فهرست مطالب این مقاله:
جلسات هیئت مشاوره تغییر (CAB) می توانند یکی از مهم ترین و مفیدترین جلساتی باشد که یک سازمان IT خدمات محور برگزار می کند. این جلسات چشم اندازی از آنچه که طی یک هفته آینده برای خدمات کلیدی اتفاق می افتد (البته می توان بازه های زمانی مختلفی در نظر گرفت) تنظیم کرده، تاثیرات این تغییرات روی کسب و کار را تایید کرده، فعالیت های تغییر قبلی را بازبینی کرده و به بهبود مستمر خدمات (CSI) می پردازند.
در برگزاری جلسات هیئت مشاوره تغییرات (CAB) افرادی شرکت کننده تاثیر زیادی داشته و می توانند در موفقیت اجرای تغییرات نقش مهمی ایفا کنند. در ادامه به برخی نکات برای اجرای CAB در سازمان شما به طور موثر، اشاره شده است.
میزان ریسک کسب و کار را برآورد کنید
توانایی ریسک کاملا به محیطی که در آن کار می کنید بستگی دارد و برای ذینفعان مختلف معانی متفاوتی خواهد داشت. صنایعی مانند امور مالی یا دارویی نسبت به یک شرکت نرم افزار برای ریسک تحمل پایین تری دارند. بنابراین،CAB را بر اساس توانایی ریسک پذیری کسب و کارتان تنظیم کنید.
جلسات CAB خود را ساده و موثر برگزار کنید
همه تغییرات به CAB نیاز ندارند. از مدل های تغییر و اختیارات تفویض شده استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که فقط تغییرات پرخطر و پراثر به CAB می روند. واقعیت این است که CAB ها برای بررسی تغییرات درجه چند ام طراحی نمی شوند بلکه به عنوان یک شبکه ایمنی برای مراقبت از مسائل بزرگ در نظر گرفته می شوند. متأسفانه، اگر تصمیم بگیرید برای تمامی کارهای روزمره از CAB استفاده کنید، کارها روی هم انباشته خواهند شد و شرکت کنندگان بر اثر کار و استرس بیش از حد، قطعا دچار اشتباه خواهند شد.
موارد مورد بحث را در دستور جلسه CAB مشخص کنید
اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه شما، تمام موارد مهم در مورد برنامه تغییر و بررسی تغییرات اعمال شده را پوشش می دهد. اطمینان حاصل کنید که افراد شما آنچه را که از آنها انتظار می رود، به طور کامل می دانند؛ بنابراین از مواردی که قرار است در CAB تحت پوشش قرار بگیرند اطلاع داشته و خود را به خوبی برای آن آماده می کنند.
از کار آمد بودن برنامه تغییر مطمعن شوید
برنامه تغییر را طوری طراحی کنید که مسئولیت های اساسی در تغییر را به خوبی نمایان کند. برای افزودن ارزش، برنامه تغییر شما باید شامل اطلاعات زیر باشد:
• مرجع تغییر
• عنوان
• مواردی که تحت تاثیر قرار می گیرند
• تیم پیاده سازی
• مهلت پیاده سازی
ساختار بندی برنامه تغییر برای بیان واضح نمای کلی تغییرات، خدمات و مهلت استقرار، فعالیت های تغییر را مشخص تر کرده، شفافیت در سازمان را افزایش داده و منجر به تصمیم گیری آگاهانه تر می شود.
با برنامه درگیر شوید
همانطور که قبلا ذکر شد، قدرت CAB به اعضای شرکت کننده در آن بستگی دارد، پس سعی کنید افراد صحیح را انتخاب کنید. افرادی که کاملا با برنامه درگیر می شوند. اطمینان حاصل کنید که هر تیم پشتیبانی حداقل دارای یک نماینده CAB از پیش توافق شده در صورت مرخصی بودن افراد دیگر است.
