مدیریت دارایی فناوری اطلاعات
چیست!
مدیریت دارایی‌ها یا Asset Management یکی فرآیندهای مهم و ضروری در مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است که علاوه بر کمک به توسعه و پیشرفت سازمان، موجب ارتقای کارایی، کاهش هزینه‌ها و ریسک‌های مرتبط در زیر ساخت‌های فناوری اطلاعات می‌شود.
باید تأکید کنم که قبل از شروع پیاده‌سازی فرآیند مدیریت دارایی‌ها، مدیران IT و ذینفعان اصلی، باید آگاهی و شناخت کاملی از این فرآیند و مزایا و چالش‌های آن داشته باشند تا انتظارات واقع‌بینانه‌ای از ITAM داشته باشند، منابع لازم را برای موفقیت آن اختصاص دهند و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنند.
مدیریت دارایی‌ها Asset Management
سازمان چیست؟
در یک تعریف ساده می‌تونیم بگیم مدیریت دارایی‌ها فرآیندی است که اطمینان حاصل می‌کند دارایی‌های یک سازمان:
شناسایی و ثبت شده‌اند
به درستی مستقر شده‌اند
به درستی نگهداری می‌شوند
به روز رسانی می‌شوند
به‌موقع از رده خارج می‌شوند
دقت کنید که ما در مورد دارایی‌های ثابت صحبت می‌کنیم، یعنی دارایی‌های مشهود و فیزیکی که یک سازمان برای فعالیت روزانه خود از آن‌ها استفاده می‌کند. برای مثال این دارایی‌ها شامل کامپیوترها، مانیتورها، سوئیچ‌ها، تجهیزات و لایسنس‌های نرم‌افزاری، تلفن‌های همراه و سایر وسایلی است که به کارمندان برای انجام کارشان داده می‌شود.
دارایی‌های فناوری اطلاعات طول عمر مشخصی دارند. برای به حداکثر رساندن ارزش آن‌ها برای سازمان، چرخه‌ی عمر دارایی‌های IT باید به صورت پیشگیرانه مدیریت شود. هر سازمانی ممکن است مراحل منحصربه‌فردی برای این چرخه عمر تعریف کند، اما به طور کلی این مراحل شامل برنامه‌ریزی، تهیه، استقرار، نگهداری و مستهلک کردن می‌شوند.
بخش مهمی از مدیریت دارایی‌های IT، اعمال رویه‌هایی در تمام مراحل چرخه عمر برای درک کل هزینه مالکیت و بهینه‌سازی استفاده از دارایی‌ها است.
چرا باید دارایی‌های فناوری اطلاعات را مدیریت کنیم؟
دلایل و ضرورت‌های زیادی برای مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات وجود دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم، البته قبل از آن خوب است که به نتیجه یک تحقیق توسط موسسه گارتنر در این زمینه توجه کنید:
“سازمان‌هایی که به‌طور موفقیت‌آمیز فرآیند مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAM) را به عنوان یک فرآیند مدیریتی پیاده‌سازی می‌کنند، به طور معمول در سال اول اجرای این طرح، شاهد 30 درصد صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهند بود. این صرفه‌جویی در هزینه‌ها در طول پنج سال متعاقب آن نیز ادامه دارد و به طور میانگین حداقل 5 درصد در هر سال خواهد بود. با توجه به اینکه هزینه‌های نرم‌افزار و سخت‌افزار غالباً 20 درصد از بودجه فناوری اطلاعات را تشکیل می‌دهند، تسلط بر این فرآیند مدیریتی از اهمیت بالایی برخوردار است”
Source: Gartner, IT Asset Management Key Initiative Overview, June 18, 2013
ایجاد یک منبع واحد از اطلاعات دارایی‌های IT سازمان
در بسیاری از سازمان‌ها دارایی‌های فناوری اطلاعات در مکان‌های مختلف و توسط افراد متعددی مدیریت می‌شوند. مالکیت و مدیریت آن‌ها به صورت یکپارچه صورت نمی‌گیرد و هیچ ابزار واحدی برای جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات وجود ندارد. این امر به طور طبیعی منجر به سردرگمی و عدم دقت در داده‌ها می‌شود.
در چنین وضعیتی، اتخاذ تصمیمات آگاهانه دشوار است و حتی در برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها، صرفا برای ردیابی دارایی‌های فناوری اطلاعات، نیروهایی استخدام می‌شوند که این موضوع به خصوص در کشور ما ایران به دلیل بحران نیروی کار متخصص، هزینه‌های اضافی و غیر ضروری به سازمان تحمیل می‌کند.
