وظایف اصلی یک مشاور املاک

صنعت املاک و مستغلات بدون شک یکی از بهترین حوزه‌ها برای افراد مستقل، متعهد، پیگیر و برون‌گرا محسوب می‌شود. این صنعت همچنین چالش برانگیز و خیلی رقابتی است و همیشه ناامیدی در آن وجود دارد. برخورد با مردم جنبه‌های مثبت و منفی خودش را دارد و یک مشاور املاک باید بتواند همیشه با ظرافت و درایت با آن‌ها تعامل کند.

هزاران مشاور املاک در سراسر دنیا وجود دارد که مشغول خرید و فروش املاک مسکونی یا تجاری هستند. اما وظایف اصلی یک مشاور املاک چیست؟ برای اینکه یک مشاور املاک بتواند خودش را از صدها رقیبش متمایز کند، چه خصوصیات و مهارت‌هایی باید داشته باشد؟ مشاوران املاک برای مدیریت وظایف روزانه و اقدامات روتین خود از چه ابزارهایی می‌توانند استفاده کنند؟

در این مقاله تلاش کردیم به این سوالات جواب بدهیم تا اگر در این صنعت مشغول فعالیت هستید یا علاقه دارید که به این صنعت وارد شوید، نسبت به شرایط کاری یک مشاور املاک درک بهتری پیدا کنید.

 

مشاور املاک چه کسی است؟

یک مشاور املاک به مشتریانش که عموما سرمایه گذاران املاک تجاری، وام دهندگان یا شرکت‌های ساخت و ساز هستند، مشاور می‌دهد تا در تصمیم گیری مالی در مورد معاملات املاک به آن‌ها کمک کند.

این متخصصان املاک که به طور مستقل یا برای شرکت‌های مشاوره کار می‌کنند، در درجه اول روی مدیریت دارایی مقرون به صرفه در بازار املاک و مستغلات تمرکز دارند. اما ماهیت خاص شغل مشاور املاک به مشتری بستگی دارد.

یک مشاور املاک ممکن است در مورد ساخت و ساز بالقوه تحقیق کند و برای تعیین خطرات و منافع برای خریداران احتمالی یا صاحبان کسب و کار، تجزیه و تحلیل بازار را انجام بدهد. بعضی از مشاوران املاک با مشتریان املاک مسکونی برای ارزیابی قابلیت سرمایه گذاری املاک همکاری می‌کنند.

در تمامی این موارد، مشاور املاک به تغیین نیازهای مشتری خودش کمک می‌کند؛ سرمایه گذاری و ترندهای صنعت املاک و مستغلات را تحقیق می‌کند و سپس یک طرح سرمایه گذاری مقرون به صرفه را به آن‌ها ارائه می‌دهد.

 

 

انواع مشاوره املاک

مشاوره املاک در انواع مختلفی انجام می‌شود. اما در ادامه به چهار نوع اصلی مشاوره املاک اشاره می‌کنیم:

 

 

– خدمات مشاوره

مشاوران املاک و مستغلات که با شرکت‌های مشاوره کار می‌کنند خدمات متنوع و مرتبطی را به مشتریانی شامل سرمایه گذاران، وام دهندگان مالی و صاحبان مشاغل ارائه می‌دهند. از جمله وظایفی که این نوع از مشاوران انجام می‌دهند، خدمات مربوط به پورتفولیو، مشاوره اجاره، بررسی دقیق و تحقیقات بازار است.

 

– سرمایه گذاران

ارزیابی پورتفولیو، تجزیه و تحلیل سرمایه گذاری، ارزش گذاری و ارزیابی از جمله وظایفی هستند که مشاوران املاک برای افرادی که به دنبال فرصت‌های سرمایه گذاری در املاک و مستغلات هستند، انجام می‌دهند. آن‌ها همچنین ممکن است خدمات بازاریابی و مذاکره قرارداد را ارائه دهند.

