فهرست مطالب این مقاله:
Lean IT در صنعت IT به مفهوم بسط تولید بهینه و اصول سرویس بهینه جهت توسعه‌ی نرم‌افزار و مدیریت IT است. در این سند به بررسی 5 اصل کلیدی در Lean IT و چالش‌های آن پرداخته می‌شود.
Lean IT چیست؟
Lean IT به مفهوم بسط تولید بهینه و اصول سرویس بهینه برای توسعه نرم افزار و مدیریت فناوری اطلاعات (IT) است. هدف اصلی Lean IT که در مفهوم IT به كار رفته، حذف ضايعات و اتلاف (كاری كه هیچ ارزشی به محصول یا سرویس نمی‌افزاید) و نيز بهبود کیفیت است. اگرچه Lean IT در حوزه IT تفكر نسبتاً جدیدی است، اصول بهینه از زمان انطباق آنها با تولید در آغاز دهه 1930 به خوبی شناخته شده و کاربرد وسیعی داشته‌اند.
اصول Lean IT
Lean IT شامل 5 اصل کلیدی به شرح زیر است.
شناسایی مشتریان و تعیین ارزش– تنها بخش کوچکی از کل زمان و تلاش صرف شده در هر سازمان ارزشی را عملاً برای مشتری نهایی می‌افزاید. با تعریف روشن ارزش‌ها برای محصولات و/ یا سرویس‌های خاص از دیدگاه مشتری، كل ضايعات و اتلاف می‌توانند حذف شوند.
شناسایی و نگاشت روند ارزش– روند ارزش عبارت است از فعالیت تمام بخش‌های درگیر در یک سازمان كه محصول یا سرویسی را ارائه می‌دهند. این امر نشاندهنده فرآیند انتها- به- انتها است که ارزشی را به مشتری ارائه می‌دهد. به محض اینکه نیاز مشتریان را تعیین کردید، گام بعدی شناسایی نحوه ارائه سرویس به آنهاست.
ایجاد گردش کار با حذف ضايعات و اتلاف– هنگام نگاشت روند ارزش در می‌یابید که تنها 5 تا 50 درصد فعالیت‌ها عملاً ارزشی را می‌افزایند. حذف ضايعات و اتلاف تضمین می‌کند كه محصول یا سرویس شما به مشتری «گردش کاری» بدون وقفه، انحراف یا تاخیر دارد.
پاسخ به کشش مشتری– منظور از کشش، شناخت خواسته مشتری از سرویس‌های شما و سپس سازگار كردن فرآیندها برای پاسخ به این خواسته است. در اصل این بدین معناست که شما تنها خواسته‌های مشتری را به هنگام درخواست آنها برآورده می‌کنید.
حرکت به سوی کمال– با ایجاد گردش کار و کشش که با یکدیگر پیوند دارند، لایه‌های بیشتر و بیشتری از ضايعات و اتلاف نمایان خواهند شد. این فرآیند به سوی کمال ادامه می‌یابد تا جایی که هر دارائی و یا عمل ارزشی را برای مشتری نهایی بیافزاید.
ضایعات IT
ضايعات در سازمان‌های IT با ضايعات تاسیسات فیزیکی تولید که کمتر مشهودند، تفاوت دارند. سازمان‌های IT دارای 8 عنصر ضايع هستند:
کاستی‌ها و عيوب
ضايعات در سازمان‌های IT با ضايعات تاسیسات فیزیکی تولید که کمتر مشهودند، تفاوت دارند. سازمان‌های IT دارای 8 عنصر ضايع هستند:
- عدم درک نیازها و توقعات کاربر/ مشتری، در نتیجه ارائه راه حل‌های غیر موثر و بی فایده
- اشکالات برنامه و عیوب طراحی یا نرم افزار/ سخت افزار/ دستگاههای بی ثبات برای کارکنان درك ارزش افزوده به کار انجام شده را دشوار می‌سازد.
- تغییرات غیرمجاز در نرم افزار و سیستم‌ها. برای آشنایی بیشتر با این موارد به صفحه ی مدیریت دارایی ها مراجعه نمایید.
- اطلاعات نادرست، ناقص یا منسوخ پایگاه دانش Help Desk باعث آسیب و از دست رفتن بهره وری می‌شود.
- فیلدهای متنی آزاد به جای کادرهای بازشدنی/ کنترلی (drop down/check boxes) که به کاربر امکان اشتباه و ورود داده‌های نادرست را می‌دهد.
