مسکن از اولین نیازهای هر انسانی است و ما در طول زندگی با ملک‌های مختلفی سر و کار داشتهایم. برای سکونت مکانی را میخریم، رهن می‌کنیم یا اجاره می‌کنیم و یا آن را میفروشیم، رهن می‌دهیم و اجاره می‌دهیم. در این میان ممکن است شغل ما ایجاب کند که در معاملات ملکی مختلف مشارکت کنیم. در همه این موارد اولین جایی که به سراغش می‌رویم تا ساختمان یا ملکی را بیابیم یا امور ملکی خود را به سرانجام برسانیم، دپارتمان‌ها و آژانس‌های املاک هستند. مشاوران املاک کسانی هستند که افراد را برای اتخاذ تصمیمات ملکی بهتر راهنمایی می‌کنند و به آن‌ها بهترین پیشنهادات ملکی را متناسب با نیاز مشتری ارائه می‌دهند.
اما هر بنگاه املاکی که شما پا در آن می‌گذارید قرار نیست عالی باشد! بسیاری از بنگاه‌ها همچنان از دفاتر کاغذی و فایل‌های اکسل برای مدیریت املاک و مدیریت تعداد زیاد مشتری استفاده می‌کنند. اما وقتی دقت کنیم می‌بینیم به خوبی از پس این مدیریت بر نمیآیند و معمولا پاسخ درست و پیشنهادات مناسبی به مشتری‌ها نمی‌دهند. در نهایت این بی‌نظمی منجر به کاهش ورود مشتری‌ها به این بنگاه ملکی می‌شود و رقبا بر آن‌ها پیروز می‌شوند و بازار املاک را از دست می‌دهند.
اما مشاوران املاک حرفه‌ای از نرم افزار مدیریت املاک استفاده می‌کنند تا گردش کار در آژانس را راحت‌تر و سریع‌تر انجام دهند و در بازار ملک بهترین عملکرد را از خود نشان دهند. یک نرم افزار مشاور املاک حرفه‌ای و خوب، آن پلی است که مشاوران املاک به آن نیاز دارند تا کمبودها و نقاط ضعف مدیریت املاک و مشتریان را با آن به سرانجام بهتری برسانند. نرم افزارهای مدیریتی ملک از بهترین راهکارها و به روزترین تکنولوژی‌ها استفاده می‌کنند تا بهترین کارکرد را با کمترین هزینه به دست بیاورید و در واقع با هزینه و زمان کمتر کار بیشتری انجام می‌دهند.
شما به عنوان مشاور املاک حرفه‌ای قادر خواهید بود با کمترین تماس با مشتری بیشتر ارتباط را با آن‌ها برقرار کنید و بهترین گزینه‌ها و فایل‌های ملکی را در اختیار آن‌ها بگذارید و نگران زمان و امنیت بستر این نرم افزارهای مدیریت ملک نباشید. حتی با داشتن یک لپتاپ یا گوشی موبایل می‌توانید به نرم افزارهای مدیریت املاک دسترسی داشته باشید و مشتری همیشه جلوی چشمتان باشد.
اما مسئله اصلی انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت ملک است که بتواند تمام نیازهای مشاوران املاک حرفه‌ای را بر طرف کند و در نهایت آژانس املاک مشتری‌های راضی‌تری داشته باشد. در این مطلب یک راهنمای جامع برای شما تهیه کردهایم که با خواندن آن می‌توانید در انتخاب نرم افزار مدیریت ملک بهتر عمل کنید و در این بازار رقابتی با اعتماد به نفس بیشتری حضور پیدا کنید.