 

– ساخت و ساز املاک

مشاورانی که در حوزه ساخت و ساز کار می‌کنند بینش خود را در مورد ترندهای بازار املاک و مستغلات به کار می‌گیرند تا بهترین راه را برای پیمانکاران تعیین کنند تا آن‌ها بتوانند یک ملک تجاری ارزشمند و متمایز را بسازند.

 

– مسکونی

در حالی که مشاوران معمولا روی املاک تجاری تمرکز می‌کنند، گاهی اوقات آن‌ها خدماتشان را به خریداران احتمالی خانه هم ارائه می‌دهند. با استفاده از تحقیقات و تجزیه و تحلیل، این مشاوران می‌توانند در تصمیم گیری در مورد خرید یا عدم خرید ملک خاصی بر اساس نیازهای مشتریان به آن‌ها کمک کنند.

 

 

وظایف اصلی مشاور املاک

مشاورها تصمیمات مشتری را بر اساس تحقیقات گسترده و تخصص صنعت هدایت می‌کنند. اولین قدم اینه که یک جلسه اولیه با مشتری تنظیم شود تا در مورد اهداف اولیه و ثانویه بحث کنند. وقتی که اهداف تعریف شدند، مشاور املاک برنامه‌ای را برای دستیابی به آن‌ها در مقرون به صرفه‌ترین حالت ممکن تدوین می‌کند.

نقش دقیق آن‌ها به نوع مشتری بستگی دارد. مثلا مشاورانی که در پروژه ساخت و ساز املاک کار می‌کنند، معمولا قبل از اینکه زمین ساخت ملک خریداری شود استخدام می‌شوند. مشتری برای تایید قابلیت سرمایه گذاری به مشاور املاک متکی است. مشاور این کار را با بازدید از محل پیشنهادی برای ساخت، ملاقات با متخصصان املاک و مستغلات محلی و تجزیه و تحلیل ترندهای بازار انجام می‌دهد.

یک مشاور املاک معمولا دارای طیف گسترده‌ای از مسئولیت‌هاست که می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• جمع آوری داده‌ها در مورد املاک بالقوه به منظور توصیه آن‌ها به مشتریان بر اساس نیازهایی که دارند
• انجام تحقیقات بازار برای کشف ترندها و فرصت‌ها در بازارهای خاص
• برقراری ارتباط با مشتریان در مورد وضعیت پروژه‌های آن‌ها و جواب دادن به سوالات در رابطه با فرآیند خرید یا فروش
• انجام تحلیل مقایسه‌ای بازار برای تعیین ارزش خانه برای فروش
• مشاوره با مشتریان در مورد خرید یا فروش املاک و مستغلات
• فایل کردن، فروش و مذاکره برای خرید املاک و مستغلات
• ارائه خدمات حقوقی از طرف مشتریان در معاملات ملکی از جمله تنظیم قراردادها و اسناد رسمی
• ارائه اطلاعات به مشتریان در مورد نرخ وام مسکن، ارزش خانه، هزینه‌های بسته شدن قرارداد و سایر جزئیات مربوط به خرید یا فروش خانه
• بررسی پیشنهادات ارائه شده توسط خریداران بالقوه و توصیه پیشنهادهای متقابل به مشتری

 

مهارت‌های یک مشاور املاک موفق

هر مشاور املاکی که قصد دارد در این حوزه به موفقیت برسد و نسبت به رقبای خود عملکرد بهتری را ارائه دهد به مهارت‌های مختلفی نیاز دارد. مهارت‌های نرم مثل مهارت‌های بیزینس، مهارت‌های بین فردی و مهارت‌های سازمانی از جمله مواردی هستند که هر مشاور املاکی در طول عمر فعالیت حرفه‌ای خود به آن‌ها نیاز پیدا می‌کند.

 

 

– دانش محلی

اگر با منطقه محلی خود آشنا نباشید، هیچ وقت نمی‌توانید یک مشاور املاک موفق باشید. این دانش به شناخت بهتر جوامع و محله‌های مرتبط قبل از اینکه با مشتریان خود تعامل داشته باشید، کمک می‌کند.

