سرویس و نگهداری پیشگیرانه (PM) چیست؟

درک مفهوم “Preventive Maintenance” و آشنایی با وظایف دوره‌ای واحد IT که در حیطه‌ی (PM) قرار می‌گیرند، از جمله مواردی است که در این سند به آن‌ها پرداخته می‌شود.

سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM چیست؟

در حوزه‌ی مدیریت IT مدتهاست که بحث سرویس و نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance) یا به اختصار PM مطرح شده است و سازمان‌ها به دنبال راهکاری برای پیاده‌سازی این فرایند هستند. اما سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM چیست؟

سرویس و نگهداری پیشگیرانه به فرایند نگهداری گفته می‌شود که به صورت مرتب انجام شده و هدف آن کاهش احتمال رخداد خرابی یا از کارافتادگی (در شبکه) می‌باشد. سرویس و تعمیر پیشگیرانه در هنگامی که تجهیزات هنوز در حال کردن هستند انجام می‌شود، نه پس از خرابی آنها. در نتیجه هدف آن جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی است. به عبارت دیگر، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه یعنی رفع مشکلات کوچک قبل از اینکه بزرگ شوند! سازمان‌ها می‌توانند با کاهش سرعت استهلاک، خرابی و سوء عملکرد، حداکثر ارزش دارایی را داشته باشند.

فرایند نگهداری اغلب به صورت دوره‌ای یا در زمان هشدار صورت می‌گیرد. به عنوان نمونه می‌توان یک دارایی، مانند سرور، را نام برد که فرایند سرویس و نگهداری آن در ابتدای هر ماه تعیین شده است.

در کلیه صنایع، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه همیشه دارای سه ویژگی است:

•       سیستماتیک است
•       به صورت روتین انجام می‌شود
•       هدف آن کاهش یا به حداقل رساندن خرابی‌ها است

این ویژگی‌ها دامنه کلیه فعالیت‌های PM را مشخص می‌کنند. هدف از نگهداری پیشگیرانه همیشه به حداقل رساندن خرابی‌ها با شناسایی و رفع آنها قبل از آن است که منجر به یک خرابی طولانی شوند. Downtime میزان زمان غیرفعال بودن سیستم، ماشین یا قطعه و تجهیزات است. PM در واقع نگهداری فعال و پیشگیرانه است. اگر این کار را به طور منظم و به موقع انجام ندهید، طبیعتاً پیشگیرانه نخواهد بود – بلکه و اکنشی است.

فرایند نگهداری اغلب به صورت دوره‌ای یا در زمان هشدار صورت می‌گیرد. به عنوان نمونه می‌توان یک دارایی، مانند سرور، را نام برد که فرایند سرویس و نگهداری آن در ابتدای هر ماه تعیین شده است.

سرویس و تعمیرات پیشگیرانه به مراتب از متد نگهداری واکنشی (Reactive Maintenance)، که در آن فقط هنگام وقوع خرابی تمهیدات لازم جهت رفع آن صورت می‌گیرد، پیچیده‌تر است زیرا نیاز به زمان‌بندی دارد. اما سربار مالی و هزینه‌ی ناشی از قطعی، خصوصاً در سازمان‌های امروزی که بسیار به IT وابسته هستند، در روش سرویس و نگهداری بسیار پایین‌تر است. برای مطالعه‌ی دلایل اصلی استفاده از PM و همچنین هزینه‌های ناشی از عدم به‌کار گیری آن به مقاله‌ی سه دلیل مهم برای بکارگیری سرویس و نگهداری پیشگیرانه مراجعه کنید.

چگونه با سرویس و نگهداری پیشگیرانه زمان خرابی و از کارافتادگی شبکه را کاهش دهیم؟

صرفه نظر از آنکه شما چه مقدار هزینه و زمان برای پیاده‌سازی شبکه، و به طور کلی دارایی‌های سازمان، گذاشته‌اید، شبکه‌ی کامپیوتری ممکن است دچار قطعی شود، کامپیوترها و لپ‌تاب‌ها ممکن است از کار بیافتند، سرورها ممکن است آفلاین شوند و غیره. این رخدادهای نامطلوب ممکن است در هر زمانی رخ دهند، حتی زمانی که شبکه در ظاهر در بهترین شرایط ممکن است. حجم قابل توجهی از این خرابی‌ها را می‌توان با اتخاذ رویکرد سرویس و نگهداری پیشگیرانه و مانیتورینگ شبکه کاهش داد. غالبا، حتی موارد ساده‌ای مانند بکاپ‌گیری از داده‌های مهم، آپدیت کردن نرم‌افزارهای مهم، تمیز کردن اجزای سخت‌افزاری کامپیوتر و غیره برای یک کاربر ساده بسیار زمان‌بر و پیچیده است. علاوه بر آن، کاربران اغلب مجوز انجام چنین کارهایی در سازمان را ندارند. از این رو استفاده از یک برنامه زمان‌بندی دقیق به منظور پیاده‌سازی Preventive Maintenance ضروری به نظر می‌رسد.