نرم افزار املاک چیست؟
نرم افزار مدیریت املاک به نرم افزاری اشاره دارد که تمام ابزارهای دیجیتال کاربردی در این صنعت را کنار هم قرار داده تا شما مشاوران املاک بتوانید تسکها و امور مربوط به مدیریت املاک را تکمیل، سازماندهی و حتی اتوماسیون کنید. این ابزارها، ابزارهای تخصصی برای یک سری فرآیندهای خاص مثل ارزیابی متقاضیان ملکی تا مدیریت همه‌جانبه معاملات ملکی را انجام می‌دهند. البته هر نرم افزار املاکی تمام ابزارهای کاربردی را در برنامه خود ندارد و از مهمترین نکاتی که در انتخاب نرم افزار مدیریت املاک باید به ان توجه کنید دقیقا همین ویژگی‌ها و ابزارهای مورد استفاده آن‌هاست.
هر نرم افزار مدیریت املاک برای گروهی از مشاوران املاک تولید شده است. برخی از آن‌ها راهکارهایی را ارائه می‌دهند که برای یک سری ملکها و نوع خاصی پرتفولیو آماده شده است. برای مثال فقط برای مدیریت ملک‌های اجارهای است. برخی دیگر نیز فراتر میروند و برای مشاوران املاک حرفه‌ای به بازار عرضه می‌شوند تا آن‌ها بتوانند در صنعت ملک و مستغلات، فایل‌های ملکی را مدیریت کنند؛ فرآیندها را اتوماسیون کنند و بهترین ملک را برای مشتری خود بیابند و صد البته در کنار مدیریت ملک، به مدیریت ارتباط با مشتریان هم بپردازند. چرا که مشاوران املاک خبره زمانی می‌توانند درآمد خود را افزایش دهند و در بازار از رقبا پیشی بگیرند که مشتری‌های راضی‌تری داشته باشند. پس یک نرم افزاری املاک که مانند دستیار مشاور املاک عمل کند هم می‌تواند در انجام امور داخلی آژانس و بنگاه ملکی به مشاوران کمک کند و هم ارتباط با مشتریان را تقویت کند.
چرا باید از نرم افزار CRM مدیریت املاک استفاده کرد؟
نرم افزار مدیریت املاک مبتنی بر CRM به شما کمک می‌کند کسب و کارتان را بهتر مدیریت کنید. با این نرم افزار می‌توانید در گردش کار خود تغییرات موثر و اساسی ایجاد کنید:
- اتوماسیون: خودکارسازی تسک‌های روزانه به مشاوران املاک کمک می‌کند تا ارتباط بیشتری با مشتری‌ها داشته باشند و بهتر پاسخگوی نیاز آن‌ها باشند. در واقع تمرکز روی امور مهمتر قرار می‌گیرد و کارهای تکراری و غیرمهم به نرم افزار سپرده می‌شود.
- ارتباط: ابزارهای برقراری ارتباط در واقع ارتباط بین شما و مشتریان را راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند و گردش کار بهتر و آسانتر پیش می‌رود.
- تجزیه و تحلیل: این تحلیل‌ها به شما اطلاعات خوبی از عملکرد بنگاه ملکی و حتی عملکرد خود شما به عنوان مشاور املاک می‌دهد و شما می‌توانید اصلاحات لازم را برای بهبود کار انجام دهید.
- افزایش درآمد: با نرم افزار مدیریت املاک حرفه‌ای با نیاز بازار بیشتر آشنا می‌شوید و ارتباط موثری که با مشتریان برقرار می‌کنید و با بررسی‌هایی که روی فرصت‌های بازار دارید، معاملات بیشتری را به سرانجام میرسانید.
- رشد بیشتر: با نرم افزاری مرکزی و موثر تسک‌های تکراری را اتوماسیون، فرآیند مدیریت را تسهیل و اطلاعات مهم فایل‌های ملکی و اطلاعات مربوط به مشتری‌ها را به راحتی ثبت کنید.
