فهرست مطالب این مقاله:
در این مقاله نشان خواهیم داد که چگونه یک نرم‌افزار مدیریت اکتیودایرکتوری قدرتمند می‌تواند مخارج سازمان شما را در مدت زمانی کوتاه بسیار کاهش دهد.
نرم افزار مدیریت اکتیودایرکتوری
در دنیای امروز، بررسی امکان و میزان بازگشت سرمایه برای خرید و استفاده از هر محصولی ضروری به نظر می‌رسد. سازمان‌های بزرگ در بسیاری از موارد در خصوص خرید محصولات (چه نرم‌افزاری و چه سخت‌افزاری) محتاط عمل می‌کنند و تا شواهد کافی بر اثربخش بودن آن نیابند حتی ممکن است نسخه‌های آزمایشی آن را نیز مورد ارزیابی قرار ندهند. از این رو، در این سند تلاش شده است تا تصویر روشنی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت Active Directory برنا ارائه دهیم و با بررسی یک نمونه‌ی عینی، تاثیر استفاده از برنا را بر کاهش هزینه‌ها بررسی کنیم.
برنا یک نرم‌افزار مدیریت اکتیو دایرکتوری است که سربار کاری مدیریان IT را به طور چشم‌گیری کاهش می‌دهد. برنا امکانات فراوانی برای مدیریت حساب‌های کاربری، گروه‌ها و کامپیوترها دارد. لازم به گفتن نیست که بخش عظیمی از وقت بخش IT به ساخت، حذف و اعمال تغییرات در حساب‌های کاربری هدر می‌رود. فرایندهای خسته‌کننده و زمان‌گیری مانند ساخت گروهی کاربران که با ابزارهای توکار ویندوز ممکن است تا چندین ساعت به طول بیانجامد با چند کلیک در برنا امکان‌پذیر است.
در برنا همچنین گزاراشات فراوانی در نظر گرفته شده است که از جنبه‌های مهمی حائز اهمیت هستند. برای مثال گزارش کاربرانی که اخیراً فعالیتی نداشته‌اند می‌تواند باعث شناسایی کاربرانی شود که از سازمان خارج شده‌اند که خود از خطرات بالقوه امنیتی جلوگیری می‌کند. به عنوان نمونه‌ای دیگر، گزارش‌های اکانت‌هایی که به تازگی رمز عبورشان منقضی خواهد شد می‌تواند به مدیریان IT در خصوص آگاهی دادن به کاربران کمک کند تا در آینده، بار مربوط به تغییر رمز عبور یا رفع مسدودیت کاربران کاهش یابد. علاوه با این موارد، گزارش‌های جامع برنا، با فراهم نمودن تصویری روشن از دامین‌ها، می‌تواند هدایت‌بخش مدیران IT در خصوص تصمیمات آینده و تشکیل چشم‌اندازی واقع‌بینانه باشد.
از قابلیت‌های دیگر برنا که نوعاً باعث کاهش سربار و هزینه‌ی کاری می‌شود و یا افزایش امنیت سازمان را درپی دارد می‌تواند به امکان تفویض اختیار، اتوماسیون مدیریت اکتیودایرکتوری و گزارش‌گیری از تغییرات و فعالیت کاربران اشاره کرد.
در ادامه، ابتدا اطلاعات اولیه از سازمانی را که مورد بررسی قرار دادیم ارائه خواهیم کرد و سپس بر اساس آمار و اطلاعات موجود سعی در برآورد تاثیر برنا بر هزینه‌های سازمان خواهیم کرد.
نمونه‌ی عینی مدیریت اکتیودایرکتوری
سازمانی که توسط ما مورد ارزیابی قرار گرفت نزدیک به 1000 کاربر دارد. بر اساس اطلاعات موجود، میانگین حقوق کارمندان این سازمان بدست آمد که در جدول 1 آورده شده است. توجه داشته باشید که در تمام جداول و آمار موجود در این سند، به منظور خوانایی اعداد، واحد پول تومان در نظر گرفته شده است.
جدول 1 میانگین حقوق پرداختی
سازمان مورد بررسی ما شامل فقط یک دامین است. اطلاعات دیگر در بخش‌های بعدی در صورت نیاز بیان خواهند شد. توجه داشته باشید که تنها مواردی که در هزینه‌ها تاثیرگذار هستند در اینجا مورد بررسی قرار خواهند گرفت.
