیبانی CRM ابری:

در CRM ابری، پشتیبانی و نگهداری توسط ارائه‌دهنده خدمات انجام می‌شود. این به این معناست که سازمان شما نیازی به تیم فنی داخلی برای پشتیبانی ندارد و مشکلات فنی به سرعت توسط تیم پشتیبانی ارائه‌دهنده حل می‌شود.

• پشتیبانی CRM محلی:

در CRM محلی، تمامی وظایف پشتیبانی و نگهداری بر عهده تیم IT داخلی سازمان است. این به این معناست که ممکن است نیاز به منابع بیشتر برای رفع مشکلات فنی و به‌روزرسانی‌های منظم داشته باشید.

7- مدیریت تیم IT و منابع فنی

میزان نیاز به تیم IT برای مدیریت و نگهداری سیستم‌های CRM می‌تواند تاثیر زیادی در تصمیم‌گیری نهایی داشته باشد. بسته به مدل انتخابی، مسئولیت‌های تیم IT متفاوت خواهد بود.

• منابع فنی CRM ابری:

در مدل CRM ابری، بیشتر وظایف فنی و نگهداری بر عهده ارائه‌دهنده است و تیم IT داخلی نیازی به مدیریت زیرساخت‌ها ندارد. این امر به ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک که منابع IT محدودی دارند، مزیت بزرگی است.

• منابع فنی CRM محلی:

در CRM محلی، تیم IT داخلی باید مسئولیت‌های گسترده‌ای از جمله نصب، نگهداری، پشتیبانی و امنیت داده‌ها را بر عهده بگیرد. این امر برای سازمان‌هایی که منابع IT قوی دارند، مناسب است، اما می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچک چالش‌برانگیز باشد.

مقایسه جامع CRM ابری و محلی: ویژگی‌ها و مزایا

در این جدول مقایسه‌ای، به بررسی تفاوت‌های کلیدی میان نرم‌افزارهای CRM ابری (Cloud) و CRM محلی (On-Premises) پرداخته‌ایم. این مقایسه شامل ابعاد مختلفی همچون هزینه، مقیاس‌پذیری، امنیت، دسترسی، پشتیبانی، و نیاز به تخصص است تا به شما کمک کند در انتخاب بهترین گزینه برای کسب‌وکار خود تصمیمی آگاهانه بگیرید.

 

چک‌لیست تصمیم‌گیری: CRM ابری یا محلی؟

انتخاب بین CRM ابری و محلی یکی از مهم‌ترین تصمیمات استراتژیک برای سازمان شماست. با استفاده از این چک‌لیست، می‌توانید به‌راحتی نیازهای کسب‌وکار خود را ارزیابی کرده و بهترین گزینه را برای مدیریت ارتباط با مشتریان انتخاب کنید. به ۱۰ سؤال ساده پاسخ دهید تا متوجه شوید که آیا CRM ابری یا CRM محلی برای شما مناسب‌تر است. این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا بر اساس معیارهای مهم مانند هزینه، امنیت، دسترسی و مقیاس‌پذیری تصمیم‌گیری بهتری داشته باشید.

 

جمع بندی

در مقاله مقایسه CRM ابری و محلی نشان دادیم که انتخاب بین CRM ابری و CRM محلی در سال ۲۰۲۶ دیگر یک تصمیم صرفاً فنی نیست، بلکه مستقیماً به استراتژی رشد، چابکی سازمان و توان رقابت‌پذیری کسب‌وکار گره خورده است. CRM ابری با هزینه اولیه کمتر، مقیاس‌پذیری سریع، دسترسی آسان و پشتیبانی متمرکز، گزینه‌ای ایده‌آل برای سازمان‌هایی است که به دنبال سرعت، انعطاف‌پذیری و کاهش وابستگی به تیم IT هستند. در مقابل، CRM محلی با کنترل کامل بر داده‌ها و امکان سفارشی‌سازی عمیق، همچنان برای سازمان‌های بزرگ یا دارای الزامات امنیتی خاص، انتخابی قابل دفاع محسوب می‌شود؛ هرچند هزینه و پیچیدگی مدیریتی بالاتری دارد.