در جدول زیر تنها برخی از وظایف دوره‌ای واحد IT که در حیطه‌ی Preventive Maintenance قرار می‌گیرد همراه با مزایای آن به اختصار بیان شده است.

در این جدول تنها بخشی از مواردی که نیاز است تا در فرایند سرویس و تعمیرات پیشگیرانه در نظر گرفته شود آورده شده است. اما همین چند مورد نیز به روشنی اهمیت و ارزش پیاده‌سازی چنین فرایندی در سازمان را نشان می‌دهد. به منظور استفاده‌ی بهینه از سرویس و نگهداری پیشگیرانه یا PM، شما نیاز به یک راه‌کار نرم‌افزاری قدرتمند دارید.

اجرای تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه PM

اجرای تعمیر و نگهداری پیشگیرانه از ابتدا می‌تواند کاملاً ترسناک باشد. بسته به تعداد دارایی‌های موجود در یک سازمان و تعداد کارگران موجود، نظارت منظم بر کلیه مراحل نگهداری توصیه شده غیر ممکن به نظر می‌رسد. به عنوان مثال، یک تیم کوچک مدیریت املاک ممکن است ۲۰۰ دارایی داشته باشد که نیاز به نگهداری دارند. در حالی که یک مرکز تولید بزرگ ممکن است ۲۰۰۰۰ دارایی داشته باشد. یک تیم تولیدی که دارای شرایط مطلوبی است، احتمالاً از قبل یک روال کاملاً مطابق با وظایف خاص تعمیر و نگهداری پیشگیرانه را اتخاذ کرده است.

نبودن سیستم‌های یادآوری و پاسخگویی کار را برای کارمندان برای پیروی نکردن از دستورالعمل‌های مربوط به تعمیر و نگهداری آسان می‌کند. رهنمودهای موسسه استاندارد ملی آمریکا (ANSI) یک نقطه شروع برای نگهداری تجهیزات است. اکثر سازمان‌ها بدون در اختیار داشتن نوعی سیستم مدیریت رایانه ای نگهداری (CMMS) در این مسیر موفق نخواهند بود.

متأسفانه، بسیاری از سازمان‌ها به دلیل پیچیدگی استفاده، عملکرد نامناسب و قیمت بالا، راه حل‌های CMMS موجود را رد می‌کنند. به همین دلیل، تقریباً نیمی از شرکت‌هایی که با آنها روبرو می‌شویم به طور فعال هیچ نوع نگهداری پیشگیرانه ای انجام نمی‌دهند. در عوض، هنگام بروز مشکلات نسبت به مسائل واکنش نشان می‌دهند. در حالی که استفاده از ابزارهای سرویس‌های نگهداری مانند دانا پرو در نهایت موجب کاهش هزینه‌های نگهداری خواهد شد.

نگه داری پیشگیرانه و نگه داری واکنشی

برخلاف تعمیر و نگهداری پیشگیرانه، نگهداری واکنشی به معنای انتظار برای وقوع مشکلات است – بدون اینکه کاری برای جلوگیری از آنها انجام شود. در این سیستم تعمیر و نگهداری هیچ گونه یادآوری برای نگهداری تجهیزات وجود ندارد. یک کارگر تعمیر و نگهداری واکنشی ممکن است تا زمانی که دارایی خراب شود یا اتفاقاً متوجه نقص عملکرد قطعات خاصی شود هرگز یک دارایی را بازرسی نکند.

بسیاری از شرکت‌ها خود را چنان غرق در نگهداری واکنشی کرده اند که تصور نمی‌کنند بتوانند زمانی برای افزودن عملیات تعمیر و نگهداری پیشگیرانه در برنامه‌های خود پیدا کنند. تعمیر و نگهداری واکنشی مقرون به صرفه نیست زیرا خرابی دارایی اغلب منجر به هزینه‌های برنامه ریزی نشده می‌شود. متأسفانه، بسیاری از مدیران به این مساله توجه نمی‌کنند. در این سناریو بخش‌های عملیاتی صرفاً بابت تجهیزات معیوب ضرر نمی‌کنند؛ بلکه سرمایه خود را بابت هزینه‌های پیش بینی نشده مرتبط با از دست دادن بهره وری، اضافه کار و خرید لوازم یدکی / ذخیره سازی هم هدر می‌دهند.

