وظایف اصلی یک مشاور املاک

 

صنعت املاک و مستغلات بدون شک یکی از بهترین حوزه ها برای افراد مستقل، متعهد، پیگیر و برون گرا محسوب می شه. این صنعت همچنین چالش برانگیز و خیلی رقابتی هستش و همیشه ناامیدی در اون وجود داره. برخورد با مردم جنبه های مثبت و منفی خودش رو داره و یک مشاور املاک باید بتونه همیشه با ظرافت و درایت با اونها تعامل کنه.

هزاران مشاور املاک در سراسر دنیا وجود دارد که مشغول خرید و فروش املاک مسکونی یا تجاری هستن. اما وظایف اصلی یک مشاور املاک چیه؟ برای اینکه یک مشاور املاک بتونه خودش رو از صدها رقیبش متمایز کنه، چه خصوصیات و مهارت هایی باید داشته باشه؟ مشاوران املاک برای مدیریت وظایف روزانه و اقدامات روتین خودشون از چه ابزارهایی می تونن استفاده کنن؟

در این مقاله تلاش کردیم به این سوالات جواب بدیم تا اگر در این صنعت مشغول فعالیت هستین یا علاقه دارین که به این صنعت وارد بشین، نسبت به شرایط کاری یک مشاور املاک درک بهتری پیدا کنین.

 

مشاور املاک چه کسی هستش؟

یک مشاور املاک به مشتریانش که عموما سرمایه گذاران املاک تجاری، وام دهندگان یا شرکت های ساخت و ساز هستن، مشاور میده تا در تصمیم گیری مالی در مورد معاملات املاک به اونها کمک کنه.

این متخصصان املاک که به طور مستقل یا برای شرکت های مشاوره کار می کنن، در درجه اول روی مدیریت دارایی مقرون به صرفه در بازار املاک و مستغلات تمرکز دارن. اما ماهیت خاص شغل مشاور املاک به مشتری بستگی داره.

یک مشاور املاک ممکنه در مورد ساخت و ساز بالقوه تحقیق کنه و برای تعیین خطرات و منافع برای خریداران احتمالی یا صاحبان کسب و کار، تجزیه و تحلیل بازار رو انجام بده. بعضی از مشاوران املاک با مشتریان املاک مسکونی برای ارزیابی قابلیت سرمایه گذاری املاک همکاری می کنن.

در تمامی این موارد، مشاور املاک به تغیین نیازهای مشتری خودش کمک می کنه؛ سرمایه گذاری و ترندهای صنعت املاک و مستغلات رو تحقیق می کنه و سپس یک طرح سرمایه گذاری مقرون به صرفه رو به اونها ارائه میده.

 

 

انواع مشاوره املاک

مشاوره املاک در انواع مختلفی انجام می شه. اما در ادامه به چهار نوع اصلی مشاوره املاک اشاره می کنیم:

 

 

– خدمات مشاوره

مشاوران املاک و مستغلات که با شرکت های مشاوره کار می کنن خدمات متنوع و مرتبطی رو به مشتریانی شامل سرمایه گذاران، وام دهندگان مالی و صاحبان مشاغل ارائه میدن. از جمله وظایفی که این نوع از مشاوران انجام میدن، خدمات مربوط به پورتفولیو، مشاوره اجاره، بررسی دقیق و تحقیقات بازار هستش.

 

– سرمایه گذاران

ارزیابی پورتفولیو، تجزیه و تحلیل سرمایه گذاری، ارزش گذاری و ارزیابی از جمله وظایفی هستن که مشاوران املاک برای افرادی که به دنبال فرصت های سرمایه گذاری در املاک و مستغلات هستن، انجام میدن. اونها همچنین ممکنه خدمات بازاریابی و مذاکره قرارداد رو ارائه بدن.

 

– ساخت و ساز املاک

مشاورانی که در حوزه ساخت و ساز کار می کنن بینش خودشون رو در مورد ترندهای بازار املاک و مستغلات به کار می گیرن تا بهترین راه رو برای پیمانکاران تعیین کنن تا اونها بتونن یک ملک تجاری ارزشمند و متمایز رو بسازن.

