6 نکته که یک مدیر پروژه IT باید بداند

چه عواملی موفقیت یک مدیر پروژه فناوری اطلاعات را رقم می زنند؟ چه نکات کاربردی در این زمینه وجود دارند؟

1. موفقیت یک پروژه بر ارتباطات مؤثر متکی است

هنگام شروع یک پروژه جدید، ابتدا باید جلسه ملاقات اولیه را برگزار کنید، این می تواند شامل هیئت مدیره پروژه و سهامداران و ذینفعان اصلی باشد. در این قسمت، شما باید یک استراتژی ارتباطی مناسب اتخاذ کنید. چارچوب های مدیریت فناوری اطلاعات می توانند در این زمینه به شما کمک کنند. باید نوع ارتباط خود را مشخص کنید، خواه این ارتباط از طریق ایمیل، تلفن یا جلسه باشد. همچنین باید تصمی بگیرید که این ارتباطات هر چند وقت یکبار به روز رسانی شوند.

باید برنامه ای ایجاد شود که انواع ارتباطات را نشان می دهد و اینکه چه موقع باید اتفاق بیفتد. شایان ذکر است که برخی از ارتباطات ممکن است به دلیل شرایط موجود در پروژه اتفاق بیفتد، در حالی که اشکال دیگر باید بطور منظم برقرار شده و پیگیری شوند؛ بنابراین این جزئیات باید در برنامه مدیر پروژه IT مشخص شود. اطمینان حاصل کنید که تکرار و تناوب این ارتباطات را به درستی درک کرده اید. برگزاری بیش از حد جلسات و پیگیری ها لزوما اتفاق خوبی نیست، به خصوص اگر جلسات اولیه به خوبی برگزار شده باشند، زیرا زمان زیادی برای تبادل اطلاعات در این جلسات هدر خواهد رفت.

2. برای ذخیره سازی مستندات از الگوهای مشخص استفاده کنید

اینترنت برای کمک به دنیای مدیریت پروژه دارای منابع متعددی است؛ یکی از این منابع الگوهای موجود برای مستند کردن پروژه ها هستند. البته شما به عنوان مدیر پروژه فناوری اطلاعات می توانید خلاقیت فردی خود را چاشنی این مستندات کنید. این الگوها در عین باز گذاشتن دست شما برای خلاقیت، مانع دوباره کاری و انجام کارهای تکراری می شوند.

3. هنگام حل مسائل اعتماد به نفس داشته باشید

مشکلات برای یک مدیر پروژه فناوری اطلاعات فرصتی برای پیشرفت است. به توانایی خود در تشخیص مشکلات اطمینان داشته باشید، اطلاعات موجود را ارزیابی و به گزینه های ممکن برای اصلاح توجه کنید. اطمینان از داشتن درک درستی از مشکل، اعتماد به نفس لازم برای اجرای راه حل مناسب را به شما می دهد.البته همیشه باید مراقب خطرات و مشکلات احتمالی غیر قابل پیش بینی باشید. این کار با افزایش تجربه آسان تر می شود. با این حال، از کشف مشکلات و مسائل جدید واهمه نداشته باشید.

4. از سپردن بعضی کارها به دیگران نترسید

شما ابرقهرمان نیستید و انجام همه کارها به تنهایی برای هیچ مدیر پروژه IT امکان پذیر نیست. تفویض اختیار به دیگران نه تنها تیم پروژه را قادر می سازد تا مهارت های خود را تقویت کنند، بلکه حس رضایتی را که ناشی از اعتماد شما به آن ها برای انجام کار است را نیز به آن ها القا می کند.

محول کردن برخی کارها به دیگران به مدیر پروژه IT امکان می دهد زمان خود را بهتر مدیریت کند و روی کارهای مهمتر تمرکز کند. با این حال، هنوز هم مهم است که به طور مرتب با تیم پروژه خود در ارتباط باشید تا اطمینان حاصل شود که وظایف محول شده به موقع انجام می شوند به خاطر داشته باشید، در نهایت شما به عنوان مدیر پروژه فناوری اطلاعات مسئولیت موفقیت پروژه را بر عهده دارید.

5. “نه” گفتن را یاد بگیرید

برای اکثر افراد رد کردن تقاضا ها و گفتن “نه” به خصوص وقتی که به صورت مستقیم چیزی از آنها خواسته می شود، کار دشواری است. به عنوان مثال، موقعیتی را در نظر بگیرید که در آن یک همکار به شما مراجعه می کند و از شما کمک می خواهد. شما تصمیم می گیرید برنامه پروژه خود را که باید تا فردا ارسال شود، سریعا تنظیم کنید و سپس ساعت های بعدی را برای کمک به همکار خود صرف کنید. اما با انجام این کار علاوه بر از دست دادن وقت خود، اکنون باید ساعتهای بیشتری کار کنید و احتمالا استرس بیشتری را تحمل کنید. بعضی اوقات فقط باید “نه” بگویید – این کار ممکن است بهترین جواب برای کسب و کار و همچنین سلامتی شما باشد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

6. مدیریت زمان بسیار مهم است

یک مدیر پروژه IT معمولا به صورت طبیعی در مدیریت زمان مهارت دارد. مدیریت زمان مؤثر، شما را قادر می سازد تا در زمان کمتر کار بیشتر و با کیفیت تری انجام دهید.

برای بالا نگه داشتن بهره وری، بسیاری از مدیران پروژه لیست هایی ایجاد کرده و یادآوری هایی را برای ردیابی بخش های مختلف که با مدیریت پروژه همراه هستند ایجاد می کنند. مهم است که با در نظر گرفتن هر چیزی که ممکن است بر زمان لازم برای انجام یک پروژه تأثیر بگذارد، زمان دقیق را تخمین بزنید.

بنابراین، روز های خود را برنامه ریزی کنید، اولویت بندی کنید و لیستی از کارهایی تهیه کنید که اولویت بالایی دارند. این به شما کمک می کند تا آن دسته از وظایف مهم را که همین امروز باید انجام شوند، شناسایی کنید.