Agile چیست؟ مدیریت پروژه ها با رویکرد اجایل

در سال 2001 در تفرجگاه اسکی Snowbird یوتا، 17 توسعه دهنده نرم افزار برای بحث در مورد روش های توسعه نرم افزار چابک و انعطاف پذیر جمع شدند و مانیفست چابک یا Agile را تولید کردند.

اعلام این اصول با هدف ساده سازی فرایند توسعه نرم افزار و قطع فعالیت های ناکارآمد از قبیل مستندات سنگین، جلسات بیش از حد و پایبندی سفت و سخت به فرآیند انجام شد. این توسعه دهندگان به هیچ وجه نمی توانستند آنچه را که جنبش Agile قرار بود به آن تبدیل شود پیش بینی کنند. تقریباً 20 سال بعد، Agile همه جا دیده می شود و تبدیل به یک کلمه رایج و کلیدی در کسب و کارها شده است. امروزه در مشاغل مختلف در سرتاسر جهان، همه افراد از مجموعه های اجرائی گرفته تا صندوق های پستی سعی می کنند از کسب و کار های مشابه چابک تر باشند.

شما می‌توانید چارچوب‌های مدیریت پروژه زیادی را در کسب و کار خودتان استفاده کنید. اما بعضی از روش‌ها مانند واترفال برای تیم نرم افزار آنقدر کارآمد نیست. ولی خوشبختانه با روی کار آمدن رویکرد اجایل برای مدیریت پروژه، تیم شما می‌تواند با توجه به تغییر در نیاز مشتری و اولویت‌های سازمان، پروژه را به چندین بخش تقسیم کند و دائم عملکرد خود را بهبود بخشد.

مدیریت پروژه اجایل نه تنها برای مدیریت پروژه‌های نرم افزاری مناسب است، بلکه تمام تیم هم می‌توانند با این رویکرد پویا به موفقیت بیشتر برسند. اگر شما هم به دنبال شروع رویکرد اجایل هستید، این مطلب برای شماست.

 

Agile چیست؟

اجایل (Agile) قابلیت خلق و پاسخ به تغییرات می‌باشد و روشی محسوب می‌شود که شما را قادر می‌سازد تا در شرایط مختلف و حتی در موقعیت‌های بحرانی بتوانید عملکرد بهتری داشته باشید و در رویارویی با آن سربلند بیرون بیایید.

امروزه بسیاری از سازمان‌ها برای بالا بردن کیفیت خدمات خود، از چارچوب‌های مختلف مثل چارچوب ITIL یا کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات در زمینه ITSM استفاده می‌کنند. البته سازمان شما نه تنها به کیفیت بلکه به چایکی و اجایل هم نیاز دارد. شما در سازمانتان با رویکرد اجایل پروژه‌های خود را به چندین بخش پویا تقسیم می‌کنید که به آن اسپرینت می‌گویند. پس از اسرینت هم تیم باز می‌گردد و رویکرد و استراتژی‌ای را که در پیش گرفته بود، بررسی می‌کند تا ببیند اسپرینت بعدی را چطور می‌تواند ارتقا بدهد.

 

Agile تنها یک کلمه دهان پر کن نیست

تفاوت بزرگی بین Agile و بقیه کلمات کلیدی مدیریت پروژه و مدیریت خدمات IT پیش از آن وجود دارد. Agile یک رویکرد واقعی برای مدیریت پروژه با تعاریف واقعی است. در واقع تعاریف و مفاهیم Agile کاملا قابل لمس هستند و چیزی بیشتر از مفاهیم گنگی مانند “خارج از باکس فکر کردن” به شما ارائه می دهند. اگر به دنبال موفقیت در کسب و کار خود هستید، باید مدیریت پروژه Agile را در کسب و کار خود پیاده سازی کنید. اگر شرکت شما از Agile استفاده نمی کند، مطمئن باشید که از رقبای خود عقب خواهید افتاد. بر اساس آمار، پروژه های Agile 28 درصد موفق تر از پروژه های سنتی هستند. با درک معنای واقعی Agile، برای کمک به اجرای شیوه های چابک نرم افزار در سازمان خود و همچنین شناخت موقعیت هایی که با استفاده از Agile بهینه سازی می شوند، مجهز تر خواهید بود.