انتخاب نوع نگهداری

با وجود تمام قابلیت‌ها، نگهداری پیشگیرانه برای همه دارایی‌ها مناسب نیست. هزینه‌های انجام PM همیشه باید کمتر از هزینه خرابی باشد. به عنوان مثال، فرض کنید هزینه خرابی یک دارایی خاص ۵۰۰ هزار تومان و هزینه PM آن ۸۰۰ هزار تومان است. در این حالت، PM می‌تواند اتلاف وقت و پول باشد. در این مورد شرکت با اتخاذ روش نگهداری واکنشی می‌تواند ۳۰۰ هزار تومان پس انداز کند.

از طرف دیگر، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه بسیاری از دارایی‌ها به پس انداز مالی تبدیل می‌شود. به عنوان مثال هتل‌ها را در نظر بگیرید. زیر تشک اتاق بعدی هتل خود را چک کنید؛ ممکن است بتوانید برخی از دستورالعمل‌های  PM را آنجا کشف کنید. آیا می‌دانید کارکنان هتل برای افزایش طول عمر، هر هفته تشک‌ها را می‌چرخانند؟ در کمال تعجب، این روش کوچک نگهداری پیشگیرانه، سالانه میلیون‌ها دلار پس انداز برای هتل‌های سراسر جهان به ارمغان می‌آورید.

مزایای سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM )

هنگام ارزیابی برنامه‌های نگهداری پیشگیرانه در مقابل برنامه‌های نگهداری واکنش پذیر، باید چندین فاکتور در نظر گرفته شود. باز هم تکرار می‌کنیم، هر کدام از این روش‌ها برای نوع خاصی از دارایی‌ها مناسب هستند. اما یک چیز مشخص است: با استفاده از نرم افزارهای پیشگیرانه، نگهداری بسیار راحت‌تر است.

مدیریت باید تفاوت‌های اساسی بین این دو طرز فکر را درک کند. در ادامه به برخی از عوامل که باید هنگام برنامه ریزی یک برنامه نگهداری در نظر بگیرید اشاره می‌شود:

۱. ایمنی بیشتر تعمیرات پیشگیرانه

هرچه دارایی‌ها بیشتر بررسی شوند، احتمال بروز مشکلات خطرساز کمتر است. مشاغلی که از برنامه‌های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه پیروی می‌کنند، خطر خرابی غیرمنتظره، خطرات بهداشتی و دعاوی مربوط به مسئولیت را کاهش می‌دهند.

 ۲. طول عمر طولانی‌تر برای تجهیزات

برنامه‌های نگهداری پیشگیرانه اطمینان می‌دهند که کلیه دارایی‌های تجاری مطابق با دستورالعمل‌های تولید کننده کار می‌کنند. با به روزرسانی قطعاتی که عملکرد ضعیفی دارند، دارایی‌ها در سطح ثابت بهره وری در طول سال عمل می‌کنند. این باعث کاهش دفعات مورد نیاز برای خرید تجهیزات جدید و سرمایه گذاری مجدد می‌شود.

3. افزایش بهره وری Preventive Maintenance

استراتژی‌های ضعیف نگهداری می‌توانند ظرفیت تولید سازمان را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. راه حل‌های تعمیر و نگهداری پیشگیرانه مدرن به مدیران عملیاتی این امکان را می‌دهند تا برخی تجهیزات ضروری را دیجیتالی کنند، سفارشات کاری معین داشته باشند و وضعیت دارایی را به راحتی با استفاده از تلفن‌های هوشمند خود بررسی کنند.

پرسنل تعمیر و نگهداری نیز می‌توانند هشدارهای مربوطه را از طریق تلفن همراه دریافت کرده، از خرابی تجهیزات عکس بگیرند و با اتمام کار، وضعیت وظیفه را روی “انجام شده” قرار دهند. سیستم PM و کاهش زمان خرابی به کارایی بیشتر تیم و افزایش بهره وری کمک می‌کنند.

۴. کاهش هزینه‌ها

جای تعجب نیست که نگهداری واکنش پذیر به تعمیرات پرهزینه منجر می‌شود. هزینه استفاده از تجهیزات تا حد خرابی ممکن است ۱۰ برابر بیشتر از هزینه انجام تعمیر و نگهداری دوره ای باشد.