دانش محلی از نظر درک قوانین و مقررات در مناطق و جوامع مختلف و همچنین دانستن ارزش احتمالی یک ملک به شما برتری می‌دهد. علاوه بر این، باید مکان‌های دیگری را که فرصت‌های خوبی را برای مشتریان شما فراهم می‌کند، شناسایی کنید.

اینکه نسبت به ارزش محله‌ها و خانه‌ها در تمام مناطق مرتبط در طول زمان درک خوبی پیدا کنید، اهمیت زیادی دارد. اگر تازه به یک شهر وارد شدید، قبل از اینکه به مشاور املاک تبدیل شوید کمی وقت بگذارید تا با آن مکان آشنا شوید. چون شناخت محله‌های اطراف به زمان نیاز دارد اما در نهایت به شما کمک می‌کند تا جایگاه شغلی بهتری داشته باشید.

 

– مهارت‌های ارتباطی

بهترین مشاوران املاک با مردم رفتار خوبی دارند و می‌دانند چطور به علایق مشتریان توجه کنند.

مهارت‌های ارتباطی خوب به یک نماینده کمک می‌کند تا قبل از تنظیم قرارداد در مورد تمام مسائل بحث کند. وقتی که تمام جزئیات مورد بحث قرار گرفت، یک نماینده باید بتواند در مورد تمام جنبه‌های معامله مذاکره کند تا هر دو طرف سود ببرند. یک نماینده خوب می‌داند چطور هر دو طرف را متقاعد کند که یک معامله موفق را ببندند.

 

– صداقت

یکی از مهمترین ویژگی‌های هر مشاور املاک خوبی، صداقت است. این یعنی اگر می‌خواهید نماینده‌ای باشید که در شغل خودش بهترین محسوب می‌شود، باید با صداقت شواهدی را برای این ادعا ارائه بدهید.

صادق نبودن، غیراخلاقی رفتار کردن و بی وجدانی باعث می‌شود جایگاه شغلی شما خیلی سریع لکه دار شود. هیچکس دوست ندارد با مشاوری که شهرت خوبی ندارد کار کند. هم فروشندگان و هم خریداران به دنبال بهترین بازده در معاملات خود هستند و احتمالا قبل از اینکه تصمیم به همکاری با مشاورها بگیرند، سوابق آن را بررسی می‌کنند.

بنابراین، شما باید یک پایگاه مشتری خوب داشته باشید که بتواند نقش شاهدی را برای معاملات موفق اخیر شما بازی کند.

 

– اخلاق

نگرش سخت کوشانه باعث می‌شود تا یک مشاوره از بقیه مشاوران جدا شود. خرید و فروش خانه کاری نیست که یک روزه انجام شود و به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد تا طرفین قبل از امضای قرارداد، در مورد شرایط به توافق برسند.

به همین دلیل یکی از ویژگی‌های مشاور املاک خوب، هیچ وقت تسلیم نشدن است. از آنجایی که خرید یا فروش یک خانه یا انواع دیگر ملک یک تصمیم مهم محسوب می‌شود، مردم دوست ندارند مشاور آن‌ها شلخته باشد یا کار خودش را جدی نگیرد.

 

– آشنایی با قوانین و مقررات

آنها درک می‌کنند که چطور قوانین و مقررات در مورد املاک یک منطقه خاص اعمال می‌شود.

مشاور باید با تمام قوانین مربوط به یک ملک آشنا باشد تا اطلاعات نادرست را به مشتریان منتقل نکند یا به هیچ روش دیگری آن‌ها را گمراه نکند. این مشاور از طریق کلیه مدارک لازم و نکات فنی قانونی مربوط به فروش ملک، مشتریان را راهنمایی می‌کند.

از آنجایی که اکثر صاحبان خانه موقع خرید یا فروش خانه از قوانین املاک و مستغلات آگاهی ندارند، به یک مشاور املاک متکی هستند تا آن‌ها را در این فرآیند پیچیده راهنمایی کند.