 

– مسکونی

در حالی که مشاوران معمولا روی املاک تجاری تمرکز می کنن، گاهی اوقات اونها خدماتشون رو به خریداران احتمالی خانه هم ارائه میدن. با استفاده از تحقیقات و تجزیه و تحلیل، این مشاوران می تونن در تصمیم گیری در مورد خرید یا عدم خرید ملک خاصی بر اساس نیازهای مشتریان به اونها کمک کنن.

 

 

وظایف اصلی مشاور املاک

مشاورها تصمیمات مشتری رو بر اساس تحقیقات گسترده و تخصص صنعت هدایت می کنن. اولین قدم اینه که یک جلسه اولیه با مشتری تنظیم بشه تا در مورد اهداف اولیه و ثانویه بحث کنن. وقتی که اهداف تعریف شدن، مشاور املاک برنامه ای رو برای دستیابی به اونها در مقرون به صرفه ترین حالت ممکن تدوین می کنه.

نقش دقیق آنها به نوع مشتری بستگی داره. مثلا مشاورانی که در پروژه ساخت و ساز املاک کار می کنن، معمولا قبل از اینکه زمین ساخت ملک خریداری بشه استخدام می شن. مشتری برای تایید قابلیت سرمایه گذاری به مشاور املاک متکی هستش. مشاور این کار رو با بازدید از محل پیشنهادی برای ساخت، ملاقات با متخصصان املاک و مستغلات محلی و تجزیه و تحلیل ترندهای بازار انجام میده.

یک مشاور املاک معمولا دارای طیف گسترده ای از مسئولیت هاست که می تونه شامل موارد زیر باشه:

• جمع آوری داده ها در مورد املاک بالقوه به منظور توصیه اونها به مشتریان بر اساس نیازهایی که دارن
• انجام تحقیقات بازار برای کشف ترندها و فرصت ها در بازارهای خاص
• برقراری ارتباط با مشتریان در مورد وضعیت پروژه های اونها و جواب دادن به سوالات در رابطه با فرآیند خرید یا فروش
• انجام تحلیل مقایسه ای بازار برای تعیین ارزش خانه برای فروش
• مشاوره با مشتریان در مورد خرید یا فروش املاک و مستغلات
• فایل کردن، فروش و مذاکره برای خرید املاک و مستغلات
• ارائه خدمات حقوقی از طرف مشتریان در معاملات ملکی از جمله تنظیم قراردادها و اسناد رسمی
• ارائه اطلاعات به مشتریان در مورد نرخ وام مسکن، ارزش خانه، هزینه های بسته شدن قرارداد و سایر جزئیات مربوط به خرید یا فروش خانه
• بررسی پیشنهادات ارائه شده توسط خریداران بالقوه و توصیه پیشنهادهای متقابل به مشتری

 

بیشتر بخوانید: مشکلات اساسی یک مشاور املاک + راه حل

 

 

مهارت های یک مشاور املاک موفق

هر مشاور املاکی که قصد داره تو این حوزه به موفقیت برسه و نسبت به رقبای خودش عملکرد بهتری رو ارائه بده به مهارت های مختلفی نیاز داره. مهارت های نرم مثل مهارت های بیزینس، مهارت های بین فردی و مهارت های سازمانی از جمله مواردی هستن که هر مشاور املاکی در طول عمر فعالیت حرفه ای خودش به اونها نیاز پیدا می کنه.

 

 

– دانش محلی

اگر با منطقه محلی خودتون آشنا نباشین، هیچ وقت نمی تونین یک مشاور املاک موفق باشین. این دانش به شناخت بهتر جوامع و محله های مرتبط قبل از اینکه با مشتریان خودتون تعامل داشته باشین، کمک می کنه.