مزایای استفاده از نرم افزار مشاور املاک
نرم افزاری که به کمک مشاوران املاک حرفه‌ای میآید، نرم افزاری است که راهکار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) ارائه دهد. اما نرم افزار مدیریت املاک چه مزیت‌هایی را در آژانس و بنگاه‌های ملکی برای مشاوران املاک حرفه‌ای به همراه دارد؟
+ مدیریت هوشمند فایل‌های ملکی
یکی از مهمترین مزیت‌هایی که مشاوران املاک حرفه‌ای در استفاده از نرم افزار مدیریت املاک به دست میآورند این است که می‌توانند فایل‌های ملکی را بر اساس ویژگی‌هایی که هر ملک دارد، آن‌ها را دسته بندی کنند و اطلاعات و جزئیات هر یک را در کنارش ثبت کنند. تمام این پروسه جمعآوری و دسته بندی فایل‌های ملکی هم به صورت خودکار انجام می‌شود و با چند کلیک ساده هم می‌شود فایل ملکی مورد نظر را پیدا کرد و به مشتری‌ها پیشنهاد داد.
+ مدیریت بهتر سرنخ‌ها از کانال‌های ارتباطی مختلف
از دیگر مزیتهای نرم افزار مدیریت املاک این است که به مشاوران املاک این امکان را می‌دهند تا تمام اطلاعات سرنخ فروش را در یک مکان ابری مرکزی ذخیره کنند. پس هیچ دادهای از هیچ سرنخی گم نمی‌شود. سرنخ‌ها را هم این نرم افزار از طریق کانال‌های مختلف از جمله وب سایت، شبکههای اجتماعی، کمپین‌های ایمیلی و ده‌ها راهکار دیگر جمعآوری و در سیستم ذخیره می‌کند. هر فعالیتی هم که مربوط به سرنخ‌ها و رسیدگی به کارهای آن‌ها باشد، به تیمها یادآوری می‌شود و چیزی از قلم نمی‌افتد.
+ سرعت بخشیدن به بستن معاملات
با نرم افزار مدیریت املاک، مشاوران املاک سرنخ‌ها و مشتریان را به صورت دسته بندی شده در سیستم دارند و می‌توانند فرصت‌ها و اولویتها را مشخص کنند و تلاشهای بازاریابی را روی این گروه اعمال کنند. که سریع‌تر و راحت‌تر نیز مشاور املاک می‌تواند معاملات را با موفقیت به اتمام برساند. و از آنجایی که این نرم افزارها باعث ایجاد ارتباط موثرتر با مشتری‌ها می‌شوند، مشاوران املاک این امکان را دارند تا با استفاده از دادههای مشتریان، ارتباطی شخصی سازی شده با آن‌ها برقرار کنند و حتی رفتار آن‌ها را ارزیابی کنند. که همه این‌ها به درآمد بیشتر مشاوران املاک ختم می‌شود.
+ بهبود کیفیت و دقت در دادهها
نرم افزار مدیریت املاک دارای راهکارهایی است که باعث می‌شود ورود خودکار اطلاعات املاک و مشتری‌ها به سیستم دقیق و به دور از هر خطایی باشد. حتی به کمک آن می‌توانید اطلاعات را طبق دستورات منظمی سازماندهی کنید و این کار در عرض تنها چند ثانیه انجام می‌شود. اما نتیجهای که به مشاوران املاک می‌دهد بسیار دقیقتر از چیزی است که دستی خودشان آن اطلاعات را وارد می‌کردند یا دسته بندی می‌کردند. اطلاعات تکراری در سیستم به صورت خودکار حذف می‌شود و دادههای نهایی کیفیت و دقت بسیار بالایی دارند.