این در حالی است که با بکارگیری فرآیندها و ابزارهای تخصصی مدیریت دارایی‌ها مانند راهکار ITSM دانا پرو، اینکار میتواند به بهترین شکل توسط سیستم به صورت خودکار انجام شود.
کاهش هزینه‌ها و جلوگیری اتلاف منابع
یکی از مزیت‌های اصلی مدیریت دارایی‌ها، کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از اتلاف منابع سازمان است. به کمک یک راهکار جامع مدیریت دارایی‌ها مانند راهکار ITSM دانا پرو، شما همیشه به فهرستی بروز شده از همه دارایی‌های سازمان دسترسی دارید و این امر با جلوگیری از خرید‌های غیر ضروری و کنترل بیشتر بر دارایی‌ها، انطباق با سیاست‌های امنیتی و حقوقی و کاهش ریسک‌ها، موجب صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود.
علاوه بر مواردی که اشاره کردیم، مدیریت صحیح دارایی‌های فناوری اطلاعات و پیاده سازی برنامه‌های سرویس و نگهداری پیشگیرانه (Preventative Maintenance) برای تجهیزات کلیدی IT سازمان مانند سرورها و تجهیزات شبکه، موجب افزایش طول عمر دارایی‌ها، کاهش خرابی‌ها و جلوگیری از اختلال در کسب و کار سازمان می‌شود که عدم توجه به آن‌ها هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم زیادی را میتواند به بار بیاورد.
ارتقاء بهره‌وری بدون لطمه به اعتماد پذیری سرویس‌ها
این روزها با تحول دیجیتال (Digital Transformation) و تغییر ماهیت عملکرد سازمان‌ها، مدیریت دارایی‌ها بسیار فراتر از فهرست برداری از اقلام سخت افزاری و نرم افزاری مثل کلاینت‌ها و لپتاپ‌های سازمان است. تیم‌های IT هر چه بیشتر از قبل در حال پذیرش اصول DevOps و SRE هستند و برای ارائه سریع و کارآمد خدمات جدید بدون خدشه‌دار کردن میزان اعتماد پذیری سرویس‌ها (Reliability)، به فرآیندها و ابزارهای مدیریت دارایی نیاز دارند.
یکی از اصلی‌ترین مزایای فرآیند مدیریت دارایی‌ها، افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان است. با داشتن یک سیستم مدیریت منسجم و متمرکز، سازمان‌ها می‌توانند دارایی‌های خود را به طور مؤثر مدیریت کنند، از منابع خود به بهترین نحو استفاده کنند و از دوباره‌کاری‌ها و هدررفت منابع جلوگیری کنند. این فرآیند به شناسایی و حذف دارایی‌های غیرضروری کمک می‌کند و امکان تخصیص بهتر منابع به بخش‌های حیاتی سازمان را فراهم می‌آورد.
پشتیبانی از سایر فرآیندهای ITSM مطابق با ITIL
مدیریت دارایی‌های (ITAM)، به عنوان یکی از اصول اساسی در مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) نقش بسیار مهمی در پشتیبانی از سایر فرآیندهای ITIL دارد، برای مثال برای پیاده سازی صحیح و کامل فرایندهایی مانند مدیریت تغییر (Change Management)، مدیریت رخداد (Incident Management) یا مدیریت پیکربندی (CMDB)، برخورداری از فرآیند مدیریت دارایی‌ها ضروری است.
به طور کلی، مدیریت دارایی‌های IT از طریق ارائه داده‌های دقیق، به‌روز و جامع، از تمامی فرآیندهای ITIL پشتیبانی می‌کند و به بهبود کارایی، کاهش ریسک و افزایش کیفیت خدمات IT کمک می‌کند.
فرآیند
مدیریت دارایی فناوری اطلاعات
مدیریت دارایی فناوری اطلاعات یک پروژه نیست که شما یک بار این کار را انجام دهید و انتظار داشته باشید تمام شود. ITAM فرآیندی است که تیم‌ها به طور منظم یا با تغییر دارایی‌ها، اهداف و ابزارها اجرا می‌کنند.
دارایی‌های موجود
اولین گام در فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، ایجاد فهرستی دقیق از تمام دارایی‌های فناوری اطلاعات است. موجودی شما شامل دارایی‌هایی است که دارید، زمانی که آن‌ها را خریداری کرده‌اید در کجا قرار دارند و به چه میزان هستند.