 گاهی اوقات، کارکنان داخلی می‌توانند به سرعت این تعمیرات پیشگیرانه را انجام دهند. در مواقع دیگر، سازمان‌ها برای انجام تعمیرات باید منتظر متخصصان خارج از سازمان باشند. شرکت‌هایی که PM را اتخاد کرده اند، خرابی کمتری را تجربه می‌کنند که به معنی تولید بیشتر است. طبق آنالیز “تعیین ارزش نگهداری پیشگیرانه” انجام شده توسط جونز لانگ لاسال، یک شرکت مخابراتی با اجرای یک طرح نگهداری پیشگیرانه، موفق شد نرخ بازگشت سرمایه ۵۴۵٪ را  تجربه کند.

۵. مصرف انرژی کمتر سرویس و نگهداری پیشگیرانه

دارایی‌های الکتریکی ضعیف اغلب انرژی بیشتری نسبت به آنهایی که در شرایط عادی کار می‌کنند، مصرف می‌کنند. PM اجازه می‌دهد تا مسائل مربوط به سرقت انرژی به سرعت حل و فصل شود، در نتیجه قبض‌های کمتری برای خدمات برای شما ارسال خواهد شد. هرچه کسب و کار شما انرژی بیشتری ذخیره کند، سود شما نیز بالاتر خواهد بود. در ادامه به برخی از جوانب منفی برنامه‌های PM اشاره می‌شود:

معایب سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( Preventive Maintenance  ) 

۱. محدودیت‌های بودجه

هزینه اجرای راه حل‌های پیشرفته نگهداری دیجیتال برای مشاغل کوچک‌تر بسیار بالا است. از راه حل‌های نرم افزاری با قیمت بالا گرفته تا اختصاص ساعات کاری برای انجام وظایف، PM معمولاً یک انتخاب لوکس محسوب می‌شود. با این حال، در سال‌های اخیر، برخی از ارائه دهندگان، این هدف را قابل دستیابی کرده اند.

۲. نیاز به منابع بیشتر در سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM )

با انجام بازبینی‌های بیشتر در طول سال، سازمان شما ممکن است به پرسنل بیشتر، قطعات بیشتر و سرمایه ماهانه بیشتری نیاز داشته باشد. بسته به پیچیدگی سازمان شما، ممکن است مجبور باشید اجرای Preventive Maintenance را فقط برای دارایی‌های اساسی در اولویت قرار دهید.

۳. وقت گیر بودن تعمیرات پیشگیرانه

شرکت‌هایی که به نگهداری پیشگیرانه روی می‌آورند، گاهی احساس می‌کنند بار کاریشان افزایش پیدا کرده است. این احساس واقعی است! اختصاص وقت برای بازرسی دارایی‌های پیچیده، که شامل چندین قسمت هستند، می‌تواند خسته کننده باشد. در ابتدا حتی مشاغل فاقد ماشین آلات پیچیده هم ممکن است نسبت به انجام بازرسی‌های مداوم مقاومت نشان دهند.

۴. سازماندهی دشوار سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM )

همانطور که قبلا ذکر شد، توسعه یک برنامه PM بدون در اختیار داشتن یک سیستم سازمانی یک فاجعه است. با داشتن صدها، و گاهی هزاران دارایی برای نگهداری، هیچ تیم مدیریتی نمی‌تواند فقط به حافظه یا وایت بورد اتکا کند. استفاده از لیست‌های کاغذی، یافتن آنچه در لحظه نیاز دارید را دشوار می‌کند و کار کردن با راه حل‌های سنتی CMMS با مجموعه ای گیج کننده از مراحل مختلف، کار آسانی نیست.

همانطور که می‌بینید، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه هم مزایا و هم معایبی دارد. با این حال، به لطف فناوری مدرن، در سازمان‌های مختلف نکات مثبت بیشتر از موارد منفی بوده و اجرای عملیات ساده‌تر شده است. هر صنعتی روش منحصر به فردی برای انجام PM دارد، با این وجود بسیاری از وضعیت موجود راضی نیستند. بیشتر اوقات، مشکل به گردش کارهای ناکارآمد، سیستم‌های ضعیف سازمانی و نرم افزار‌های دست و پا گیر بر می‌گردد.

انواع نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه

وظیفه PM پیش بینی و جلوگیری از طولانی شدن روند خرابی تجهیزات است. عملیات تعمیرات پیشگیرانه باید بر روی تمام قطعات و اجزایی که با گذشت زمان احتمال خرابی آنها وجود دارد انجام شود.