کاهش هزینه‌های مستقیم
همان‌طور که اشاره شد، موارد بسیاری در برنا باعث کاهش هزینه‌ها به صورت مستقیم می‌شوند. در جدول 2 برخی از این موارد با تخمین هزینه‌شان نمایش داده شده‌اند. در تمام سازمان‌ها، به خصوص سازمان‌های بزرگ، تعداد زیادی کارمند در هر ماه استخدام شده و عده‌ای سازمان را ترک می‌کنند. در هنگام ورود یک کارمند جدید، مسئولان IT باید یک حساب کاربری برای آن ایجاد کنند که در این مدت زمان، آن کارمند جدید نیز عملاً توان انجام هیچ کاری را نخواهد داشت. علاوه بر این موارد، همواره تعداد زیادی درخواست از سوی کارمندان در خصوص تغییر پسورد و رفع مسدودشدگی ثبت می‌شود که وقت زیادی از واحد IT را می‌گیرد.
جدول 2 هزینه‌های امور مربوط به مدیریت حساب‌های کاربری بدون استفاده از برنا
با نصب برنا، هزینه‌ی انجام این امور به طرز چشم‌گیری کاهش خواهد یافت. پس از نصب برنا، ابتدا باید چندین الگو توسط ادمین شبکه ساخته شود. از این الگوها برای ساخت راحت و سریع حساب‌های کاربری استفاده می‌شود که زمان ساخت را به طور موثری کاهش می‌دهد. البته این عمل فقط یک‌بار انجام خواهد شد و نیازی به انجام آن به صورت سالانه نخواهد بود. توجه داشت باشید که اگر کاربران به صورت دسته‌ای و توسط فایل متنی از واحد HR به واحد IT اعلام شوند، این زمان حتی کمتر خواهد شد و مسئول مربوطه تنها کافیست تا فایل مورد نظر را ایمپورت کند. در مواردی دیگر مانند رفع مسدودیت و تغییر پسورد، مسئول مربوطه می‌تواند با گزارش مربوطه تمام کاربران را انتخاب نموده و تنها با چند کلیک درخواست آنها را برآورده کند. در جدول 3، برآورد هزینه‌های مربوط به امور حساب‌های کاربری در صورت استفاده از برنا نشان داده شده است.
جدول 3 هزینه‌های امور مربوط به مدیریت حساب‌های کاربری با استفاده از برنا
همان‌طور که پیداست، با برنا، هزینه‌ی امور مربروط به حساب کاربران تا 95% کاهش پیدا می‌کند که در سازمان‌های بزرگ رقم بسیار بزرگی خواهد بود.
هزینه‌ی بعدی که در اینجا مورد بررسی قرار می‌گیرد، مربوط به آموزش نیروی متخصص و فنی است. برای مدیریت اکتیودایرکتوری و انجام فعالیت‌هایی که شاید به ظاهر سخت نباشند نیاز به دانش و تجربه کافی درباره‌ی اکتیو دایرکتوری ضروری است. با این همه، بسیاری از این امور به آسانی و در شرایطی کنترل شده که امکان خطا و اشتباه انسانی را به حداقل می‌رساند در برنا وجود دارد. این امر علاوه بر تسهیل امور مدیریتی، نیاز سازمان به افراد متخصص و خبره در ضمیه‌ی اکتیو دایرکتوری را به طور قابل ملاحظه‌ی کاهش می‌دهد.
جدول 4 هزینه‌های آموزشی بدون استفاده از برنا
در جدول 4 برآورد هزینه‌ی مورد نیاز برای آموزش نیروی انسانی متخصص آورده شده است. علاوه بر زمان‌بر بودن این فرایند، نیاز به فردی متخصص برای آموزش هم وجود دارد. حال آنکه هزینه و زمان مورد نیاز با استفاده از برنا کاهش چشم‌گیری پیدا می‌کند. این موضوع در جدول 5 به روشنی نمایان است.