تدارکات اضافی
تامین موارد بلا استفاده قطعاً اتلاف است. سیستم‌های تولید کشش، مدیریت دسترس‌پذیری و ظرفیت به کاهش این اتلاف کمک خواهد کرد. چند مثال در این مورد عبارتند از:
- عیب یابی Help Desk که به علائم و نه علل ریشه‌ای توجه می‌کند
- تولید و توزیع گزارش‌هایی که استفاده نمی‌شوند
- قابلیت‌های استفاده نشده در نرم افزار
- مسیریابی‌های گردش کار که ضروری نیستند
- سیستم‌هایی با ابعاد زیاد
- جلسات غیر موثر و تکراری
تاخیرها
تاخیرها از جمله ضايعاتی هستند که شناسایی و حذف آنها اغلب ساده‌تر از بقیه است. با حذف این ضايعه همراه با تعادل گردش کار و تولید کشش، زمان انجام كار و بهره وری تا حد زیادی می‌تواند پيشرفت كند. به چند مثال در این مورد توجه کنید:
جستجوی اطلاعات
- تاخیرهای ناشی از مراحل مفرط بررسی و تایید
- پاسخ کند برنامه
- تاخیرهای بین برنامه نویسی و تست
- گزارش‌هایی که اجرای آنها زمانبر است
- زمان‌های طولانی تماس با Help Desk و پاسخ آنها
پردازش فاقد ارزش افزوده
پردازش‌های IT و سرویس معمولاً با پردازش‌های فاقد ارزش افزوده سرریز می‌شوند. مشکل این است که رویت و شناسایی این پردازش‌ها در محیط دفتر کار نسبت به خط تولید دشوارتر است. استفاده از نگاشت روند ارزش و تحلیل علت ریشه‌ای می‌تواند به کاهش این ضايعه کمک کند. مثال‌هایی در زمینه پردازش فاقد ارزش افزوده عبارتند از:
- پردازش صورتحساب‌های فروش
- سفارش مواد آموزشی
- ذخیره سازی مواد
- برپایی جلسات کارمندان برای بحث پیرامون یک محصول یا سرویس
- چاپ و مونتاژ کتاب كار برای کلاس‌های آموزشی
مسائل مربوط به انتقال
مسائل انتقال یکی دیگر از ضايعات کاملاً آشکاری است که اغلب باید به عقب باز گردید و برای مشاهده آن، فعالیت‌ها را نگاشت کنید. چند مثال در این مورد عبارتند از:
- ارسال پیوست‌ها به جای لینک‌ها
- بازدید از سایت به جای استفاده از فناوری راه دور برای حل و فصل مسائل
- اینترفیس‌های کاربری ضعیف
- بازرسی‌های فیزیکی نرم افزار/ امنیت و سازگاری
مشکلات كالاهای اضافی
مشکلات مربوط به كالاهای اضافی (انبار) یکی از بدترین نوع ضايعات و اتلاف است چون آنها می‌توانند باعث ايجاد ضايعات دیگری شوند. اين كالاها باعث ايجاد تاخیرها، نقص تاریخ‌های انقضا، تولید مازاد می‌شوند و معمولاً نیازمند برخی پردازش‌های فاقد ارزش افزوده هستند. رویت مشکلات كالاهای اضافی در دفاتر یا محیط‌های معاملاتی اغلب دشوار است اما وجود دارند. حالت ایده آل این است که انباری وجود نداشته باشد و مواد لازم در هنگام نیاز تهیه شوند؛ هر چند که دستیابی به این مهم در دنیای واقعی به خاطر تنوع موقعيت‌ها و عدم اطمینان تقریباً غیرممکن است. این ضايعه اغلب می‌تواند با بهینه سازی زنجیره تامين، مطالعه قابلیت‌ها و تنوع و مدلسازی انبار بهبود یابد. چند مثال در رابطه با مشکلات كالاهای اضافی عبارتند از:
- اطلاعات اضافی در دیسک‌های محلی و اشتراکی
- کارهای معطل برای بررسی/ تایید/ ارسال
- نرم افزار خریداری شده اما گسترش نيافته
- انباشته شدن كارهای ناتمام در توسعه نرم افزار
- مجوزهای استفاده نشده/ غیر ضروری نرم افزار
- انبار بیش از حد کارتریج چاپگرها و مواد مصرفی
- انبار بیش از حد قطعات