مدیریت پروژه Agile چیست؟

مدیریت پروژه با رویکرد اجایل پروژه‌های شما را به چندین بخش کوچک‌تر تقسیم می‌کند. این بخش‌های کوچک‌تر پروژه در اسپرینت‌ها تکمیل می‌شوند که می‌تواند از چند روز تا چند هفته طول بکشد. این اسپرینت‌ها از بخش طراحی اولیه شروع می‌شوند و تا بررسی کیفیت ادامه پیدا می‌کنند.

رویکرد اجایل به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا وقتی هر بخش یا اسپرینت به پایان رسید آن را کاملا بررسی کنن تا ببینند به نتیجه دلخواه رسیده یا نه. اگه نرسیده باشد که سعی می‌کنند نقاط منفی را پیدا کنند و سریعا آن را بر طرف کنند و در اسپرینت‌های بعدی دیگر این مسئله را تکرار نمی کنند. مدیریت پروژه اجایل باعث می‌شود شما سریعا ایرادات و مشکلات را شناسایی کنید و نگذارید این اختلالات این قدر بزرگ بشن که در نهایت باعث شکست جبران ناپذیر پروژه شوند.

4 ارزش Agile کدامند؟

رویکرد اجایل در مدیریت پروژه 4 ستون مهم و با ارزش دارد که با آن‌ها آشنا می‌شویم:

• تعامل افراد: در رویکرد اجایل شما باید بیش از قبل به همکاری تیمی نسبت به عملکرد فردی اهمیت بدهید.
• نرم افزار کارآمد: نرم افزاری که تیم اجایل تولید می‌کند نسبت به مستندسازی گسترده مهم‌تر هست.
• همکاری مشتری‌ها: مشتری‌ها در رویکرد اجایل بسیار مهم هستند. در واقع این مشتری‌ها هستند که باید به تیم بگویند نرم افزار باید چطور طراحی و چطور بهبود پیدا کند.
• پاسخ به تغییرات با برنامه قبلی: یکی از مهم‌ترین مزیت‌های مدیریت پروژه اجایل این است که تیم می‌تواند انعطاف بیشتری داشته باشد. با کمک این رویکرد تیم سریع تر استراتژی‌ها را در صورت نیاز تغییر می‌دهد و دیگر نیاز نیست کل پروژه به هم بریزد.

تعریف مدیریت پروژه Agile

مدیریت پروژه Agile یک روش توسعه مکرر است که برای ارتباط و بازخورد انسانی، سازگاری با تغییر و تولید نتایج کاری ارزش قائل است. در ادامه به بررسی ارکان مختلف مدیریت پروژه چابک می پردازیم:

• Agile بر تکرار تاکید دارد و در قسمت های کوچک (اسپرینت ها) انجام می شود و در ساخت هر اسپرینت از درس های آموخته شده در ساختن اسپرینت های قبلی استفاده می شود. اینجاست که اصطلاح اسکرام Scrum) ) وارد می شود. اسکرام چیست؟ متدولوژی اسکرام یک چارچوب گردش کار است که از اسپرینت ها و بررسی هایی ساخته شده که برای ارتقاء مدیریت پروژه Agile مورد استفاده قرار می گیرد.
• برخلاف اسکرام، که می تواند به یک فرآیند مرحله به مرحله تبدیل شود، Agile یک رویکرد و طرز فکر است. Agile یک کتاب درسی یا لیست دستورالعمل ها نیست. در حقیقت، تلاش برای تبدیل Agile به یک الگوی سیاه و سفید، بر خلاف اصول اجایل است. مثل این است که سعی کنید یک برنامه گام به گام در مورد نحوه “جذاب بودن” یا “نوازندگی جاز” به دیگران بدهید.
• مدیریت پروژه Agile در مورد ارتباطات کارآمد است و در مقابل مستند سازی، زنجیره های ایمیل پیچیده یا جلسات بیش از حد موضع گیری می کند. با توجه به 12 اصل مانیفست اجایل، کارآمدترین و موثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه، گفتگو به صورت چهره به چهره است. اگر می توانید بجای ایمیل، ارتباطی را با یک مکالمه 10 ثانیه ای برقرار کنید، حتما این کار را انجام دهید.
• اجایل به تولید نتایج ملموس و کارآمد در هر تکرار اهمیت می دهد. بر اساس 12 اصل اجایل، تولید یک نرم افزار کارآمد، شاخص اصلی پیشرفت است.