+ ارتباط بهتر با سرنخ‌ها
راهکارهای مختلف نرم افزار مدیریت املاک به مشاوران املاک این امکان را می‌دهد تا ارتباط موثرتری با مشتری‌ها برقرار کنند. اطلاعات سازماندهی شده و ذخیره شده در سیستم به مشاور املاک کمک می‌کند ارتباط خود را با سرنخ‌ها شخصی سازی کنند. به آن‌ها این امکان را می‌دهد پیشنهادات ملکی درستی را در سریعترین زمان ممکن به آن‌ها ارائه دهد. یادآورهای نرم افزار به صورت خودکار رویدادها و تماس‌ها را به مشاور املاک و حتی مشتری‌ها از طریق کانال‌های ارتباطی مورد نظر ارسال می‌کنند. حتی پایگاه دانشی که مشاور املاک می‌تواند از طریق این نرم افزار تهیه کند، به سوالات تکراری و وقت هر دو طرف کمک می‌کند. پیام‌های خودکار و سفارشی ارسال می‌شوند و در مجموع ارتباط‌ها موثر واقع می‌شوند.
+ مدیریت بهتر کمپین‌های بازاریابی
هدف از کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی در آژانس‌های املاک این است که سرنخ‌ها را هدف قرار دهند و آن‌ها را به مشتری تبدیل کنند. برای مثال ملکی را بخرند یا مشارکتی در معاملات ملکی داشته باشند. شما وقتی به صورت سازماندهی شده از مشتری‌ها اطلاعات کافی دارید، می‌توانید طبق الگوی رفتاری آن‌ها کمپین‌هایی را راه‌اندازی کنید، که نتیجه بهتری روی مشتری‌ها می‌گذارد.
+ گردش کار آسان و سریع
نرم افزارهای CRM ای که برای بنگاه‌ها و مشاوران املاک سفارشی سازی و بومی سازی شده‌اند، تسک‌های تکراری و گردش کار را اتوماسیون می‌کنند. فرآیندها را تعریف می‌کنید و آن‌ها را به صورت خودکار در شرایط خاص و تعریف شده انجام میدهید. برای مثال می‌توانید یادآورها را اتوماسیون کنید، تسک‌های جدید را بر اساس رفتاری سرنخ‌ها تعریف کنید. در این فرآیندها دیگر جایی برای خطاهای انسانی، دوباره کاری و اشتباهات رایج نیست و مشتری‌ها در سریعترین زمان ممکن پاسخهای خود را دریافت می‌کنند.
+ قابلیت ارزیابی گردش کار و عملکردها
از مهمترین کارهایی که مشاوران املاک باید در صنعت و در این بازار رقابتی انجام دهند، ارزیابی عملکرد خود و بنگاه است. تمام اطلاعات و عملکردها در نرم افزارهای دستیار مشاور املاک ثبت شده‌اند و می‌توانند با تهیه گزارشات تصویری از آن‌ها این عملکردها را ارزیابی کنند و در صدد رفع نقاط ضعف و کاستی‌ها بربیایند.
اقدامات لازم برای یافتن بهترین نرم افزار مدیریت املاک
شما مشاوران املاک برای آنکه نرم افزار مدیریت املاک برتر را بیابید بهتر این اقدامات را انجام دهید و در کنار آن نیاز خود و ویژگی‌های مهم یک سیستم مدیریت ملک را در نظر داشته باشید.
> قدم اول: از مشاوران املاک حرفه‌ای جویا شوید
راهکارهای زیادی پیش روی شماست و انتخاب بین آن‌ها قطعا سخت و وقتگیر است. نرم افزار پیشرفته املاکی می‌خواهید که جواب خود را به بازار پس داده و نتیجه خوبی به دیگر مشاوران املاک داده است. پس چه بهتر که از آن‌ها بپرسید: چه نرم افزاری استفاده می‌کنند؟ از آن راضی هستند؟ قابلیت ویژه آن‌ها چیست؟ چه راهکاری از آن بهتر بود ارتقا یابد؟
این‌ها به شما کمک می‌کنند بدانید آیا نرم افزار مدیریت ملکی که آن‌ها استفاده می‌کنند با نیاز شما متناسب است یا نه.
> قدم دوم: نیازهای خود را در نظر بگیرید
هر نرم افزار مدیریت املاکی برای همه مشاوران املاک مناسب نیست! ممکن است نیاز شما با نیاز یک کارشناس ملکی در محل یا شهر دیگر فرق داشته باشد. راهکارهایی که به آن‌ها نیاز دارید را در اولویت قرار دهید و به دنبال نرم افزاری باشید که اولویت آن‌ها، اولویت شما باشد.