دانش محلی از نظر درک قوانین و مقررات در مناطق و جوامع مختلف و همچنین دونستن ارزش احتمالی یک ملک به شما برتری میده. علاوه بر این، باید مکان های دیگه ای رو که فرصت های خوبی رو برای مشتریان شما فراهم می کنه، شناسایی کنین.

اینکه نسبت به ارزش محله ها و خانه ها در تمام مناطق مرتبط در طول زمان درک خوبی پیدا کنین، اهمیت زیادی داره. اگر تازه به یک شهر وارد شدین، قبل از اینکه به مشاور املاک تبدیل بشین کمی وقت بگذارین تا با اون مکان آشنا بشین. چون شناخت محله های اطراف به زمان نیاز داره اما در نهایت بهتون کمک می کنه تا جایگاه شغلی بهتری داشته باشین.

 

– مهارت های ارتباطی

بهترین مشاوران املاک با مردم رفتار خوبی دارن و می دونن چطور به علایق مشتریان خودشون توجه کنن.

مهارت های ارتباطی خوب به یک نماینده کمک می کنه تا قبل از تنظیم قرارداد در مورد تمام مسائل بحث کنه. وقتی که تمام جزئیات مورد بحث قرار گرفت، یک نماینده باید بتونه در مورد تمام جنبه های معامله مذاکره کنه تا هر دو طرف سود ببرن. یک نماینده خوب می دونه چطور هر دو طرف رو متقاعد کنه که یک معامله موفق رو ببندن.

 

– صداقت

یکی از مهمترین ویژگی های هر مشاور املاک خوبی، صداقت هستش. این یعنی اگر میخواین نماینده ای باشین که در شغل خودش بهترین محسوب می شه، باید با صداقت شواهدی رو برای این ادعا ارائه بدین.

صادق نبودن، غیراخلاقی رفتار کردن و بی وجدانی باعث می شه جایگاه شغلی شما خیلی سریع لکه دار بشه. هیچکس دوست نداره با مشاوری که شهرت خوبی نداره کار کنه. هم فروشندگان و هم خریداران به دنبال بهترین بازده در معاملات خودشون هستن و احتمالا قبل از اینکه تصمیم به همکاری با مشاورها بگیرن، سوابق اون رو بررسی می کنن.

بنابراین، شما باید یک پایگاه مشتری خوب داشته باشین که بتونه نقش شاهدی رو برای معاملات موفق اخیر شما بازی کنه.

 

– اخلاق

نگرش سخت کوشانه باعث می شه تا یک مشاوره از بقیه مشاورین جدا بشه. خرید و فروش خانه کاری نیست که یک روزه انجام بشه و به زمان و تلاش زیادی نیاز داره تا طرفین قبل از امضای قرارداد، در مورد شرایط به توافق برسن.

به همین دلیل یکی از ویژگی های مشاور املاک خوب، هیچ وقت تسلیم نشدنه و تمام تلاشش رو صرف خرید و فروش ملک مورد نظر می کنه. از اونجایی که خرید یا فروش یک خانه یا انواع دیگه ملک یک تصمیم مهم محسوب می شه، مردم دوست ندارن مشاور اونها شلخته باشه یا کار خودش رو جدی نگیره.

 

– آشنایی با قوانین و مقررات

آنها درک می کنن که چطور قوانین و مقررات در مورد املاک یک منطقه خاص اعمال می شه.

مشاور باید با تمام قوانین مربوط به یک ملک آشنا باشه تا اطلاعات نادرست رو به مشتریان منتقل نکنه یا به هیچ طرق دیگه ای اونها رو گمراه نکنه. این مشاور از طریق کلیه مدارک لازم و نکات فنی قانونی مربوط به فروش ملک، مشتریان رو راهنمایی می کنه.

از اونجایی که اکثر صاحبان خانه موقع خرید یا فروش خانه از قوانین املاک و مستغلات آگاهی ندارن، به یک مشاور املاک متکی هستن تا اونها رو در این فرآیند پیچیده راهنمایی کنه.

