فهرست مطالب این مقاله:
در این مقاله می تونین با روش هایی که سازمان ها نحوه استفاده از فناوری های اتوماسیون رو بهینه سازی می کنن آشنا بشین. اینطوری می تونین متوجه بشین اونها چطور از بهبود ساده فرآیند به تحول واقعی فرآیند می رسن.
وقتی که جیسون جیمز، یک مدیر ارشد فناوری تصمیم گرفت فرآیند استقرار نرم افزار شرکتش رو خودکار کنه، تیم DevOps رو موظف کرد تا هر چیزی رو که می تونه در مورد فرآیند یاد بگیره.
جیمز میگه از مهندسان DevOps خواسته تا مثل انسان شناسان عمل کنن و ببینن که توسعه دهندگان چطور نرم افزار رو برای مشتریان شرکت مستقر می کنن، چطور به روزرسانی های نرم افزار رو برنامه ریزی و بارگذاری می کنن و چطور از ابزارهای موجود برای انجام کارهای خودشون استفاده می کنن.
جیمز توضیح میده که هدف این بود که مهندسان DevOps هر مرحله از گردش کار رو درک کنن تا بتونن اول اون رو تسهیل و بعدش خودکار کنن و در نتیجه فرآیند کارآمدتری رو در در سازمان ایجاد کنن.
جیمز، مدیر ارشد فناوری در تیم توسعه یکی از نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند میگه «شکست ها معمولا با اتوماسیون اتفاق میفته، چون مردم فرآیندها رو درک نمی کنن؛ بنابراین، ما با دونستن اینکه فرآیند چیست، صحبت در مورد سهامداران و صحبت درباره تاثیر روی اونها تونستیم ریسک رو کاهش بدیم».
تجربه جیمز نمونه ای قوی از نحوه برخورد مدیران ارشد فناوری اطلاعات با اتوماسیون در سازمان های امروزی هستش. خواه تغییر به DevOps باشه یا حرکت به سمت اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA)؛ به طور کلی اتوماسیون می تونه کارایی خیلی خوبی رو برای فناوری اطلاعات و کسب و کار ایجاد کنه و به سرعت داره به یکی از مهم ترین موضوعات در ذهن مدیران ارشد فناوری تبدیل می شه.
نظرسنجی جهانی از مدیران ارشد فناوری در سال 2018 نشون داد که 96 درصد از 1437 مدیرانی که مشارکت کردن، دیجیتال رو یک اولویت استراتژیک در نظر می گیرن. وقتی در مورد حوزه های اصلی تمرکز دیجیتال در سازمان های این مدیران سوال شد، 69 درصد گفتن اتوماسیون و تحول فرآیند مهم ترین ابتکار اونهاست.
در گزارش جهانی CIO Point of View که در سال 2019 منتشر شد، میشد دید که 52 درصد از 500 مدیر ارشد فناوری که در نظرسنجی شرکت کرده بودن، فراتر از اتوماسیون وظایف روتین حرکت کردن و فرآیندهای پیچیده تری رو هدف گرفتن.
با این حال، اشتیاق به اتوماسیون، سازمان ها رو به هدف نمی رسونه. به گفته تحلیلگران، مشاوران و مدیران باتجربه، ابتکارات اتوماسیون برای اثربخشی به چیزی بیشتر از پیاده سازی های موفق فناوری نیاز داره.
اونها میگن سازمان هایی که قصد دارن از برنامه های اتوماسیون خودشون حداکثر بهره رو ببرن، باید در فرآیندهایی که امید به خودکارسازی اونها دارن، غوطه ور بشن و بفهمن که کار چطور جریان داره و جریان کار کجا می تونه تغییر کنه.
برندی اسمیت، شریک تجاری یک شرکت مشاوره مدیریت میگه «اتوماسیون یک اهرمه و با تحویل فرآیند همراهی می کنه».
با توجه به این واقعیت، اسمیت و بقیه کارشناسان میگن مدیران ارشد فناوری اطلاعات باید ایده های زیر رو در نظر بگیرن تا به ارائه نتایج بهینه موقع حرکت به سمت فناوری های اتوماسیون کمک کننن.
از موارد امکان پذیر یک چشم انداز ایجاد کنین
اکثر سازمان ها قبلا اسکریپت هایی رو داشتن که حداقل بعضی از وظایف اساسی رو خودکار می کردن. اما حالا براساس گزارشات منتشر شده، خیلی از این سازمان ها به هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و RPA روی آوردن تا فرآیندهای پیچیده رو در شرکت های خودشون مهندسی مجدد کنن.
