قبلا مشاوران املاک از تلفن، فکس و تقویم‌ها استفاده می‌کردند تا اطلاعات مختلف را ثبت کنند و با مشتریان ارتباط برقرار کنند. اگر می‌خواستند مشتری را ملاقات کنند، باید از نقشه استفاده می‌کردند تا موقعیت مکانی را بیابند.
با رشد جمعیت، پیشرفت در نوع سرمایه گذاری‌ها و افزایش تقاضا برای معاملات ملکی، مدیریت املاک هم برای مشاوران املاک سخت‌تر و پیچیده‌تر شد. در این میان نرم افزارهای مختلف مدیریت املاک در بازار با قابلیت‌ها و ماهیت‌های مختلف، به آن‌ها کمک کرد تا ارتباط خود را با مشتریان تقویت کنند، فایل‌های ملکی را بهتر مدیریت کنند و گردش کار در آژانس و بنگاه‌های ملکی را تسریع کنند.
اما دقیقا نرم افزار مدیریت املاک چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ در این مطلب قصد داریم ویژگی‌های ضروری نرم افزار مناسب برای مشاوران املاک را شرح دهیم.
کاربرد CRM در مدیریت املاک چیست؟
هر کسب و کاری که مشتری محور و کاربر محور باشد به ارتباطات قوی نیاز دارد و باید سرنخ‌ها را به مشتری تبدیل کند. صنعت املاک هم از این موضوع مستثنی نیست و مشاوران املاک باید بتوانند زمان و منابع را به بهترین شکل مدیریت کنند و در کنار آن ارتباطشان را با مشتریان و دیگر مشاوران شخصی سازی و ارتقا دهند.
نرم افزارهای CRM داخلی و خارجی زیادی در بازار موجود هستند و انتخاب میان آن‌ها چالش بزرگی است. شما به عنوان مشاور املاک باید یک دستیار مشاور املاک انتخاب کنید که با نیازهای شما و مشتریانتان سازگار باشد و پاسخگوی تمام آن‌ها باشد. پس پیش از خرید نرم افزار CRM املاک باید قابلیت‌های آن را به دقت بررسی کنید.
10 قابلیت یک نرم افزار مدیریت املاک کاربردی
فرقی ندارد کدام نرم افزار مشاور املاک را به عنوان دستیار مشاور املاک خود انتخاب می‌کنید، اما انتخاب شما باید دارای قابلیت‌ها و ویژگی‌های مشخصی باشد و راهکار سفارشی و شخصی سازی شده ای را به شما ارائه دهد. در ادامه با 10 ویژگی ضروری که یک نرم افزار مدیریت املاک باید داشته باشد آشنا میشوید که به شما به عنوان مشاور املاک کمک می‌کند تا خدمات ملکی خود را تسهیل کنید و مشتری‌های راضی‌تری را برای خود داشته باشید.
1- ورود آسان داده‌ها
از اولین و مهمترین ویژگی‌هایی که شما به عنوان مشاور املاک از نرم فزار مدیریت املاک خود انتظار دارید، جمع آوری و ذخیره سازی اطلاعاتی است که از فایل‌های ملکی و مشتریان خود دارید. نرم افزار مدیریت ملکی را انتخاب کنید به شما اجازه دهد به راحتی و با چند کلیلک اطلاعات را وارد سیستم کنید و بر اساس معیارهای مورد نظر شما دسته بندی شوند. برای مثال نباید داده‌های تکراری را ذخیره کند و ورود اطلاعات باید با کیفیت و بدون خطا باشد. به دنبال سیستم‌هایی باشید که با فهرست کاربران فعلی شما مثل Google contacts و دایرکتوری‌های Outlook به خوبی کار کند.
2- جست و جوی خودکار ملک
جست و جوی دستی ملک برای هر مشاور املاکی وقتگیر و دردسرساز است. اتوماسیون کردن این جست و جو با یک نرم افزار قوی بهترین راهکار است. نرم افزارهای مدیریت املاکی که این قابلیت را دارند، این امکان را به شما می‌دهند تا با فیلتر پیشرفته ملک مورد نظر خود را بیابید و حتی آن را روی نقشه پیدا کنید.