محاسبه هزینه‌های چرخه عمر
مرحله دوم محاسبه هزینه‌های چرخه عمر برای تمام دارایی‌های موجودی است. در طول عمر متوسط دارایی، فرصت‌های زیادی برای هزینه‌های اضافی مانند هزینه‌های نگهداری، تعمیر و … وجود دارد. محاسبه هزینه‌های چرخه عمر موجودی دارایی شما را دقیق و قابل اجرا می‌کند.
ردیابی
مرحله سوم ردیابی از طریق ابزار مدیریت دارایی است. هدف نظارت مستمر دارایی‌های فناوری اطلاعات در طول چرخه عمر آن‌ها با نظارت دقیق بر مواردی مانند قرارداد، مجوز و انقضای ضمانت است. ردیابی همچنین به شما کمک می‌کند تا از مرحله چهارم، تعمیر و نگهداری جلوتر بمانید.
تعمیر و نگهداری
تعمیر و نگهداری شامل تعمیر، ارتقا و جایگزینی دارایی است. تمام فعالیت‌های تعمیر و نگهداری باید در یک ابزار ITAM ردیابی شوند تا بتوان از داده‌ها برای درک عملکرد کلی دارایی استفاده کرد.
برنامه ریزی مالی
پنجمین و آخرین مرحله برنامه ریزی مالی است. با یک تصویر دقیق از دارایی‌های IT خود، مرحله چرخه عمر آن‌ها و هزینه‌های آن‌ها، می‌توانید به طور موثر برای آینده برنامه ریزی کنید. یکی از اهداف برنامه ریزی مالی تعیین بودجه مورد نیاز برای حفظ یا بهبود "سطح خدمات" تیم شما برای مهمترین دارایی‌های شما است. دارایی که با موفقیت با سطح بالایی از خدمات مدیریت شد، مانند میز خدمات و تیم اختصاصی، در آینده به آن سطح از خدمات نیاز خواهد داشت. دارایی‌هایی که عملکرد ضعیفی دارند ممکن است در آینده به سطح بالاتری از خدمات نیاز داشته باشند که هزینه بیشتری نیز خواهد داشت.
چرا دانا پرو به عنوان یک سیستم کارآمد برای مدیریت دارایی‌ها
شناخته شده است؟
طبیعتا راهکارها و ابزارهای زیادی برای مدیریت دارایی‌ها وجود دارد، اما چه مسائلی سبب شده تا راهکار دانا پرو، تا این حد مورد توجه قرار گیرد و چه دلایلی به پیاده سازی موفق آن در سازمان‌ها کمک کرده است؟ در این قسمت، با هم ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که موجب شده راهکار ITSM دانا پرو، به عنوان یک سیستم کارآمد مدیریت دارایی‌ها در صدها سازمان بزرگ در سراسر ایران مورد استفاده قرار گیرد را مرور خواهیم کرد.
در ابتدا ببینیم که مهمترین ویژگی‌ها و مزیت‌های اصلی زیر سیستم مدیریت دارایی‌ها در راهکار ITSM دانا پرو کدامند.
شناسایی خودکار دارایی‌ها
دانا با پویش شبکه و یا به کمک ابزار دانا کلاینت، سرورها، کامپیوترها و تجهیزات شبکه رو به آسانی شناسایی و اطلاعات دقیق سخت افزاری و نرم افزاری آن‌ها را استخراج می‌کند.دانا با پویش شبکه و یا به کمک ابزار دانا کلاینت، سرورها، کامپیوترها و تجهیزات شبکه رو به آسانی شناسایی و اطلاعات دقیق سخت افزاری و نرم افزاری آن‌ها را استخراج می‌کند.
مدیریت چرخه حیات دارایی‌ها
از زمان خرید یک دارایی جدید، ثبت شماره اموال و تحویل به افراد سازمان، تا امورات نگهداری و آپگرید و در نهایت استهلاک و از رده خارج کردن، در دانا مدیریت می‌شود.
افزایش طول عمر دارایی‌ها
به کمک زیر سیستم سرویس و نگهداری پیشگیرانه ( PM ) در راهکار دانا، اصول نگهداری صحیح دارایی‌ها اجرا می‌شود و طول عمر تجهیزات افزایش پیدا می‌کند.