جی پی گاوندر، نایب رئیس و تحلیلگر اصلی موسسه تحقیقات فارستر و نویسنده کتاب راهنمای مدیران ارشد فنی برای اتوماسیون، هوش مصنوعی و رباتیک میگه «مدیران ارشد فناوری فارغ از سطح بلوغی که دارن باید به همکاران اجرایی خودشون کمک کنن تا موارد امکان پذیر رو درک کنن».
گاوندر میگه «بیشتر افرادی که خارج از حوزه IT قرار دارن، احتمالات رو درک نمی کنن. مدیر ارشد فناوری در اینجا باید نقش رهبر ارکستر رو ایفا کنه و به سایر افراد در سازمان کمک کنه تا سناریوهای مختلفی رو که می شه به اونها توجه کرد و تغییراتی که نیاز هستش رو شناسایی کنن.
جیمز نیز با این رویکرد موافق هستش. جیمز در این خصوص میگه «انتظار ندارم رئیس هر دپارتمان به سراغ مدیر ارشد فناوری بیاد. مدیران ارشد فناوری اول باید در دپارتمان های خودشون یک قهرمان باشن، خونه (دپارتمان) خودشون رو با استفاده از فناوری های اتوماسیون تمییز کنن، ارزش خودشون رو در کارهای پیچیده در حوزه فناوری اطلاعات ثابت کنن و بعدش فناوری ها رو به دپارتمان های دیگه منتقل کنن».
ارزش در اتوماسیون رو نشون بدین
اتوماسیون و تحول فرآیند، جزو مولفه های حیاتی برای ایجاد مزیت رقابتی هستن؛ چون بازدهی بیشتری رو به همراه میاره که هزینه ها رو کاهش و به نیروی انسانی اجازه میده تمرکز خودش رو به وظایف سطح بالاتر منتقل کنه.
با این حال، جیمز معتقده که تمام افراد پتانسیل یکسانی رو در اتوماسیون نمی بینن؛ چون بعضی از مردم می ترسن که نه تنها وضعیت موجود مختل بشه بلکه این فناوری ها به طور کامل جایگزین اونها بشه.
بنابراین، جیمز با استراتژی اتوماسیون خودش پیش میره و با به دست آوردن پیروزی های اولیه و ترویج مزایای اتوماسیون، استانداردهای قدیمی رو از ذهن مدیران ارشد فناوری خارج می کنه و در همون پروژه های اول، تاثیر روحیه بخشی رو روی تیم های خودش می گذاره.
جیمز برای مثال به اتوماسیون فرآیند استقرار نرم افزار اشاره می کنه. او به تیم استقرار خودش نشون داد که اتوماسیون چطور می تونه ساعات کاری زیاد و شب کاری های طولانی رو کاهش بده. جیمز میگه حالا برای جلب نظر بقیه در شرکت خودش از موفقیت اون پروژه استفاده می کنه.
درک کاملی از فرآیند هدفمند کسب کنین
سارا برنت، معاون اجرایی و تحلیلگر برجسته در یک شرکت مشاوره مدیریت به نام اورست گروپ میگه «اتوماسیون امروز در خصوص بهینه سازی و نوسازی فرآیندها صحبت می کنه. به این ترتیب، سازمان ها باید تمام مراحل یک فرآیند موجود رو درک کنن و مراحل ضروری رو شناسایی کنن، ببینن گلوگاه ها در چه جاهایی وجود داره و اینکه می شه فرآیند رو با نیازهای جدید و مطابق با تکامل خودشون سازگار کنن یا نه».
برنت میگه این دانش، همراه با فناوری های اتوماسیون، نحوه حرکت سازمان ها از بهبود ساده فرآیند به سمت تحول واقعی فرآیند هستش.
او اضافه می کنه «سازمان ها حتما می تونن فرآیندهای خودشون رو بدون فناوری هم بهینه کنن، اما متحول سازی و مدرن سازی اونها فقط می تونه با استفاده از فناوری ها انجام بشه».
گردش کار رو دوباره تصور و سپس خودکار کنین
کارشناسان میگن اگر می خواین تحول واقعی رو ببینین، مدیران ارشد فناوری باید از درکشون نسبت به یک فرآیند کمک بگیرن و همزمان با خودکارسازی فرآیند، به دنبال راه های برای بهبود اون باشن.