 

– پیگیری

خیلی از مشاورینی که میخوان در صنعت املاک و مستغلات به شهرت برسن، در یک جنبه مهم شکست می خورن: پیگیری. وقتی که در تامین خواسته های هر مشتری جدید شکست می خورین، احتمالا نمی تونین به یکی از مشاورین رده بالا تبدیل بشین. پیگیری هر سرنخ در دستیابی به موفقیت اهمیت زیادی داره.

پیگیری سرنخ ها ممکنه به اتوماسیون یا سیستمی نیاز داشته باشه که سرنخ های سودمند رو پیگیری کنه. دفترچه های یادداشت یا استیکی نوت ها رو دور بندازین و از فناوری جدید استقبال کنین. این روزها می تونین با کمک نرم افزارهایی که روی گوشی موبایلتون نصب می شن، تمام جزئیات مرتبط رو بررسی کنین.

مشاوران املاک موفق منتظر نیستن تا مشتریان اونها تماس بگیرن. اونها تمام قرارها، جلسات و بازدیدها رو بررسی می کنن و با حفظ انعطاف پذیری، در صورت درخواست مشتری برنامه خودشون رو تنظیم می کنن.

 

– شور و شوق

مشاوران املاک محبوب و موفق افرادی هستن که از کاری که برای امرار معاش انجام میدن لذت می برن. شما باید اشتیاق داشته باشین تا بهترین املاک در محدود بودجه مشتریان رو به اونها نشون بدین. بنگاه املاک هم باید به تنوع احترام بگذاره تا مردم از هر نوع فرهنگ و محله ای از عملکرد بنگاه راضی و خشنود باشه.

اگر شما در کار خودتون خسته، ناامید یا بی حوصله باشین هیچ وقت نمی تونین یک مشاور املاک موفق باشین.

 

نکاتی برای مدیریت زمان توسط مشاورین املاک

از پرورش و پیگیری سرنخ ها تا تکمیل مدارک و ملاقات با مشتریان و در نهایت بستن معاملات، کارگزاران و مشاوران املاک هر روز وظایف مختلفی رو انجام میدن. بنابراین، مشاورین موفق چطور زمان خودشون رو مدیریت می کنن؟

در این بخش به 6 نکته برای مدیریت زمان اشاره می کنیم که مشاوران املاک می تونن با کمک اونها، عملکردشون رو به حداکثر برسونن.

 

 

1. ردیابی زمان

در پایان یک روز شلوغ، معمولا به این فکر می کنین که امروز چقدر زود تموم شد. به همین دلیل اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان اینه که بدونین زمان چطور داره سپری می شه.

می تونین این کار رو با استفاده از برنامه های مدیریت زمان مثل RescueTime و Toggl انجام بدین. این برنامه ها زمان صرف شده شما در وب سایت ها و برنامه ها رو ردیابی می کنن. هر دو برنامه دارای نسخه رایگان هستن که امکان امتحان قابلیت ها رو به شما میدن.

وقتی که دقیقا بدونین روزانه زمان شما به چه شکل سپری می شه، تشخیص ناکارآمدی در روز خیلی آسون تر هستش. همچنین می تونین اهداف عملی رو برای حذف تعلل و افزایش بهره وری ایجاد کنین. مثلا می تونین زمان صرف شده برای جواب دادن به ایمیل ها رو روزانه به یک ساعت محدود کنین.

 

2. اولویت بندی وظایف

وقتی چندین کار رو باید به صورت همزمان انجام بدین، فکر کردن به اونها می تونه استرس زا و طاقت فرسا باشه، چه برسه به انجام دادن اونها. به همین دلیل خیلی مهمه که همه چیز رو مشخص کنین و وظایفتون رو بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنین.

ماتریس آیزنهاور ابزاری عالی هستش که می تونه به شما در انجام این کار کمک کنه، چون وظایف رو در چهار ربع دسته بندی می کنه؛ اول انجام بدین، برنامه ریزی کنین، واگذار کنین و انجام ندین.