> قدم سوم: امنیت داده نرم افزارها را مقایسه کنید
امنیت در نرم افزارها بسیار مهم هستند. به ویژه در فضای ابری که احتمال خرابکاری‌ها بالاست. پس بهتر است نرم افزار مدیریت ملک دارای امنیت بالا و مطمئن را انتخاب کنید.
> قدم چهارم: قابلیتها را مقایسه کنید
قدم بعدی این است که گزینه‌های پیش روی خود را بررسی کنید. قابلیتها و راهکارهای ملکی آن‌ها را کنار هم بگذارید و ببنید با توجه به نیاز شما در اداره و مدیریت فایل‌های ملکی و مشتریان، کدام نرم افزار به شما نتیجه بهتری خواهد داد.
> قدم پنجم: امتحان کنید
نرم افزارهایی که از عملکرد خود مطمئن هستند یک دوره رایگان و نسخه آزمایشی کاملی را در اختیار مشاوران املاک قرار می‌دهند تا با آن روند کار سیستم آشنا شوند. پس می‌توانید نرم افزارهای ملکی را استفاده کنید و آن نرم افزاری را انتخاب کنید که رابط کاربری آسانی دارد و راهکارهای کاملتری را ارائه می‌دهد. برای نمونه شما می‌توانید از نسخه 14 روزه رایگان نرم افزار دستیار مشاور املاک دانا استفاده کنید.
> قدم ششم: در مورد شرکت ارائه دهنده نرم افزار تحقیق کنید
یکی از راه‌هایی که به شما کمک می‌کند بدانید کدام نرم افزار مدیریت املاک برای شما کارشناسان و مشاوران املاک مناسب‌تر است، توجه به شرکت طراحی و ارائه دهنده آن است. این شرکت‌ها معمولا یک روند خاصی را در پیش می‌گیرند و می‌توانید با دیدن عملکرد کلی شرکت و خط مشی که دنبال می‌کند، با ماهیت کلی نرم افزار آن‌ها آشنا شوید.
ویژگی‌های مهم در نرم افزار مشاور املاک
یک نرم افزار مدیریت املاک باید ویژگی‌های مشخصی داشته باشد تا بتواند به مشاوران املاک کمک کند. به ویژه آنکه این سیستم‌ها به ویژه ورژن‌های خارجی آن بسیار زیاد هستند و انتخاب برای بنگاه‌های ایرانی زیاد. اما این را بهتر است در ذهن داشته باشید که سیستم‌ها و نرم افزارهای بومی، متناسب با نیاز بازار خودمان است و بر اساس فرآیند و الگوی بازار ایران طراحی شده است. در نتیجه، جوابی که مشاوران املاک از یک نرم افزار مدیریت املاک بومی سازی شده می‌گیرند بسیار بیشتر از یک نرم افزار خارجی است.
– ثبت تمامی فایل‌های ملکی
تمام فایل‌های ملکی، تقاضاها و هر آنچه مشاوران املاک باید آن‌ها را مدیریت و سازماندهی کنند باید به صورت خودکار در نرم افزار مدیریت املاک در یک فضای مرکزی ثبت شود. یک سیستم خوب شما را قادر می‌سازد دادهها را دسته بندی کنید، به هر فایل اطلاعات تکمیلی آن را مثل تصاویر، موقعیت مکانی و نکات لازم اضافه کنید.
– ارتباط دو طرفه با مشتریان از کانال‌های مختلف
نرم افزار مدیریت املاک باید مانند یک فضای مرکزی عمل کند که تمام تعاملات را در خود ذخیره کند. و البته پیام‌ها را از هر کانالی به مشاوران املاک مربوطه ارسال می‌کند و اگر هم مشتری سوال تکراری داشته باشد، سیستم جواب خودکار اما دقیقی را برای او می‌فرستد. فرقی هم ندارد این ارتباط از چه کانال ارتباطی است. همچنین مشاوران املاک می‌توانند به کمک نرم افزار اعلانات و یادآورها را تعریف کنند، تا قرارها را فراموش نکنند.