12 اصل Agile کدامند؟

اگر 4 ارزش اجایل که جلوتر راجع به آن‌ها صحبت کردیم، ستون‌های یک خانه باشند، پس 12 اصل agile باید اتاق‌های این خانه باشند. این 12 اصل خیلی راحت در تیم شما جای خودشان را باز می‌کنند و نیازهای تیم شما را بر طرف می‌کنند.

12 اصل رویکرد Agile:

1. ایجاد رضایت در مشتری به کمک تحویل زودهنگام و مستمر نرم افزارهای ارزشمند. وقتی مشتری‌ها دائما بروزرسانی‌های جدیدی دریافت کنند پس احتمال این که تغییرات مد نظرشان را در محصول ببینند هم بالا می‌رود. در نهایت سازمان مشتری‌های راضی تر خواهد داشت و درآمد شرکت هم افزایش پیدا می‌کند.
2. استقبال از تغییرات. رویکرد اجایل بیشتر در مورد تغییرپذیری هست. اگر در رویکردهایی مثل Agile پذیرای تغییرات نباشید احتمالا ضرری که به بار می‌آورد بیشتر از سودی هست که برای سازمانتان دارد.
3. ارزش قائل شدن برای مشتری ها. مثل اصل اول، ارائه ارزش به مشتری‌ها آن هم به صورت مکرر احتمال از دست دادن آن‌ها را کم می‌کند.
4. همکاری در پروژه ها. در رویکرد اجایل همکاری حرف اول را می‌زند. هدف این هست که افراد پروژه‌های شخصی خودشان را کنار بگذارند و بیشتر به صورت گروهی روی پروژه‌ها همکاری کنند.
5. ایجاد پروژه پیرامون افراد با انگیزه. Agile زمانی خوب کار می‌کند که تیم مسئول فعال باشد و در راستای رسیدن به هدف تلاش لازم را انجام دهد.
6. داشتن مکالمه حضوری. حتی اگر همه اعضای تیم شما در شرکت دور هم نباشد، بهتر است فضایی را فراهم کنید که مکالمه رو در رو داشته باشند و همکاری بهتری اتفاق بیفتد. مثلا از زوم کال استفاده کنید.
7. نرم افزارهای کارآمد راهی برای اندازه گیری پیشرفت. در رویکرد اجایل چیزی که بیش از همه برای تیم‌ها باید مهم باشد، محصول هستد. هدف این است که نرم افزار کارآمد را به هر چیز دیگری ترجیح بدهید و اولویتتان باشد.
8. حفظ سرعت در انجام کار. بخشی از اجایل می‌تواند خیلی سریع پیش رود اما نباید آن قدر سریع و عجله‌ای باشد که اعضای تیم از کار زده و خسته شوند. باید سرعت را متعادل نگه داشت.
9. توجه دائم به بهبود چابکی. اگر تیم در یک اسپرینت کد خوبی را طراحی کرد، می‌تواند آن را برای اسپرینت بعدی توسعه دهد. خلق کار خوب آن هم به صورت مستمر به تیم این امکان را می‌دهد تا در آینده سریع‌تر جلو رود.
10. اهمیت به سادگی. گاهی ساده‌ترین راهکار بهترین راهکار هست. رویکرد اجایل سعی دارد مسائل را پیچیده نکند و راحت ترین جواب‌ها را برای سخت ترین و پیچیده‌ترین مشکلات پیدا کند.
11. ارزش آفرینی بیشتر سازماندهی درونی. تیم‌های فعال با تلاش برای ارزش آفرینی، به ابزارهای با ارزشی برای سازمان هم تبدیل می‌شوند.
12. بررسی دائم مسیر برای بهبود عملکرد. بازنگری ملاقات‌ها یکی از معمول ترین کارها در رویکرد اجایل هست. در واقع این رویکرد زمانی به تیم داده می‌شود تا باز گردند و به عملکرد خود نگاه کنند و تغییرات لازم را برای بهبود رویکرد آینده اعمال کنند.