جدول 5 هزینه‌های آموزشی با استفاده از برنا
همان‌طور که می‌دانید، با اضافه شدن دامین‌های جدید برای یک دفتر، بخش یا شهر جدید، سازمان‌ها مجبور به استخدام ادمین شبکه با تخصص‌های لازم به منظور مدیریت اکتیودایرکتوری می‌شوند. این امر خود باعث افزایش هزینه‌های سازمان می‌شود. فرض کنید که به ازای هر دامین که اضافه می‌شود یک ادمین نیز استخدام کنید. حال آنکه به کمک برنا، شما می‌توانید اکتیو دایرکتوری را به صورت تحت وب و از طریق دفتر مرکزی به آسانی مدیریت کنید. در بدترین حالت ممکن است سازمان نیاز به حضور فیزیکی فرد متخصص داشته باشد که در این حالت می‌توانید یک فرد help desk را به کار بگیرید که به کمک امکانات ساده شده‌ی برنا وظایف ادمین را نیز به صورت محدود انجام دهد که در نتیجه‌ی آن هزینه‌ها کاهش خواهد یافت. وظایف مدیریتی نیز می‌تواند توسط مدیر یا ادمین شبکه و به صورت تحت وب انجام شود.
تاثیر افزایش دامین‌ها بر هزینه در جدول 6 نشان داده شده است. همان‌طور که در این جدول نشان داده شده است، در سازمان‌هایی که چندین دامین دارند، برنا به طرز قابل ملاحظه‌ای هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. در این جدول فرض شده است که به ازای هر دامینی که اضافه می‌شود یک ادمین شبکه نیز اضافه خواهد شد که در سال درآمدی حدود 36 میلیون تومان خواهد داشت. حال آنکه درآمد یک help desk حدود 24 میلیون تومان خواهد بود. در برنا هزینه افزایش هر دامنه 500 هزار تومان می‌باشد.
جدول 6 تاثیر کاهش هزینه‌ها با برنا هنگام افزایش دامین‌ها
مورد دیگری که خصوصاً در سازمان‌های بزرگ اهمیت پیدا می‌کند، گزارش‌گیری است. گزارشات مختلف برنا کاربردهای مختلفی می‌توانند داشته باشند که در بسیاری از موارد برای حصول اطمینان از حفظ امنیت شبکه بسیار مفید هستند. با این وجود، ابزار پیش‌فرض و توکاری برای تهیه‌ی گزارشات در ویندوز وجود ندارد. اغلب، برای تهیه‌ی این گزارشات مهارت اسکریپت نویسی و صرف زمان ضروری است. در جدول 7 تاثیر برنا بر گزارش‌گیری نشان داده شده است. در برنا تهیه گزارشات با چند کلیک ساده و در کوتاه‌ترین زمان ممکن امکان‌پذیر است. در این جدول فرض شده است که در سال هر سازمان در دو نوبت گزارش‌گیری انجام می‌دهد. حال آنکه در صورت استفاده از برنا، به دلیل سادگی گزارش‌گیری، مدیران IT تمایل بیشتری به گزارش‌گیری و بررسی اکتیو دایرکتوری خواهند داشت که این امر خود موجب افزایش امنیت خواهد شد.
جدول 7 تاثیر برنا بر گزارش‌گیری از دامین‌ها
در جدول 8 هزینه‌های نرم‌افزار برنا برای یک سازمان با 1000 کاربر نشان داده شده است. این قیمت‌ها برای ابتدای سال 95 می‌باشند. از این قیمت‌های در ادامه برای برآورد میزان بازگشت سرمایه استفاده خواهد شد.
جدول 8 هزینه‌ی نرم‌افزار برنا
رای برآورد بازگشت سرمایه، تمام اعداد محاسبه شده در جداول فوق به دقت مورد بررسی قرار گرفتند و هزینه‌ی سازمان بدون استفاده از برنا و با استفاده از برنا برای 3 سال محاسبه شدند. نتیجه‌ی بازگشت سرمایه با استفاده از برنا در شکل 1 نشان داده شده است. همان‌طور که مشاهده می‌کنید، برای یک سازمان با اندازه‌ی متوسط با تعداد 1000 کاربر، طی سه سال حداقل نزدیک به 40 میلیون تومان سرمایه حفظ خواهد شد (هزینه‌ی آموزش فقط برای سال اول محاسبه گردیده است). این در حالی است که در این سازمان فرض شده است که تنها یک دامین وجود دارد. حال اگر تعداد دامین‌ها به دو دامین افزاش پیدا کند، میزان هزینه‌ها به طرز چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند. به همین منوال، این میزان کاهش هزینه‌ها با افزایش تعداد دامین‌ها و تعداد کاربران افزایش خواهد یافت. برای نمونه، در شکل 2 حالتی که سازمان مذکور یک دامین به شبکه‌اش اضافه کند نشان داده شده است. با توجه به اینکه در سازمان‌های بزرگ تعداد دامین‌ها بسیار بیشتر است، میزان حفظ سرمایه در آنها به مراتب بالاتر خواهد بود.