تغییرات اعمال شده را مرور کنید (h2)
تغییرات اعمال شده را مرور کنید تا متوجه شوید چه مواردی با موفقیت انجام شده و چه مواردی را باید بهبود بخشید. اگر از لحاظ زمان دچار محدودیت هستید می توانید تنها تغییرات یا پیشنهادهای شکست خورده را به منظور بهبود مستمر بررسی کنید.
تغییرات اضطراری را فراموش نکنید
بخشی از هر CAB را به تغییرات اضطراری اختصاص دهید و در آن این سوالات را مطرح کنید:
• آیا این تغییر واقعاً اضطراری بود؟
• آیا یک رخداد مرتبط یا سابقه مشکل وجود داشت؟
• آیا یک توجیه روشن به سابقه تغییرات اضافه شد که گردش کار اضطراری را به زبانی قابل درک برای توضیح دهد؟
با همکاری با هیئت انتشار، مدیریت خود را تقویت کنید
عضوی از CAB را داشته باشید که به هیئت انتشار رسیدگی کند به خصوص اگر شرکت شما به گونه ای عمل می کند که باید در نسخه های برنامه ریزی شده به روز رسانی شود. هیچ چیز بدتر از درخواست برای انتشار عمده در سریع ترین زمان ممکن وجود ندارد. بنابراین، با رسیدگی به هیئت مدیره انتشار، احتمال این اتفاق را کاهش می دهید.
تغییرات را به صورت شفاف و دقیق توضیح دهید
غالباً، وقت در جلسات CAB توسط افرادی تلف می شود که از نحوه ارائه تغییر مطمئن نیستند. در این شرایط در جلسه همهمه ایجاد شده، جزئیات اصلی را از دست می دهند و یا درباره کارهای مرتبط بیش از حد صحبت می شود و این باعث می شود جلسات کم اثر شوند. تحقیقات نشان می دهند که شما برای انتقال نکات مهم با افراد تنها 20 دقیقه زمان دارید و پس از گذشت این زمان افراد دیگر به صحبت های شما گوش نمی دهند. افراد را آموزش دهید تا بتوانند تغییرات را به صورت دقیق و شفاف توضیح دهند و اطمینان حاصل کنند که همه خدمات تحت تأثیر، ریسک ها و تلاش ها برای اجرا و زمان بندی ها به شکل صحیح درک می شوند.
باید همیشه در دسترس باشید
اطمینان حاصل کنید که هرگونه توقف در ارائه خدمات، با توافق مدیر خدمات انجام شده و تا آنجا که ممکن است در پایگاه کاربران اطلاع رسانی شده باشد.
وظایف پیگیری پس از CAB را فراموش نکنید
پس از جلسه، یک ایمیل به روزرسانی با گزارش های CAB ارسال کنید. این ایمیل شامل موارد زیر است:
• خلاصه ای از تغییرات انجام شده و وضعیت آنها
• خلاصه ای از تغییرات اضطراری
• نکات مهم مورد تایید
• مرجع تغییر
• عنوان
• خدمات تحت تأثیر
• توقف (در صورت وجود)
• تاریخ اجرا
• تیم های اجرایی
• لیست شرکت کنندگان
• جزئیات مربوط به هر دوره بدون تغییر
CSI را رعایت کنید
مانند سایر قابلیت های مدیریت خدمات IT، حرکت به سمت پیشرفت باید مستمر باشد.
تغییرات نا موفق همیشه وجود خواهند داشت اما می توان از این شکست ها به عنوان درس هایی برای پیشرفت استفاده کرد. یادداشت های گرد آوری شده در این زمینه را حفظ کنید تا ایده های بهبود یافته ثبت شده، اولویت بندی شده و طبق آنها عمل شود. اگر یک تغییر به شکل فوق العاده خوب پیش رفته است، برای مثال قبل از برنامه به اهداف خود رسیده اید، به این نکته توجه کنید که آیا این روش می تواند تبدیل به یک الگو شود. پیشرفت ها می توانند هم از موفقیت های شما و هم از شکست ها حاصل شوند!