 

چطور با تیم های توزیع شده در Agile تعامل داشته باشیم؟

در این سوال دو حالت وجود داره؛ تیم هایی که اعضا به صورت ریموت کار می کنن و تیم های بی نقصی که تمامی اعضا به صورت حضوری اما در موقعیت های مکانی مختلفی مشغول فعالیت هستن.

 

1- تیم های سالم در مناطق جغرافیایی مختلف

مثل هر مشکل دیگه ای، زمینه محدودیت اصلی برای حل این مشکل به حساب میاد. شرکت هایی که از ویژگی های سازمانی مثل اعتماد و تصمیم گیری مبتنی بر اطلاعات استفاده می کنن بهترین نتایج رو به دست میارن. از اونجایی که اطلاعات در دست افرادی هستش که کار رو انجام میدن، بهتره این شرایط رو به تیم ها واگذار کنین تا مسائل حل بشن.

سازمان باید به ایده هایی که از تیم ها در رابطه با این مشکل مطرح میشن اعتماد کنن و تامین مالی و حمایت های لازم رو انجام بدن.

سازمان باید از آزمایش تمام راه حل ها حمایت کنه، چرا که اینطوری امکان شکست در گفتگوها از بین میره. آزمایش ها به یک حالت شناخته شده، حالت مطلوب و فعالیت هایی نیاز دارن که به سمت حالت مطلوب حرکت کنن.

به تیم ها اجازه بدین تا آزمایش و ارزیابی کنن و با یادگیری های جدید حاصل از تجربیات اون آزمایش سازگار بشن. بعد از اون برای حمایت از یک رویکرد متفاوت و آزمایش دیگه آماده بشین.

 

2- تیم های با اعضای ریموت

داشتن اعضای تیم ریموت برای همه بد هستش. اختلال ارتباطی به طور قابل ملاحظه ای در این تیم ها بدتره و همین موضوع باعث میشه آگاهی افراد در مورد ساخت محصولات در سطح خیلی پایینی قرار بگیره.

درست ترین راه برای مقابله با این موضوع، ایجاد تیم هایی هستش که تمام اعضای اون به صورت حضوری فعالیت می کنن. اگر امکان استقرار تمام اعضای تیم در یک محل وجود نداره، بهتره تفکر، فرضیات و محدودیت های خودتون رو به چالش بکشین. به عنوان آخرین راه حل، دنبال کردن مسیری که بالاتر توضیح داده شد (استقرار تیم ها در موقعیت های مکانی مختلف) میتونه بهترین راهکار شما باشه.

 

 

مزایای رویکرد اجایل

معمولا مدیریت پروژه اجایل را در توسعه اپلیکیشن و دیگر زیرشاخه‌های توسعه نرم افزار می‌بینید. چون که نرم افزار همیشه در حال تغییر هست و همیشه هم نیاز به محصولات نرم افزاری تغییر می‌کند.

دلایل مختلفی وجود دارد که تیم‌ها سعی می‌کنند به جای رویکردها و استراتژی‌های خطی از رویکرد اجایل که پویاتر هست استفاده کنند.

 

+ رویکرد اجایل رویکردی سازگار است

اصلا دلیل دارد که به این روش در مدیریت پروژه چابک (Agile) می‌گویند. یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌هایی که این رویکرد در توسعه نرم افزار و به طبع در مدیریت پروژه داره، قابلیت آن در تغییر سریع استراتژی‌ها هست. این تغییر هم بدون ایجاد اختلال در پروژه انجام می‌شود.

چون در روش‌ها و رویکردهای قدیمی مرحله به مرحله پیش می‌رفتند، تغییر استراتژی برای آن‌ها چالش بزرگی بود و در نقشه راه پروژه اختلال ایجاد می‌کرد. به ویژه در مسئله توسعه نرم افزار روش‌های قدیمی متناسب با مدیریت پروژه IT نبودند و برای تغییر استراتژی سریع رویکرد اجایل بهترین روش هست.