حرکت اضافی
هنگامی که درگیر یک فرآیند هستید، با محدود کردن حرکت می‌توانید زمان و انرژی لازم برای انجام آن فرآیند را کاهش دهید. کاهش قابل توجه ضايعه حرکت معمولاً دشوارتر از بقیه ضايعات است و حذف آنها بر خلاف حذف سایر ضايعات تاثیر چندانی در روند کلی ارزش نمی‌گذارد. با استفاده از مطالعات زمان و حرکت می‌توانید اين ضايعه را کاهش دهید. مثال‌های نمونه در این زمینه عبارتند از:
- افرادی که در جستجوی قطعات/ ابزارها/ ملزومات هستند
- افرادی که در جستجوی فایل‌ها/ کارهای دفتری هستند
- افرادی که به یک جلسه آماده نشده می‌روند
- افرادی که به اتاق پایین سالن می‌روند تا کارهای چاپی کامپیوترشان را دریافت کنند
- افرادی که به اتاق یا ساختمان دیگر می‌روند تا اسنادی را پردازش کنند
دانش استفاده نشده کارمندان
این ضایعه آخرین مورد اضافه شده به لیست ضایعات است و در عين حال دشوارترین ضایعه قابل رویت در یک سازمان می‌باشد. بهترین روش رسيدگی به این مشکل تنها برانگيختن خلاقیت کارمندان تا حد امکان است بدون اينكه براي سنجش این ضایعه تلاش كنيد. جلسات تبادل انديشه و روش‌های گرد آوری ایده‌ها می‌تواند به کاهش این ضایعه درون سازمان کمک کند. چند مثال در زمینه دانش استفاده نشده کارمندان به شرح زیر است:
- پردازش‌ها /داده‌های غیر ضروری یا پیچیدگی سیستم
- دانش از دست رفته، متضاد و تحت استفاده
- عدم توانمند سازی و درخواست ایده‌ها
- استانداردهای بیش از حد دقیق – فاقد انعطاف پذیری
- عدم ضبط و اشتراک ایده‌ها
- عدم تسهيل دستیابی به دانش و كاربرد آن
- عدم سرمایه گذاری در زمینه تعليم و آموزش
پیاده سازی Lean IT
معرفی بهینه در یک شرکت با عنوان «برنامه نویسی تغيیر بهینه» (Lean Transformation Programming) شناخته می‌شود که یک تغییر سازمانی و هم تغيير فرهنگی است.
۱. انجام ارزیابی اولیه بهینه
هدف از ارزیابی بهینه شناسایی نقاط قوت و نقاط ضعف سازمانی و نيز تعیین این مورد است که «بهینه» سازمان در نواحی مختلف در ابتدا چگونه می‌باشد. این کار بايد شامل تحلیل‌های مالی و عملیاتی باشد. نکته مهم این است که برای انجام ارزیابی یک مشاور كاملاً مجرب در زمینه بهینه را انتخاب کنید.
۲. معیارهای پيگيری را آغاز کنید
ارزیابی بهینه خط مبنایی را ارائه خواهد کرد و به این پرسش که «ما اکنون در کجا هستیم؟» پاسخ می‌دهد. پيگيری و اعلان معیارها به شما نشان خواهد داد که طی تغيير کامل بهینه به کجا می‌روید و نيز تعیین می‌کند که برنامه شما تا چه حد موفق خواهد بود. مجموعه معیارهایی را که برای پیگیری تلاش‌های خود در پیاده‌سازی به کار خواهید برد، توسعه دهید. نکته مهم این است که تعداد کم و معقولی از معیارها را انتخاب کنید و آنها را اعلام کنید. توجه داشته باشید که معیارها باید شفاف و قابل رویت برای همه باشند.
۳. یک طرح پیاده سازی دقیق یک ساله و همچنین یک طرح ۳ تا ۵ ساله را تهیه کنید.
یک جدول زمانی بر اساس ارزیابی بهینه و معیارهای منتخب تهیه کنید. این طرح باید شامل اهداف و رويدادهای مهم باشد. طرح شما لازم است بر اساس شرایط منحصر به فرد سازمانتان طراحی شده باشد؛ یعنی اين طرح واحد مناسب برای همه نیست.
۴. یک طرح آموزشی تهیه کنید.