اونهایی که مهم و فوری هستن در ربع «اول انجام بدین» قرار می گیرن در حالی که وظایف مهمی که فوریت کمتری دارن باید در تقویم شما برنامه ریزی بشن.
کارهایی که فوری هستن اما اهمیت کمتری دارن رو می شه به یکی دیگر از کارمندان یا یک دستیار مجازی املاک محول کرد. تمام کارهای دیگه ای که نه مهم هستن و نه فوری، باید متوقف بشن و نباید اونها رو انجام بدین.

با پیروی از ماتریس آیزنهاور، می تونین تاثیرگذارترین کار رو در کمترین زمان انجام بدین و در عین حال استرس و فرسودگی شغلی رو کاهش بدین.

 

3. برون سپاری

وقتی که وظایف رو با استفاده از ماتریس آیزنهاور اولویت بندی کردین، در نهایت فهرستی از وظایف رو در ربع «نماینده» در اختیار دارین که می تونین اونها رو به دیگران اختصاص بدین. این وظایف ممکنه ورود داده ها، حسابداری، برنامه ریزی قرار ملاقات ها، ارسال لیست ها و جواب دادن به درخواست های اجاره و فروش رو شامل بشه.

با برون سپاری این وظایف به دستیاران مجازی یا فریلنسرها، می تونین هزینه های مروبط به نیروی کار رو کاهش بدین و بهره وری کلی رو بهبود ببخشین. علاوه بر این، تیم شما می تونه زمان کمتری رو برای مدیریت و زمان بیشتری رو برای تقویت روابط و کسب درآمد صرف کنه.

 

4. بهره گیری از تکنولوژی

یکی دیگه از نکات مدیریت زمان برای مشاوران املاک، استفاده از فناوری برای صرفه جویی در زمان و هزینه هستش. این ممکنه به معنی خودکار کردن کارهای خسته کننده مثل اطلاع رسانی، برنامه ریزی قرار ملاقات، تقسیم بندی، ارسال انبوه ایمیل و پیام های دیگه باشه.

یک نرم افزار عالی مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نقطه شروع خیلی خوبی هستش. نرم افزار انتخابی شما باید دارای اتوماسیون داخلی باشه تا بهتون کمک کنه به طور مشروط سرنخ های خودتون رو پرورش بدین و با قابلیت های امتیازدهی سرنخ، حدس و گمان ها رو کاهش بدین.

این ممکنه به معنی تنظیم قوانینی برای ارسال خودکار کارت الکترونیکی در روز تولد سرنخ باشه یا ایمیل های اطلاع رسانی در رابطه با فروخته شدن خانه ای که مشتری به دنبالش بود یا تعیین وقت قرار ملاقات برای سرنخ هایی که واجد شرایط هستن.

اگر یک مدیر دارایی هستین، نرم افزار مدیریت دارایی ابری مدرن می تونه به شما در ساده سازی جریان کار و کاهش خطای انسانی کمک کنه. با ویژگی هایی مثل اسکن صورت حساب، پرداخت با یک کلیک، تطبیق خودکار و پیام های مشروط، وظایف مربوط به پایان هر ماه در چند دقیقه قابل انجام هستن.

علاوه بر این، به لطف همگام سازی خودکار داده ها در فضای ابری، نیازی به پشتیبان گیری داده ها ندارین.

 

 

5. چند وظیفه بودن رو کنار بگذارین

آیا می دونستین که چند وظیفه بودن بهره وری رو تا 40 درصد کاهش میده؟ هر بار که بین کارهای مختلف جابجا می شین، یک مانع ذهنی جدید ایجاد می کنین که می تونه بهره وری و عملکرد رو کاهش بده. به همین دلیل هستش که بهتره هر بار روی یک کار تمرکز کنین تا کار رو سریع و کارآمد انجام بدین.

گری کلر، در کتاب پرفروش خودش تحت عنوان «The One Thing: The Surprisingly SimpleTruth Behind Extraordinary Results» در مورد این موضوع صحبت می کنه. در این کتاب می تونیم ارزش تمرکز روی مهمترین وظیفه در هر پروژه معین رو برای به دست آوردن بهترین نتایج درک کنیم.