 

+ اجایل همکاری تیمی را بیشتر می‌کند

یکی از اصل‌های اجایل این هست که تیم‌ها و اعضای هر تیم باید با هم تعامل و ارتباط کافی را داشته باشند و این ارتباط هم باید چهره به چهره باشد. شما وقتی تیم فعال داشته باشید و پروژه را هم به بخش‌های کوچک تر تقسیم کنید، هم گردش کار سریع تر و با کیفیت تر پیش می‌رود و هم اعضا عملکرد بهتری خواهند داشت.

 

+ رویکرد اجایل روی نیازهای مشتری تمرکز دارد

رویکرد Agile سعی دارد نیازهای مشتری‌های نهایی را در نظر داشته باشد و با توجه به بازخوردهایی که تیم‌های مختلف از این مشتری‌ها می‌گیرند، تغییرات لازم را اعمال کنند. و اعمال این تغییرات به خاطر پویا بودن این روش اختلالی در کل پروژه ایجاد نمی کند.

 

+ با مدیریت پروژه به کمک رویکرد اجایل مشکلات را سریع‌تر شناسایی می‌کنید

از آن جایی که دائم در حال بررسی عملکردها و بازخوردها هستید، سریع تر می‌توانید بفهمید مشکل از کجاست و چطور می‌توانید سریع‌تر آن را بر طرف کنید تا مشتری‌های راضی خودتان را نگه دارید.

5 مرحله در فرآیند مدیریت پروژه با رویکرد اجایل

 

 

در فرآیند مدیریت پروژه اجایل پنج مرحله وجود دارد که با هم بررسی می‌کنیم:

 

+ بررسی پروژه و نیازها

پروژه و محصول ابتدا به تصویر کشیده می‌شوند و نیازهای مشتری‌های نهایی شناسایی می‌شود. در این مرحله حتی باید مشخص کنید که چه کسی قرار هست روی پروژه کار کند و مسئول این پروژه چه کسی هست.

 

+ آماده سازی

در این مرحله باید نیازهای اولیه محصول را آماده کنید. تیم‌ها باید با هم همکاری لازم را داشته باشند و فکرهایشان را روی هم بگذارند و لیستی از ویژگی‌های نهایی محصول نهایی تهیه کنند. بعد از آن هم تایم لاین و مهلت انجام بخش‌ها را مشخص کنند.

 

+ بررسی جوانب

پروژه در حال فعالیت هست و در یک محدوده مشخص جلو می‌رود ولی در این بین تیم‌ها باید گزینه‌های جایگزین برای رفع نیازهای پروژه را بررسی کنند. تیم‌ها مرحله به مرحله جلو می‌روند و وقتی نیازهای یک مرحله تامین شد به جلو حرکت می‌کنند.

 

+ تطبیق با تغییرات

در این مرحله نتایج بررسی می‌شوند و تیم تغییرات لازم را با توجه به نیازهای موجود اعمال کند. این مرحله روی تغییرات و اصلاحاتی تمرکز دارد که از بازخورد کارکنان و حتی مشتری‌ها برگرفته شده است. بازخورد بخش مهمی از این مرحله هست و این بازخورد در بخش‌های مختلف پروژه هست که در نهایت سازمان و تیم می‌تواند نیازهای مشتری‌ها را پاسخ دهد.

 

+ تحلیل و اتمام

نتایج به دست آمده مرور می‌شوند و تغییرات لازم در تیم‌ها اعمال می‌شود. و در نهایت پروژه نهایی در برابر نیازهای اخیر اندازه گیری و تحلیل می‌شود. اشتباهات و مشکلات در مسیر و فرآیند باید بررسی و تحلیل شوند تا در آینده از ارتکاب دوباره آن‌ها جلوگیری شود.

ارتباط بین Agile و DevOps

این دو روش هر دو روی بهبود کارایی و سرعت تیم‌ها تمرکز دارند. DevOps ترکیبی از دو تیم توسعه نرم افزار و فناوری اطلاعات می‌باشد و ادغام این دو تیم برای این هست که فرآیند توسعه نرم افزار کارآمدتر و بهتر شود. در این رویکرد تیم توسعه دهنده از ابزارهای جدید، اتوماسیون و استراتژی‌های مختلف برای تغییر روند کار و روند همکاری با دیگران استفاده می‌کنند. اما رویکرد Agile سری استراتژی‌هایی هست که حول توسعه تکرارشونده می‌چرخد تا تسک‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کند و مدیریت آن‌ها را راحت کند؛ که این موضوع تعامل و همکاری تیم‌ها را هم بیشتر می‌کند.