2 نمونه از رایج‌ترین اشتباهات در رابطه با آموزش بهینه عبارت است از آموزش زود هنگام یا کلاً کوتاهی در آموزش. هر دوی این اشتباهات ثابت می‌کنند که پرهزینه هستند. نکته حائز اهمیت این است که یک طرح آموزشی تهیه کنید که با طرح پیاده سازی همزمان باشد. در واقع باید مشخص کنید که چه کسانی، چه زمانی و طبق چه نظمی باید آموزش داده شوند.
۵. یک طرح ارتباط و اجرا/ تشويقی تهیه کنید.
برقراری ارتباط با طرح که برای همه کارمندان درون سازمان بهینه باشد و همچنین بفهمند که چگونه این امر می‌تواند بر روی آنها تاثیر بگذارد، جهت موفقیت طرح حیاتی است. بخشی از طرح ارتباطی باید شامل یک طرح تشویقی برای تیم و همچنین افراد برای حضور موفق آنها در پیاده سازی بهینه باشد.
چالش‌ها
تجسم روند ارزش
برخلاف تولید بهینه که Lean IT مشتق از آن است، Lean IT اغلب وابسته به روندهای ارزش است که دیجیتالی بوده و به طور منظم نامشهود هستند تا فیزیکی و مشهود. این امر تجسم روندهای ارزش IT و اعمال Lean IT را دشوار می‌سازد.
مقاومت در برابر تغییر
نوآوری‌های IT Lean احتمالاً تغییرات سازمانی، عملیاتی و رفتاری کارمندان را می‌طلبد که اغلب با مقاومت در سرتاسر سازمان مواجه خواهند شد. این چنين تغییرات خواه به واسطه ترس از دست دادن شغل، بهتر بودن شیوه کار موجود یا نگرانی‌های دیگر باشد، با مقاومت روبرو می‌شوند.
دپارتمان‌های پراکنده IT
سازمان‌های IT معمولاً در مجموعه‌ای از مبادی عملیاتی یا فناوری مدیریت می‌شوند که هر کدام با ابزارها و روش‌های مدیریتی خود زمینه خاصی از ضایعات را مورد توجه قرار می‌دهند. متاسفانه تلاش‌های پراکنده در Lean IT فایده اندکی دارد زیرا آنها فاقد انسجام لازم برای مدیریت ضایعات انباشته در زنجیره ارزش هستند.
نتیجه
کلام آخر اين است كه Lean IT همانند ITIL، Six Sigma، CMMi و سایر مدل‌ها و چارچوب‌ها، دستورالعملی برای موفقیت نیست. Lean IT به کارشناسان موضوعی نیاز دارد که ایده‌ها را درک می‌کنند و قادرند آنها را برای ریشه کن کردن ضایعات توسعه دهند و هم نيازمند کارشناسان بهینه سازی فرآیندهاست که قادر به تحلیل کار، درک هزينه- سود هستند و می‌توانند اصلاحات پیشنهادی را طراحی و اجرا کنند.
بزرگترین درس برای هر دپارتمان IT این است که Lean IT ابزارهایی نیستند که مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ بلکه فرآیندها و روال‌های کاربردی می‌باشند. از آنجا که هر سفری از یک نقطه شروع می‌شود، برای Lean IT نیز سفر با درک دارایی‌های یک سازمان و نحوه استفاده از آنها آغاز خواهد شد. برای اکثر سازمان‌ها کاربرد بر مبنای هزینه و ارزش سنجيده خواهد شد، اما آنها باید هر آنچه را كه برای سازمان معنا دارد، بسنجند.
هدف Lean IT حذف ضایعات و اتلاف و کارآمد ساختن IT تا حد امکان است، اما بهره‌وری تنها یک بعد قضیه است که سازمان باید به آن توجه کند، چرا که خطر تداوم پذيری نیز وجود دارد که تضمین می‌کند سرویس‌های IT منطبق با نیازهای آتی سازمان ارائه خواهند شد.
سوالات متداول
- Lean IT چیست؟
Lean IT به مفهوم بسط تولید بهینه و اصول سرویس بهینه برای توسعه نرم افزار و مدیریت فناوری اطلاعات (IT) است. هدف اصلی Lean IT که در مفهوم IT به كار رفته، حذف ضايعات و اتلاف (كاری كه هیچ ارزشی به محصول یا سرویس نمی‌افزاید) و نيز بهبود کیفیت است. - اصول Lean IT چیست؟
شناسایی مشتریان و تعیین ارزش – شناسایی و نگاشت روند ارزش – ایجاد گردش کار با حذف ضايعات و اتلاف – پاسخ به کشش مشتری – حرکت به سوی کمال