 

– پیگیری

خیلی از مشاورانی که میخواهند در صنعت املاک و مستغلات به شهرت برسند، در یک جنبه مهم شکست می‌خورند: پیگیری. وقتی که در تامین خواسته‌های هر مشتری جدید شکست می‌خورید، احتمالا نمی‌توانید به یکی از مشاورین رده بالا تبدیل شوید. پیگیری هر سرنخ در دستیابی به موفقیت اهمیت زیادی دارد.

پیگیری سرنخ‌ها ممکن است به اتوماسیون یا سیستمی نیاز داشته باشد که سرنخ‌های سودمند را پیگیری کند. دفترچه‌های یادداشت یا استیکی نوت‌ها را دور بیندازید و از فناوری جدید استقبال کنید. این روزها می‌توانید با کمک نرم افزارهایی که روی گوشی موبایل نصب می‌شوند، تمام جزئیات مرتبط را بررسی کنید.

مشاوران املاک موفق منتظر نیستند تا مشتریان آن‌ها تماس بگیرند. آن‌ها تمام قرارها، جلسات و بازدیدها را بررسی می‌کنند و با حفظ انعطاف پذیری، در صورت درخواست مشتری برنامه خودشون را تنظیم می‌کنند.

 

– شور و شوق

مشاوران املاک محبوب و موفق افرادی هستند که از کاری که برای امرار معاش انجام می‌دهند لذت می‌برند. شما باید اشتیاق داشته باشید تا بهترین املاک در محدود بودجه مشتریان را به آن‌ها نشان بدهید. بنگاه املاک هم باید به تنوع احترام بگذارد تا مردم از هر نوع فرهنگ و محله‌ای از عملکرد بنگاه راضی و خشنود باشد.

اگر شما در کار خود خسته، ناامید یا بی حوصله باشید هیچ وقت نمی‌توانید یک مشاور املاک موفق باشید.

 

نکاتی برای مدیریت زمان توسط مشاورین املاک

از پرورش و پیگیری سرنخ‌ها تا تکمیل مدارک و ملاقات با مشتریان و در نهایت بستن معاملات، کارگزاران و مشاوران املاک هر روز وظایف مختلفی را انجام می‌دهند. بنابراین، مشاوران موفق چطور زمان خودشون را مدیریت می‌کنند؟

در این بخش به 6 نکته برای مدیریت زمان اشاره می‌کنیم که مشاوران املاک می‌توانند با کمک آن‌ها، عملکردشان را به حداکثر برسانند.

 

 

1. ردیابی زمان

در پایان یک روز شلوغ، معمولا به این فکر می‌کنید که امروز چقدر زود تمام شد. به همین دلیل اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان این است که بدانید زمان چطور سپری می‌شود.

می‌توانید این کار را با استفاده از برنامه‌های مدیریت زمان مثل RescueTime و Toggl انجام بدهید. این برنامه‌ها زمان صرف شده شما در وب سایت‌ها و برنامه‌ها را ردیابی می‌کنند. هر دو برنامه دارای نسخه رایگان هستند که امکان امتحان قابلیت‌ها را به شما می‌دهند.

وقتی که دقیقا بدانید روزانه زمان شما به چه شکل سپری می‌شود، تشخیص ناکارآمدی در روز خیلی آسان‌تر است. همچنین می‌توانید اهداف عملی را برای حذف تعلل و افزایش بهره وری ایجاد کنید. مثلا می‌توانید زمان صرف شده برای جواب دادن به ایمیل‌ها را روزانه به یک ساعت محدود کنید.

 

2. اولویت بندی وظایف

وقتی چندین کار را باید به صورت همزمان انجام دهید، فکر کردن به آن‌ها می‌تواند استرس زا و طاقت فرسا باشد، چه برسد به انجام دادن آن‌ها. به همین دلیل خیلی مهم است که همه چیز را مشخص کنید و وظایفتان را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید.

ماتریس آیزنهاور ابزاری عالی است که می‌تواند به شما در انجام این کار کمک کند، چون وظایف را در چهار ربع دسته بندی می‌کند؛ اول انجام بدهید، برنامه ریزی کنید، واگذار کنید و انجام ندهید.