مایکل چوی، شریک موسسه جهانی مک کینزی، بازوی تحقیقاتیه تجارت و اقتصاد مک کینزی میگه «کاملا محتمل هستش که فناوری های اتوماسیون راه حل هایی برای خودکارسازی فعالیت های خاص در بخش های مختلف داشته باشن. اما ما متوجه شدیم ارزشی که می تونین با طراحی دوباره کل فرآیند به دست بیارین به دست بیارین رو نمی شه فقط با اتوماسیون همون فرآیندهای قدیمی به دست آورد».
مارتی بوس، مدیر ارشد فناوری استاب هاب، یک مارکت پلیس بلیت فروشی آنلاین در این خصوص میگه «وقتی به دنبال راه هایی برای کارآمدتر کردن فرآیندها قبل از اجرای اتوماسیون هستش، معمولا متوجه می شه که فضای زیادی برای بهبود گردش کار وجود داره».
بوس توضیح میده «ما متوجه شدیم کارهایی وجود داره که انجام میدیم چون اونها همون کارهایی بودن که عادت کردیم همیشه انجام بدیم».
او به نحوه تحویل بلیت ها به استاب هاب اشاره می کنه؛ وقتی که این شرکت در سال 2000 کار خودش رو شروع و اولین فرآیندهای خودش رو ایجاد کرد، اکثر بلیت ها کاغذی بودن و بنابراین، باید ارسال می شدن. حالا بلیت ها تقریبا به طور کلی دیجیتالی هستن و می شه اونها رو به صورت الکترونیکی منتقل کرد.
از اونجایی که فرآیند انتقال بلیت به طور فزاینده ای خودکار شد، بوس میگه تیم او با برداشتن هر چه بیشتر مراحل و تسهیل اونها تا حد امکان، به تحول این فرآیند کمک کرد.
با درس گرفتن از این تغییر، بوس میگه تیم فناوری اطلاعات او همچنان با تیم های حوزه عملکردی برای درک جریان کار و شناسایی مراحل غیرضروری همکاری نزدیکی داره. او اضافه می کنه «ما می پرسیم که آیا کاری که انجام میدیم صرفا به این خاطره که 10 سال پیش موقع ایجاد فرآیند اون رو مشخص کردیم؟ آیا هنوز اون کار با شرایط امروز کسب و کار همخوانی داره؟».
گاوندر تخمین میزنه که تعداد کمی از فرآیندها بهینه شدن و اضافه می کنه که «هیچ نقطه پایانی برای پیشرفت هایی که می تونین به دست بیارین وجود نداره». علاوه بر این، گاوندر میگه مدیران ارشد فناوری که در ارزیابی و بهینه سازی فرآیندها قبل از خودکارسازی اونها شکست می خورن در آینده در خطر تداوم ناکارآمدی ها برای مدتی طولانی قرار می گیرن.
او اضافه می کنه «این خطر بزرگ وجود داره که فرآیندی رو تقویت کنین که بهینه نشده باشه. بنابراین، در حالی که چیزی مثل RPA معمولا با افزایش بهره وری، پیروزی های سریع رو به ارمغان میاره، اما به این معنی نیست که در نهایت اون ارزش قابل توجهی که به دنبالش بودین رو به دست بیارین».
قبل از حرکت رو به جلو به دنبال کمال نباشین
ایان برنان، مدیر فناوری اطلاعات در شرکت لایا هلث کر، یک شرکت بیمه سلامت در ایرلند، معتقده که بازبینی فرآیندها برای بهینه سازی بازده سرمایه گذاری های او در فناوری های اتوماسیون حیاتی هستش.
برنان اضافه می کنه «در یک دنیای ایده آل، من دوست دارم یک شخص با رویکرد شش سیگما وارد بشه و مراحل فرآیندهایی که خودکارسازی می کنیم رو کاهش بده». اما چنین چیزی امکان پذیر نیستش.
برنان ابتکارات اتوماسیون خودش رو در سال 2018 شروع کرد و از نرم افزار RPA Blue Prism برای خودکارسازی وظایف در سازمانش استفاده کرد. او فرآیندهایی رو هدف قرار میده که می تونه نشون دهنده مزیت اتوماسیون برای صرفه جویی در ساعات کار تیم های عملکردی و همچنین کاهش احتمال خطاها و خطرات باشه.