– پیشنهاد هوشمند فایل ملکی
یک نرم افزار مدیریت ملک از مهمترین کارهایی که باید انجام دهد، پیشنهاد هوشمند فایل ملکی است. با توجه به نیاز مشتری، فایل ملکی پیشنهادی را ارائه می‌دهد. در این صورت مشتری گزینه‌های بهتری پیش رو دارد و با نیازهای آن تطابق بیشتری دارند.
– ثبت موقعیت مکانی روی نقشه
با نرم افزار دستیار مشاور املاک می‌توانید به کمک قابلیت نقشه آن، موقیعت مکانی هر فایل ملکی را ثبت کنید و با جستجو روی نقشه، اطلاعات فایل ملکی را بیابید.
– هماهنگی بازدیدها
یکی از راهکارهای نرم افزارهای املاک پیشرفته هماهنگی بازدیدها است. مشاوران املاک می‌توانند اطلاعات مشتری و ملک مورد نظر را مشخص کنند و بقیه کارها را به سیستم بسپارند، تا تاریخ بازدید را هماهنگ و حتی اعلانات را به موقع به مشاور املاک و مشتری برساند.
– ارزیابی و تحلیل
نرم افزار پیشرفته مدیریت ملک به مشاوران املاک کمک می‌کند گزارشات دقیقی از فرآیندها و گردش کار تهیه کنند. عملکردها را ارزیابی کنند و برای بهبود روند کاری و جذب مشتریان، راهکارهای بهتری در پیش بگیرند.
– سطح امنیت بالا
اطلاعاتی که از فایل ملکی که در نرم افزار مدیریت املاک ذخیره شده و اطلاعات مشتریان باید در امان بماند و به دست سودجویان نرسد. پس یک نرم افزار پیشرفته ملکی باید از امنیت بالایی برخوردار باشد.
– یکپارچگی با سیستم‌های دیگر
نرم افزارهای املاک باید بتوانند با سیستم‌ها و ابزارهای دیگر به خوبی ادغام شوند تا گردش کار در آژانس املاک راحت‌تر و سریع‌تر پیش برود. برای مثال بتواند با سامانههای دولتی و ثبت قرارداد ادغام شود و روند کار قانونی را انجام دهد.
معرفی برترین نرم افزار مدیریت املاک در ایران
نرم افزارهای زیادی در بازار املاک هستند که هر یک رویکرد خاصی را در پیش گرفته‌اند و راهکارهای ویژهای را به مشاوران املاک ارائه می‌دهند. یکی از این نرم افزارها، نرم افزار دستیار مشاور املاک دانا است که تا 73 درصد بهره وری مشاوران املاک را افزایش می‌دهد و درآمد آن‌ها را تا 90 درصد بالا می‌برد. نرم افزار دستیار مشاور املاک دانا یک ابزار ضروری برای دپارتمان‌ها و بنگاه‌های ملکی است و به آن‌ها کمک می‌کند عملکرد تیم و مشاوران املاک را کنترل و مدیریت کنند و اطلاعات را یکپارچه کرده تحت نظارت داشته باشند.
سخن پایانی
اگر مشاور املاکی هستید که می‌خواهید در این بازار رقابتی عملکرد موثرتری در آژانس ملکی خود داشته باشید، می‌توانید از راهکارهای نرم افزارهای مدیریت ملک استفاده کنید. در این مطلب یک راهنمای جامع در خصوص ویژگی‌ها و نحوه پیدا کردن بهترین نرم افزارهای ملکی را تهیه کردیم. با کمک این راهنما گردش کار داخلی تیم خود و ارتباط با مشتریان را ارتقا دهید.