بنابراین، دفعه بعدی که وسوسه شدین چند کار رو با هم انجام بدین، تلفن خودتون رو سایلنت کنین، هر تب اضافی در مرورگر رو ببندین و برای وقتتون یک چارچوب در نظر بگیرین تا واقعا روی انجام یک کار تمرکز کنین.

 

6. با تیم خودتون ارتباط برقرار کنین

یکی از بهترین نکات مدیریت زمان برای مشاوران املاک اینه که به صورت روزانه با تیم خودشون در ارتباط باشن. این می تونه شامل یک جلسه سریع و ایستاده به مدت 5 تا 15 دقیقه باشه که در اون راجع به فعالیت های انجام شده توسط هر کدوم از اعضا یا سوالات و نگرانی های موجود بحث می شه.

این رویکرد نه تنها شفافیت و درک اهداف مشترک رو بهبود میده، بلکه موانع راه رو کاهش میده و تیم سازی مثبت رو تشویق می کنه.

 

چرا مشاوران املاک به نرم افزار نیاز دارن؟

 

 

در صنعت املاک، چیزی در حدود 70 درصد از معاملات بر اساس معرفی دوستان، آشنایان و مشتریان های قبلی انجام می شه. در شغل مشاوره املاک، اعتماد مهمترین سرمایه شماست و مشتریانتون انتظار دارن تا شما به عنوان مشاور در تمامی مراحل خرید یا فروش در کنار اونها باشین و راهنماییشون کنین.

به همین دلیل، حفظ ارتباط و پیگیری نیازها و خواسته های مشتریان یک امر ضروری محسوب می شه. وقتی تعداد مشتریان زیاد باشه، این کار پیچیده و دشوار می شه و دیگه نمی شه با استفاده از یادداشت های کاغذی یا تکیه یه قدرت حافظه خودتون، این نیازها رو پیگیری کنین.

اینجاست که نرم افزار CRM می تونه به شما کمک کنه تا ارتباط خودتون رو با تمام مشتریان به بهترین شکل مدیریت کنین. نرم افزار CRM مخصوص مشاورین املاک تمام نیازهای بنگاه های املاک و مشاورین املاک رو پوشش میده.

این نرم افزار به افراد فعال در این حوزه کمک می کنه تا با اتوماسیون، سرعت انجام تمام کارها رو افزایش بدن و حجم زیادی از وظایف روتین که قبلا باعث سردرگمی و استرس می شد حالا به راحتی انجام بشه.

نرم افزار املاک دانا ملک برای صنعت مشاور املاک یک گزینه عالیه که در بستر ابری مستقر شده و بدون نیاز به نصب، در هر مکان و زمان در دسترس مشاورین قرار داره. این نرم افزار رابط کاربری ساده ای داره تا امکانات متنوع و پیشرفته اون باعث سردرگمی کاربران مبتدی نشه.

با استفاده از این نرم افزار پیگیری تماس ها یا قرارهای ملاقات به راحتی مدیریت می شه. مشاوران می تونین انواع پیام رو به صورت پیامک، ایمیل یا در پیام رسان ها برای مشتریان فعلی یا بالقوه خودشون ارسال کنن. تمام تقاضاهای خرید، فروش یا اجاره املاک مسکونی یا تجاری در یک مکان واحد قابل مشاهده و مدیریت هستش.

قابلیت اتوماسیون یکی از مهمترین ویژگی های CRM دانا برای صنعت مشاوره املاک هستش که مزایای زیادی رو برای بنگاه ها و مشاوران املاک فراهم می کنه. با اتوماسیون می تونین فایل املاک رو بین مشاوران بنگاه به صورت خودکار تقسیم کنین؛ پیام های تبریک خودکار رو برای مشتریان ارسال و ارتباطتون رو حفظ کنین و زمان اتمام موعد اجاره رو به صورت خودکار به موجر، مستاجر یا مشاور یادآوری کنین.