هیچ نوع نگهداری پیشگیرانه بهتر از نوع دیگر نیست. هنگام انتخاب نوع PM مورد نیاز تجهیزات خود، به توصیه‌های سازنده تجهیزات دقت کنید. نگهداری پیشگیرانه در چهار دسته اصلی قرار می‌گیرد. این چهار دسته را با چند مثال ساده توضیح می‌دهیم:

سرویس و نگهداری پیشگیرانه دوره ای: 

همچنین به عنوان تعمیر و نگهداری مبتنی بر زمان شناخته می‌شود. تعمیرات پیشگیرانه و نگهداری دوره ای در فواصل زمان بندی شده انجام می‌شود (یعنی سالانه، سه ماهه، ماهانه و هفتگی). مدیران باید دستورالعمل‌های مربوط به تجهیزات را مطالعه کنند تا بتوانند برنامه‌های نگهداری توصیه شده مناسب را اتخاذ کنند. بیشتر تولیدکنندگان تجهیزات، میزان بازرسی مورد نیاز و متوسط عمر دارایی را مشخص می‌کنند. 

مثال: هر 6 ماه یک بار، باید روغن را تعویض کنم. 

سرویس و تعمیرات مبتنی بر متر:

به این نوع تعمیر و نگهداری پیشگیرانه PM مبتنی بر عملکرد و PM مبتنی بر متر نیز گفته می‌شود. هر قطعه ای که به تعمیر و نگهداری مبتنی بر میزان استفاده نیاز داشته باشد، برای ارزیابی ساعات کارکرد، میزان تولید و غیره نیز دارای یک شمارنده خواهد بود.

مثال: هر 5000 مایل، باید روغن را تعویض کنم.

نگهداری مبتنی بر پیش بینی:

نگهداری مبتنی بر پیش بینی (PdM) نوعی پیشرفته از نگهداری پیشگیرانه با هدف کاهش تعداد کارهای برنامه ریزی شده ضروری است. PdM با تجزیه و تحلیل داده‌ها تعیین می‌کند چه موقع شرایط بسیار خاصی برای نگهداری ایجاد شده است. شرکت‌ها قبل از شناسایی نیازهای مطلوب PM، از متخصصان، بروشور تجهیزات، تجربیات گذشته و اینترنت اشیا اطلاعات لازم را جمع می‌کنند. هرچه اطلاعات شما بیشتر باشد، می‌توانید تصمیمات بیشتری بگیرید. البته متأسفانه، جمع آوری داده‌های پیچیده، پر هزینه و وقت گیر است.

مثال: بین ماه‌های ژوئن تا آگوست، هر ۳۰۰۰ مایل روغن عوض می‌کنم، زیرا آف رودینگ انجام می‌دهم و ماشینم گرد و غبار بیشتری می‌گیرد. بقیه سال هر ۵۰۰۰ مایل روغن عوض می‌کنم.

نگهداری نسخه ای PM:

مشابه نگهداری مبتنی بر پیش بینی، این نوع نگهداری نیز بر اساس داده‌ها تصمیم گیری می‌کند. با این حال، نگهداری نسخه ای (RxM) به مدیران عملیاتی امکان استفاده از نرم افزار یادگیری ماشین را هم می‌دهد.

این نرم افزار هوشمند قبل از ارائه توصیه‌های خاص طراحی شده برای کاهش خطرات عملیاتی، شرایط تجهیزات را جمع آوری و تحلیل می‌کند. این فناوری توسط چیزی به نام “تجزیه و تحلیل تجویز شده” هدایت می‌شود و برای فرضیه بندی نتایج بالقوه طراحی شده است. به زودی انتظار می‌رود شاهد تحولات خارق العاده ای باشیم که RxM را در دسترس تیم‌های کوچک نگهداری هم قرار می‌دهد.

مثال: موتور ماشین من پس از آف رودینگ در جاده در ماه‌های گرم تابستان به دلیل فیلتر غبارآلود خراب شد. با این حال، یک مالک دیگر با وسیله نقلیه یکسان، با فعالیت‌های مشابه، دچار همین مشکل شد و مراتب را از طریق هوش مصنوعی (AI) گزارش کرد. این فرد متوجه شد که می‌تواند با تعویض روغن در هر ۴۰۰۰ مایل بر خلاف هر ۳۰۰۰ مایل مانند من که بر اساس نگهداری مبتنی بر پیش بینی انجام می‌شود، دیگر دچار این مشکل نشود.