از آن جایی هم که خریدران، فروشندگان و حتی مستاجران و مشاوران املاک این موقعیت مکانی را می‌بینند، پس ادغام نرم افزار با نقشه گوگل یا دیگر نقشه‌های دیجیتال می‌تواند کاربرد و ویژگی‌های نرم افزار مدیریت املاک را ارتقا دهد.
با کمک نقشه در نرم افزارهای مدیریت املاک حرفه‌ای می‌توانید موقعیت مکانی تمام فایل‌های ملکی خود را ثبت کنید و هر گاه به آن‌ها احتیاج داشتید، به راحتی به اطلاعات فایل مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید. در جست و جوی پیشرفتهای که این نرم افزار در اختیار شما قرار می‌دهد کافی است از فیلترینگ پیشرفته استفاده کنید و در دسته بندی دلخواه خود بهترین ملک را با تمام اطلاعات آن بیابید. برای مثال از فیلتر متراژ ملک، نوع ملک، شرایط، تعداد اتاق‌ها و حتی محل قرار گیری ملک می‌توانید استفاده کنید و بهترین گزینه را بیابید که باب میل مشتری شماست.
3- جذب سرنخ و انتخاب ملک
مشتری‌ها از راه‌های مخلتفی به سراغ شما می‌آیند و راجعبه شما کنجکاو می‌شوند. لینکداین، وب سایت، شبکه‌های اجتماعی یا تبلیغاتی که در صفحات مختلف گذاشته‌اید کانال‌هایی هستند که مشتری‌ها و سرنخ فروش جمع آوری می‌شوند. این همه کانال و فراوانی آن‌ها کنترل و مدیریت سرنخ‌ها را سخت می‌کند. شما باید از نرم افزار مدیریت املاکی استفاده کنید که قابلیت جمع آوری سرنخ‌ها و سازماندهی آن‌ها بر اساس فاکتورهای مشخص داشته باشد. در کنار آن ابزار مقایسه ملک داشته باشد و ملک مناسب سرنخ شما سریع‌تر و راحت‌تر پیدا کند.
4- محاسبه هزینه‌های ملک
یکی از بهترین قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت املاک خوب، قابلیت محاسبه هزینه‌هایی است که وجود دارد. برای مثال موقعیت مکانی ملک، تعداد اتاق، مصالح به کار رفته، مالیات و بسیاری شرایط دیگر روی هزینه‌ها و حتی قیمت ملک تاثیر دارد. ممکن است محاسبه آن برای مشاوران املاک پیچیده و حتی با خطا همراه باشد.
نرم افزار مدیریت املاک می‌تواند با در نظر گرفتن موقعیت و شرایط مختلف این هزینه‌ها را محاسبه کند و در اختیار مشاوران املاک و مشتری‌ها بگذارد. برخی نرم افزارها دارای ماشین حساب هستند و برخی هم قابلیت اتصال و ادغام با یک ماشین حساب مخصوص محاسبه هزینه املاک هستند.
با دانستن هزینه‌ها بهتر می‌توانید فایل‌های ملکی را دسته بندی کنید و با توجه به هزینه‌ای که مشتری می‌تواند پرداخت کند، ملک مورد نظرش را به او پیشنهاد دهید.
5- مدیریت بهتر تیم فروش
نرم افزار مدیریت املاک به مشاوران این امکان را می‌دهد تا تمام فعالیت‌های تیم فروش و نتایج حاصل از آن را بررسی و ارزیابی کنند. گزارش‌هایی که از فعالیت‌های تیم فروش به دست می‌آورید به شما ایده خوبی می‌دهد که در کدام بخش‌ها باید کمتر هزینه کنید و تمرکز خودتان را باید بیشتر روی کدام بخش‌ها بگذارید تا نتیجه بهتری در ارتباط با مشتریان بگیرید. مشاوران املاک اطلاعاتی که در نرم افزار، از مشتری‌ها و املاک دارند را دقیق بررسی می‌کنند و در کمترین زمان بهترین گزینه را برای مشتریان خود فراهم می‌کنند. سپس نتایج را بررسی می‌کنند و می‌بینند که در این فرآیند در کدام بخش اگر بهتر عمل می‌کردند، مشتری راضی‌تر می‌بود.