تفاوت Agile و Scrum

می‌توانیم بگوییم اسکرام یکی از فرآیندهای اجایل می‌باشد و برای تسهیل مدیریت یک پروژه استفاده می‌شود. اما خود Agile رویکردی برای مدیریت پروژه به کمک 4 ارزش و 12 اصل هست. در واقع اجایل قصد دارد با ایجاد ارتباط بین تیم‌ها تسک‌های کوچک کم و اصولی انجام شوند و پروژه کم کم تکمیل می‌شود.

شاخص های اجرای موفق اجایل

شاخص هایی که می توانند برای استفاده موثر از Agile جمع آوری شوند عبارتند از:

1. 1. شاخص پسار

• ساعت های کاری که به پیشرفت در اسپرینت منجر نمی شوند
• با کاهش تعداد منابع اشتراکی و کاهش ساعت های کاری غیر مفید می توان شاخص پسار را بهبود بخشید
• تخمین های جدید را باید براساس درصد ضریب شاخص پسار افزایش داد – برآورد جدید = ( برآورد قدیمی + شاخص پسار )

2. سرعت

• مقدار کارهای قابل انجام که به اسپرینت تبدیل شده است
• تعداد بخش های تست اضافه شده
• زمان مورد نیاز برای تکمیل ساخت روزانه
• اشکالات شناسایی شده در یک تکرار یا در تکرارهای قبلی
• نشت نقص تولید

آیا تیم شما به اندازه کافی چابک است؟

اگر سازمانی دارید که روی همکاری تیمی برای مدیریت پروژه‌ها تمرکز دارد و سعی می‌کند خودش را با تغییرات و نظرات و بازخوردهای کاربران و مشتریان وفق دهد، پس احتمالا تیمی چابک دارید که مدیریت پروژه‌های خود را با رویکرد Agile پیش می‌برد.

 

سخن پایانی

اجایل (َAgile) روشی هست که شما را قادر می‌سازد در شرایط تغییر، عملکرد بهتری داشته باشید. مدیریت پروژه‌های سازمان به کمک رویکرد اجایل به شما این امکان را می‌دهد تا پروژه‌های خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و به کمک همکاری تیم‌ها و استفاده از نرم افزار ITSM پیشرفته‌ای مثل دانا پرو عملکرد بهتری داشته باشید و رضایت مشتری هایتان افزایش پیدا کند.

سوالات متداول

• 
  

  agile چیست؟

  امروزه بسیاری از سازمان‌های فناوری اطلاعات با استفاده از ITIL یا کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات و سایر چارچوب‌های ارزشمند صنعت در زمینه ITSM مشاغل IT خود را گسترش می‌دهند. هدف این سازمان‌ها از انجام این کار تمرکز بیشتر بر روی کیفیت خدماتشان می‌باشد. شرکت‌ها با ظهور فناوری‌ها و روش‌های جدید مثل توسعه Agile یا چابک نرم افزار علاوه بر کیفیت سعی میکنند چابکی سازمانشان را هم افزایش دهند.

• 
  

  تفاوت Agile و Scrum در چیست؟

  اسکرام و Agile یکی نیستند اما اسکرام یکی از فرآیندهای Agile است. هر دوی آنها بر اساس توسعه مکرر پایه ریزی شده اند. راه حل های Agile با ایجاد ارتباط بین تیم های متقابل و خود سازمانی، در صورت اجرای صحیح می توانند به تیم ها کمک کنند تا با تحویل تدریجی محصولات با بالاترین ارزش و در عین حال کاهش ریسک، مشکلات پیچیده را برطرف سازند ….

• 
  

  مدیریت پروژه Agile چیست؟

  اولین تعریف و شاید خالص ترین تعریف از مدیریت پروژه Agile از خود مانیفست Agile استخراج می شود که چهار ارزش کلی آن را لیست می کند.