آن‌هایی که مهم و فوری هستند در ربع «اول انجام بدهید» قرار می‌گیرند در حالی که وظایف مهمی که فوریت کمتری دارند باید در تقویم شما برنامه ریزی شوند.
کارهایی که فوری هستند اما اهمیت کمتری دارند را می‌شود به یکی دیگر از کارمندان یا یک دستیار مجازی املاک محول کرد. تمام کارهای دیگری که نه مهم هستند و نه فوری، باید متوقف شوند و نباید آن‌ها را انجام بدهید.

با پیروی از ماتریس آیزنهاور، می‌توانید تاثیرگذارترین کار را در کمترین زمان انجام بدهید و در عین حال استرس و فرسودگی شغلی را کاهش دهید.

 

3. برون سپاری

وقتی که وظایف را با استفاده از ماتریس آیزنهاور اولویت بندی کردید، در نهایت فهرستی از وظایف را در ربع «نماینده» در اختیار دارید که می‌توانید آن‌ها را به دیگران اختصاص بدهید. این وظایف ممکن است ورود داده‌ها، حسابداری، برنامه ریزی قرار ملاقات‌ها، ارسال لیست‌ها و جواب دادن به درخواست‌های اجاره و فروش رو شامل شود.

با برون سپاری این وظایف به دستیاران مجازی یا فریلنسرها، می‌توانید هزینه‌های مروبط به نیروی کار را کاهش دهید و بهره وری کلی را بهبود ببخشید. علاوه بر این، تیم شما می‌تواند زمان کمتری را برای مدیریت و زمان بیشتری را برای تقویت روابط و کسب درآمد صرف کند.

 

4. بهره گیری از تکنولوژی

یکی دیگر از نکات مدیریت زمان برای مشاوران املاک، استفاده از فناوری برای صرفه جویی در زمان و هزینه است. این ممکن است به معنی خودکار کردن کارهای خسته کننده مثل اطلاع رسانی، برنامه ریزی قرار ملاقات، تقسیم بندی، ارسال انبوه ایمیل و پیام‌های دیگر باشد.

یک نرم افزار CRM نقطه شروع خیلی خوبی است. نرم افزار انتخابی شما باید دارای اتوماسیون داخلی باشد تا به شما کمک کند به طور مشروط سرنخ‌های خود را پرورش دهید و با قابلیت‌های امتیازدهی سرنخ، حدس و گمان‌ها را کاهش دهید.

این ممکن است به معنی تنظیم قوانینی برای ارسال خودکار کارت الکترونیکی در روز تولد سرنخ باشد یا ایمیل‌های اطلاع رسانی در رابطه با فروخته شدن خانه‌ای که مشتری به دنبالش بود یا تعیین وقت قرار ملاقات برای سرنخ‌هایی که واجد شرایط هستند.

اگر یک مدیر دارایی هستید، نرم افزار مدیریت دارایی ابری مدرن می‌تواند به شما در ساده سازی جریان کار و کاهش خطای انسانی کمک کند. با ویژگی‌هایی مثل اسکن صورت حساب، پرداخت با یک کلیک، تطبیق خودکار و پیام‌های مشروط، وظایف مربوط به پایان هر ماه در چند دقیقه قابل انجام هستند.

علاوه بر این، به لطف همگام سازی خودکار داده‌ها در فضای ابری، نیازی به پشتیبان گیری داده‌ها ندارید.

 

 

5. چند وظیفه بودن را کنار بگذارید

آیا می‌دانستید که چند وظیفه بودن بهره وری را تا 40 درصد کاهش می‌دهد؟ هر بار که بین کارهای مختلف جابجا می‌شین، یک مانع ذهنی جدید ایجاد می‌کنید که می‌تواند بهره وری و عملکرد را کاهش بدهد. به همین دلیل است که بهتر است هر بار روی یک کار تمرکز کنید تا کار را سریع و کارآمد انجام دهید.

گری کلر، در کتاب پرفروش خود تحت عنوان «The One Thing: The Surprisingly SimpleTruth Behind Extraordinary Results» در مورد این موضوع صحبت می‌کند. در این کتاب می‌توانیم ارزش تمرکز روی مهمترین وظیفه در هر پروژه معین را برای به دست آوردن بهترین نتایج درک کنیم.