البته علاوه بر تیم فروش، مشاوران املاک می‌توانند:
- پاسخگویی به ایمیل‌ها را ببینند.
- تماس و تسک‌های لازم را اضافه کنند.
- بازدیدها را برنامه‌ریزی کنند و نتایج را ثبت کنند.
- با دیگر مشاوران املاک همکار خود تعامل داشته باشند.
- پیامک یا ایمیل را به صورت مستقیم از طریق نرم افزار برای مشتری‌ها ارسال کنند.
6- امنیت بالا
اطلاعات شما در صنعت املاک دارایی اصلی شماست. باید تمام اطلاعات همیشه همراه شما باشد. از قابلیت‌های بسیار مهم و حیاتی یک نرم افزار مدیریت املاک، امنیت آن است. شما تصور کنید که تمام داده‌های ملکی و مشتریان خود را با تمام اطلاعات تماس را در سیستم ذخیره کرده باشید. اگر این اطلاعات به هر دلیلی در سیستم پاک شوند، آیا از آن‌ها بک آپ دارید؟ چرا که تمام کار و فعالیت و ارتباط شما در این نرم افزار ذخیره شده و از دست دادن اطلاعات آن ضرر زیادی به شما و ارتباط شما با مشتریان وارد می‌کند.
در کنار این همه قابلیت کوچک و بزرگی که نام بردیم باید نرم افزار مدیریت املاک امنیت بالایی داشته باشد در صورت هر اتفاقی داده‌ها از بین نروند و از کارهای خرابکارانه هم جلوگیری شود.
7- داشبورد راحت
یکی از مسائلی که مشاوران املاک ممکن است در استفاده از نرم افزار CRM املاک با آن روبهرو شده باشند، پیچیده بودن آن است. پس یک از قابلیت‌های بسیار مهم نرم افزار مشاور املاک مبتنی بر CRM باید داشبورد راحت و کار کردن آسان با آن باشد. وقتی داشبوردی راحت داشته باشید، می‌توانید اهداف، تسک‌ها و قرارها را بهتر پیگیری کنید. تصاویر ساده ، چک لیست‌هایی که به شما می‌گویند در هر مرحله چه کنید و یادآورهایی که به شما می‌گویند در چه زمان چه قرار یا کاری را باید انجام دهید همگی در داشبورد نرم افزار باشد.
8- ابزارهای اتوماسیون بازاریابی
اتوماسیون بازاریابی مجموعهای از ابزارهای کاربردی هستند که برای تسهیل امور بازاریابی وقت گیر طراحی شده‌اند. این ابزارها CRM املاک را قادر می‌سازد تا از جذب سرنخ‌ها تا طراحی بازار هدف برای کمپین دیجیتال را اتوماسیون کند. به کمک ابزارهای اتوماسیون، مشاوران املاک می‌توانند استراتژی بازاریابی خود را بدون انجام کارهای دستی به راحتی پیاده کنند. همچنین با شناسایی بهتر مخاطب، محتوایی برای آن‌ها آماده می‌کنند که متناسب با آن‌ها و نیاز آن‌ها باشد. این ابزارهای کاربردی در نرم افزار املاک یک سری امور را بر اساس رفتار مشتری یا شروط وارد شده در سیستم انجام می‌دهند و همین موارد هم باعث صرفه جویی در زمان و منابع آژانس املاک می‌شود؛ درآمدها بالا می‌رود و نرخ بازگشت سرمایه افزایش می‌یابد.