در نهایت، نسخه مناسب CRM نسخه‌ای است که با واقعیت کسب‌وکار شما هم‌راستا باشد، نه صرفاً با باورهای قدیمی درباره امنیت یا کنترل. مزیت کلیدی نرم‌افزار CRM دانا در اینجاست که شما را مجبور به انتخاب یک مسیر غیرقابل بازگشت نمی‌کند؛ چه نسخه ابری را برای چابکی امروز انتخاب کنید و چه نسخه محلی را برای سیاست‌های سازمانی، دانا امکان مهاجرت، سفارشی‌سازی و رشد تدریجی را فراهم می‌کند. این یعنی تصمیم امروز شما، مانعی برای استراتژی فردای کسب‌وکارتان نخواهد بود.

 

سوالات متداول: هر آنچه باید درباره انتخاب CRM بدانید

در این بخش به پرتکرارترین سوالات مدیران در زمان انتخاب بین دو نسخه ابری و محلی پاسخ داده‌ایم:

۱. آیا امکان مهاجرت از نسخه محلی به ابری (و برعکس) در نرم‌افزار دانا وجود دارد؟

بله، یکی از مزایای CRM دانا انعطاف‌پذیری کامل در استقرار است. شما می‌توانید کار خود را با نسخه ابری شروع کرده و در صورت نیاز در آینده، تمام داده‌ها را به سرورهای محلی خود منتقل کنید و یا بالعکس. تیم پشتیبانی دانا تمام مراحل انتقال داده را بدون وقفه در کسب‌وکارتان انجام می‌دهد.

۲. اگر اینترنت قطع شود، دسترسی ما به CRM ابری دانا چگونه خواهد بود؟ 

در نسخه ابری دانا، پایداری سرویس با استفاده از چندین دیتاسنتر پشتیبان تضمین شده است. با این حال، در صورت قطع اینترنت سراسری، شما می‌توانید از طریق اینترنت موبایل یا شبکه‌های جایگزین همچنان به داده‌ها دسترسی داشته باشید. اگر اینترنت برای سازمان شما یک چالش همیشگی است، پیشنهاد ما استفاده از نسخه محلی دانا بر روی شبکه داخلی (LAN) است.

۳. آیا هوش مصنوعی “دانایار” در هر دو نسخه ابری و محلی در دسترس است؟ 

بله! دانایار (دستیار هوشمند دانا) در نسخه ابری به صورت پیش‌فرض فعال است و از قدرت پردازش ابری استفاده می‌کند. در نسخه محلی نیز با رعایت پیش‌نیازهای سخت‌افزاری و اتصال به زیرساخت هوش مصنوعی دانا، می‌توانید از تمام قابلیت‌های تحلیل هوشمند و اتوماسیون دانایار بهره‌مند شوید.

۴. هزینه نهایی کدام مدل در بلندمدت کمتر است؟ 

به طور کلی، نسخه ابری در ۳ سال اول به دلیل حذف هزینه‌های خرید سرور و تیم نگهداری، بسیار ارزان‌تر است. اما برای سازمان‌های بسیار بزرگ با بیش از ۲۰۰ کاربر، ممکن است نسخه محلی پس از ۵ سال از نظر هزینه تمام شده (TCO) به‌صرفه‌تر به نظر برسد؛ هرچند نباید هزینه‌های آپدیت و ارتقای سخت‌افزار را از یاد برد.

۵. امنیت داده‌ها در نسخه ابری بیشتر است یا محلی؟ 

این یک باور اشتباه است که سرور محلی همیشه امن‌تر است. در نسخه ابری دانا، داده‌ها با پروتکل‌های پیشرفته رمزنگاری شده و تحت استانداردهای امنیتی سخت‌گیرانه محافظت می‌شوند. امنیت نسخه محلی کاملاً به قدرت تیم IT و دیوارهای آتش (Firewall) سازمان شما بستگی دارد و در برابر حملاتی مثل باج‌افزارها، آسیب‌پذیرتر است.

۶. آیا در نسخه ابری هم می‌توانیم شخصی‌سازی‌های پیچیده انجام دهیم؟ 

بله، نرم‌افزار CRM دانا در هر دو نسخه به ابزارهای سفارشی‌سازی و فرم‌سازهای پیشرفته مجهز است. شما می‌توانید فرآیندها، فیلدها و گردش‌های کاری را دقیقاً مطابق با نیاز سازمانتان شخصی‌سازی کنید و از این نظر تفاوت ساختاری میان نسخه ابری و محلی وجود ندارد.