فهرست مطالب این مقاله:
مدیریت مالی در بخش فناوری اطلاعات مانند سایر بخش های سازمان حائز اهمیت است، آیا مجموعه شما توانایی مدیریت مالی IT برای رسیدن به اهداف مناسب را دارد؟
به عنوان مثال، دانستن هزینه های مختلف خدمات فناوری اطلاعات و اینکه ارائه هر یک از این خدمات چه ارزشی برای سازمان شما ایجاد می کند.
مدیریت مالی IT چیست؟
مدیریت مالی فناوری اطلاعات چیز جدیدی نیست، البته اگر شما راهنما های بهروش های ITIL را خوانده باشید، حتما متوجه شده اید که نام آن در نسخه های مختلف تغییر کرده است.
مانند بسیاری از اصطلاحات مدیریت فناوری اطلاعات، تعاریف متنوعی برای مدیریت مالی IT وجود دارد که شامل عبارات زیر است:
- “… تهیه با مناسب ترین قیمت”
- “محاسبه هزینه تأمین…”
- “…شارژ مشتری سرویس”
مدیریت مالی فناوری اطلاعات و ITIL 4
در چارچوب جدید بهروش های ITIL 4 ، مدیریت مالی متمرکز در حال حاضر “مدیریت مالی خدمات” نامیده شده و هدف آن به شرح زیر است:
“حمایت از استراتژی ها و برنامه های سازمان برای مدیریت خدمات با اطمینان از استفاده مؤثر از منابع مالی و سرمایه گذاری های سازمان.” منبع: AXELOS
با این حال، بخش های فناوری اطلاعات غالبا به اندازه کافی در زمینه افزایش توانایی های مدیریت مالی IT سرمایه گذاری نمی کنند.
به عنوان بخشی از اصول مدیریت ITSM و به منظور مدیریت بخش فناوری اطلاعات به عنوان یک کسب و کار سود آورد، وجود مدیریت مالی IT یا طبق آموزش های ITIL مدیریت مالی خدمات، الزامی است.
با این حال، بررسی ها نشان می دهند که مدیریت مالی IT یکی از قابلیت های ITSM داناپرو است که توجه کافی به آن نشده و به طور غالب استفاده ای فراتر از بودجه بندی و حسابداری از آن صورت نمی گیرد.
در مورد دلیل این امر، احتمالات مختلفی وجود دارد: کسب و کارها احساس می کنند نیازی به صرف هزینه برای مدیریت مالی فناوری اطلاعات ندارند و انجام این کار را هدر دادن زمان و بودجه می دانند یا مدیریت مالی را جزو نقش های بخش IT نمی دانند و یا با مفاهیم مالی و امکان هدر رفتن پتانسیل موجود در این زمینه آشنا نیستند.
اهمیت مدیریت مالی IT چیست؟
شعار قدیمی موجود در زمینه فناوری اطلاعات، “بازدهی بهتر با هزینه کمتر” به تنهایی توجیه کننده استفاده از اصول مديريت مالي فناوری اطلاعات به عنوان بخشی مهم از قابلیت های ITSM در کسب و کارهای فناوری اطلاعات است. چالش دیگری که واحد IT با آن روبرو است و مدیرت مالی فناوری اطلاعات می تواند کمک بزرگی در این زمینه باشد، اثبات ارزش است.
این دلیل دیگری برای سرمایه گذاری بخش های فناوری اطلاعات در زمینه مدیریت مالی IT است. بخش فناوری اطلاعات باید قادر باشد هزینه خدمات IT را به درستی درک کرده و بتواند ارزش تجارت خود را تخمین بزند. در ادامه یک مثال از درک هزینه و ارزش به شکل ساده از دو منظر مختلف ارائه می شود:
مدیر IT بدون دانش مدیریت مالی فناوری اطلاعات
مدیر فناوری اطلاعات: “با ارزش ترین سرویس IT شما چیست؟”
مدیر فروش: “فکر می کنم برنامه X باشد، اما این قطعا به هزینه اجرای برنامه هم بستگی دارد. هزینه اجرای آن چقدر است؟”
مدیر فناوری اطلاعات: “اطلاع ندارم.”
مدیر فروش: “پس نمی توانیم ارزش واقعی نرم افزار را محاسبه کنیم.”
مدیر IT با دانش مدیریت مالی فناوری اطلاعات
مدیر فناوری اطلاعات: “با ارزش ترین سرویس IT شما چیست؟”
مدیر فروش: “فکر می کنم برنامه X باشد، اما این قطعا به هزینه اجرای برنامه هم بستگی دارد. هزینه اجرای آن چقدر است؟”
مدیر فناوری اطلاعات: “80 هزار تومان در ماه به ازای هر کاربر.”
مدیر فروش: “این بیشتر از حد توان ماست. برای کاهش این هزینه چه کاری می توانیم انجام دهیم؟”
گر چه این یک مثال ساده است، اما نشان دهنده این است که معمولا واحد های فناوری اطلاعات هزینه و ارزش خدمات فناوری اطلاعاتی که ارائه می کنند را به درستی نمی دانند و بدون داشتن اطلاعات و مقایسه هزینه ارائه خدمات در مقابل ارزش به دست آمده از آنها، کورکورانه اقدام می کنند.
تأثیر عدم درک هزینه ها و ارزش در IT
دوباره یک مثال ساده را با هم مرور کنیم. بسیار رایج است که در میانه سال از بخش فناوری اطلاعات خواسته شود که هزینه ها را کاهش دهد یا اطلاع داده می شود که بودجه کمتری به آنها اختصاص داده می شود. بخش فناوری اطلاعات باید دانش کافی برای اتخاذ یکی از دو تصمیم زیر را داشته باشد:
- خدمات IT را ادامه می دهید که به حجم بسیار کمی از مشتریان تحویل داده می شود اما ارزش تجاری قابل توجهی ایجاد می کند؟
- خدمات IT را متوقف می کنید که هزینه های اجرایی بالایی دارند اما به مشتریان زیادی ارائه می شوند؟
سوالات متداول
- مدیریت مالی IT چیست؟
مدیریت مالی فناوری اطلاعات چیز جدیدی نیست، البته اگر شما راهنما های بهروش های ITIL را خوانده باشید، حتما متوجه شده اید که نام آن در نسخه های مختلف تغییر کرده است. - اهمیت مدیریت مالی IT چیست؟
شعار قدیمی موجود در زمینه فناوری اطلاعات، “بازدهی بهتر با هزینه کمتر” به تنهایی توجیه کننده استفاده از اصول مديريت مالي فناوری اطلاعات به عنوان بخشی مهم از قابلیت های ITSM در کسب و کارهای فناوری اطلاعات است.