9- گزارشات کاربردی
گزارشات راهی بسیار کاربردی در سازماندهی فعالیت‌ها و کارها در بنگاه‌ها و دپارتمان‌های املاک است. اگر جایی فرآیندی به اشتباه در حال انجام باشد یا مشکل بسیار کوچک اما بسیار مخربی وجود داشته باشد، گزارشهای دقیق و شفاف به مشاوران املاک کمک می‌کند تا این مشکلات و عوامل خرابی را بیابند. با قابلیت گزارش سازی نرم افزار مدیریت املاک می‌توانید شفافیت را در امور املاک خود افزایش بدهید و این نرم افزار به شما در موارد زیر کمک می‌کند:
- ارائه گزارشات شخصی سازی شده برای پیگیری تبدیل سرنخ‌ها
- پیش بینی درآمد آینده
- ارزیابی عملکرد کمپین‌های بازاریابی و فروش
- بررسی و تحلیل حرکت مشتری‌ها در پایپ لاین
اگر بخواهید به روش‌های قدیمی داده‌های خود را سازماندهی کنید و نظم ببخشید، باید خودتان به صورت دستی این کار را بکنید. اما اگر از نرم افزار مدیریت املاکی که راهکار CRM ارائه می‌دهد بهره بگیرید، نه تنها برای آماده کردن این گزارشات در زمان صرفه‌جویی کرده‌اید؛ بلکه می‌توانید گزارشاتی دقیق و مو به مو تهیه کنید که با روش‌های کاغذی قدیمی امکان پذیر نیست.
10- یکپارچه‌سازی با دیگر ابزارها
از دیگر قابلیت‌های بسیار مهمی که نرم افزار املاک باید داشته باشد، قابلیت یکپارچه‌سازی بالا با دیگر ابزارهای بنگاه یا دپارتمان ملکی شماست. برای مثال ابزارهای فهرست بندی ملک‌ها، ابزارهای حسابداری مختلف و بسیاری سیستم‌های کاربردی دیگر را باید در آژانس املاک خود داشته باشید. اگر نرم افزار مدیریت املاکی را انتخاب کنید که نتواند به خوبی با بقیه ابزارها ادغام شود، گردش کار در بنگاه سخت‌تر و کار مشاوران املاک شما چند برابر می‌شود. ولی با قابلیت یکپارچه‌سازی بالای نرم افزار مدیریت ملک، کارها سریع‌تر و گردش کار راحت‌تری خواهید داشت که حتی روی رضایت مشتری‌های شما هم تاثیر مثبتی می‌گذارد.
مزیت‌های استفاده از یک نرم افزار مدیریت املاک کاربردی
قابلیت‌هایی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، یک نرم افزار مدیریت املاک خوب باید آن‌ها را داشته باشد. البته ممکن است شما در دپارتمان خود به قابلیت خاصی احتیاج داشته باشید و همگی این‌ها یکجا به درد شما نخورد. پس نرم افزاری را انتخاب کنید که با نیاز شما در بازار املاک همخوانی داشته باشد. با چنین نرم افزار مدیریت املاکی می‌توانید:
- در زمان خود به کمک اتوماسیون صرفه جویی کنید.
- در هزینه‌ها به کمک بهبود فرآیندها صرفه جویی کنید.
- با تمرکز روی مشتری‌ها رضایت آن‌ها را افزایش دهید.
- از امنیت داده‌های خود اطمینان حاصل کنید.
- سود خود را با پیدا کردن ملک‌ها و مشتری‌های بهتر افزایش دهید.
- اعتبار خود را در بازار ملک و املاک افزایش دهید.
سخن پایانی
نرم افزار مدیریت املاک مبتنی بر CRM به شما این امکان را می‌دهد تا به عنوان مشاور املاک بهتر فایل‌های ملکی، مشتریان و موقعیت‌های فروش، خرید و مشارکت‌ها را مدیریت کنید و به کمک قابلیت‌های ویژه آن نتیجه بهتر و سریعتری از تلاش‌های خود بگیرید.