تیم فناوری اطلاعات برنان در واقع برای درک گردش کار با تیم های کسب و کار همکاری می کنه و هدف اونها بهبود گردش کار قبل از پیاده سازی فناوری اتوماسیون RPA هستش. اما برنان میگه حتی اگر یک کار بهینه نشده باشه، در نهایت باز هم با اتوماسیون بهتر انجام می شه و بازگشت سرمایه خوبی رو ارائه میده. او اضافه می کنه «شما می تونین کمال رو هدف بگیرین یا می تونین کارایی رو هدف قرار بدین».
هر چند این پایان داستان نیست. برنان و دیگران میگن که این شرکت می تونه (و باید) فرآیندهای خودکار رو مجددا بررسی و در صورت لزوم بازطراحی کنه تا اونها رو در مقطعی بیشتر یا حتی به طور کامل بهینه کنه.
گاوندر میگه «از یک رویکرد مستمر و چابک تر استفاده کنین؛ جایی که تغییرات رو ایجاد می کنین و همزمان با بهبود فرآیند خودتون، کار دیجیتالی انجام شده توسط سیستم های RPA رو هم در نظر می گیرین».
یک پشته (Stack) فناوری اطلاعات مدرن ایجاد کنین
پل چاپمن، مدیر ارشد فناوری شرکت باکس، یک سرویس مدیریت محتوا و اشتراک فایل مبتنی بر ابر، میگه او و بقیه مدیران میخوان از فناوری برای خودکارسازی وظایفی که به هوش یا قضاوت نیاز دارن، استفاده کنن.
چون در حال حاضر خیلی از فرآیندهای ساده و دستی از قبل خودکار شدن. برای مثال، خودکارسازی گردش کار قراردادهای قانونی مثل قراردادهای مربوط به تمدید یکی از مواردی هستش که چاپمن به دنبالش هست.
چاپمن میگه «اما شما نمی تونین این کار رو با همون معماری قدیمی شرکت انجام بدین. شما باید یک معماری مدرن رو ایجاد کنین. این مزیت ماست؛ ما شرکتی هستیم که در فضای ابری مستقر شدیم و این به ما امکان تعاملی که به دنبالش هستیم رو میده».
چاپمن توضیح میده «خودکارسازی چنین وظایفی به پردازش ابری، تحلیل داده های پیچیده، رابط های برنامه نویسی کاربردی (API ها) و البته سطحی از قابلیت های هوش مصنوعی هستش که در حال حاضر در محیط های فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از اتوماسیون کار می کنه».
اسمیت هم با این رویکرد موافق هستش. او به این موضوع اشاره می کنه که «اتوماسیون زمانی مناسب تر هستش که زیرساخت فناوری اطلاعات شما از یکپارچگی و تغییرات سریع پشتیبانی کنه».
تغییر رو مدیریت کنین
چوی میگه همون طور که در مورد هر ابتکار مبتنی بر فناوری صادق هستش، مدیران ارشد فناوری باید یک استراتژی مدیریت تغییر قوی داشته باشن تا کارمندانی که تحت تاثیر اتوماسیون قرار می گیرن به جای رد تغییرات، با جریان کاری جدید سازگاری پیدا کنن.
اسمیت، همکار چوی در مک کینزی با این موضع موافق هستش. او میگه خیلی از کارمندان می ترسن که فناوری جایگزین اونها بشه؛ اما اتوماسیون لزوما به معنی از دست دادن شغل نیست. در عوض، ظرفیت بیشتری برای کارمندان ایجاد می کنه و این زمان رو بهشون میده تا روی کارهای با ارزش بالاتر و ابتکارات جدیدی که با فناوری های پیشرفته ایجاد می شن، متمرکز بشن.
با این حال، کارمندان باید گردش های کاری بازطراحی شده رو درک کنن و با نقش های خودشون در فرآیندهای خودکار سازگار بشن. اونها باید بدونن که چطور اتوماسیون و ربات ها به طور کلی روی مشاغل اونها تاثیر می گذاره.
اسمیت میگه اگر مدیران ارشد فناوری می خوان ROI رو در ابتکارات اتوماسیون خودشون افزایش بدن، باید به این نیازها توجه کنن.
چوی اضافه می کنه «وقتی کاربردهای موفق فناوری اتوماسیون رو بررسی می کنیم متوجه می شیم که 80 درصد موفقیت مربوط به مدیریت تغییر در افراد هستش تا فناوری استفاده شده».