شکل 1 هزینه سازمان در هنگام استفاده و عدم استفاده از برنا
شکل 2 هزینه سازمان در هنگام استفاده و عدم استفاده از برنا با وجود دو دامین
کاهش هزینه‌های غیرمستقیم
علاوه بر مواردی که در بخش قبل به آنها اشاره شد و به طور نسبی قابل کمّی‌سازی بود، برنا امکاناتی را فراهم می‌کند که تاثیر آنها را نمی‌توان به طور مستقیم اندازه‌گیری کرد. برای مثال، بسیاری از وظایف ادمین را می‌تواند به دیگر کارمندان حتی در دپارتمان‌های دیگر مانند HR تفویض کرد. این امر به خصوص در سازمان‌های بزرگ هزینه‌ها را کاهش خواهد داد. اما در تحلیل ما این امر در نظر گرفته نشده است که دلیل آن هم دشوار بودن تحلیل آن است.
برنا همچنین امنیت اکتیو دایرکتوری را افزایش می‌دهد. با این حالت، هزینه‌های ناشی از عدم رعایت موارد امنیتی، تنها پس از وقوع آن قابل اندازه‌گیری است. ولی آنچه امروزه مدیران به آن واقفند این است که حتی کوچکترین دسترسی به منابع یک سازمان می‌تواند خسارات جبران‌ناپذیری برای سازمان به همراه داشته باشد. از این رو، ارتقاء امنیت در تمام سطوح برای یک سازمان بسیار حائز اهمیت است. بعلاوه، چشم‌اندازی که ابزارهای گزارش‌گیری برای مدیران و راهبران فراهم می‌کنند از دیگر مواردی است که تاثیر بسیاری بر موفقیت سازمان دارند اما اغلب تاثیر آنها نادیده گرفته می‌شود.
مواردی که در این بخش به آنها اشاره کردیم، همگی مواردی هستند که به آسانی نمی‌توانند کمّی شوند و نیاز به دسترسی به داده‌های آماری و تحلیل دقیق دارند. با این وجود، حتی افرادی که تنها چند سال سابقه حضور در حوزه‌ی IT را دارند نیز می‌توانند اهمیت و تاثیر آنها را بر هزینه‌های سازمان درک کنند.
نتیجه‌گیری
در این سند، به روشنی تاثیر استفاده از نرم‌افزار برنا بر کاهش هزینه‌های سازمان نشان داده شده است. این امر با تحلیل یک سناریوی عینی صورت گرفته است که در آن بخشی از موارد ملموس و قابل بررسی مورد ارزیابی قرار گرفتند و تاثیر آن در بازگشت سرمایه نشان داده شدند.
نرم‌افزار مدیریت اکتیودایرکتوری برنا، با امکانات بسیار پرکاربرد و ساده شده‌ای که دارد، مدیریت اکتیودایرکتوری را به امری ساده و کارآمد تبدیل می‌کند. امکاناتی مانند مدیریت گروهای کاربران و کامپیوترها، گزارشات بسیار متنو ع و کاربردی که به طور ضمنی اطلاعاتی غنی از امنیت اکتیو دایرکتوری ارائه می‌دهند، امکان تفویض اختیار ایمن و کنترل شده و بسیاری موارد دیگر باعث هر چه سریع‌تر و کارامدتر شدن اکتیو دایرکتوری می‌شوند. برای اطلاع بیشتر از نرم‌افزار مدیریت اکتیودایرکتوری برنا به این لینک مراجعه کنید.