بنابراین، دفعه بعدی که وسوسه شدید چند کار را با هم انجام بدهید، تلفن خود را سایلنت کنید، هر تب اضافی در مرورگر را ببندید و برای وقتتان یک چارچوب در نظر بگیرید تا واقعا روی انجام یک کار تمرکز کنید.

 

6. با تیم خودتون ارتباط برقرار کنید

یکی از بهترین نکات مدیریت زمان برای مشاوران املاک این است که به صورت روزانه با تیم خود در ارتباط باشند. این می‌تواند شامل یک جلسه سریع و ایستاده به مدت 5 تا 15 دقیقه باشد که در آن راجع به فعالیت‌های انجام شده توسط هر کدوم از اعضا یا سوالات و نگرانی‌های موجود بحث می‌شود.

این رویکرد نه تنها شفافیت و درک اهداف مشترک را بهبود می‌دهد، بلکه موانع راه را کاهش می‌دهد و تیم سازی مثبت را تشویق می‌کند.

 

چرا مشاوران املاک به نرم افزار نیاز دارند؟

 

 

در صنعت املاک، چیزی در حدود 70 درصد از معاملات بر اساس معرفی دوستان، آشنایان و مشتریان‌های قبلی انجام می‌شود. در شغل مشاوره املاک، اعتماد مهمترین سرمایه شماست و مشتریانتون انتظار دارند تا شما به عنوان مشاور در تمامی مراحل خرید یا فروش در کنار آن‌ها باشید و راهنماییشون کنید.

به همین دلیل، حفظ ارتباط و پیگیری نیازها و خواسته‌های مشتریان یک امر ضروری محسوب می‌شود. وقتی تعداد مشتریان زیاد باشد، این کار پیچیده و دشوار می‌شود و دیگر نمی‌شود با استفاده از یادداشت‌های کاغذی یا تکیه یه قدرت حافظه خودتون، این نیازها را پیگیری کنید.

اینجاست که نرم افزار CRM می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباط خود را با تمام مشتریان به بهترین شکل مدیریت کنید. نرم افزار CRM مخصوص مشاورین املاک تمام نیازهای بنگاه‌های املاک و مشاورین املاک را پوشش می‌دهد.

این نرم افزار به افراد فعال در این حوزه کمک می‌کند تا با اتوماسیون، سرعت انجام تمام کارها را افزایش دهند و حجم زیادی از وظایف روتین که قبلا باعث سردرگمی و استرس می‌شد حالا به راحتی انجام شود.

نرم افزار املاک دانا پین برای صنعت مشاور املاک یک گزینه عالیه که در بستر ابری مستقر شده و بدون نیاز به نصب، در هر مکان و زمان در دسترس مشاوران قرار دارد. این نرم افزار رابط کاربری ساده‌ای دارد تا امکانات متنوع و پیشرفته آن باعث سردرگمی کاربران مبتدی نشود.

با استفاده از این نرم افزار پیگیری تماس‌ها یا قرارهای ملاقات به راحتی مدیریت می‌شود. مشاوران می‌توانید انواع پیام را به صورت پیامک، ایمیل یا در پیام رسان‌ها برای مشتریان فعلی یا بالقوه خود ارسال کنند. تمام تقاضاهای خرید، فروش یا اجاره املاک مسکونی یا تجاری در یک مکان واحد قابل مشاهده و مدیریت است.

قابلیت اتوماسیون یکی از مهمترین ویژگی‌های CRM دانا برای صنعت مشاوره املاک است که مزایای زیادی را برای بنگاه‌ها و مشاوران املاک فراهم می‌کند. با اتوماسیون می‌توانید فایل املاک را بین مشاوران بنگاه به صورت خودکار تقسیم کنید؛ پیام‌های تبریک خودکار را برای مشتریان ارسال و ارتباطتون را حفظ کنید و زمان اتمام موعد اجاره را به صورت خودکار به موجر، مستاجر یا مشاور یادآوری کنید.