اتوماسیون مدیریت دارایی‌ها
با قواعد گردش کار و قواعد تاییدیه در راهکار دانا پرو، شما می‌تونید بسیاری از کارهای روزانه مدیریت دارایی‌ها را اتوماسیون کنید و در زمان صرفه جویی و به کارهای مهم تر بپردازید.
تحلیل و گزارش گیری از دارایی‌ها
با داشبورد و گزارش‌های دارایی‌ها در نرم افزار دانا پرو، همه آمار و اطلاعات کلیدی و مهم مرتبط با دارایی‌ها به شکلی شفاف و قابل تحلیل همیشه در دسترس شماست. شما در نرم افزار ITSM دانا پرو می‌توانید با چند کلیک، تمامی آمار‌های خود را به صورت نمودار‌های جذاب مشاهده کنید.
پشتیبانی از انواع دارایی‌ها
سرورها، کامپیوترها، پرینتر‌ها، سوئیچ‌ها، روترها و هر نوع دارایی دیگری در نرم افزار دانا پرو قابل مدیریت است و حتی دارایی‌های غیر IT را پشتیبانی می‌کند.
ردیابی تغییرات دارایی‌ها
دانا همه تغییرات در پیکربندی سخت افزاری و نرم افزاری دارایی‌ها را ثبت و با آگاه سازی‌های خودکار شما را از تغییرات مطلع می‌سازد، این مسئله مهمی است که به آن نیاز دارید. این ویژگی در هنگام بروز هر تغییر و آپدیت یا رخداد IT، کارشناس مربوطه را از این رخداد یا تغییر با خبر می‌کند و هیچ تغییری دور از چشم مدیران IT سازمان نمی‌ماند.
بهبود کیفیت سرویس دِسک
زیر سیستم مدیریت دارایی‌ها و زیر سیستم مدیریت رخداد و مدیریت درخواست کاملا یکپارچه هستند و موقع ثبت تیکت، کارکنان می‌توانند دارایی مرتبط را انتخاب کنند.
یکپارچگی با ماژول‌های ITIL
زیر سیستم مدیریت دارایی‌ها در دانا، با سایر ماژول‌های ITIL مانند مدیریت رخداد، مدیریت تغییرات، مدیریت پیکربندی و مدیریت مشکل به طول کامل یکپارچه است. این ویژگی هزینه‌ی اجرای فرآیند ITIL را در سازمان کاهش می‌دهد و آن را ساده‌تر می‌کند.
ثبت سوابق مشکلات دارایی‌ها
در نرم افزار ITSM دانا پرو شما به آسانی با کلیک بر روی نام هر دارایی به سوابق همه خرابی‌ها و درخواست‌های مرتبط با هر دارایی دسترسی خواهید داشت. تمامی مشکلات و خرابی‌های سخت افزاری و نرم افزاری و وضعیت رفع خرابی‌ها و کارشناس مربوطه، همگی در نرم افزار دانا پرو ثبت می‌شود.
مطالب آموزشی وسیع
مجموعه وسیعی از اسناد فنی و مطالب آموزشی که در پورتال پشتیبانی دانا وجود دارد، به مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات برای پیاده سازی آسان سیستم کمک می‌کند.
E-Book
مدیریت دارایی فناوری اطلاعات
مدیریت دارایی فناوری اطلاعات تنها به ثبت تجهیزات بخش IT محدود نمی‌شود؛ بلکه ITAM با ردیابی تغییرات، مدیریت چرخه عمر دارایی و ارتباط با فرآیندهای ITIL، کنترل و بهره‌وری بخش IT سازمان را به سطحی بالاتر می‌برد.
مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAM) در نرم‌افزار ITSM دانا پرو، راهکاری حرفه‌ای برای شناسایی، ثبت، پایش و بهینه‌سازی تمام دارایی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سازمان شما است. ITAM با بهره‌گیری از ابزارهای مانیتورینگ خودکار شبکه و قابلیت ثبت دقیق اطلاعات، به تیم‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کند تا دیدی گسترده و لحظه‌ای نسبت به دارایی‌های IT سازمان داشته باشند، از تکرار خریدها جلوگیری کرده و هزینه‌ها را کاهش دهند.
برای آشنایی بیشتر با اصول، مزایا و پیاده‌سازی موفق ITAM، کتاب مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات را به صورت رایگان دانلود کنید و اولین قدم را برای تحول در مدیریت منابع IT سازمان خود بردارید.
